Überprüfung eines chinesischen Unternehmens vor der Zahlung

Erstellen Sie das Zahlungspaket vor der Suche

Beginnen Sie nicht mit der Website eines Lieferanten oder einem englischen Namen, der in eine Suchleiste eingegeben wird. Beginnen Sie mit den Dokumenten, die die Transaktion steuern. Halten Sie die neueste Gewerbeerlaubnis, den Vertrag oder die Bestellung, die Proforma- oder Handelsrechnung sowie die Bankanweisung zusammen. Fügen Sie die ursprüngliche Nachricht hinzu, die die Zahlungsdetails geliefert oder geändert hat.

Extrahieren Sie aus diesen Dokumenten vier Namen, ohne sie vorerst abzugleichen:

• das als Verkäufer oder Vertragspartner benannte Unternehmen;
• das auf der Gewerbeerlaubnis angezeigte Unternehmen;
• der Rechnungsaussteller;
• der vorgeschlagene Bankbegünstigte.

Bewahren Sie auch den chinesischen Rechtsnamen und den Einheitlichen Sozialkreditcode (USCC) genau so auf, wie er angezeigt wird. Englische Schreibweisen, Abkürzungen, Markennamen und Marktplatznamen sind nützliche Aliase, aber keiner sollte die registrierten chinesischen Identifikatoren im Genehmigungsprotokoll ersetzen.

Prüfschritt 1: Identifizierung der Rechtspersönlichkeit

Eine chinesische Gewerbeerlaubnis sollte den Entity-Namen, den gesetzlichen Vertreter oder verantwortlichen Personen, den Entitätstyp, das eingetragene Kapital, die Adresse, den Geschäftsbereich, die Registrierungsbehörde, das Gründungsdatum und den USCC anzeigen. Dies sind gesetzlich vorgeschriebene Lizenzfelder gemäß den Durchführungsbestimmungen der Staatlichen Verwaltung für Marktregulierung. Überprüfen Sie die offiziellen Bestimmungen der Gewerbeerlaubnis.

Suchen Sie zuerst nach dem USCC, wenn er verfügbar ist, und vergleichen Sie dann den zurückgegebenen chinesischen Namen mit der Lizenz und den Transaktionsdokumenten. Der Code ist als national eindeutiger Bezeichner konzipiert und bleibt unverändert, solange das Subjekt existiert, auch wenn sich andere registrierte Informationen ändern. Siehe die offizielle Erklärung zur Einzigartigkeit und Kontinuität des USCC.

Ein Codeabgleich ist stärker als ein ähnlicher englischer Name, aber er ist nicht das Ende des Prüfschritts. Bestätigen Sie, dass der aktuelle Datensatz zur selben Entität gehört und dass der chinesische Name nicht von einem anderen Dokument kopiert wurde. Wenn das Lizenzbild alt ist, vergleichen Sie seine Felder mit dem aktuellen öffentlichen Datensatz und notieren Sie Änderungen.

Fahren Sie fort, wenn

Der USCC und der chinesische Rechtsname einen aktuellen Datensatz identifizieren und diese Identität ohne ausschließliches Vertrauen auf einen Markennamen mit den Verkäuferdokumenten verknüpft werden kann.

Stoppen, wenn

Wenn kein chinesischer offizieller Firmenname oder USCC verfügbar ist, der Code auf eine andere Entität verweist, mehrere Kandidaten plausibel bleiben oder der Lieferant die Bereitstellung grundlegender Identitätsnachweise verweigert. Lassen Sie sich durch eine Angebotsfrist nicht dazu verleiten, eine Lücke in der Identität als Annahme zu behandeln. Fordern Sie eine aktuelle Lizenz an und klären Sie die Entität, bevor Sie zum nächsten Schritt übergehen.

Für Prüfungen auf Feldebene verwenden Sie den separaten Leitfaden zur Lesen einer chinesischen Gewerbelizenz. Wenn ein Code falsch getippt erscheint oder zu einer unerwarteten Organisation gehört, fahren Sie mit dem USCC-Validierungsverfahrenfort.

Tor 2: Entscheiden Sie, ob der aktuelle Status die Zahlung unterstützt

Lesen Sie den Status aus einem aktuellen Unternehmensdatensatz auf und speichern Sie das Prüfdatum. Ein „aktiver“ oder gleichwertiger Betriebsstatus schließt nur dieses Tor ab: Er zeigt an, dass der Registrierungsdatensatz zum Zeitpunkt der Prüfung keinen endgültigen oder inkompatiblen Zustand aufweist. Er bestätigt nicht die Produktionskapazität, die Solvenz, Lizenzen für ein bestimmtes Produkt oder die Bereitschaft zur Erfüllung von Verpflichtungen.

Status im Zusammenhang mit Löschung, Widerruf, Schließung, Liquidation oder Aussetzung erfordern Kontext und sollten nicht leichtfertig als „wahrscheinlich in Ordnung“ übersetzt werden. Nach der Verordnung über die Registrierung von Marktentitäten wird eine Entität nach der Löschung beendet; Widerruf und andere Austrittsbedingungen unterliegen separaten Verfahren. Lesen Sie die offiziellen Registrierungs- und Löschungsregeln.

Beachten Sie sowohl die Daten als auch die Bezeichnung. Eine Statusänderung nach Ausstellung einer Rechnung, eine kürzlich vorgenommene Änderung des firmenrechtlichen Namens oder ein Lizenzdokument, das einer größeren Registrierungsänderung vorausgeht, kann beeinflussen, welche Nachweise aktuell sind. Bewahren Sie den Status in der Ausgangssprache zusammen mit der englischen Erklärung auf, damit der Finanzprüfer sehen kann, was tatsächlich zurückgegeben wurde.

Fortsetzen wenn

Die Entität in einem aktuellen Betriebszustand dargestellt ist, das Prüfdatum dokumentiert wurde und keine jüngste Änderung die Transaktionsdokumente veraltet erscheinen lässt.

Anhalten wenn

Der Datensatz gelöscht, widerrufen, in Liquidation oder in einer für die vorgeschlagene Transaktion relevanten Weise ausgesetzt ist oder zu unklar zur Interpretation ist. Fragen Sie, welche Entität nun für die Erfüllung und Zahlung verantwortlich ist. Ein anderes Ersatzunternehmen muss das Tor 1 als neuer Vertragspartner bestehen; es kann die Genehmigung nicht durch eine Vertriebserklärung erben.

Tor 3: Verbinden Sie den Begünstigten mit der Transaktion

Vergleichen Sie nun das verifizierte Unternehmen mit dem Vertragspartner, dem Rechnungssteller und dem Begünstigten. Die genaue Darstellung kann abweichen, da eine Bank eine englische Wiedergabe, Leerzeichen oder Abkürzungen verwenden kann. Es geht nicht darum, ob jede Zeile identisch aussieht; es geht darum, ob die Zahlungsdatei eine dokumentierte Beziehung zur verifizierten Entität herstellt.

Es gibt drei praktische Ergebnisse:

Direktes Übereinstimmung

Der verifizierte Verkäufer und der Begünstigte sind dieselbe juristische Person, vorbehaltlich normaler Banken- und Transaktionskontrollen.

Erklärter verbundenes Unternehmen

Der Begünstigte ist ein Exporteur, ein Konzernunternehmen oder eine andere Entität mit einer angegebenen Rolle. Bewahren Sie die Erklärung auf, verifizieren Sie diese zweite Entität und machen Sie die Behandlung im Vertrag und auf der Rechnung vor der Freigabe explizit.

Unerklärter Dritter

Der Begünstigte ist eine Person oder ein Unternehmen, das in den Transaktionsdokumenten fehlt, oder der Lieferant stützt sich nur auf eine E-Mail-Erklärung. Halten Sie die Zahlung zurück.

Ein Festlandlieferant, der die Zahlung an ein Hongkonger Unternehmen verlangt, ist nicht automatisch betrügerisch, stellt jedoch keine direkte Identitätsübereinstimmung dar. Hongkonger und Festlandentitäten sind rechtlich unterschiedlich. Dokumentieren Sie den genauen Namen des Hongkonger Unternehmens, seine Rolle und die vertragliche Grundlage für die Zahlung, und wenden Sie dann das relevante Verifikationsverfahren auf diese Entität an.

„Reparieren“ Sie keine Diskrepanz, indem Sie nur den Begünstigtennamen in einer internen Tabelle bearbeiten. Der zugrunde liegende Vertrag, die Rechnung, der Banknachweis und die Genehmigungsnotiz müssen dieselbe kommerzielle Geschichte erzählen. Für eine tiefgehende Kontoprüfung verwenden Sie den dedizierten Leitfaden zur Prüfung des Bankbegünstigten eines China-Lieferanten.

Eine Änderung der Zahlung setzt das Gate 3 zurück

Jede Änderung an Bank, Kontonummer, Begünstigtem, Land, Währungsroute oder Zahlungsanweisungen nach der Genehmigung öffnet das Begünstigten-Gate erneut. Genehmigen Sie die überarbeitete Anweisung nicht aus derselben E-Mail-Konversation, in der sie übermittelt wurde.

Das Internet Crime Complaint Center des FBI beschreibt Business Email Compromise als einen Betrug, der auf Übertragungen abzielt, und empfiehlt, Änderungen von Kontoinformationen über einen sekundären Kanal zu verifizieren. Lesen Sie die offiziellen BEC-Präventionsrichtlinien. Verwenden Sie eine Telefonnummer oder einen Kontaktpfad, der bereits in Ihren Stammdaten des Lieferanten oder in früheren unterzeichneten Aufzeichnungen enthalten ist, nicht eine neue Nummer, die in der Änderungsmitteilung angegeben wird.

Wiederholen Sie den Abgleich, dokumentieren Sie, wer die Änderung bestätigt hat und wie, und verlangen Sie dieselbe Genehmigungsbefugnis, die für einen neuen Begünstigten gelten würde. Dringlichkeit, Geheimhaltung, das Nennen von Führungskräften oder die Aufforderung, den normalen Rückrufprozess zu umgehen, sind Gründe zum Stoppen, nicht zum Beschleunigen.

Vorherige Genehmigungen gelten nicht für jede neue Bestellung

Ein genehmigter Lieferantenstammsatz kann wiederholte Arbeit reduzieren, sollte aber neue Beweise nicht außer Kraft setzen. Öffnen Sie alle drei Gates, wenn ein neues chinesisches Unternehmen im Vertrag, in der Rechnung oder in der Lizenz erscheint. Öffnen Sie das Status-Gate, wenn die vorherige Unternehmensprüfung für die Exposition nicht mehr vernünftigerweise aktuell ist oder wenn der Lieferant eine Änderung des legalen Namens, des Eigentümers, der Adresse oder der Lizenzierung meldet. Öffnen Sie das Begünstigten-Gate bei jeder Änderung der Zahlungsdetails.

Überdenken Sie auch die Tiefe der Prüfung, wenn sich die kommerzielle Exposition ändert. Ein Lieferant, der für eine kleine, erstattbare Probe genehmigt wurde, ist nicht automatisch für die Eigentumsrechte an Werkzeugen, eine große Produktionsanzahlung, ein reguliertes Produkt oder eine Zahlung, die über einen neu eingeführten Exporteur geleitet wird, genehmigt. Das zugrunde liegende Unternehmen kann unverändert bleiben, während die Folgen eines Versagens zugenommen haben.

Bei Wiederholbestellungen ohne wesentliche Änderung dokumentieren Sie den Verweis auf die vorherige Genehmigung, bestätigen die aktuelle rechtliche Identität und den Status, vergleichen Sie den Begünstigten mit den genehmigten Stammdaten und notieren Sie den Zeitpunkt der neuen Prüfung. Dies schafft Kontinuität, ohne so zu tun, als beschreibe ein vor Monaten generierter Bericht das Unternehmen für immer. Die separate Szenarioanleitung erklärt, wie Sie einen chinesischen Lieferanten vor einer Wiederholbestellung prüfen.

Schreiben Sie eine von vier Freigabeentscheidungen

Eine Zahlungsdatei sollte mit einer Entscheidung enden, die eine andere Person verstehen kann, ohne jede Nachricht noch einmal durchzugehen.

Freigabe

Alle drei Gates sind aufgelöst, die Dokumente sind aktuell und die normalen kommerziellen Kontrollen können fortgesetzt werden.

Freigabe unter Auflagen

Ein nicht wesentlicher Fehler hat einen benannten Verantwortlichen und eine Kontrolle, die vor oder parallel zur Freigabe abgeschlossen sein muss. Geben Sie die Auflage an; verstecken Sie sie nicht innerhalb von „genehmigt“.

Zurückhalten

Ein Identitäts-, Status- oder Begünstigtenproblem ist ungelöst. Geben Sie an, welche Beweise fehlen und wer die Prüfung wieder eröffnen kann.

Eskalieren

Die Mindestgates sind abgeschlossen, aber der Bestellwert, das Signal aus öffentlichen Aufzeichnungen, das Produktrisiko, die Vertragsbedingung oder die Rechtsordnung erfordern eine Entscheidung durch einen Spezialisten oder das Management.

Speichern Sie den legalen Namen und die geprüfte USCC, Quelle und Prüfdatum, verglichene Dokumente, Begünstigten-Fazit, offene Auflagen, Genehmiger und Freigabezeitpunkt. Die Anleitung zur Verwendung eines Unternehmensberichts für die interne Genehmigung bietet die vollständigere Übergabestruktur.

Wissen Sie, wann die Mindestprüfung nicht ausreicht

Erhöhen Sie die Prüfung, wenn der Lieferant neu ist, die Zahlung groß oder schwer erstattbar ist, Werkzeuge oder geistiges Eigentum involviert sind, das Produkt reguliert ist, die behauptete Fabrikbeziehung unklar ist, die Aufzeichnungen wesentliche Streitigkeiten zeigen oder der Vertrag dem Käufer ein ungewöhnliches Leistungsrisiko auferlegt.

Das U.S. International Trade Administration stellt fest, dass die Auswahl eines chinesischen Partners gründliche Überprüfung, Geduld und Ausrichtung auf Geschäftsziele erfordert. Sehen Sie sich die offizielle Markteintrittsleitfaden für China an. Fahren Sie fort mit umfassende Lieferanten-Sorgfaltspflichtprüfung vor der Einfuhr wenn die Entscheidung über Identität, Status und Begünstigter hinausgeht.

Ein Unternehmen kann alle drei Zahlungsprüfungen bestehen und dennoch bei einer Fabrikaudit, Produkttest, Sanktionsprüfung, Vertragsüberprüfung oder Qualitätsinspektion durchfallen. Umgekehrt muss ein erklärbarer Nameunterschied kein Fehlverhalten beweisen. Das nützliche Ergebnis ist eine dokumentierte Entscheidung, die verifizierte Fakten von offenen kommerziellen Risiken trennt.

Führen Sie die drei Prüfungen für den vorgeschlagenen Zahlungsempfänger durch

Beginnen Sie mit dem chinesischen legalen Namen oder USCC, bestätigen Sie den aktuellen Unternehmensdatensatz und vergleichen Sie dann den Begünstigten. Suchen Sie nach dem chinesischen Unternehmen oder öffnen Sie die Demo des fiktiven Berichts um zu sehen, wie Identitäts- und Statusnachweise erhalten werden können.

Dieser Leitfaden bietet einen Rahmen für die kommerzielle Überprüfung. Er stellt keine Rechts-, Banken-, Kredit-, Sanktions-, Investitions-, Steuer- oder Betrugsbekämpfungsberatung dar.