Çin'den Tedarik İçin Durum Tespiti İş Akışı

Bir tedarik durum tespiti iş akışı, kimin bir siparişi durdurabileceğini, her devir noktasında hangi kanıtların aktarılması gerektiğini ve hangi değişikliğin yeniden değerlendirmeyi gerektirdiğini göstermelidir. Uzun bir kontrol listesi bunu tek başına yapamaz. Her departman “tedarikçi zaten kontrol edildi” varsayımında bulunduğunda, doğru bir şirket kaydı onaylanmamış bir banka hesabı, test edilmemiş bir ürün değişikliği veya hatalı tüzel kişi tarafından imzalanmış bir sözleşme ile birlikte var olabilir.

Bu yazı, kontrollerin nasıl planlanıp yürütüleceğini ele alır. Temel risk kategorileri ve her bir kaynağın ayrı ayrı incelenmesi için kapsamlı Çinli tedarikçi için durum tespiti rehberine başvurun. Aşağıdaki iş akışı, her kontrolün sorumlusunu, son tarihini, ekipler arasındaki devir adımlarını ve hangi durumlarda yeniden incelemeye alınacağını belirler.

Durum tespitini tek bir onay tarihi değil, aşama kapıları olarak ele alın

OECD'nin üst akış aktörleri için durum tespiti giriş belgesi, risk yönetimini biçimi bağlama bağlı olan sürekli bir süreç olarak tanımlar. Bir tedarik ekibi, evrensel tek bir kontrol listesinin her ürünü, pazarı veya sipariş değerini kapsadığı yanılgısına düşmeden bu süreç disiplinini uygulayabilir.

Onay konularını ayırarak başlayın. Ekip; iletişim için bir şirket kimliğini, test için bir numuneyi, belirli bir süreç için bir fabrikayı, bir ürün ailesi için bir sözleşmeyi ve bir lehtara yapılacak ödemeyi onaylayabilir. Bu onayların farklı sahipleri ve sona erme koşulları olabilir. Hiçbiri diğerlerini otomatik olarak onaylamamalıdır.

Beş fonksiyon için net bir karar yetkisi tanımlayın

Satın alma veya tedarik; adayın kesin kimliğinden, ticari gerekçeden, iletişim geçmişinden, tekliften, önerilen işlem yapısından ve devrin eksiksizliğinden sorumludur. Yalnızca bir satış temsilcisi fabrika ziyareti düzenlediği için üretim kabiliyetini sertifikalandırmamalıdır.

Kalite veya mühendislik; spesifikasyondan, numune sonucundan, süreç kabiliyetinden, fabrika veya alt yüklenici kanıtlarından, denetim planından ve ürün değişikliği kontrolünden sorumludur. Açıklanmamış bir üçüncü taraf lehtara ödeme yapılmasına karar vermez.

Hukuk veya uyumluluk; işleme özel hukuki ve uyumluluk sorunlarından, sözleşme tahsisinden, kısıtlı veya yüksek riskli yapılardan, yükseltmeden ve uzman tavsiyesi gerektiren durumlardan sorumludur. Doğrulanmış bir gerçeği hukuki bir sonuçtan ayırt etmelidir.

Finans; lehtar doğrulamasından, fatura ve sözleşme mutabakatından, ödeme kilometre taşlarından, tutar ve para birimi kontrollerinden, banka bilgisi değişikliklerinden ve ödeme onayı kanıtlarından sorumludur. Onaylı tedarikçi profili bir girdidir, ödeme talimatı değildir.

İş birimi sahibi; belgelenen artık riskin ticari olarak kabul edilebilir olup olmadığına karar verir. Bu rol, yetki sınırları içinde uygun şekilde tanımlanmış bir riski kabul edebilir; ancak çözülmemiş bir kimlik, güvenlik, yaptırım, dolandırıcılık veya ödeme blokesini bir elektronik tablodaki rengi değiştirerek ortadan kaldırmamalıdır.

Yaşam döngüsü sorumluluk matrisi kullanın

Kontrol noktası	Sorumlu kişi	Gerekli devir	Karar
Lider ve aday	Tedarik	Tam yasal kimlik, kaynak, ticari gerekçe, ilk risk taraması	Reddet, kısa listeye al veya kimlik kanıtı iste
Numune ve fizibilite	Kalite/mühendislik	Numune pasaportu, çizim veya teknik şartname, test sonucu, fabrika/süreç hipotezi	Onaylanmadı, yeniden işleme, koşullu teknik onay veya onay
Tedarikçi kabulü ve sözleşme	Hukuk/uyumluluk ve iş birimi sahibi	Varlık haritası, risk bulguları, mutabık kalınan satıcı/üretici rolleri, sözleşme sapmaları	Reddet, üst yönetime taşı, koşulları onayla veya kapsamı onayla
Satın alma siparişi ve avans	Finans	Onaylı sözleşme/satın alma siparişi, fatura, lehtar kanıtı, kilometre taşı ve geri arama sonucu	Bu ödemeyi beklet, iade et veya serbest bırak
Üretim ve sevkiyat	Kalite/operasyonlar	Onaylı revizyon, denetim durumu, uygunsuzluklar, sevkiyat serbest bırakma koşulları	Yeniden işleme, yetkili onayıyla muafiyet, bekletme veya sevkiyat
Tekrarlayan sipariş veya değişiklik	Tedarik koordinasyonu; değişen risk sahibi karar verir	Değişiklik günlüğü, güncellenmiş kanıtlar, performans geçmişi, açık iddialar	Onayı yeniden kullan, seçili kontrol noktalarını yeniden aç veya tam yeniden değerlendirme yap
Çıkış	İş sahibi (hukuk/operasyonlar ile birlikte)	Açık siparişler, kalıp ve aletler, gizli veriler, garanti, iddialar, erişim ve kayıtlar	Geçiş yap, kurtar, sakla, uzlaş veya kapat

`Sorumlu`, kapıyı kapatmakla yükümlü olan fonksiyonu ifade eder, yalnızca katkıda bulunanı değil. Örneğin, satın alma banka mektubunu toplayabilir ancak finans lehtarı doğrulamalı ve onaylamalıdır. Kalite bir ürün uyumluluğu endişesini dile getirebilirken hukuk veya nitelikli bir uzman geçerli kuralı belirler. Sevkiyat öncesi denetim kılavuzu, ayrıntılı üretim serbest bırakma prosedüründen sorumludur.

Her devri denetlenebilir ölçüde küçük tutun

Faydalı bir devir, “belgeler eklendi” diyen bir e-posta değil, kısa bir karar paketidir. Özet not; tedarikçi ve siparişi, istenen kararı, kontrol edilen kanıtları ve tarihleri, çözülmemiş soruları, koşulları, sonraki sorumluyu ve son tarihi tanımlamalıdır. Kaynak göstermeden sonuçları yapıştırmak yerine kaynak dosyalara bağlantı verin.

Tek bir kanıt envanterini tedarikçi onay dosyasında tutun. Her öğe için bir kaynak, toplama tarihi, sahip, ilgili taraf, geçerli ürün veya işlem ve değişim geçmişi gerekir. Ayrı dahili onay notu kararı özetleyebilir ancak kopuk bir anlık görüntü haline gelmemelidir.

Çin şirket kimliği için Adalet Bakanlığı'nın Kurumsal Bilgilerin Kamuya Açıklanması Yönetmeliği kamusal bilgi çerçevesini sağlar. Devlet Piyasa Düzenleme İdaresi (SAMR), Ulusal Kurumsal Kredi Bilgileri Kamuya Açıklama Sistemi'ni yıllık ve anlık kurumsal açıklamalar için yasal platform ve bir kurumsal bilgi sorgulama kamusal platformu olarak tanımlar. Gözlemlenenleri ve zamanını kaydedin; profili kalıcı onay olarak etiketlemeyin.

Yalnızca bir değişiklikten etkilenen kontrol noktalarını yeniden açın

Yıllık inceleme bir son çare olabilir, ancak iş akışını önemli olaylar yönlendirmelidir. Yasal unvan, statü, adres, mülkiyet veya temsilci değiştiğinde; yeni bir fabrika veya alt yüklenici ortaya çıktığında; banka bilgileri, lehtar, ülke veya para birimi değiştiğinde; ürün, malzeme, tasarım, hedef pazar veya sipariş değeri değiştiğinde; veya kalite, teslimat, yasal, güvenlik ya da bütünlük olayları riski değiştirdiğinde ilgili kontrol noktasını yeniden açın.

Küçük bir telefon numarası güncellemesi fabrika denetimi gerektirmez. Şirket kaydı değişmemiş olsa bile yeni bir lehtar ödeme yolu incelemesi gerektirir. Banka hesabı istikrarlı olsa bile değiştirilen bir motor teknik onay gerektirir. Tekrarlanan sipariş incelemesi, körüne yeniden başlatmak yerine hedefe yönelik bir yenilemenin nasıl yapılacağını açıklar.

Vaka: Tedarikçi yeşil ışıkta, ancak ön ödeme değil

Kurgusal alıcı `Northfield Controls`, dişli motor projesi için `Suzhou Meridian Motion Co., Ltd.` şirketini kısa listesine alır. Satın alma, tam Çince yasal unvanı, mevcut kayıt detaylarını, ticari gerekçeyi, satış iletişim kişisini ve numune fiyat teklifini doğrular. Kalite iki numuneyi test eder ve kabul edilebilir bir tork eğrisi kaydeder. Hukuk ekibi, sözleşmedeki satıcı ve üretici rollerini onaylar. Tanımlanan ürün için bu üç kontrol noktası yeşil ışıkta.

%30 ön ödemenin vadesinden saatler önce, satış temsilcisi Hong Kong'lu bir lehtar belirten revize edilmiş bir fatura gönderir. E-postada, grubun ihracatlar için bu hesabı kullandığı belirtiliyor ve acil ödeme talep ediliyor. Finans, yeni bir lehtar durumu açar. Satın almaya önceki kimlik doğrulama sonucunu değiştirmesini istemez ve satın alma, satış temsilcisini tanıdığı için ödemeyi onaylayamaz.

Finans ve hukuk departmanları Hong Kong tüzel kişiliği, tahsilat yetkisi, sözleşme, fatura, banka-ülke gerekçesi, iade yükümlülükleri ve bağımsız geri arama konusunda mutabakatı sağlarken ödeme askıda kalır. Ekip, lehtar iş akışını ve daha geniş ön ödeme geçidini takip eder. Zincir destekleniyorsa dosya, söz konusu lehtar ve işlem için kapsamı belirli bir onay kaydeder. Desteklenmiyorsa depozito transfer edilmez.

İki ay sonra tedarikçi daha düşük maliyetli bir motor önerir. Bu durum finans yerine kalite ve mühendislik departmanlarını ilgilendirir. Başka bir gerçek değişmedikçe yasal tüzel kişi ve onaylanmış lehtar geçerliliğini korur ancak eski numune sonucu yeni bir bileşeni onaylayamaz.

Sadece kırmızı veya yeşil değil, koşulları ve sona erme tarihlerini esas alın

Üç durum genellikle yetersizdir. Pratik bir kayıt şu durumları kullanabilir: `açık`, `kanıt bekleniyor`, `onaylandı`, `koşullu onaylandı`, `süresi doldu`, `geçerliliğini yitirdi` ve `reddedildi`. Bir koşulun sahibi, bitiş tarihi, doğrulama yöntemi ve karşılanmaması durumunda doğacak sonuçları olması gerekir. “Tedarikçiyi izleyin” ifadesi bir kontrol değildir; “kalite yöneticisi sevkiyat öncesi ilk üretim denetimini inceler” ifadesi ise bir kontroldür.

Yükseltme eşiklerini önceden tanımlayın. Örnekler arasında açıklanamayan tüzel kişi uyuşmazlığı, şahsi lehtar, banka hesabında ani değişiklik, fabrika kimliğinin açıklanmasının reddedilmesi, açıklanmayan alt yüklenicilik, güvenlik açısından kritik özellik değişikliği, olumsuz yasal olay veya onaylanmış kilometre taşı dışındaki depozito yer alır. Her birini otomatik olarak en kıdemli kişiye değil, sorunu çözmeye yetkili fonksiyona yönlendirin.

İş akışının pratikte işe yarayıp yaramadığını ölçün

ABD Adalet Bakanlığı'nın 2024 uyum programı değerlendirmesi, üçüncü taraf kontrollerinin iş gerekçesini, uygun sözleşme ve ödeme şartlarını, zamanında tedarikçi incelemesini, fiili performansı, ilişki sırasındaki verileri ve sürekli izlemeyi kapsayıp kapsamadığını sorgular. ABD Adalet Bakanlığı'nın daha geniş kurumsal uyum ilkeleri de yalnızca kağıt üzerinde var olan bir program ile uygulanan, gözden geçirilen ve revize edilen bir programı birbirinden ayırır. Bunlar her alıcı için yasal bir şablon değil, değerlendirme sorularıdır.

Faydalı satın alma ölçütleri arasında her kontrol noktasına eksiksiz ulaşan dosyaların oranı, önemli istisnaların çözülmesi için harcanan zaman, geç yapılan banka veya tüzel kişi değişiklikleri, doğru şekilde askıya alınan ve çözülen ödemeler, süresi geçmiş koşullarla serbest bırakılan sevkiyatlar, güncelliğini yitirmiş risk incelemelerine sahip tedarikçiler ve daha önceki zayıf devirlerden kaynaklanan tekrarlayan hatalar yer alır. Kontrollerin, belgelerin veya yeşil hücrelerin ham sayıları, kötü bir kararı kimin durdurduğunu gizlerken faaliyeti teşvik edebilir.

Tek bir siparişle başlayın ve karar izini koruyun

Son bir siparişi ilk temastan sevkiyata kadar haritalandırın. Her kararı, sorumluyu, girdiyi, çıktıyı, bekletmeyi, geçersiz kılmayı ve değişikliği işaretleyin. Zincirin hafızaya veya iletilen e-postalara dayandığı yerlerde eksik devir noktalarını belirleyin. Ardından her formu değiştirmeden önce iş akışını yeni bir tedarikçi üzerinde test edin.

Ölçüyü orantılı tutun. Düşük riskli katalog satın almaları, düzenlemeye tabi ürünler, özel kalıplama, büyük depozitolar veya şeffaf olmayan çoklu tüzel kişi yapılarına kıyasla daha az kontrol noktası ve daha hafif kanıt gerektirir. Standart azami evrak yükü değildir. Standart; her uzmanın neyin zaten tesis edildiğini, bu kanıtların dışında neyin kaldığını ve dosyanın hangi olayla geri gönderileceğini bildiği bir karar izidir.