Code de vérification des factures chinoises

Recherchez 校验码 sur la facture chinoise originale avant de copier des chiffres dans un formulaire de vérification. Lorsque le formulaire demande 校验码后六位, il attend les six derniers chiffres du code de vérification de la facture applicable. Il ne s’agit pas du CAPTCHA du site web. Si ce champ est absent, identifiez le type de facture avant de supposer qu’il manque quelque chose.

Cela importe lorsqu’un fournisseur envoie plusieurs générations de formats de factures dans le même dossier. Un PDF peut contenir une ancienne facture électronique ordinaire de TVA, une facture entièrement numérisée ou un scan papier. Son nom de fichier ne vous indique pas quel numéro utiliser.

Repérer le bon champ

Ouvrez le document original complet et recherchez 校验码 dans son texte. Si la recherche textuelle ne donne rien, examinez également le document visible : un scan peut ne pas contenir de texte interrogeable. Agrandissez la zone autour des champs d’identification de la facture et suivez l’étiquette imprimée. Ne vous fiez pas à la règle selon laquelle le code se trouve toujours dans un coin ; les mises en page et les types de factures diffèrent.

Gardez l’étiquette et sa valeur entière visibles ensemble. Une image de chat recadrée montrant uniquement une chaîne de chiffres ne vous offre aucun moyen fiable de déterminer de quel champ elle provient. Demandez la pièce jointe originale ou une copie complète et lisible si l’étiquette ou la fin du numéro est coupée.

校验码 — code de vérification de la facture

Un champ utilisé par la méthode de vérification de facture pertinente. Lisez la partie demandée de ce champ, et non un identifiant voisin.

发票号码 / 发票代码 — numéro de facture / code de facture

Identifiants de facture distincts. Ne prenez pas six chiffres de l’un ou l’autre simplement parce que le formulaire comporte une case à six chiffres.

验证码 — défi de vérification du site web

Le CAPTCHA affiché par le site web. Il n’est pas imprimé sur la facture et ne remplace pas son code de vérification.

Le numéro fiscal du vendeur identifie l’entreprise, et non ce champ de vérification. Si c’est le numéro dont vous avez réellement besoin, utilisez le guide sur les numéros fiscaux des entreprises.

Copier les six derniers chiffres

Établissez d’abord que la méthode de vérification sélectionnée demande le suffixe du code de vérification. Les instructions d’utilisation actuelles de la plateforme nationale spécifient cela pour les factures ordinaires de TVA émises via le système de gestion des factures de TVA, y compris le format électronique ordinaire, les factures de péage et les factures en rouleau. Le guide plus large sur les factures de TVA chinoises explique les autres combinaisons de saisie.

Pour un exemple fictif, supposons que la valeur à côté de l’étiquette du code de vérification soit 12345 67890 12340 05678. En ignorant les espaces utilisés pour grouper les chiffres, ses six derniers chiffres sont 005678. Copiez les deux zéros initiaux. Le dernier groupe imprimé seul ne contient que cinq chiffres ; le sixième chiffre provient du groupe précédent.

Comparez encore une fois le formulaire avec la source avant de soumettre. Une feuille de calcul ou une autre application peut transformer une chaîne de chiffres en nombre et supprimer les zéros. Stockez cette valeur sous forme de texte. Ne modifiez pas le fichier de la facture pour correspondre à ce qu’une autre application a produit.

Si la reconnaissance optique de caractères (OCR) remplit la case, inspectez les chiffres réels qu’elle a sélectionnés. Une valeur d’apparence complète peut toujours provenir du mauvais champ ou omettre un caractère au bord d’un scan. Corrigez une erreur de transcription lisible dans le formulaire ; lorsque la source n’est pas claire, obtenez un meilleur matériel plutôt que de deviner des combinaisons successives.

Si le code est absent

Pour les factures spéciales et ordinaires entièrement numérisées courantes, les instructions d’utilisation de la plateforme nationale utilisent le numéro de facture à 20 chiffres, la date d’émission et le total TTC, étiqueté 价税合计. Cette méthode ne demande pas de code de vérification. N’extrayez pas un suffixe du numéro de facture pour remplir une case appartenant à une autre méthode.

Les formats de factures numériques diffèrent également des documents plus anciens. Le guide de l’émetteur d’AWS China illustre le passage à un numéro de facture à 20 chiffres. Utilisez-le comme contexte de format, et non comme une règle universelle pour chaque PDF fourni par une entreprise chinoise. L’absence de champ de code de vérification n’établit pas, en soi, que la facture est fausse ou incomplète.

Il existe une exception plus étroite concernant les factures papier qu’il vaut la peine de vérifier. Pour les factures ordinaires de TVA sur papier émises via la plateforme de service de facturation électronique, les instructions officielles identifient la saisie du code pertinent comme étant les six derniers chiffres du numéro de facture dans la zone de mot de passe. Elles listent également une méthode utilisant le numéro de facture à 20 chiffres, la date et le total TTC. Il s’agit d’une règle spécifique au système d’émission, et non d’une autorisation d’utiliser les six derniers chiffres de n’importe quel numéro de facture.

Si le document et le formulaire choisi ne correspondent toujours pas, demandez à l’émetteur de confirmer le type de facture et le système d’émission. Une demande utile est : « Veuillez envoyer la facture originale complète et confirmer quels champs s’appliquent à sa méthode de vérification. Le formulaire demande un code de vérification, mais nous ne trouvons pas ce champ sur cette copie. » Cela demande une clarification d’un document existant, plutôt qu’un code inventé ou une facture de remplacement inutile.

Vérifier les données avant l’envoi

Une fois le champ identifié, conservez le fichier original à côté du formulaire et soumettez-le via la voie appropriée. L’outil de vérification des factures de ChinaValidate propose des options de prise en charge des fichiers et de saisie manuelle. Vérifiez le type de facture sélectionné ainsi que les champs effectivement demandés ; un téléversement réussi ne suffit pas à établir qu’une vérification de facture a abouti.

Pour une pièce jointe floue ou recadrée, le guide sur les PDF de factures explique comment obtenir un fichier exploitable. Si les données lisibles et correctement sélectionnées renvoient une incohérence, suivez le guide sur les discordances de vérification. Distinguez bien cette réponse de la problématique de localisation du code : savoir quels six chiffres saisir relève de la préparation, tandis que le résultat renvoyé constitue la preuve de ce que le service a vérifié.