Vérifier un numéro de facture chinoise

Vous avez reçu une facture chinoise portant un long numéro en haut du document. Vous le collez dans un champ de recherche pour vérifier la facture, mais rien ne s’affiche, même si vous l’avez recopié correctement. Il faut d’abord déterminer ce que ce numéro désigne : une facture, une entreprise ou une commande dans le système du fournisseur.

La recherche d’un numéro de facture chinoise exige le bon document et les informations qui l’accompagnent. Pour une fapiao entièrement numérique, partez du numéro complet à 20 chiffres. Sur de nombreuses anciennes factures de TVA, le code de facture et le numéro à 8 chiffres restent deux champs distincts. Pour rechercher l’entreprise émettrice, utilisez plutôt la dénomination légale du vendeur et son identifiant fiscal.

Ce guide concerne les factures fiscales de Chine continentale, généralement appelées fapiao. Il vous aide à choisir le bon identifiant avant d’ouvrir un formulaire de vérification. Gardez le document original à portée de main : un numéro recopié dans un courriel est une piste, mais il ne fournit pas toutes les données nécessaires au contrôle.

Le libellé avant le numéro

Lisez le libellé avant de compter les chiffres. Sur un document peu familier, plusieurs longues suites de caractères peuvent sembler aussi importantes les unes que les autres. Leur emplacement donne une indication ; le nom du champ imprimé est un meilleur point de départ.

Libellé sur le document	Ce qu’il désigne	Où l’utiliser
发票号码 Numéro de facture	La référence de la facture	Formulaire de vérification de facture
发票代码 Code de facture	Un code distinct associé aux anciens numéros de facture	Champ du code, si le type de facture l’exige
校验码 Code de contrôle	Un champ de vérification présent sur certaines factures	Champ du code de contrôle, lorsqu’il est demandé
销售方 · 纳税人识别号 Vendeur · Identifiant fiscal	Le contribuable émetteur	Contrôle de l’identité de l’entreprise

Les libellés chinois permettent de retrouver les champs sans traduire toute la page. Ne copiez pas l’identifiant fiscal de l’acheteur simplement parce que vous le voyez en premier. Repérez la rubrique du vendeur avant de relever un identifiant d’entreprise.

Le fournisseur peut aussi vous envoyer une facture commerciale avec sa propre référence, par exemple INV-2026-042. Il s’agit ici d’un exemple de référence de document commercial, pas d’un numéro de facture fiscale chinoise. Avant de considérer une recherche fiscale infructueuse comme une preuve de fraude, demandez quel document vous avez reçu. C’est sa nature qui détermine si cette recherche convient.

Un numéro ou deux champs

La différence entre une ancienne facture électronique et une facture entièrement numérique passe facilement inaperçue : toutes deux peuvent être envoyées en PDF. Leurs champs d’identification diffèrent pourtant. Le comparatif de l’administration fiscale décrit un numéro à 8 chiffres pour l’ancien format et à 20 chiffres pour le format entièrement numérique. Ce dernier supprime également le code de contrôle distinct.

Sur une facture entièrement numérique, copiez le numéro complet dans un seul champ. Ne placez pas sa première partie dans une case « code de facture » sous prétexte qu’un ancien tutoriel présente deux cases. Ne conservez pas uniquement les huit derniers chiffres. Vous obtiendriez une référence différente de celle imprimée.

Sur une ancienne facture, conservez séparément le code et le numéro. Le code comporte généralement 10 ou 12 chiffres, et le numéro de facture en compte 8. Transmettez aussi les libellés à votre collègue. Deux suites de chiffres sans indication créent une ambiguïté inutile sur leur destination.

Le guide anglophone d’AWS China sur la fapiao numérique apporte un exemple du côté de l’émetteur : le nouveau format remplace le code et le numéro par un numéro unique à 20 chiffres, tout en conservant les noms et identifiants fiscaux de l’acheteur et du vendeur. Une facture peut donc comporter un long numéro de facture et un autre identifiant d’entreprise sans que ces champs fassent double emploi.

Le support papier ne tranche pas non plus. Une impression peut reproduire un document électronique. Regardez le type de facture et les libellés, au lieu de classer le document uniquement parce qu’on vous a remis une feuille.

Lire les 20 chiffres

L’annonce généralisant les factures numériques en Chine est entrée en vigueur le 1er décembre 2024. Sa règle de numérotation répartit les 20 chiffres en quatre parties : les deux derniers chiffres de l’année, un code à deux chiffres de l’administration fiscale de niveau provincial dont relève l’émetteur, un chiffre indiquant notamment le canal d’émission, puis une séquence de quinze chiffres.

Cette structure explique la longueur du numéro. Elle ne donne ni la dénomination enregistrée de l’entreprise, ni son compte bancaire, ni son historique commercial. Le préfixe ne remplace pas une recherche sur le vendeur. Une année plausible ou une longueur correcte ne prouve pas davantage que la facture existe dans le système fiscal.

Imaginez un courriel contenant un numéro à 20 chiffres, sans pièce jointe. Compter les chiffres permet seulement de constater que le format semble correspondre. Vous n’obtenez ni la date d’émission, ni le montant, ni la confirmation que le vendeur est votre cocontractant ou que la copie n’a pas été modifiée. Demandez la facture avant de chercher à combler ces lacunes.

Préparer les données de vérification

Le mode d’emploi de la plateforme nationale distingue les combinaisons courantes ci-dessous. Elles concernent les factures commerciales usuelles ; les titres de transport et documents liés aux véhicules ont leurs propres exigences.

Format de facture	Données à préparer
Facture ordinaire ou spéciale de TVA entièrement numérique	Numéro à 20 chiffres, date d’émission et total TTC
Ancienne facture spéciale de TVA, y compris l’ancien format électronique spécial	Code, numéro à 8 chiffres, date d’émission et montant hors taxe
Ancienne facture ordinaire de TVA, y compris l’ancien format électronique ordinaire	Code, numéro à 8 chiffres, date d’émission et six derniers chiffres du code de contrôle

Les factures papier émises via la plateforme de services de facturation électronique doivent aussi suivre les consignes propres à leur catégorie. Pour les factures ordinaires de TVA sur papier émises par cette plateforme, le guide officiel demande comme code de contrôle les six derniers chiffres du numéro de facture figurant dans la zone de mot de passe. Cette exception invite à bien identifier le document ; elle n’autorise pas à inventer un code sur n’importe quelle facture.

Choisissez le montant correspondant au libellé demandé. 价税合计 désigne le total taxes comprises ; 金额 désigne un champ de montant. Distinguez total, taxe et montants des lignes. Ne les remplacez pas par le montant du virement, une conversion en devise étrangère ou le montant du bon de commande.

Prenons un document fictif indiquant 1 000 RMB de montant, 60 RMB de taxe et 1 060 RMB de total. Ces chiffres servent à s’entraîner à lire les champs ; ils ne précisent pas le taux applicable à votre achat. Le calcul montre pourquoi recopier le premier montant aperçu peut conduire à une erreur. Suivez le libellé exigé sur votre facture réelle.

Si vous n’avez qu’un numéro, formulez une demande précise au fournisseur. Obtenir le document complet est généralement plus clair que demander une nouvelle capture pour chaque champ manquant.

Merci d’envoyer le fichier original de la fapiao, avec le type de facture, le numéro complet, la date d’émission et les montants visibles. Merci de laisser également lisibles la dénomination légale et l’identifiant fiscal du vendeur. Pour l’ancien format, joignez le code de facture et le code de contrôle lorsqu’ils s’appliquent.

Pour repérer le code de contrôle, consultez notre guide du code de contrôle d’une facture chinoise. Ne confondez pas les chiffres imprimés sur la facture avec le CAPTCHA affiché sur le site de vérification.

Conserver chaque chiffre

La plupart des erreurs de préparation sont plus banales qu’un faux document : un zéro initial disparaît, une capture coupe la fin du numéro ou un collègue copie le nom du fichier plutôt que le champ de la facture. Comparez la valeur que vous allez soumettre avec l’original.

1. Conservez les zéros initiaux. Un numéro fictif à 8 chiffres comme 00123456 doit rester long de huit chiffres. Supprimer les deux premiers zéros modifie l’identifiant.
2. Enregistrez les identifiants comme du texte. Après un import ou un export dans un tableur ou un outil d’achat, contrôlez la valeur enregistrée. Un affichage abrégé ne permet pas de vérifier que tous les chiffres ont été conservés.
3. Copiez un champ complet. Retirez les sauts de ligne introduits par la copie, mais ne supprimez aucun chiffre pour faire tenir le numéro dans une case. Une case trop courte peut correspondre à un autre format de facture.
4. Comparez les données extraites au fichier. Si vous téléversez le document dans un outil, vérifiez numéro, date et montant avant l’envoi. Une donnée extraite sert à la vérification ; elle n’en constitue pas le résultat.

Conservez le nom d’origine du fichier s’il facilite votre classement, mais ne le considérez pas comme la référence faisant foi. Le fournisseur ou le système de messagerie peut renommer les pièces jointes. Classez ensemble le numéro de facture, le fichier source et votre référence d’achat pour permettre à une autre personne de refaire le contrôle.

L’entreprise qui émet la facture

La vérification d’une facture et la recherche d’une entreprise répondent à deux besoins distincts. La première porte sur les informations du document ; la seconde aide à identifier l’entreprise enregistrée avec laquelle vous traitez. Le lien utile est l’identité du vendeur imprimée sur la facture.

Selon les règles d’identification fiscale, une personne morale ou une organisation disposant d’un code unifié de crédit social utilise ce code de 18 caractères comme identifiant fiscal. L’identifiant figurant sur la facture d’une entreprise de Chine continentale peut donc aider à retrouver son immatriculation.

Copiez ensemble la dénomination légale chinoise du vendeur et son identifiant complet. Si vous possédez sa licence commerciale, comparez les mêmes champs. Un nom commercial anglais ou un nom de boutique en ligne peut vous aider à reconnaître l’activité, mais ne doit pas remplacer l’identité enregistrée dans cette comparaison.

Supposons que la facture mentionne une entreprise et le contrat d’achat une autre. Conservez les deux pièces et demandez au fournisseur qui vend les marchandises, qui facture et pourquoi ces rôles diffèrent. Ne tranchez pas en retenant simplement le nom le plus familier. Même une relation légitime doit être expliquée assez clairement pour votre dossier d’achat.

Utilisez la recherche d’entreprise de ChinaValidate pour ce contrôle et notre guide de l’identifiant fiscal chinois si le numéro reste ambigu. Une immatriculation concordante n’authentifie pas à elle seule une facture ; une facture concordante ne prouve pas qu’un compte bancaire appartient au vendeur.

Effectuer le bon contrôle

Une fois les données réunies, ouvrez la plateforme nationale de vérification des factures de TVA, ou utilisez l’outil de vérification de ChinaValidate pour les catégories prises en charge. Dans ChinaValidate, vous pouvez téléverser le fichier ou saisir les données. Vérifiez le type détecté et les champs avant de poursuivre.

Comparez les informations renvoyées avec le fichier reçu. Conservez le résultat et l’heure du contrôle avec ce fichier. La plateforme officielle précise qu’elle vérifie les informations portées sur la facture : le résultat est un élément utile concernant le document, pas une évaluation globale du fournisseur ou de l’achat.

Si le formulaire refuse la saisie, revenez au document original et confirmez le format, le numéro complet et les champs associés avant de réessayer. Si la recherche aboutit à une absence de résultat ou à une incohérence, gardez la réponse et demandez une vérification à l’émetteur. Ne modifiez pas discrètement les numéros ou montants jusqu’à obtenir une correspondance. Notre guide complet de vérification des fapiao décrit la démarche plus générale.

Pour transmettre le dossier, réunissez l’original, les identifiants effectivement utilisés, le résultat et l’identité du vendeur comparée. Votre collègue pourra comprendre ce qui a été contrôlé, sans confondre numéro de facture et numéro d’entreprise, ni conformité du format et preuve d’authenticité.