Ein Due-Diligence-Workflow für die Beschaffung in China

Ein Due-Diligence-Workflow für die Beschaffung sollte zeigen, wer eine Bestellung stoppen kann, welche Beweise bei jeder Übergabe vorliegen müssen und welche Änderungen eine Entscheidung wieder eröffnen. Eine lange Checkliste kann das nicht allein leisten. Wenn jede Abteilung davon ausgeht, dass „der Lieferant bereits geprüft wurde“, kann ein korrekter Unternehmensdatensatz neben einem nicht genehmigten Bankkonto, einer nicht getesteten Produktänderung oder einem von der falschen Entität unterzeichneten Vertrag existieren.

Dieser Artikel behandelt das Betriebsrhythmus hinter den Prüfungen. Für die zugrunde liegenden Risikokategorien und die quellenspezifische Untersuchung nutzen Sie den vollständigen Leitfaden zur Lieferanten-Due-Diligence in China. Der untenstehende Workflow weist diesen Prüfungen Verantwortliche, Fristen, Übergaben und Regeln zur Wiedereröffnung zu.

Behandeln Sie Due Diligence als Phasenkontrollen, nicht als ein einzelnes Genehmigungsdatum

Die OECD einführendes Due-Diligence-Material für Akteure in der Vorlieferkette beschreibt Risikomanagement als einen fortlaufenden Prozess, dessen Form vom Kontext abhängt. Ein Beschaffungsteam kann diese Prozessdisziplin nutzen, ohne so zu tun, als decke eine universelle Checkliste jedes Produkt, jeden Markt oder jeden Auftragswert ab.

Trennen Sie zunächst die Genehmigungsobjekte. Das Team kann eine Unternehmensidentität für Kontaktaufnahme, eine Probe für Tests, eine Fabrik für einen bestimmten Prozess, einen Vertrag für eine Produktfamilie und eine Zahlung an einen bestimmten Begünstigten genehmigen. Diese Genehmigungen können unterschiedliche Verantwortliche und Ablaufbedingungen haben. Keine sollte stillschweigend alle anderen genehmigen.

Geben Sie fünf Funktionen eine definierte Entscheidungsbefugnis

Beschaffung oder Einkauf ist verantwortlich für die genaue Kandidatenidentität, das kommerzielle Begründung, die Kontaktverlauf, das Angebot, die vorgeschlagene Transaktionsstruktur und die Vollständigkeit der Übergabe. Es sollte nicht die Produktionsfähigkeit zertifizieren, nur weil ein Vertriebsmitarbeiter einen Fabrikbesuch arrangiert hat.

Qualität oder Ingenieurwesen ist verantwortlich für die Spezifikation, das Probenergebnis, die Prozessfähigkeit, Nachweise der Fabrik oder des Subunternehmers, den Inspektionsplan und die Produktänderungskontrolle. Es entscheidet nicht darüber, ob einem unerklärten Drittbegünstigten gezahlt werden darf.

Recht oder Compliance ist verantwortlich für transaktionsspezifische rechtliche und Compliance-Fragen, Vertragszuordnung, eingeschränkte oder hochriskante Strukturen, Eskalation und jegliche Anforderung an spezialisierte Beratung. Es sollte eine verifizierte Tatsache von einer rechtlichen Schlussfolgerung unterscheiden.

Finanzen ist verantwortlich für die Authentifizierung des Begünstigten, die Abstimmung von Rechnung und Vertrag, Zahlungsmeilensteine, Betrags- und Währungssteuerungen, Änderungen der Bankdaten und Freigabenachweise. Ein grünes Lieferantenprofil ist eine Eingabe, keine Freigabeanweisung.

Der Geschäftsinhaber entscheidet, ob das dokumentierte Restrisiko kommerziell akzeptabel ist. Diese Rolle kann ein ordnungsgemäß beschriebenes Risiko innerhalb ihrer Befugnisse akzeptieren, sollte jedoch kein ungelöstes Identitäts-, Sicherheits-, Sanktions-, Betrugs- oder Zahlungshalt durch einfaches Ändern der Farbe in einer Tabelle außer Kraft setzen.

Verwenden Sie eine Lebenszyklus-Verantwortlichkeitsmatrix

Gate	Verantwortlicher Eigentümer	Erforderliche Übergabe	Entscheidung
Führender und Kandidat	Beschaffung	Exakte rechtliche Identität, Quelle, kommerzielle Begründung, initiale Risikoprüfung	Ablehnen, Vorauswahl treffen oder Identitätsnachweis anfordern
Muster und Machbarkeit	Qualität/Ingenieurwesen	Musterpasszeichnung oder Spezifikation, Testergebnis, Fabrik-/Prozesshypothese	Fehlschlagen, Nacharbeit, bedingte technische Freigabe oder Freigabe
Onboarding und Vertrag	Rechtliche/Konformität mit dem Geschäftseigentümer	Entitätenkarte, Risikofeststellungen, vereinbarte Verkäufer-/Herstellerrollen, Vertragsabweichungen	Ablehnen, eskalieren, Bedingungen genehmigen oder Umfang genehmigen
Bestellung und Anzahlung	Finanzen	Genehmigter Vertrag/Auftrag, Rechnung, Begünstigtenachweis, Meilenstein- und Rückruf-Ergebnis	Zahlung zurückhalten, zurücksenden oder freigeben
Produktion und Versand	Qualität/Operationen	Genehmigte Revision, Inspektionsstatus, Nichteinhaltungen, Versandfreigabebedingungen	Nacharbeit, Erlaß mit Befugnis, Zurückhaltung oder Versand
Wiederholungsbestellung oder Änderung	Beschaffungskoordination; der für das geänderte Risiko Verantwortliche entscheidet	Änderungsprotokoll, aktualisierte Nachweise, Leistungshistorie, offene Ansprüche	Wiederverwendungsgenehmigung, ausgewählte Gates wieder öffnen oder vollständige Neubewertung
Austritt	Geschäftsinhaber mit Rechts-/Betriebsverantwortung	Offene Bestellungen, Werkzeugbau, vertrauliche Daten, Garantie, Ansprüche, Zugang und Aufzeichnungen	Übergang, Wiederherstellung, Behalt, Vergleich oder Abschluss

`Verantwortlich` bedeutet die Funktion, die den Gateabschluss vornehmen muss, nicht der einzige Mitwirkende. Zum Beispiel kann die Beschaffung das Bankbrief-Dokument sammeln, aber die Finanzabteilung sollte den Begünstigten authentifizieren und genehmigen. Die Qualitätsabteilung kann ein Produktkonformitätsproblem anmelden, während die Rechtsabteilung oder ein qualifizierter Spezialist die geltende Regel bestimmt. Der Leitfaden für die Versandvorbereitungskontrolle besitzt das detaillierte Verfahren zur Freigabe der Produktion.

Machen Sie jede Übergabe klein genug zur Inspektion

Eine nützliche Übergabe ist ein kurzer Entscheidungs-Paket, keine E-Mail mit dem Inhalt „Dokumente angehängt“. Die Decknotiz sollte den Lieferanten und die Bestellung, die angeforderte Entscheidung, geprüfte Belege und Daten, ungelöste Fragen, Bedingungen, nächsten Verantwortlichen und Frist identifizieren. Verlinken Sie zu den Quelldateien, anstatt Schlussfolgerungen ohne Nachweis einzufügen.

Führen Sie ein einzelnes Beweisverzeichnis in der Lieferantenzulassungsakte. Jeder Eintrag benötigt eine Quelle, Sammeldatum, Verantwortlichen, zugehöriges Entität, betroffenes Produkt oder Transaktion und Ersatzhistorie. Das separate interne Genehmigungs memorandum kann die Entscheidung zusammenfassen, darf jedoch kein isoliertes Snapshot werden.

Für die Identität chinesischer Unternehmen bietet das Justizministerium das Reglement über die Veröffentlichung von Unternehmensinformationen Die SAMR beschreibt das Nationale System zur Veröffentlichung von Unternehmenskreditinformationen als die gesetzliche Plattform für jährliche und sofortige Unternehmensoffenlegungen sowie eine öffentliche Abfrageplattform für Unternehmensinformationen. Dokumentieren Sie, was beobachtet wurde und wann; kennzeichnen Sie das Profil nicht als dauerhafte Genehmigung.

Öffnen Sie nur die durch eine Änderung betroffenen Gates

Die jährliche Überprüfung kann als Sicherheitsnetz dienen, aber wesentliche Ereignisse sollten den Workflow antreiben. Öffnen Sie das relevante Gate, wenn sich der Firmenname, Status, Adresse, Eigentum oder Vertreter ändert; wenn eine neue Fabrik oder ein neuer Subunternehmer hinzukommt; wenn sich Bankdaten, Zahlungsempfänger, Land oder Währung ändern; wenn sich Produkt, Material, Konstruktion, Zielland oder Bestellwert ändern; oder wenn Qualitäts-, Liefer-, Rechts-, Sicherheits- oder Integritätsereignisse das Risiko verändern.

Eine geringfügige Aktualisierung der Telefonnummer erfordert keine Fabrikprüfung. Ein neuer Zahlungsempfänger erfordert jedoch eine Prüfung des Zahlungswegs, auch wenn der Firmenstand unverändert bleibt. Ein ausgetauschter Motor erfordert technische Genehmigung, auch wenn das Bankkonto stabil ist. Der Wiederholbestellungsüberprüfung erklärt, wie man eine gezielte Aktualisierung durchführt, anstatt blind neu zu starten.

Fall: Der Lieferant ist grün, aber die Anzahlung ist es nicht

Der fiktive Käufer `Northfield Controls` kürzt `Suzhou Meridian Motion Co., Ltd.` für ein Getriebemotor-Projekt. Die Beschaffung bestätigt die genaue chinesische Entität, aktuelle Registrierungsdetails, kommerzielle Begründung, Verkaufs-Kontakt und Musterangebot. Die Qualität testet zwei Muster und dokumentiert eine akzeptable Drehmomentkurve. Das Rechtsteam stimmt den Verkäufer- und Herstellerrollen im Vertrag zu. Diese drei Gates sind grün für das definierte Produkt.

Stunden bevor die 30% Anzahlung fällig wird, sendet der Verkäufer eine revidierte Rechnung mit einem Hongkonger Zahlungsempfänger. Die E-Mail besagt, dass die Gruppe dieses Konto für Exporte nutzt und bittet um dringende Zahlung. Die Finanzabteilung öffnet ein neues Ereignis für den Zahlungsempfänger. Sie bittet die Beschaffung nicht, ihr früheres Identitätsergebnis zu ändern, und die Beschaffung kann die Zahlung nicht genehmigen, da sie den Verkäufer kennt.

Die Zahlung bleibt ausstehend, während Finanzabteilung und Recht das Hongkonger Unternehmen, die Befugnis zur Kasse, den Vertrag, die Rechnung, die Begründung des Banklandes, Rückerstattungspflichten und einen unabhängigen Rückruf abgleichen. Das Team folgt dem Zahlungsempfänger-Workflow und dem weiteren Vor-Zahlungs-Gate. Wenn die Kette unterstützt wird, dokumentiert die Datei eine bereichsspezifische Genehmigung für diesen Begünstigten und diese Transaktion. Andernfalls wird die Anzahlung nicht ausgeführt.

Zwei Monate später schlägt der Lieferant einen kostengünstigeren Motor vor. Dieser Vorfall betrifft Qualität und Ingenieurwesen, nicht die Finanzabteilung. Die juristische Person und der genehmigte Begünstigte bleiben gültig, es sei denn, ein anderer Sachverhalt ändert sich, aber das alte Musterergebnis kann keine neue Komponente genehmigen.

Verwenden Sie Bedingungen und Verfallsdaten, nicht nur Rot oder Grün

Drei Zustände sind in der Regel zu grob. Ein praktisches Protokoll kann folgende Stadien verwenden: `offen`, `wartend auf Nachweise`, `geklärt`, `geklärt mit Auflagen`, `abgelaufen`, `ersetzt` und `abgelehnt`. Eine Bedingung benötigt einen Verantwortlichen, ein Fälligkeitsdatum, eine Verifikationsmethode und eine Konsequenz bei Nichteinhaltung. „Lieferanten überwachen“ ist keine Kontrolle; „Qualitätsmanager prüft die Inspektion der Erstproduktion vor Freigabe des Versands“ ist es.

Definieren Sie Eskalationsschwellenwerte im Voraus. Beispiele hierfür sind ein unerklärlicher Widerspruch zwischen der juristischen Person und dem Begünstigten, persönliche Begünstigte, plötzliche Bankwechsel, Weigerung, die Fabrik zu identifizieren, nicht offengelegte Subunternehmungen, sicherheitskritische Spezifikationsänderungen, nachteilige rechtliche Ereignisse oder Zahlungen außerhalb des genehmigten Meilensteins. Leiten Sie jeden Fall an die Funktion weiter, die ihn lösen kann, und nicht automatisch an die ranghöchste Person.

Messen Sie, ob der Workflow in der Praxis funktioniert

Das US-Justizministeriums 2024 Bewertung von Compliance-Programmen prüft, ob die Kontrollen für Drittparteien die geschäftliche Begründung, angemessene Vertrags- und Zahlungsbedingungen, zeitnahe Lieferantenüberprüfungen, tatsächliche Leistung, während der Geschäftsbeziehung verwendete Daten und laufende Überwachung abdecken. Die weiteren Grundsätze des Justizministeriums Unternehmenscompliance unterscheiden auch ein Programm, das implementiert, überprüft und überarbeitet wird, von einem, das nur auf dem Papier existiert. Dies sind Bewertungsfragen, kein rechtlicher Standardvorlage für jeden Käufer.

Nützliche Beschaffungsmaße umfassen den Anteil der Dateien, die an jeder Prüfstelle vollständig eintreffen, die zur Lösung wesentlicher Ausnahmen aufgewendete Zeit, verspätete Bank- oder Firmenänderungen, korrekt gehaltene und gelöste Zahlungen, Sendungen, die trotz überfälliger Auflagen freigegeben wurden, Lieferanten mit veralteten Risikoprüfungen und wiederkehrende Fehler, die auf eine frühere schwache Übergabe zurückzuführen sind. Rohe Zählungen von Kontrollen, Dokumenten oder grünen Zellen können Aktivität belohnen, während sie verschleiern, ob jemand eine schlechte Entscheidung gestoppt hat.

Beginnen Sie mit einer Bestellung und bewahren Sie die Entscheidungsprotokolle auf

Zeichnen Sie eine kürzliche Bestellung vom ersten Kontakt bis zum Versand nach. Markieren Sie jede Entscheidung, jeden Verantwortlichen, jede Eingabe, jedes Ausgabeergebnis, jede Zurückhaltung, jede Außerkraftsetzung und jede Änderung. Wo die Kette vom Gedächtnis oder weitergeleiteten E-Mails abhängt, definieren Sie die fehlende Übergabe. Testen Sie dann den Workflow an einem neuen Lieferanten, bevor Sie alle Formulare ändern.

Halten Sie das Ergebnis verhältnismäßig. Einkäufe aus dem Niedrig-Risiko-Katalog benötigen weniger Prüfstellen und leichtere Nachweise als regulierte Produkte, kundenspezifische Werkzeuge, große Anzahlungen oder intransparente Mehrfachgesellschaftsstrukturen. Der Standard ist nicht maximale Bürokratie. Es ist ein Entscheidungsprotokoll, in dem jeder Spezialist weiß, was bereits etabliert wurde, was außerhalb dieser Nachweise liegt und welches Ereignis die Datei zurücksendet.