중국 소싱을 위한 실사 워크플로우

소싱 실사 워크플로우는 누가 주문을 중단할 수 있는지, 각 인수인계 시 필요한 증거는 무엇인지, 그리고 어떤 변경이 결정을 다시 열게 하는지 보여줘야 합니다. 긴 체크리스트만으로는 이를 수행할 수 없습니다. 모든 부서가 '공급업체가 이미 검사되었다'고 가정할 때, 올바른 회사 기록은 승인되지 않은 은행 계좌, 테스트되지 않은 제품 변경 또는 잘못된 법인체가 서명한 계약과 공존할 수 있습니다.

이 기사는 검사 뒤에 있는 운영 리듬에 관한 것입니다. 근본적인 위험 범주와 소스별 조사를 위해서는 전체 중국 공급업체 실사 가이드를 참조하십시오. 아래 워크플로우는 이러한 검사에 책임자, 마감일, 인수인계 및 재개 rules를 제공합니다.

실사를 단일 승인 날짜가 아닌 단계 게이트로 취급하세요

OECD의 상류 행위자를 위한 실사 소개 자료 위험 관리를 맥락에 따라 형태가 달라지는 지속적인 프로세스로 설명합니다. 소싱 팀은 모든 제품, 시장 또는 주문 가치에 대해 하나의 보편적 체크리스트가 적용된다고 주장하지 않고서도 해당 프로세스 규율을 사용할 수 있습니다.

승인 대상을 분리하는 것으로 시작하세요. 팀은 연락처용 회사 신원, 테스트용 샘플, 특정 공정용 공장, 특정 제품군용 계약, 특정 수취인용 결제 등을 승인할 수 있습니다. 이러한 승인에는 서로 다른 책임자와 만료 조건이 있을 수 있으며, 어느 하나도 다른 모든 것을 묵시적으로 승인해서는 안 됩니다.

다섯 가지 기능에 정의된 의사결정 권한 부여

소싱 또는 구매 정확한 후보 신원, 상업적 타당성, 연락처 이력, 견적, 제안된 거래 구조 및 인수인계의 완결성을 담당합니다. 영업 담당자가 공장 방문을 arrangement했더라도 제조 능력을 인증해서는 안 됩니다.

품질 또는 엔지니어링 사양, 샘플 결과, 공정 능력, 공장 또는 하청업체 증거, 검사 계획 및 제품 변경 관리를 담당합니다. 설명되지 않은 제3자 수취인에게 지급해야 하는지 여부를 결정하지는 않습니다.

법무 또는 컴플라이언스 거래별 법적 및 컴플라이언스 이슈, 계약 배분, 제한되거나 고위험 구조, 보고 및 전문가 조언 요구 사항을 담당합니다. 검증된 사실과 법적 결론을 구분해야 합니다.

재무 수취인 인증, 송장 및 계약 조정, 결제 마일스톤, 금액 및 통화 통제, 은행 세부 정보 변경 및 해제 증거를 담당합니다. 녹색 공급업체 프로필은 입력 사항이지 해제 지침이 아닙니다.

비즈니스 소유자 문서화된 잔여 위험이 상업적으로 수용 가능한지 여부를 결정합니다. 이 역할은 권한 내에서 적절히 설명된 위험을 수용할 수 있지만, 스프레드시트에서 색상을 변경하여 해결되지 않은 신원, 안전, 제재, 사기 또는 결제 유예를 재정의해서는 안 됩니다.

라이프사이클 책임 매트릭스 사용

검토 단계	책임 소유자	필수 인계	결정
리드 및 후보	소싱	정확한 법적 실체, 출처, 상업적 타당성, 초기 리스크 심사	거절, 최종 후보 목록에 포함 또는 실체 증거 요청
샘플 및 실현 가능성	품질/엔지니어링	샘플 여권, 도면 또는 사양서, 테스트 결과, 공장/공정 가설	불합격, 재작업, 조건부 기술 합격 또는 합격
온보딩 및 계약	비즈니스 소유자와의 법적/컴플라이언스	실체 맵, 리스크 발견 사항, 합의된 판매자/제조업체 역할, 계약 편차	거절, 상향 보고, 조건 승인 또는 범위 승인
발주서 및 선금	재무	승인된 계약/발주서, 송장, 수취인 증거, 마일스톤 및 콜백 결과	결제 보류, 반환 또는 지급
생산 및 출하	품질/운영	승인된 수정본, 검사 상태, 불일치 사항, 출하 허용 조건	재작업, 권한으로 면제, 보류 또는 출하
재주문 또는 변경	소싱 조정; 변경된 리스크 소유자가 결정	변경 로그, 갱신된 증거, 성과 이력, 미해결 클레임	재사용 승인, 선택된 검토 단계 재개 또는 전체 재평가
종료	법적/운영 책임자	개방된 주문, 공구, 기밀 데이터, 보증, 클레임, 접근 권한 및 기록	이관, 복구, 유지, 정산 또는 종료

'책임자(Accountable)'란 게이트를 반드시 종료해야 하는 기능을 의미하며, 유일한 기여자를 뜻하는 것은 아닙니다. 예를 들어, 소싱 부서에서 은행 확인서를 수집할 수 있지만, 재무 부서에서 수취인을 인증하고 승인해야 합니다. 품질 부서에서 제품 규정 준수 문제를 제기할 수 있지만, 법무 부서나 자격을 갖춘 전문가가 적용 가능한 규정을 결정합니다. 출하 전 검사 가이드 상세한 생산 출시 절차를 소유합니다.

각 이관을 검토할 수 있을 만큼 작게 만드십시오

유용한 이관은 “첨부 파일 참조”라는 이메일이 아닌 짧은 의사결정 패킷입니다. 커버 노트에는 공급업체와 주문 식별, 요청된 의사결정, 확인된 증거 및 날짜, 미해결 질문, 조건, 다음 책임자 및 마감일이 포함되어야 합니다. 출처 없이 결론을 붙여넣기보다는 원본 파일에 링크하십시오.

단일 증거 목록을 공급업체 승인 파일에보관하십시오. 각 항목에는 출처, 수집 날짜, 소유자, 관련 엔티티, 적용되는 제품 또는 거래 및 대체 내역이 필요합니다. 별도의 내부 승인 메모 의사결정을 요약할 수 있지만 고립된 스냅샷이 되어서는 안 됩니다.

중국 기업 신원 확인을 위해 법무부의 기업 정보 공개 규정 은 공공 정보 프레임워크를 제공합니다. SAMR는 국가 기업 신용 정보 공개 시스템을 연간 및 즉시 기업 공개를 위한 법정 플랫폼이자 공개 기업 정보 조회 플랫폼으로 설명합니다. 관찰된 내용과 시기를 기록하십시오; 프로필을 영구 승인이라고 라벨링하지 마십시오.

변경에 영향을 받은 게이트만 재개하십시오

연간 검토는 백업 역할을 할 수 있지만, 중대한 사건이 워크플로우를 주도해야 합니다. 법인명, 상태, 주소, 소유권 또는 대표자가 변경될 때, 새로운 공장이나 하청업체가 나타날 때, 은행 세부 정보, 수취인, 국가 또는 통화가 변경될 때, 제품, 자재, 설계, 목적지 시장 또는 주문 가치가 변경될 때, 또는 품질, 납기, 법률, 안전 또는 무결성 사건이 위험을 변화시킬 때 관련 게이트를 재개하십시오.

전화번호의 사소한 변경에는 공장 감사가 필요하지 않습니다. 회사 기록이 변경되지 않았더라도 새로운 수취인이 지정되면 결제 경로 검토가 필요합니다. 은행 계좌가 안정적이더라도 모터가 대체된 경우 기술 승인이 필요합니다. 반복 주문 검토 무작위로 다시 시작하는 것이 아니라 표적화된 갱신을 수행하는 방법을 설명합니다.

사례: 공급업체는 녹색이지만 예금은 아니다

가상의 구매자 `Northfield Controls`는 기어 모터 프로젝트에 대해 `Suzhou Meridian Motion Co., Ltd.`를 최종 후보로 선정합니다. 소싱은 정확한 중국 법인, 현재 등록 세부 사항, 상업적 타당성, 영업 연락처 및 샘플 견적을 확인합니다. 품질은 두 개의 샘플을 테스트하고 허용 가능한 토크 곡선을 기록합니다. 법률 팀은 계약에서 판매자와 제조자의 역할을 동의합니다. 정의된 제품에 대해 이 세 가지 게이트는 녹색입니다.

30% 예금 지급 기한 몇 시간 전, 영업 담당자는 홍콩 수취인을 명기한 수정된 송장을 발송합니다. 이메일에는 그룹이 수출을 위해 해당 계정을 사용하며 긴급 결제를 요청한다고 적혀 있습니다. 재무는 새로운 수취인 이벤트를 엽니다. 이는 소싱에게 이전의 신원 결과를 변경하도록 요청하지 않으며, 소싱은 영업 담당자를 알고 있기 때문에 결제를 승인할 수 없습니다.

결제 보류 중이며, 재무와 법률은 홍콩 법인, 수령 권한, 계약, 송장, 은행 국가 근거, 환불 의무 및 독립적인 콜백을 조정합니다. 팀은 수취인 워크플로우 및 더 넓은 선불 게이트를 따릅니다.체인이 지원되는 경우, 해당 수취인 및 거래에 대한 범위 지정 승인이 파일에 기록됩니다. 그렇지 않은 경우, 예금은 이동하지 않습니다.

두 달 후 공급업체가 더 저렴한 모터를 제안합니다. 이 사건은 재무가 아닌 품질 및 엔지니어링 부서로 회귀합니다. 법적 실체와 승인된 수취인은 다른 사실이 변경되지 않는 한 유효하지만, 기존 샘플 결과는 새로운 부품을 승인할 수 없습니다.

단순히 빨간색 또는 초록색이 아닌 조건과 만료일을 사용하십시오

세 가지 상태는 일반적으로 너무 단순합니다. 실제 기록에는 `open`, `waiting for evidence`, `cleared`, `cleared with conditions`, `expired`, `superseded`, `declined`를 사용할 수 있습니다. 조건에는 소유자, 기한, 검증 방법 및 미이행 시 결과가 필요합니다. “공급업체 모니터링”은 통제가 아닙니다. “선적 출시 전 품질 관리자가 첫 생산 검사를 검토함”이 통제입니다.

승격 임계값을 사전에 정의하십시오. 예시로는 설명되지 않은 법적 실체 불일치, 개인 수취인, 갑작스러운 은행 변경, 공장 식별 거부, 비공개 하도급, 안전 중요 사양 변경, 부정적인 법적 사건, 승인된 마일스톤 외부의 예금 등이 있습니다. 각 사례를 가장 높은 직급의 사람에게 자동으로 라우팅하는 것이 아니라, 이를 해결할 수 있는 기능 부서로 라우팅하십시오.

워크플로우가 실제로 작동하는지 측정하십시오

미국 법무부의 2024 준수 프로그램 평가 제3자 통제가 비즈니스 타당성, 적절한 계약 및 결제 조건, 시기적절한 벤더 검토, 실제 수행, 관계 중 사용된 데이터 및 지속적 모니터링을 포괄하는지 여부를 묻습니다. DOJ의 광범위한 기업 준수 원칙 또한 문서에만 존재하는 프로그램과 구현, 검토 및 수정이 이루어지는 프로그램을 구분합니다. 이는 모든 구매자를 위한 법적 템플릿이 아닌 평가 질문입니다.

유용한 소싱 측정 항목에는 각 게이트에서 완전하게 도착하는 파일 비율, 주요 예외 사항 해결에 소요된 시간, 늦어진 은행 또는 실체 변경, 올바르게 보류 및 해결된 지급, 만료된 조건으로 출시된 선적물, 오래된 위험 검토를 가진 공급업체, 이전 약한 인수인계로 추적된 반복 실패 등이 포함됩니다. 체크, 문서 또는 초록색 셀의 원시 카운트는 활동을 보상하면서 잘못된 결정을 막았는지 여부는 숨길 수 있습니다.

하나의 주문으로 시작하고 의사결정 추적을 보존하십시오

최근 주문을 최초 연락부터 선적까지 매핑하십시오. 모든 의사결정, 소유자, 입력, 출력, 보류, 재정의 및 변경을 표시하십시오. 체인이 메모리나 전달된 이메일에 의존하는 경우, 누락된 인수인계를 정의하십시오. 그런 다음 모든 양식을 변경하기 전에 새로운 공급업체 하나에 대해 워크플로우를 테스트하십시오.

결과를 비례적으로 유지하십시오. 저위험 카탈로그 구매는 규제 제품, 맞춤형 공구, 대량 예금 또는 불투명한 다중 실체 구조보다 fewer 게이트와 가벼운 증거만 필요합니다. 기준은 최대 서류 작업이 아닙니다. 각 전문가가 이미 확립된 내용, 해당 증거 밖의 남은 사항, 파일을 다시 보내는 사건을 아는 의사결정 추적입니다.