Chinesische Rechnungsnummer prüfen
Erkennen Sie die richtige Nummer auf einer Fapiao, stellen Sie die Prüfdaten zusammen und ermitteln Sie das ausstellende Unternehmen über die Steuerkennung des Verkäufers.
Suchen Sie nach dem chinesischen Firmennamen oder USCC und gleichen Sie das Unternehmen mit Ihrem Lieferanten ab.
Sie haben eine chinesische Rechnung erhalten. Oben steht eine lange Nummer, die Sie zur Prüfung in ein Suchfeld kopieren. Trotzdem erscheint möglicherweise kein Ergebnis – auch dann, wenn Sie nichts falsch abgeschrieben haben. Zunächst müssen Sie klären, was die Nummer bezeichnet: eine Rechnung, ein Unternehmen oder einen Auftrag im System des Lieferanten.
Für die Suche nach einer chinesischen Rechnungsnummer brauchen Sie den passenden Beleg und die zugehörigen Angaben. Bei einer vollständig digitalen Fapiao verwenden Sie die gesamte 20-stellige Rechnungsnummer. Bei vielen älteren Mehrwertsteuerrechnungen bleiben Rechnungscode und 8-stellige Nummer getrennte Felder. Möchten Sie das ausstellende Unternehmen prüfen, benötigen Sie stattdessen den eingetragenen Namen und die Steuerkennung des Verkäufers.
Dieser Beitrag behandelt Steuerrechnungen aus Festlandchina, meist als Fapiao bezeichnet. Er hilft Ihnen, vor dem Öffnen eines Prüfformulars die richtige Kennung auszuwählen. Halten Sie das Original bereit: Eine Nummer aus einer E-Mail ist ein Anhaltspunkt, enthält aber nicht alle Informationen für die Rechnungsprüfung.
Erst die Feldbezeichnung lesen
Lesen Sie die Beschriftung, bevor Sie die Ziffern zählen. Auf einem ungewohnten Dokument können mehrere lange Zeichenfolgen gleich wichtig wirken. Ihre Position liefert einen Hinweis; die gedruckte Feldbezeichnung ist die bessere Grundlage.
| Beschriftung auf dem Beleg | Bedeutung | Verwendung |
|---|---|---|
| 发票号码 Rechnungsnummer |
Referenz der Rechnung | Formular zur Rechnungsprüfung |
| 发票代码 Rechnungscode |
Separater Code zu älteren Rechnungsnummern | Codefeld, sofern die Rechnungsart es verlangt |
| 校验码 Prüfcode |
Prüfangabe auf bestimmten Rechnungen | Prüfcodefeld, wenn angefordert |
| 销售方 · 纳税人识别号 Verkäufer · Steuerkennung |
Ausstellender Steuerpflichtiger | Prüfung der Unternehmensidentität |
Die chinesischen Bezeichnungen helfen Ihnen, die Felder zu finden, ohne die ganze Seite zu übersetzen. Wählen Sie nicht die Steuerkennung des Käufers, nur weil Sie diese zuerst sehen. Suchen Sie vor dem Kopieren einer Unternehmenskennung den Verkäuferbereich.
Ein Lieferant kann Ihnen auch eine Handelsrechnung mit einer eigenen Referenz schicken, etwa INV-2026-042. Das ist hier ein beispielhaftes kaufmännisches Aktenzeichen und keine chinesische Steuerrechnungsnummer. Bevor Sie eine erfolglose Steuerabfrage als Betrugsnachweis werten, klären Sie die Art des erhaltenen Dokuments. Davon hängt ab, ob diese Abfrage überhaupt passt.
Eine Nummer oder zwei Felder
Der Unterschied zwischen älteren elektronischen und vollständig digitalen Rechnungen ist leicht zu übersehen: Beide können als PDF eintreffen. Ihre Kennungen unterscheiden sich jedoch. Der Formatvergleich der Steuerbehörde nennt eine 8-stellige Nummer für das ältere und eine 20-stellige Nummer für das vollständig digitale Format. Beim neuen Format entfällt außerdem der separate Prüfcode.
Kopieren Sie bei einer vollständig digitalen Rechnung die ganze Nummer in ein Feld. Teilen Sie den Anfang nicht als Rechnungscode ab, weil eine ältere Anleitung zwei Eingabefelder zeigt. Übernehmen Sie auch nicht nur die letzten acht Ziffern. Damit würden Sie eine andere Referenz erzeugen als die auf dem Beleg.
Bewahren Sie bei älteren Rechnungen Code und Nummer getrennt auf. Der Code hat üblicherweise 10 oder 12 Ziffern, die Rechnungsnummer 8. Senden Sie einem Kollegen die Feldbezeichnungen mit. Zwei unbeschriftete Zeichenfolgen lassen unnötig offen, welcher Wert in welches Feld gehört.
Der englische Leitfaden von AWS China zur digitalen Fapiao beschreibt die Umstellung aus Sicht eines Ausstellers: Das vollständig digitale Format ersetzt Code und Nummer durch eine 20-stellige Nummer, behält aber Namen und Steuerkennungen von Käufer und Verkäufer bei. Deshalb können eine lange Rechnungsnummer und eine weitere lange Unternehmenskennung nebeneinander stehen, ohne dass eines der Felder überflüssig wäre.
Auch das Papier entscheidet die Frage nicht. Ein Ausdruck kann ein elektronisches Dokument wiedergeben. Lesen Sie Rechnungsart und Feldbezeichnungen, statt den Beleg allein deshalb als ältere Papierrechnung einzuordnen, weil Sie ein Blatt erhalten haben.
Die 20 Stellen verstehen
Die landesweite Einführung digitaler Rechnungen trat am 1. Dezember 2024 in Kraft. Die zugehörige Nummerierungsregel teilt die 20 Stellen in vier Abschnitte: die letzten beiden Ziffern des Kalenderjahres, einen zweistelligen Code der zuständigen Steuerbehörde auf Provinzebene, eine Stelle für den Ausstellungskanal und zugehörige Angaben sowie eine abschließende fünfzehnstellige Folge.
Das erklärt die Länge, verrät aber weder den eingetragenen Firmennamen noch Bankkonto oder Handelshistorie. Der Präfix ersetzt keine Verkäuferrecherche. Ebenso wenig beweisen eine plausible Jahreszahl oder die richtige Stellenzahl, dass die Rechnung im Steuersystem existiert.
Stellen Sie sich eine E-Mail mit einer 20-stelligen Nummer ohne Anhang vor. Durch Zählen können Sie feststellen, dass sie dem erwarteten Format ähnelt. Ausstellungsdatum, Rechnungsbetrag, Identität Ihres Vertragspartners oder mögliche Veränderungen einer Kopie lassen sich daraus nicht ablesen. Fordern Sie die Rechnung an, bevor Sie diese Lücken auszufüllen versuchen.
Die Prüfdaten zusammenstellen
Die Bedienungsanleitung der nationalen Plattform unterscheidet die folgenden häufigen Datensätze. Sie betreffen übliche Geschäftsrechnungen; besondere Transport- und Fahrzeugbelege haben eigene Anforderungen.
| Rechnungsformat | Benötigte Angaben |
|---|---|
| Vollständig digitale gewöhnliche oder spezielle Mehrwertsteuerrechnung | 20-stellige Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum und Gesamtbetrag einschließlich Steuer |
| Ältere spezielle Mehrwertsteuerrechnung, einschließlich des älteren elektronischen Spezialformats | Rechnungscode, 8-stellige Nummer, Ausstellungsdatum und Betrag ohne Steuer |
| Ältere gewöhnliche Mehrwertsteuerrechnung, einschließlich des älteren elektronischen Formats | Rechnungscode, 8-stellige Nummer, Ausstellungsdatum und letzte sechs Ziffern des Prüfcodes |
Für Papierrechnungen aus der elektronischen Rechnungsdienstplattform gelten ebenfalls die Vorgaben der jeweiligen Art. Bei deren gewöhnlichen Mehrwertsteuerrechnungen auf Papier verlangt die offizielle Anleitung als Prüfcode die letzten sechs Ziffern der Rechnungsnummer im Passwortbereich. Diese Ausnahme ist ein Grund für genaues Hinsehen, keine allgemeine Erlaubnis, für beliebige Rechnungen einen Prüfcode zu bilden.
Verwenden Sie den Betrag mit der angeforderten Bezeichnung. 价税合计 steht für den Gesamtbetrag einschließlich Steuer; 金额 bezeichnet ein Betragsfeld. Unterscheiden Sie Gesamtsumme, Steuer und einzelne Positionsbeträge. Setzen Sie weder Ihren Überweisungsbetrag noch einen umgerechneten Fremdwährungsbetrag oder den Bestellwert ein.
Ein erfundenes Beispiel: Auf dem Dokument stehen RMB 1.000 als Betrag, RMB 60 als Steuer und RMB 1.060 als Gesamtsumme. Die Zahlen dienen nur dem Lesenlernen und sagen nichts über den zutreffenden Steuersatz Ihres Einkaufs aus. Die Rechnung zeigt, warum der erste sichtbare Geldbetrag nicht zwangsläufig der richtige Eingabewert ist. Maßgeblich bleibt das verlangte Feld auf Ihrer tatsächlichen Rechnung.
Liegt Ihnen nur eine Nummer vor, fragen Sie den Lieferanten gezielt nach dem Dokument. Die vollständige Datei anzufordern ist meist klarer, als für jedes fehlende Feld einen neuen Screenshot zu verlangen.
Bitte senden Sie die originale Fapiao-Datei mit sichtbarer Rechnungsart, vollständiger Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum und Betragsfeldern. Auch der eingetragene Name und die Steuerkennung des Verkäufers müssen lesbar sein. Beim älteren Format benötigen wir gegebenenfalls zusätzlich Rechnungscode und Prüfcode.
Beim Auffinden des Prüfcodes hilft unser Leitfaden zum Prüfcode chinesischer Rechnungen. Verwechseln Sie die aufgedruckte Nummer nicht mit einem CAPTCHA auf der Prüfwebsite.
Jede Ziffer erhalten
Die meisten Vorbereitungsfehler sind unspektakulärer als eine Fälschung: Eine führende Null verschwindet, ein Screenshot schneidet die letzten Zeichen ab oder ein Kollege kopiert die Nummer aus dem Dateinamen. Vergleichen Sie den Eingabewert mit dem Originalfeld.
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Führende Nullen beibehalten. Eine beispielhafte 8-stellige Nummer wie
00123456muss acht Stellen behalten. Ohne die ersten beiden Nullen ist es eine andere Kennung. - Kennungen als Text speichern. Prüfen Sie bei der Übertragung über Tabellen oder Einkaufssysteme den gespeicherten Wert nach Import und Export. Eine gekürzte Anzeige bestätigt nicht, dass sämtliche Ziffern erhalten blieben.
- Ein vollständiges Feld kopieren. Entfernen Sie kopierbedingte Zeilenumbrüche, aber keine Ziffern, um den Wert passend zu machen. Ein zu kurzes Eingabefeld kann zu einem anderen Rechnungsformat gehören.
- Extrahierte Angaben mit der Datei abgleichen. Kontrollieren Sie bei einem Upload Nummer, Datum und Betrag vor dem Absenden. Ein ausgelesener Wert ist eine Eingabe für die Prüfung, noch kein Prüfergebnis.
Bewahren Sie den ursprünglichen Dateinamen auf, wenn er Ihrer Ablage hilft, behandeln Sie ihn aber nicht als verbindliche Nummernquelle. Lieferanten und E-Mail-Systeme können Anhänge umbenennen. Legen Sie Rechnungsreferenz, Quelldatei und Bestellreferenz gemeinsam ab, damit jemand anderes die Prüfung nachvollziehen kann.
Das ausstellende Unternehmen
Rechnungsprüfung und Unternehmenssuche beantworten unterschiedliche Fragen. Die eine prüft Dokumentangaben; die andere hilft festzustellen, mit welchem registrierten Unternehmen Sie Geschäfte machen. Verbunden werden sie durch die Verkäuferidentität auf der Rechnung.
Nach den Regeln zur Steueridentifikation verwenden juristische Personen und Organisationen mit einem Unified Social Credit Code diesen 18-stelligen Code als Steuerkennung. Deshalb kann die Steuerkennung auf der Rechnung eines Unternehmens aus Festlandchina auch beim Auffinden seines Registereintrags helfen.
Kopieren Sie den chinesischen eingetragenen Namen und die vollständige Kennung zusammen. Liegt die Geschäftslizenz des Lieferanten vor, vergleichen Sie dort dieselben Felder. Ein englischer Handelsname oder Shopname kann beim Wiedererkennen helfen, ersetzt aber bei diesem Abgleich nicht die registrierte Identität.
Nennt die Rechnung eine andere Firma als der Kaufvertrag, sichern Sie beide Dokumente. Lassen Sie erklären, wer die Waren verkauft, wer die Rechnung ausstellt und warum sich diese Rollen unterscheiden. Wählen Sie nicht einfach den vertrauteren Namen. Auch eine legitime Geschäftsbeziehung muss für Ihre Einkaufsunterlagen nachvollziehbar beschrieben sein.
Nutzen Sie dafür die Unternehmenssuche von ChinaValidate und bei unklarer Kennung unseren Leitfaden zur chinesischen Unternehmens-Steuernummer. Ein passender Registereintrag authentifiziert allein keine Rechnung; eine passende Rechnung beweist nicht, dass ein Bankkonto dem Verkäufer gehört.
Die passende Prüfung ausführen
Öffnen Sie mit den vorbereiteten Angaben die nationale Plattform zur Prüfung von Mehrwertsteuerrechnungen oder das Rechnungsprüfwerkzeug von ChinaValidate für die unterstützten Arten. Bei ChinaValidate können Sie eine Datei hochladen oder Daten manuell eingeben. Prüfen Sie die erkannte Art und die Felder, bevor Sie fortfahren.
Vergleichen Sie die zurückgegebenen Angaben mit Ihrer Datei. Speichern Sie das Ergebnis und den Prüfzeitpunkt zusammen mit dem Beleg. Die offizielle Plattform prüft nach eigener Beschreibung die Angaben auf der Rechnung. Das liefert nützliche Nachweise zum Dokument, jedoch keine umfassende Bewertung des Lieferanten oder Einkaufs.
Lehnt das Formular die Eingabe ab, kontrollieren Sie am Original zunächst Format, vollständige Nummer und ergänzende Felder. Ergibt eine abgeschlossene Abfrage keinen Datensatz oder widersprüchliche Angaben, bewahren Sie die Antwort auf und bitten Sie den Aussteller um Klärung. Verändern Sie nicht stillschweigend Nummern oder Beträge, bis etwas passt. Unser vollständiger Leitfaden zur Fapiao-Prüfung erläutert den gesamten Ablauf.
Für die Übergabe genügt ein nachvollziehbarer Satz von Unterlagen: Originalrechnung, tatsächlich verwendete Kennungen, Prüfergebnis und abgeglichene Verkäuferidentität. So erkennt ein Kollege, was geprüft wurde, ohne Rechnungs- und Unternehmensnummer oder Formatprüfung und Echtheitsnachweis zu verwechseln.