Xem xét nhà cung cấp trước khi đặt hàng lặp lại

Một đơn hàng lặp lại nên bắt đầu từ hồ sơ nhà cung cấp đã được phê duyệt lần cuối, không phải từ một danh sách kiểm tra trống hoặc câu nói “chúng tôi đã trả tiền cho họ trước đây.” So sánh hồ sơ chuẩn đã được phê duyệt với thực thể pháp lý hiện tại, cấu trúc vận hành, hướng dẫn thanh toán, yêu cầu sản phẩm và hồ sơ hiệu suất. Chỉ xem xét những gì đã thay đổi, nhưng điều tra từng thay đổi quan trọng đến khi kết thúc.

Bắt đầu với hồ sơ chuẩn hỗ trợ việc phê duyệt lần cuối

Lấy báo cáo công ty trước đó, tên pháp lý tiếng Trung và USCC, người bán trong hợp đồng, người phát hành hóa đơn, người thụ hưởng, địa điểm nhà máy hoặc dịch vụ, thông số kỹ thuật sản phẩm đã được phê duyệt, liên hệ chính và các điều kiện đi kèm đơn hàng cuối cùng. Ghi lại ngày xem xét và phê duyệt. Nếu hồ sơ trước đó không thể giải thích lý do nhà cung cấp được chấp nhận, hãy coi đó là khoảng trống tài liệu thay vì tạo ra một hồ sơ chuẩn sạch sẽ.

Tạo một sổ theo dõi thay đổi với bốn cột: sự thật đã được phê duyệt lần cuối, sự thật hiện tại, bằng chứng và ngày, chủ sở hữu hành động. Đánh dấu trường `same` (giống nhau) chỉ sau khi so sánh. Đánh dấu là `changed` (đã thay đổi) mà chưa quyết định xem sự thay đổi đó là tích cực hay tiêu cực. “Chưa kiểm tra” là trạng thái thứ ba và không được hiển thị là không thay đổi.

Đặt độ sâu xem xét với ba nhân tố

1. Thời gian: khoảng thời gian dài làm tăng khả năng đăng ký, quyền sở hữu, liên hệ, giấy phép, thiết bị hoặc thông tin ngân hàng đã thay đổi. Không có khoảng thời gian an toàn phổ biến là mười hai tháng.
2. Tiếp xúc/Rủi ro: so sánh mức tiền mặt tối đa có nguy cơ, công cụ, tồn kho tùy chỉnh, điều khoản bảo hành, thời gian giao hàng và rủi ro tuân thủ quy định sản phẩm với đơn hàng trước đó.
3. Sự kiện: một thay đổi về tên, địa chỉ, cổ đông, người đại diện theo pháp luật, nhà máy, thông số kỹ thuật, tên miền email, người phát hành hóa đơn hoặc người thụ hưởng kích hoạt việc xem xét ngay cả khi chỉ một tuần sau khi phê duyệt.

Một đơn đặt hàng lặp lại thường quy dưới giới hạn đã xác lập mà không có thay đổi nào có thể chỉ cần một kiểm tra nhanh về tình trạng hiện tại và giao dịch. Một đơn đặt hàng tùy chỉnh lớn hơn sau khoảng thời gian tám mươi tám tháng có thể yêu cầu báo cáo công ty mới, bằng chứng nhà máy được gia hạn, kiểm soát mẫu hoặc kiểm tra và phê duyệt thương mại mới.

So sánh năm sự thật về đăng ký và ngày của chúng

Chạy tìm kiếm công ty hiện tại bằng cách sử dụng USCC đã lưu, điều này ngăn chặn việc tên tiếng Anh quen thuộc chuyển hướng việc xem xét sang một thực thể khác. So sánh:

• Trạng thái và ghi chú đặc biệt: hoạt động, bị thu hồi, bị hủy, bất thường hoặc các lớp phủ hiện tại khác.
• Danh tính pháp lý: Tên tiếng Trung, loại công ty, người đại diện theo pháp luật và USCC không thay đổi.
• Địa chỉ và phạm vi kinh doanh: vật gì đã di chuyển, khi nào, và liệu hồ sơ mới có còn phù hợp với vai trò đã hứa hay không.
• Cổ đông và sự kiện vốn: thêm vào, rút lui, chuyển nhượng, thay đổi mức góp vốn, hoặc một công ty kiểm soát lạ mặt.
• Hồ sơ báo cáo thường niên và công khai thông tin: năm báo cáo gần nhất, thời điểm nộp, các trường đã sửa chữa, và bất kỳ khoảng thời gian nào bị thiếu.

Các biện pháp đăng ký doanh nghiệp hiện hành, có thể truy cập thông qua cơ quan quản lý thị trường Trùng Khánh, xác định các trường giấy phép và đăng ký cốt lõi. Địa chỉ hoặc người đại diện mới có thể là bình thường; người mua cần ngày hiệu lực và giải thích hoạt động, chứ không phải từ chối theo phản xạ.

Hiện tại của Trung Quốc quy định về công khai thông tin doanh nghiệp cũng tạo ra các khung thời gian khác nhau. Báo cáo thường niên cho năm trước được nộp giữa tháng 1 và tháng 30, trong khi thông tin về cổ đông cụ thể, giấy phép, thế chấp và phạt tuân thủ quy trình công khai riêng biệt. Hãy lưu lại ngày quan sát và so sánh báo cáo thường niên theo năm báo cáo; đừng gọi hai bản chụp là mâu thuẫn trước khi kiểm tra ngày của chúng.

Tìm những thay đổi mà sổ đăng ký doanh nghiệp không thể hiển thị

Hỏi chủ thương mại xem nhà máy, nhà thầu phụ, vị trí khuôn mẫu, dây chuyền sản xuất, liên hệ chất lượng chính, tuyến xuất khẩu hoặc chứng chỉ sản phẩm bắt buộc có thay đổi hay không. So sánh báo giá và thông số kỹ thuật sản phẩm hiện tại với phiên bản đã phê duyệt. Nếu địa chỉ đăng ký thay đổi từ khu công nghiệp sang văn phòng, hãy xác định xem việc sản xuất đã di chuyển, vẫn ở một địa điểm riêng biệt, hay luôn được thuê ngoài.

Sử dụng bằng chứng khách quan tương xứng với sự thay đổi: ảnh cập nhật tại hiện trường hoặc tham quan trực tiếp, phạm vi và nguồn cấp phát của chứng chỉ hiện tại, quy trình sản xuất đã sửa đổi, phê duyệt nhà thầu phụ mới, xác nhận lại mẫu, hoặc thanh tra mục tiêu. Một tuyên bố rằng “không có gì quan trọng thay đổi” không phải là bằng chứng khi địa điểm giao hàng, lĩnh vực liên hệ hoặc tuyên bố sản xuất đã thay đổi. Sử dụng bộ bằng chứng nhà sản xuất khi địa điểm sản xuất hoặc mối quan hệ nhà máy là mới.

Đọc xu hướng hiệu suất với mẫu số

Hồ sơ của chính bạn có thể là bằng chứng mạnh mẽ nhất về đơn đặt hàng lặp lại. Tính toán giao hàng đúng hạn là số lô giao đúng hạn chia cho số lô đến hạn, và tỷ lệ lỗi dựa trên số đơn vị đã kiểm tra hoặc đã nhận sử dụng một định nghĩa nhất quán. Tách biệt giao hàng muộn do người mua, nhà vận chuyển hoặc nhà cung cấp gây ra thay vì tổng hợp mọi sự chậm trễ vào một điểm số duy nhất.

Xem xét các hành động khắc phục còn mở, lỗi lặp lại, yêu cầu bảo hành, khả năng phản hồi, việc thay thế trái phép, giao hàng thiếu và liệu các miễn trừ có trở thành thói quen hay không. Tỷ lệ lỗi tăng từ 1.2% lên 3.8% trên các lô tương đồng quan trọng hơn một hồ sơ doanh nghiệp hiện tại vẫn ghi là đang hoạt động. Ngược lại, một sự kiện kiểm soát được ghi nhận theo sau bởi hành động khắc phục hiệu quả có thể hỗ trợ việc đặt hàng lại có kiểm soát.

Xử lý các thay đổi thanh toán như các sự kiện xác thực mới

So sánh người bán hợp đồng, bên phát hóa đơn, tên người thụ hưởng, quốc gia ngân hàng, tiền tệ và tài khoản với cả hồ sơ đã phê duyệt trước đó và các tài liệu hiện tại. Lịch sử thành công của nhà cung cấp không xác thực một tài khoản mới. Chính phủ Anh hướng dẫn về phân luồng thanh toán khuyến nghị xác minh qua liên hệ đáng tin cậy và quy trình phê duyệt rõ ràng cho các chi tiết đã thay đổi.

Sử dụng thông tin liên lạc đã được tổ chức của bạn kiểm soát, không phải số điện thoại trong tin nhắn thay đổi. Ghi lại ai đã xác nhận chi tiết cũ và mới, qua kênh nào, và khi nào. Văn phòng Kiểm toán Bắc Ireland tương tự nhấn mạnh quy trình thay đổi ngân hàng vững chắc, phân tách nhiệm vụ và dấu vết kiểm toán có thể xem lại. Tiếp tục với luồng quy trình người thụ hưởng bất cứ khi nào mối quan hệ tài khoản hoặc danh mục thay đổi.

Xử lý một thay đổi tổng hợp, không phải năm cờ riêng lẻ

Giả sử một nhà cung cấp giả định đang được xem xét cho đơn đặt hàng lặp lại USD 80,000 sau mười tám tháng. Mã số thuế doanh nghiệp và trạng thái hoạt động của nó không thay đổi. Địa chỉ đăng ký đã chuyển từ địa chỉ khu công nghiệp ban đầu sang văn phòng thương mại; công ty nói rằng sản xuất vẫn diễn ra tại một nhà máy thuê. Giao hàng đúng hạn giảm từ 92% xuống 81%, tỷ lệ lỗi tương đương tăng từ 1.2% lên 3.8%, và báo giá giới thiệu một người thụ hưởng ở Hồng Kông.

Thay đổi địa chỉ yêu cầu bằng chứng về vị trí sản xuất hiện tại. Hiệu suất yêu cầu đóng cửa hàng lỗi lặp lại và điều tra kiểm tra chặt chẽ hơn hoặc điều kiện đặt hàng theo giai đoạn. Người thụ hưởng mới yêu cầu xác thực độc lập và mối quan hệ được ghi chép với bên bán hợp đồng. Không có một sự thật duy nhất nào chứng minh nhà cung cấp không thể chấp nhận được, nhưng rủi ro kết hợp có nghĩa là sự phê duyệt cũ không thể đơn giản được sao chép. Quyết định vẫn bị tạm dừng cho đến khi mỗi thay đổi có chủ sở hữu và bằng chứng.

Kết thúc với một trong ba quyết định

Phê duyệt không thay đổi: không có chênh lệch vật chất, thông tin định danh và thanh toán hiện tại khớp nhau, hiệu suất vẫn nằm trong giới hạn đã thỏa thuận, và đơn đặt hàng vẫn nằm trong mức phơi nhiễm đã phê duyệt.

Phê duyệt có điều kiện: các thay đổi được giải thích và kiểm soát thông qua lô hàng nhỏ hơn, mốc thời gian sửa đổi, mẫu mới, kiểm tra, thời hạn hành động khắc phục, cấu trúc thanh toán thay thế hoặc ngày xem xét ngắn hơn. Chỉ rõ ai sẽ giám sát từng điều kiện.

Tạm giữ và đánh giá lại: thực thể pháp lý không thể đối chiếu, nhà máy mới hoặc người thụ hưởng chưa được xác thực, suy giảm hiệu suất thiếu biện pháp kiểm soát, hoặc đơn đặt hàng vượt quá thẩm quyền. Không che giấu quyết định đánh giá lại bên trong quy trình phê duyệt PO thông thường.

Lưu báo cáo hiện tại, sổ theo dõi thay đổi, bằng chứng, quyết định, điều kiện và các kích hoạt xem xét mới làm cơ sở phê duyệt tiếp theo. Các hồ sơ phê duyệt nhà cung cấp phải hiển thị không chỉ những gì đã thay đổi, mà còn lý do tại sao người mua đã chấp nhận, hạn chế hoặc từ chối thay đổi. Đó là lợi ích của việc xem xét đơn đặt hàng lặp lại: lịch sử giảm thiểu công việc không cần thiết mà không trở thành sự thay thế cho các sự kiện hiện tại.