Tra cứu số hóa đơn Trung Quốc

Bạn nhận được một hóa đơn Trung Quốc có dãy số dài ở phía trên. Bạn dán số đó vào ô tìm kiếm để kiểm tra nhưng có thể không thấy kết quả, dù đã sao chép chính xác. Trước hết, cần xác định dãy số ấy nhận diện hóa đơn, doanh nghiệp hay đơn hàng trong hệ thống riêng của nhà cung cấp.

Tra cứu số hóa đơn Trung Quốc cần đúng chứng từ và các thông tin đi kèm. Với fapiao hoàn toàn số hóa, hãy dùng đầy đủ số hóa đơn gồm 20 chữ số. Với nhiều hóa đơn thuế GTGT mẫu cũ, mã hóa đơn và số hóa đơn 8 chữ số là hai trường riêng. Muốn tìm hiểu doanh nghiệp phát hành, bạn cần tên pháp lý và mã số thuế của bên bán.

Bài viết này đề cập đến hóa đơn thuế tại Trung Quốc đại lục, thường gọi là fapiao, giúp bạn chọn đúng thông tin trước khi mở biểu mẫu kiểm tra. Hãy để bản gốc bên cạnh. Một dãy số được chép vào email có thể là đầu mối, nhưng không cung cấp đủ dữ liệu để kiểm tra chứng từ.

Đọc tên trường trước

Trước khi đếm chữ số, hãy đọc nhãn của trường. Trên một chứng từ chưa quen, nhiều dãy ký tự dài có thể trông quan trọng như nhau. Vị trí là một gợi ý, nhưng tên trường được in bên cạnh là điểm bắt đầu đáng tin cậy hơn.

Nhãn trên chứng từ	Ý nghĩa	Nơi sử dụng
发票号码 Số hóa đơn	Số nhận diện hóa đơn	Biểu mẫu kiểm tra hóa đơn
发票代码 Mã hóa đơn	Mã riêng đi kèm số hóa đơn mẫu cũ	Ô mã hóa đơn, nếu loại hóa đơn yêu cầu
校验码 Mã kiểm tra	Thông tin xác minh trên một số loại hóa đơn	Ô mã kiểm tra khi được yêu cầu
销售方 · 纳税人识别号 Bên bán · Mã số thuế	Người nộp thuế phát hành hóa đơn	Kiểm tra danh tính doanh nghiệp

Nhãn tiếng Trung được giữ lại để bạn đối chiếu mà không cần dịch cả trang. Đừng chọn mã số thuế của bên mua chỉ vì đó là mã đầu tiên bạn nhìn thấy. Hãy tìm phần thông tin bên bán trước khi sao chép mã doanh nghiệp.

Nhà cung cấp cũng có thể gửi hóa đơn thương mại mang số riêng, chẳng hạn INV-2026-042. Đây là ví dụ về số tham chiếu chứng từ thương mại, không phải số hóa đơn thuế Trung Quốc. Trước khi xem việc tra cứu thuế không có kết quả là bằng chứng gian lận, hãy hỏi rõ bạn đã nhận loại chứng từ nào. Loại chứng từ quyết định phương thức tra cứu có phù hợp hay không.

Một số hoặc hai trường

Khác biệt giữa hóa đơn điện tử mẫu cũ và hóa đơn hoàn toàn số hóa rất dễ bị bỏ qua vì cả hai đều có thể được gửi dưới dạng PDF. Tuy nhiên, các trường nhận diện không giống nhau. Tài liệu so sánh định dạng của cơ quan thuế nêu số hóa đơn mẫu cũ gồm 8 chữ số, còn mẫu hoàn toàn số hóa gồm 20 chữ số. Mẫu mới cũng bỏ mã kiểm tra riêng.

Với hóa đơn hoàn toàn số hóa, sao chép cả số vào một ô. Đừng tách phần đầu để điền vào ô mã hóa đơn chỉ vì hướng dẫn cũ có hai ô. Cũng không được chỉ giữ tám chữ số cuối. Những thao tác đó tạo ra số khác với số in trên chứng từ.

Với mẫu cũ có mã và số, lưu riêng cả hai trường. Mã thường có 10 hoặc 12 chữ số, còn số hóa đơn có 8 chữ số. Khi gửi cho đồng nghiệp, hãy kèm tên trường. Hai dãy số không có nhãn sẽ gây nhầm lẫn không cần thiết về chỗ nhập từng giá trị.

Hướng dẫn fapiao số bằng tiếng Anh của AWS China đưa ra góc nhìn từ đơn vị phát hành: mẫu hoàn toàn số hóa thay mã và số cũ bằng một số 20 chữ số, đồng thời giữ tên và mã số thuế của bên mua, bên bán. Vì thế, một hóa đơn có thể có cả số hóa đơn dài và mã doanh nghiệp dài mà không bị trùng chức năng.

Chỉ dựa vào giấy cũng chưa đủ. Bản in có thể là bản thể hiện của chứng từ điện tử. Hãy đọc loại hóa đơn và tên trường trên bản in, thay vì phân loại chỉ vì bạn được đưa một tờ giấy.

Ý nghĩa của 20 chữ số

Thông báo triển khai hóa đơn số trên toàn Trung Quốc có hiệu lực từ ngày 1 tháng 12 năm 2024. Quy tắc đánh số chia 20 chữ số thành bốn phần: hai chữ số cuối của năm, mã hai chữ số của cơ quan thuế cấp tỉnh quản lý bên phát hành, một chữ số thể hiện kênh phát hành và thông tin liên quan, cuối cùng là dãy số thứ tự gồm mười lăm chữ số.

Cấu trúc này giải thích độ dài của số, nhưng không cho biết tên đăng ký, tài khoản ngân hàng hay lịch sử giao dịch của doanh nghiệp. Phần đầu không thay thế việc tra cứu bên bán. Năm có vẻ hợp lý hoặc đủ số chữ số cũng không chứng minh hóa đơn tồn tại trong hệ thống thuế.

Giả sử một email chỉ có số 20 chữ số mà không có tệp đính kèm. Việc đếm chữ số chỉ cho thấy nó giống định dạng dự kiến. Bạn không biết ngày phát hành, số tiền, bên bán có đúng là nhà cung cấp trong hợp đồng hay không, hoặc bản sao có bị sửa đổi không. Hãy yêu cầu hóa đơn trước khi tự bổ sung những chỗ còn thiếu.

Chuẩn bị dữ liệu tra cứu

Hướng dẫn sử dụng nền tảng quốc gia phân biệt các nhóm thông tin phổ biến dưới đây. Chúng áp dụng cho hóa đơn kinh doanh thông thường; chứng từ chuyên biệt về vận tải và phương tiện có yêu cầu riêng.

Định dạng hóa đơn	Thông tin cần chuẩn bị
Hóa đơn GTGT thông thường hoặc chuyên dụng hoàn toàn số hóa	Số 20 chữ số, ngày phát hành và tổng tiền gồm thuế
Hóa đơn GTGT chuyên dụng mẫu cũ, gồm cả mẫu điện tử chuyên dụng cũ	Mã hóa đơn, số 8 chữ số, ngày phát hành và tiền chưa thuế
Hóa đơn GTGT thông thường mẫu cũ, gồm cả mẫu điện tử thông thường cũ	Mã hóa đơn, số 8 chữ số, ngày phát hành và sáu chữ số cuối của mã kiểm tra

Hóa đơn giấy được phát hành qua nền tảng dịch vụ hóa đơn điện tử cũng phải theo hướng dẫn cho đúng loại. Riêng hóa đơn GTGT thông thường bằng giấy của nền tảng này, hướng dẫn chính thức yêu cầu dùng sáu chữ số cuối của số hóa đơn trong vùng mật khẩu làm mã kiểm tra. Đây là ngoại lệ cần đọc kỹ chứng từ, không phải quy tắc để tự tạo mã cho mọi hóa đơn.

Chọn số tiền theo đúng nhãn mà biểu mẫu yêu cầu. 价税合计 là tổng tiền gồm thuế; 金额 chỉ trường số tiền. Phân biệt tổng cộng, tiền thuế và số tiền từng dòng. Không thay bằng số tiền đã chuyển khoản, số tiền quy đổi ngoại tệ hay giá trị trên đơn đặt hàng.

Ví dụ, một chứng từ giả định ghi tiền hàng 1.000 RMB, thuế 60 RMB và tổng cộng 1.060 RMB. Đây là số liệu minh họa để tập đọc trường thông tin, không phải chỉ dẫn về thuế suất áp dụng cho giao dịch của bạn. Phép tính giải thích vì sao sao chép số tiền đầu tiên nhìn thấy có thể khiến bạn nhập sai. Hãy theo nhãn được yêu cầu trên hóa đơn thật.

Nếu chỉ có số, hãy gửi yêu cầu rõ ràng cho nhà cung cấp. Xin toàn bộ chứng từ thường dễ hiểu hơn là yêu cầu một ảnh chụp mới cho từng trường thiếu.

Vui lòng gửi tệp fapiao gốc, hiển thị rõ loại hóa đơn, số đầy đủ, ngày phát hành và các khoản tiền. Xin giữ rõ tên pháp lý và mã số thuế của bên bán. Nếu là mẫu cũ, vui lòng cung cấp cả mã hóa đơn và mã kiểm tra khi áp dụng.

Để tìm mã kiểm tra, xem hướng dẫn mã kiểm tra hóa đơn Trung Quốc. Đừng nhầm số in trên hóa đơn với CAPTCHA được trang kiểm tra hiển thị.

Giữ nguyên từng chữ số

Phần lớn lỗi chuẩn bị đơn giản hơn một chứng từ giả: số 0 đầu bị mất, ảnh cắt mất phần cuối, hoặc đồng nghiệp lấy số từ tên tệp thay vì hóa đơn. Hãy so giá trị sắp gửi với trường gốc.

1. Giữ số 0 ở đầu. Số minh họa 8 chữ số như 00123456 phải giữ đủ tám chữ số. Bỏ hai số 0 đầu sẽ làm thay đổi số nhận diện.
2. Lưu mã dưới dạng văn bản. Khi chuyển dữ liệu qua bảng tính hoặc hệ thống mua hàng, kiểm tra giá trị đã lưu sau khi nhập và xuất. Cách hiển thị rút gọn không xác nhận rằng mọi chữ số còn nguyên.
3. Sao chép trọn một trường. Có thể bỏ dấu xuống dòng do thao tác sao chép, nhưng không được xóa chữ số để vừa ô nhập. Ô quá ngắn có thể dành cho một định dạng hóa đơn khác.
4. Đối chiếu dữ liệu trích xuất với tệp. Nếu dùng công cụ tải tệp lên, hãy kiểm tra số, ngày và tiền trước khi gửi. Giá trị trích xuất là đầu vào cho việc kiểm tra, chưa phải kết quả xác minh.

Giữ tên tệp gốc nếu hữu ích cho lưu trữ, nhưng đừng coi đó là nguồn xác định số hóa đơn. Nhà cung cấp và hệ thống email có thể đổi tên tệp đính kèm. Lưu số tham chiếu hóa đơn, tệp nguồn và mã mua hàng cùng nhau để người khác có thể thực hiện lại phép kiểm tra.

Doanh nghiệp phát hành hóa đơn

Kiểm tra hóa đơn và tra cứu doanh nghiệp trả lời hai câu hỏi khác nhau. Việc thứ nhất đối chiếu dữ liệu chứng từ; việc thứ hai giúp xác định doanh nghiệp đã đăng ký mà bạn giao dịch. Điểm nối giữa chúng là danh tính bên bán in trên hóa đơn.

Theo quy định về mã số thuế, pháp nhân và tổ chức đã được cấp Mã tín dụng xã hội thống nhất sử dụng mã 18 ký tự này làm mã số thuế. Vì vậy, mã số thuế trên hóa đơn của doanh nghiệp Trung Quốc đại lục cũng có thể giúp tìm hồ sơ đăng ký kinh doanh.

Sao chép cùng lúc tên pháp lý bằng tiếng Trung và mã đầy đủ của bên bán. Nếu có giấy phép kinh doanh của nhà cung cấp, hãy đối chiếu hai trường tương ứng. Tên thương mại tiếng Anh hay tên cửa hàng trên sàn giúp bạn nhận biết doanh nghiệp, nhưng không thay thế danh tính đăng ký trong bước này.

Giả sử hóa đơn ghi một công ty còn hợp đồng mua hàng ghi công ty khác. Hãy giữ cả hai tài liệu và yêu cầu giải thích ai bán hàng, ai phát hành hóa đơn, vì sao hai vai trò khác nhau. Đừng giải quyết bằng cách chọn tên quen thuộc hơn. Dù quan hệ đó hợp pháp, vẫn cần giải thích rõ để lưu vào hồ sơ mua hàng.

Bạn có thể dùng tra cứu doanh nghiệp ChinaValidate và hướng dẫn mã số thuế doanh nghiệp Trung Quốc nếu chưa rõ mã nào cần dùng. Hồ sơ doanh nghiệp khớp không tự chứng minh hóa đơn thật; hóa đơn khớp cũng không chứng minh tài khoản ngân hàng thuộc bên bán.

Thực hiện đúng phép kiểm tra

Khi đã đủ dữ liệu, mở nền tảng quốc gia kiểm tra hóa đơn GTGT hoặc công cụ kiểm tra hóa đơn ChinaValidate với các loại được hỗ trợ. Trên ChinaValidate, bạn có thể tải tệp hoặc nhập thủ công. Kiểm tra loại được nhận diện và các trường trước khi tiếp tục.

Đối chiếu thông tin trả về với tệp đã nhận. Lưu kết quả và thời điểm kiểm tra cùng chứng từ. Nền tảng chính thức kiểm tra thông tin thể hiện trên hóa đơn. Kết quả là bằng chứng hữu ích về chứng từ, không phải đánh giá toàn diện nhà cung cấp hay giao dịch.

Nếu biểu mẫu từ chối dữ liệu, quay lại bản gốc để xác nhận định dạng, số đầy đủ và các trường bổ sung trước khi thử lại. Nếu truy vấn hoàn tất nhưng không có hồ sơ hoặc thông tin không khớp, giữ phản hồi và yêu cầu bên phát hành xác minh. Không âm thầm sửa số hoặc tiền cho đến khi tìm được kết quả khớp. Hướng dẫn kiểm tra fapiao đầy đủ trình bày quy trình rộng hơn.

Khi bàn giao, hãy tập hợp một bộ hồ sơ có thể truy lại: hóa đơn gốc, các mã đã dùng, kết quả và danh tính bên bán đã đối chiếu. Đồng nghiệp sẽ hiểu chính xác nội dung được kiểm tra, không nhầm số hóa đơn với mã doanh nghiệp hay coi đúng định dạng là bằng chứng xác thực.