Proces due diligence w sourcingu z Chin

Proces due diligence w sourcingu powinien wskazywać, kto może wstrzymać zamówienie, jakie dowody muszą zostać przekazane na każdym etapie oraz które zmiany powodują ponowne rozpatrzenie decyzji. Długa lista kontrolna sama z siebie tego nie zapewni. Gdy każdy dział zakłada, że „dostawca został już sprawdzony”, poprawne dane firmy mogą współistnieć z niezatwierdzonym kontem bankowym, nietestowaną zmianą produktu lub umową podpisaną przez niewłaściwy podmiot.

Ten artykuł dotyczy rytmu operacyjnego stojącego za kontrolami. W przypadku podstawowych kategorii ryzyka i dochodzeń źródło po źródle skorzystaj z pełnego przewodnika po badaniu due diligence dostawców z Chin. Poniższy proces nadaje tym kontrolom właścicieli, terminy, zasady przekazywania obowiązków oraz reguły ponownego otwierania spraw.

Traktuj due diligence jako etapy bramkowania, a nie pojedynczą datę zatwierdzenia

OECD materiały wprowadzające do badania due diligence dla podmiotów wyższego szczebla łańcucha dostaw opisują zarządzanie ryzykiem jako proces ciągły, którego forma zależy od kontekstu. Zespół sourcingowy może stosować tę dyscyplinę procesową, nie udając, że jedna uniwersalna lista kontrolna obejmuje każdy produkt, rynek czy wartość zamówienia.

Zacznij od rozdzielenia obiektów zatwierdzania. Zespół może zatwierdzić tożsamość firmy do celów kontaktowych, próbkę do testów, fabrykę do jednego procesu, umowę dla jednej rodziny produktów oraz płatność na rzecz jednego beneficjenta. Te zatwierdzenia mogą mieć różnych właścicieli i warunki wygaśnięcia. Żadne z nich nie powinno cicho zatwierdzać wszystkich pozostałych.

Określ decyzje dla pięciu funkcji

Sourcing lub zakupy odpowiadają za dokładną identyfikację kandydata, uzasadnienie biznesowe, historię kontaktów, ofertę, proponowaną strukturę transakcji oraz kompletność przekazania obowiązków. Nie powinny certyfikować zdolności produkcyjnych jedynie dlatego, że handlowiec zorganizował wizytę w fabryce.

Jakość lub inżynieria odpowiadają za specyfikację, wyniki badań próbki, zdolność procesu, dowody dotyczące fabryki lub podwykonawcy, plan inspekcji oraz kontrolę zmian produktu. Nie decydują o tym, czy można dokonać płatności na rzecz niewyjaśnionego beneficjenta zewnętrznego.

Dział prawny lub compliance odpowiada za kwestie prawne i zgodności specyficzne dla transakcji, alokację umowy, struktury ograniczone lub wysokiego ryzyka, eskalację oraz wszelkie wymogi dotyczące porad specjalistycznych. Powinien odróżniać zweryfikowany fakt od wniosku prawnego.

Finanse odpowiadają za uwierzytelnianie beneficjenta, uzgadnianie faktur i umów, kamienie milowe płatności, kontrole kwot i walut, zmiany danych bankowych oraz dowody zwolnienia płatności. Zielony profil dostawcy jest danymi wejściowymi, a nie instrukcją zwolnienia płatności.

Właściciel biznesowy decyduje, czy udokumentowane ryzyko resztowe jest akceptowalne komercyjnie. Rola ta może zaakceptować właściwie opisane ryzyko w ramach posiadanych uprawnień, ale nie powinna nadpisywać nierozstrzygniętych kwestii tożsamości, bezpieczeństwa, sankcji, oszustw lub wstrzymania płatności poprzez zmianę koloru w arkuszu kalkulacyjnym.

Wykorzystaj macierz odpowiedzialności w cyklu życia

Etap kontrolny	Właściciel odpowiedzialny	Wymagane przekazanie	Decyzja
Kierownik i kandydat	Zaopatrzenie	Dokładna tożsamość prawna, źródło, uzasadnienie handlowe, wstępna ocena ryzyka	Odrzucenie, utworzenie krótkiej listy lub żądanie dowodów tożsamości
Próbka i wykonalność	Jakość/inżynieria	Przykładowy paszport, rysunek techniczny lub specyfikacja, wynik testu, hipoteza dotycząca fabryki/procesu	Niepowodzenie, poprawki, warunkowe zatwierdzenie techniczne lub zatwierdzenie
Wdrażanie i umowa	Dział prawny/zgodności z właścicielem biznesowym	Mapa podmiotów, ustalenia dotyczące ryzyka, uzgodnione role sprzedawcy/producenta, odstępstwa od umowy	Odmowa, eskalacja, zatwierdzenie warunków lub zatwierdzenie zakresu
Zamówienie i zaliczka	Finanse	Zatwierdzona umowa/zamówienie, faktura, dowody dotyczące beneficjenta, rezultat kamieni milowych i zwrotu	Wstrzymanie, zwrot lub wypłata tej płatności
Produkcja i wysyłka	Jakość/operacje	Zatwierdzona rewizja, status inspekcji, niezgodności, warunki dopuszczenia do wysyłki	Poprawki, zwolnienie za zgodą uprawnionej osoby, wstrzymanie lub wysyłka
Powtórne zamówienie lub zmiana	Koordynator ds. zaopatrzenia; decyduje właściciel zmienionego ryzyka	Dziennik zmian, odświeżone dowody, historia wydajności, otwarte roszczenia	Ponowne zatwierdzenie, ponowne otwarcie wybranych etapów kontrolnych lub pełna ponowna ocena
Wycofanie	Właściciel biznesowy z działem prawnym/operacyjnym	Otwarte zamówienia, oprzyrządowanie, dane poufne, gwarancja, roszczenia, dostęp i dokumentacja	Przekazanie, odzyskanie, utrzymanie, rozliczenie lub zamknięcie

„Odpowiedzialny” oznacza funkcję, która musi zamknąć etap kontrolny, a nie jedynego uczestnika. Na przykład dział zaopatrzenia może zbierać pismo bankowe, ale finanse powinny uwierzytelnić i zatwierdzić beneficjenta. Dział jakości może zgłosić obawy dotyczące zgodności produktu, podczas gdy dział prawny lub wykwalifikowany specjalista określa mające zastosowanie przepisy. przewodnik po inspekcji przedwysyłkowej jest właścicielem szczegółowej procedury dopuszczenia produkcji.

Spraw, aby każde przekazanie było na tyle małe, by można je było skontrolować

Użyteczne przekazanie to krótki pakiet decyzyjny, a nie e-mail z informacją „dokumenty w załączniku”. Notatka przewodnia powinna identyfikować dostawcę i zamówienie, żądaną decyzję, sprawdzone dowody i daty, nierozwiązane pytania, warunki, kolejnego właściciela oraz termin. Linkuj do plików źródłowych, zamiast wklejać wnioski bez wskazania ich pochodzenia.

Prowadź pojedynczy wykaz dowodów w pliku zatwierdzenia dostawcy. Każdy element wymaga źródła, daty zebrania, właściciela, powiązanego podmiotu, odpowiedniego produktu lub transakcji oraz historii wymiany. Osobny wewnętrzny memorandum zatwierdzające może podsumowywać decyzję, ale nie powinno stawać się osieroconym migawkowym zapisem.

W przypadku tożsamości chińskich przedsiębiorstw, Ministerstwo Sprawiedliwości Rozporządzenie w sprawie publicznego udostępniania informacji o przedsiębiorstwach zapewnia ramy dla informacji publicznych. SAMR opisuje Krajowy System Publicznego Udostępniania Informacji Kredytowych Przedsiębiorstw jako statutową platformę dla rocznych i bieżących ujawnień przedsiębiorczych oraz publiczną platformę wyszukiwania informacji o przedsiębiorstwach. Zapisz, co zostało zaobserwowane i kiedy; nie oznaczaj profilu jako trwałego zatwierdzenia.

Ponownie otwieraj tylko etapy kontrolne objęte zmianą

Przegląd roczny może stanowić zabezpieczenie, ale kluczowe zdarzenia powinny kierować przepływem pracy. Otwórz ponownie odpowiednie etapy kontrolne w przypadku zmiany nazwy prawnej, statusu, adresu, struktury własnościowej lub reprezentanta; pojawienia się nowej fabryki lub podwykonawcy; zmiany danych bankowych, beneficjenta płatności, kraju lub waluty; zmiany produktu, materiału, projektu, rynku docelowego lub wartości zamówienia; lub gdy zdarzenia związane z jakością, dostawami, kwestiami prawnymi, bezpieczeństwem lub integralnością zmieniają profil ryzyka.

Drobna aktualizacja numeru telefonu nie wymaga audytu fabryki. Nowy beneficjent wymaga jednak przeglądu ścieżki płatności, nawet jeśli dane firmy pozostają niezmienione. Zastąpienie silnika wymaga zatwierdzenia technicznego, nawet jeśli konto bankowe jest stabilne. przegląd powtarzanego zamówienia wyjaśnia, jak przeprowadzić ukierunkowaną aktualizację, zamiast ślepo rozpoczynać proces od nowa.

Przypadek: dostawca zatwierdzony, lecz zaliczka wstrzymana

Fikcyjny nabywca „Northfield Controls” umieszcza na liście krótkiej firmę „Suzhou Meridian Motion Co., Ltd.” do projektu dotyczącego silników z przekładnią. Dział zakupów potwierdza dokładną chińską jednostkę, aktualne dane rejestracyjne, uzasadnienie handlowe, kontakt sprzedażowy oraz przykładową wycenę. Dział jakości testuje dwie próbki i odnotowuje akceptowalny przebieg momentu obrotowego. Dział prawny akceptuje role sprzedawcy i producenta określone w umowie. Te trzy etapy kontrolne są zielone dla zdefiniowanego produktu.

Na kilka godzin przed terminem wpłaty zaliczki 30% sprzedawca przesyła zmienioną fakturę wskazującą beneficjenta z Hongkongu. W e-mailu stwierdzono, że grupa wykorzystuje to konto do eksportu, i poproszono o pilną płatność. Dział finansowy otwiera nowe zdarzenie dotyczące beneficjenta. Nie zwraca się do działu zakupów o zmianę wcześniejszego wyniku weryfikacji tożsamości, a dział zakupów nie może zatwierdzić płatności, ponieważ zna osobę sprzedawcy.

Płatność pozostaje wstrzymana, podczas gdy działy finansowy i prawny weryfikują podmiot z Hongkongu, uprawnienia do otrzymywania środków, umowę, fakturę, uzasadnienie wyboru kraju banku, zobowiązania zwrotne oraz przeprowadzają niezależną rozmowę weryfikacyjną. Zespół stosuje się do procedury obsługi beneficjenta oraz szerszego etapu kontrolnego przedpłat. Jeśli łańcuch dokumentacyjny jest poparty dowodami, plik zawiera ukierunkowane zatwierdzenie dla tego beneficjenta i transakcji. Jeśli nie, zaliczka nie zostaje przelana.

Dwa miesiące później dostawca proponuje tańszy silnik. To zdarzenie wraca do działów jakości i inżynierii, a nie finansów. Podmiot prawny i zatwierdzony beneficjent pozostają ważni, chyba że zmieni się inny fakt, lecz wynik testu starej próbki nie może zatwierdzić nowego komponentu.

Stosuj warunki i terminy ważności, a nie tylko sygnalizację czerwoną lub zieloną

Trzy stany są zazwyczaj zbyt uproszczone. Praktyczny rejestr może wykorzystywać następujące statusy: „otwarty”, „oczekiwanie na dowody”, „rozliczony”, „rozliczony warunkowo”, „wygasły”, „zastąpiony” oraz „odrzucony”. Warunek musi mieć właściciela, termin realizacji, metodę weryfikacji oraz konsekwencje w przypadku niespełnienia. „Monitorowanie dostawcy” nie jest kontrolą; kontrolą jest „menedżer ds. jakości przegląda inspekcję pierwszej produkcji przed wydaniem zgody na wysyłkę”.

Zdefiniuj z wyprzedzeniem progi eskalacji. Przykłady obejmują: niewyjaśnioną niezgodność podmiotu prawnego, beneficjenta będącego osobą fizyczną, nagłą zmianę banku, odmowę identyfikacji fabryki, nieujawnione podwykonawstwo, zmianę specyfikacji krytycznej dla bezpieczeństwa, niekorzystne zdarzenie prawne lub zaliczkę poza zatwierdzonym kamieniem milowym. Każde takie zdarzenie kieruj do funkcji zdolnej je rozwiązać, a nie automatycznie do osoby na najwyższym szczeblu.

Mierz skuteczność przepływu pracy w praktyce

Departament Sprawiedliwości Stanów Zjednoczonych w ramach swojej 2024 oceny programów zgodności sprawdza, czy kontrole stron trzecich obejmują uzasadnienie biznesowe, odpowiednie warunki umowy i płatności, terminowy przegląd dostawców, rzeczywiste wyniki działania, dane wykorzystywane podczas relacji oraz bieżące monitorowanie. Szersze zasady zgodności korporacyjnej Departamentu Sprawiedliwości również rozróżniają program, który jest wdrażany, przeglądany i aktualizowany, od takiego, który istnieje tylko na papierze. Są to pytania ewaluacyjne, a nie szablon prawny dla każdego nabywcy.

Do użytecznych mierników w dziale zakupów należą: odsetek plików kompletnych przy każdym etapie kontrolnym, czas poświęcony na rozwiązywanie istotnych wyjątków, opóźnione zmiany danych bankowych lub podmiotowych, płatności prawidłowo wstrzymane i rozliczone, wysyłki dopuszczone mimo zaległych warunków, dostawcy z przestarzałymi ocenami ryzyka oraz powtarzające się błędy wynikające ze wcześniejszego słabego przekazania zadań. Surowe liczby kontroli, dokumentów czy zielonych komórek mogą nagradzać aktywność, ukrywając jednocześnie fakt, czy ktoś faktycznie zatrzymał złą decyzję.

Rozpocznij od jednego zamówienia i zachowaj ślad decyzyjny

Odwzoruj niedawne zamówienie od pierwszego kontaktu do wysyłki. Oznacz każdą decyzję, właściciela, dane wejściowe, wyniki, wstrzymanie, nadpisanie oraz zmianę. Tam, gdzie łańcuch zależy od pamięci lub przekazywanych e-maili, zdefiniuj brakujące ogniwo przekazania. Następnie przetestuj przepływ pracy na jednym nowym dostawcy, zanim zmienisz wszystkie formularze.

Utrzymuj proporcjonalność rezultatów. Zakupy katalogowe o niskim ryzyku wymagają fewer etapów kontrolnych i lżejszej dokumentacji niż produkty regulowane, narzędzia na zamówienie, duże zaliczki czy nieprzejrzyste struktury wielopodmiotowe. Standardem nie jest maksymalizacja biurokracji. Jest nim ślad decyzyjny, w którym każdy specjalista wie, co zostało już ustalone, co pozostaje poza tymi dowodami oraz jakie zdarzenie powoduje cofnięcie pliku do ponownej oceny.