Tedarikçi Onay Dosyası Oluşturma
Yasal kimliği, kanıt kaynaklarını, sorgulama tarihlerini, tüzel kişi ilişkilerini, açık konuları, imzalı kararları, erişim kontrollerini ve yenileme tetikleyicilerini korumaya yönelik pratik bir tedarikçi onay dosyası yapısı.
Şirketin Çince yasal unvanı veya Birleşik Sosyal Kredi Kodu (USCC) ile başlayın. Profilini açmadan önce doğru şirketi seçtiğinizden emin olun.
Bir tedarikçi onay dosyası, sürece dahil olmayan bir kişinin kararı yeniden kurgulayabilmesine olanak tanımalıdır. Şirketi tanımlayabilmeli, hangi kanıtların mevcut olduğunu görebilmeli, gerçekleri açıklamalardan ayırt edebilmeli, çözülmemiş soruları bulabilmeli ve tam olarak neyin onaylandığını anlayabilmelidir. İsimsiz PDF’lerle dolu bir klasör bunu sağlayamaz.
Bu kılavuz, tedarikçi incelemesinin ardından kalıcı kaydı oluşturan bir alıcı için hazırlanmıştır. Bu belge, onay notunun kendisi değildir. Onaylayan kişinin okuyacağı kısa belgeye ihtiyacınız varsa, şirket raporu onay notu ile başlayın. Burada açıklanan dosya, bu notun arkasında yer alır ve kanıt izini korur.
Belgelerle değil, kararla başlayın
Klasörleri oluşturmadan önce tek sayfalık bir kapak sayfası hazırlayın. Önerilen yasal tedarikçiyi, Çince yasal unvanını ve Birleşik Sosyal Kredi Kodunu (USCC), işlemi, ürünü, para birimini, beklenen sipariş değerini, ödeme aşamasını, varış noktasını ve adı geçen karar sahibini belirtin. İnceleme başlangıç tarihini ve `kanıtların geçerlilik tarihi`ni ekleyin.
Kararı dar kapsamlı tanımlayın. İnceleme yalnızca 18.000 USD tutarındaki numune ve kalıp siparişini kapsıyorsa, `Onaylı tedarikçi` ifadesi çok geneldir. Dosyanın kabul sürecini, bir numune siparişini, kalıp üretimini, bir üretim satın alma siparişini, avansı veya yenilemeyi destekleyip desteklemediğini yazın. Daha sonraki bir ekip, sınırlı bir kararı daha büyük veya esasen farklı bir risk maruziyeti için yeniden kullanmamalıdır.
Kanıt rollerini yansıtan klasörler kullanın
Pratik bir dizinde yedi numaralı bölüm bulunur: `00 Karar`, `01 Yasal kimlik`, `02 Tüzel kişi ilişkileri`, `03 Kapasite ve kalite`, `04 Ödeme`, `05 Kamusal risk ve uyumluluk` ve `06 Sözleşme ve izleme`. Numaralandırma, paylaşılan sürücüde, belge sisteminde ve kağıt dosyada sıranın tutarlı kalmasını sağlar.
Kanıtları, dosya türünün önerdiği yere değil, rolünün değerlendirildiği yere koyun. Bir banka mektubu PDF olsa bile Ödeme bölümüne aittir. Bir fabrika denetimi Kapasite bölümüne aittir, çeşitli `Raporlar` klasörüne değil. Bir öğe iki bölümü destekliyorsa, kontrolsüz kopyalar oluşturmak yerine tek bir kontrollü orijinali saklayın ve kanıt kimliğine bağlantı verin.
Klasör mimarisi, fiili incelemeye uygun olmalıdır. ISO'nun dokümante edilmiş bilgiler hakkındaki rehberi iletişim, kanıt ve bilgi paylaşımını vurgularken, kuruluşların süreçlerini destekleyen dokümantasyon miktarını seçmelerine olanak tanır. Yararlı ölçüt dosya sayısı değil; kaydın ne olduğunu ve nedenini gösterip göstermediğidir.
Her önemli öğe için bir envanter satırı oluşturun
Dosya kökünde tek bir kanıt envanteri tutun. Her önemli öğe için bir kanıt kimliği; dosya adı; kanıt türü; gözlemlenen şirket adı ve USCC; kaynak veya yayıncı; kimin elde ettiği; erişim veya sorgulama zamanı; bilginin temsil ettiği dönem; desteklediği karar sorusu; erişim kısıtlaması ve yenileme tarihi veya tetikleyicisini kaydedin.
`erişim tarihi` ile `bilginin geçerlilik tarihi`ni ayırın. 15 Temmuz tarihinde indirilen bir şirket araması, önceki takvim yılına ait bir yıllık rapor içerebilir. Bugün çekilen bir ticari sicil fotoğrafı, aylar önce tescil edilen bir değişikliği gösterebilir. Ayrım, özellikle Çin yıllık raporlarını okurken önemlidir.
Çin'in güncel kurumsal bilgi açıklama yönetmeliği, hatalı kamusal bilgilerin düzeltilmesi gerektiğini ve düzeltme yapıldığında önceki ile sonraki yıllık rapor bilgilerinin gösterileceğini belirtir. Karar için kullanılan sonucu koruyun; yeni bir sonuç oluştuğunda bunu yeni bir sürüm olarak ekleyin. Tarihi kanıtları sessizce değiştirmeyin.
Orijinalleri bozmadan dosya adlandırması yapın
Tedarikçinin orijinal dosyasını saklayın ve standart bir dosya adı gerekiyorsa açıkça işaretlenmiş bir çalışma kopyası oluşturun. İşlevsel bir kalıp `SUP-014_E03_business-licence_2026-07-15_original.pdf` şeklindedir. Bu kalıp, tarihi belgenin yürürlük tarihiymiş gibi göstermeden tedarikçi kaydını, kanıt kimliğini, belge rolünü, tarihi ve durumu birleştirir.
Orijinal dosya adını envantere kaydedin. Yüksek değerli veya ihtilaflı konularda, saklanan kopyanın sonradan değişip değişmediğini göstermek için bir sağlama toplamı kullanılabilir; ancak her ekran görüntüsünün hash değerini hesaplamak kaynak, tarih ve bağlamın yerini tutmaz. Orijinal taramayı daha temiz görünmesi için asla düzenlemeyin; çevirileri, açıklamaları ve kırpılmış okuma kopyalarını ayrı türetilmiş dosyalar olarak saklayın.
Dört ifadeyi birbirinden ayırın
Her önemli konu için dört etiketli giriş yazın: gözlem, yorum, tedarikçi açıklaması ve açık soru. Örneğin: `Gözlem: sözleşme yapan kuruluş A Şirketi; lehtar B Şirketi.` `Yorum: ödeme sözleşme yapan kuruluştan çıkacaktır.` `Tedarikçi açıklaması: B, A'nın ihracat iştirakidir.` `Açık soru: yazılı ilişki ve ödeme yetkisi henüz doğrulanmadı.`
Bu yaklaşım, tedarikçinin açıklamasının kayda doğrulanmış bir gerçek olarak kopyalanmasını önler. Ayrıca inceleyicinin bir analistin çıkarımını resmi sicil sonucu olarak görmesini engeller. İlişkinin önemli olduğu durumlarda, banka-lehtar ilişkisi kontrolünü uygulayın ve boşluğu kapatan belgeleri saklayın.
Açık konu sicili tutun
Cevapsız kalan tek bir soru, onlarca e-posta zinciri arasında gizlenebilir. Konu kimliği, önemi, talep edilen kanıtlar, sorumlu kişi, tedarikçi iletişim bilgisi, son tarih, engelleyen kritik aşama, mevcut durum ve kapatma kanıtı kimliğini içeren kısa bir kayıt tutun. `açık`, `tedarikçiden beklemede`, `inceleme altında`, `koşullu kabul` ve `kapalı` gibi sade durum ifadeleri kullanın.
Her sorunu bir işlem geçidiyle ilişkilendirin. Eksik fabrika ilişkisi kanıtı, üretim onayını engelleyebilir ancak düşük değerli bir numuneyi engellemeyebilir. Onaylanmamış lehtar yetkisi normalde ilgili ödemeyi engellemelidir. Kanıt belirsizse veya hukuk, yaptırımlar, laboratuvar veya saha uzmanlığı gerektiriyorsa, devri kaydedin ve profesyonel üst ölçeklendirme sınırını kullanın.
OECD'nin riske dayalı durum tespiti çerçevesi, durum tespitini sürekli bir süreç olarak ele alır: belirle, harekete geç, izle, iletişime geç ve ayarla. Bir onay dosyasında bu, sahipliği olmayan kalıcı bir `orta risk` etiketi yerine, adlandırılmış eylemler ve kapatma kanıtları anlamına gelir.
Onayı sürümlendirilmiş bir olay olarak kaydedin
İmzalı kayıt; kararı, kapsamı, kanıt manifestosu sürümünü, önemli istisnaları, açık koşulları, onaylayanları ve rollerini, onay zaman damgasını ve sona erme veya inceleme tetikleyicisini içermelidir. `tedarikçi onaylandı` yerine `USD 3.000 tutarına kadar tek bir numune siparişi için onaylı, kalıp yok, lehtar A Şirketi olarak kalmalı` şeklinde yazın.
Reddedilen ve geçerliliği kalkan karar kayıtlarını saklayın. Daha sonraki bir onay, önceki sürüme atıfta bulunmalı ve neyin değiştiğini açıklamalıdır. Sözleşme imzası, lehtar değişikliği, sipariş değeri artışı, yeni ürün kategorisi, konum değişikliği, olumsuz kamu kaydı, mülkiyet değişikliği veya uzun süreli sipariş olmaması bir yenilemeyi tetikleyebilir. Sözleşme tarafındaki kanıtlar, tüzel kişilik ve yetki kontrollerini takip etmeli, yalnızca onay durumuna işaret etmemelidir.
Erişimi ve saklamayı kontrol edin
Bir tedarikçi dosyası, çoğu inceleyen için gereksiz olan kişisel kimlik fotokopileri, imzalar, doğrudan telefon numaraları, banka bilgileri veya personel bilgileri içerebilir. Hassas öğeleri kısıtlı bir alt klasörde saklayın, daha geniş ekibe hassas verileri gizlenmiş bir çalışma kopyası verin ve kişisel verilerin neden gerekli olduğunu kaydedin.
Birleşik Krallık düzenlemesine tabi kuruluşlar için ICO’nun veri minimizasyonu rehberi, kişisel verilerin yeterli, ilgili ve amaçla sınırlı olması gerektiğini belirtir. Saklama süresi sınırlaması rehberi ise belgelenmiş saklama sürelerini ve periyodik incelemeyi önerir. Kuruluşunuz için geçerli olan yasa ve politikaları uygulayın; depolama maliyetleri düşük olduğu için kimlik bilgilerini süresiz olarak saklamayın.
Dosyayı bir devir süreciyle test edin
Tedarik yöneticisinin kurgusal `Harborline Components` tedarikçisini onayladıktan iki hafta sonra işten ayrıldığını hayal edin. Yerine gelen kişi, %30’luk üretim avansı ödenmeden önce dosyayı açar. Ön kapak, kararın yalnızca numuneler ve kalıpları kapsadığını belirtir. Dosya listesi yasal şirketi tanımlar ve her kaynağın tarihini gösterir. Açık sorun sicili, fabrikanın bağlı olduğunu ancak yeni lehdarın doğrulanmadığını ortaya koyar. Onay kaydı, herhangi bir lehdar değişikliğinin ödeme incelemesini yeniden başlatacağını hükme bağlar.
Yerine gelen kişinin, tedarikçi bilgilerini e-posta kutusundan yeniden yapılandırmasına veya eski onayın yeni avansı kapsadığını varsaymasına gerek yoktur. Yalnızca ödeme meselesini askıya alabilir, çalışmanın geri kalanını koruyabilir ve kanıtlar eline geçtiğinde yeni bir karar sürümü ekleyebilir. Kullanılabilir bir dosya için standart budur.
Yeniden yapılandırma kontrolü ile kapatın
Dosyayı kapatmadan önce, incelemeyi yapmamış bir meslektaşınızdan tedarikçiyi, işlem kapsamını, belirleyici kanıtları, çözülmemiş sorunları, koşulları, onay verenleri ve bir sonraki güncelleme tetikleyicisini tanımlamasını isteyin. Meslektaşınız hangi PDF’in güncel olduğunu sormak veya bir koşulun gerekçesini bulmak için e-postalarda arama yapmak zorunda kalıyorsa, dosya tamamlanmamış demektir.
Kimlik, yetkinlik, ödeme, sözleşme ve izleme çalışmalarından oluşan daha geniş bir süreç için tedarikçi durum tespiti iş akışını kullanın. Onay dosyası bu sürecin kalıcı hafızasıdır: Gezinmeyi kolaylaştıracak kadar öz, savunulabilirliği sağlayacak kadar ayrıntılı ve belirsizlikleri açıkça belirtir.