Процес комплексної перевірки для закупівель у Китаї

Процес комплексної перевірки закупівель має показувати, хто може зупинити замовлення, які докази мають бути передані на кожному етапі передачі обов’язків і які зміни призводять до перегляду рішення. Сам по собі довгий чек-лист цього не забезпечить. Якщо кожен відділ вважає, що «постачальника вже перевірили», коректні дані компанії можуть співіснувати з незатвердженим банківським рахунком, неперевіреними змінами продукту або контрактом, підписаним неналежною особою.

Ця стаття присвячена операційному ритму перевірок. Щодо базових категорій ризиків і розслідувань за джерелами скористайтеся повним посібником з комплексної перевірки постачальників у Китаї. Наведений нижче процес надає цим перевіркам відповідальних осіб, строки, механізми передачі обов’язків і правила повторного відкриття.

Розглядайте комплексну перевірку як низку етапів, а не як єдину дату затвердження

Вступні матеріали ОЕСР щодо комплексної перевірки для учасників верхньої ланки ланцюга поставок описують управління ризиками як безперервний процес, форма якого залежить від контексту. Команда закупівель може використовувати цю процесну дисципліну, не вдаючи, ніби один універсальний чек-лист охоплює кожен продукт, ринок або суму замовлення. Почніть із розмежування об’єктів затвердження. Команда може затверджувати ідентифікацію компанії для контактів, зразок для тестування, фабрику для одного процесу, контракт для однієї товарної групи та платіж одному бенефіціару. Ці затвердження можуть мати різних власників і умови закінчення терміну дії. Жодне з них не повинно автоматично затверджувати всі інші.

Надайте п’яти функціям чітко визначені повноваження для прийняття рішень

Визначте рішення для п’яти функціональних підрозділів

відповідає за точну ідентифікацію кандидата, комерційне обґрунтування, історію контактів, комерційну пропозицію, запропоновану структуру угоди та повноту передачі матеріалів. Він не повинен сертифікувати виробничі потужності лише тому, що менеджер з продажу організував візит на фабрику. Контроль якості або інженерний підрозділ

відповідає за специфікацію, результати тестування зразків, можливості процесу, докази щодо фабрики або субпідрядників, план інспекцій та контроль змін продукту. Він не вирішує, чи можна оплачувати рахунки незрозумілому третєсторонньому бенефіціару. Юридичний відділ або комплаєнс

відповідає за правові та комплаєнс-питання конкретної угоди, розподіл обов’язків за контрактом, обмежені або високоризикові структури, ескалацію та будь-які вимоги щодо залучення спеціалізованих консультацій. Він має розрізняти підтверджений факт і правовий висновок. Фінанси

відповідають за автентифікацію бенефіціара, узгодження рахунків-фактур і контрактів, контроль етапів платежів, сум і валют, зміни банківських реквізитів та докази для проведення платежу. Зелений статус профілю постачальника є вхідними даними, а не інструкцією до проведення платежу. Бізнес-власник

вирішує, чи є задокументований залишковий ризик комерційно прийнятним. Ця роль може прийняти належно описаний ризик у межах своїх повноважень, але не повинна скасовувати невирішені питання ідентифікації, безпеки, санкцій, шахрайства або блокування платежу, просто змінюючи колір у таблиці. Використовуйте матрицю відповідальності протягом життєвого циклу

Використовуйте матрицю відповідальності за життєвий цикл

Контрольна точка	Відповідальний власник	Обов’язкова передача справ	Рішення
Лідер і кандидат	Пошук постачальників	Точна юридична особа, джерело, комерційне обґрунтування, початковий скринінг ризиків	Відхилити, включити до короткого списку або запросити докази ідентичності
Зразок і технічна здійсненність	Якість/інженерія	Зразок паспорта, креслення або специфікація, результат тесту, гіпотеза щодо заводу/процесу	Невдача, переробка, умовний технічний допуск або допуск
Онбординг і контракт	Юридичний відділ/відділ комплаєнсу разом із бізнес-власником	Карта суб’єктів, висновки щодо ризиків, погоджені ролі продавця/виробника, відхилення від контракту	Відмовити, ескалувати, затвердити умови або затвердити обсяг
Замовлення на закупівлю та депозит	Фінанси	Затверджений контракт/замовлення на закупівлю, рахунок-фактура, докази бенефіціара, результати контрольних точок і зворотного зв’язку	Утримати, повернути або здійснити цей платіж
Виробництво та відвантаження	Якість/операції	Затверджена ревізія, статус інспекції, невідповідності, умови допуску до відвантаження	Переробка, виняткове схвалення уповноваженою особою, утримання або відвантаження
Повторне замовлення або зміни	Координує відділ пошуку постачальників; рішення приймає власник процесу управління зміненими ризиками	Журнал змін, оновлені докази, історія ефективності, відкриті претензії	Повторне затвердження, повторне відкриття вибраних контрольних точок або повна переоцінка
Вихід	Бізнес-власник разом із юридичним відділом/відділом операцій	Відкриті замовлення, інструментарій, конфіденційні дані, гарантія, претензії, доступ і записи	Передача, відновлення, збереження, врегулювання або закриття

«Відповідальний» означає функцію, яка повинна завершити проходження контрольної точки, а не єдиного учасника. Наприклад, відділ пошуку постачальників може отримати банківський лист, але фінансовий відділ має автентифікувати та затвердити бенефіціара. Відділ якості може порушити питання відповідності продукту, тоді як юридичний відділ або кваліфікований фахівець визначає застосовне правило. посібник з передвідвантажувальної інспекції відповідає за детальну процедуру допуску виробництва.

Зробіть кожну передачу справ достатньо малою для перевірки

Ефективна передача справ — це короткий пакет рішень, а не електронний лист із написом «документи долучено». Супровідна записка має містити інформацію про постачальника та замовлення, запитуване рішення, перевірені докази та дати, невирішені питання, умови, наступного власника процесу та крайній термін. Надавайте посилання на вихідні файли, а не копіюйте висновки без зазначення джерела.

Ведіть єдиний реєстр доказів у файлі затвердження постачальника. Кожен елемент потребує зазначення джерела, дати збору, власника, пов’язаного суб’єкта, відповідного продукту або транзакції та історії замін. Окремий внутрішній меморандум про затвердження може підсумовувати рішення, але він не повинен ставати ізольованим знімком стану.

Щодо ідентифікації китайських компаній, Міністерство юстиції Китаю в рамках Положення про публічність інформації про підприємства забезпечує рамки для публічної інформації. Державне управління з регулювання ринку (SAMR) описує Національну систему публічності кредитної інформації підприємств як статутну платформу для щорічних та оперативних розкриттів інформації підприємствами, а також як платформу для публічного запиту інформації про підприємства. Фіксуйте, що саме було виявлено та коли; не позначайте профіль як постійне затвердження.

Повторно відкривайте лише ті контрольні точки, на які вплинула зміна

Щорічний огляд може слугувати страховкою, але робочий процес мають визначати суттєві події. Повторно відкривайте відповідний етап перевірки, коли змінюються юридична назва, статус, адреса, структура власності або представник; коли з’являється нова фабрика або субпідрядник; коли змінюються банківські реквізити, одержувач платежу, країна або валюта; коли змінюються продукт, матеріал, дизайн, цільовий ринок або вартість замовлення; або коли події, пов’язані з якістю, доставкою, правовими питаннями, безпекою чи доброчесністю, змінюють рівень ризику.

Незначне оновлення номера телефону не вимагає аудиту фабрики. Новий бенефіціар вимагає перегляду платіжного маршруту, навіть якщо запис про компанію залишається незмінним. Замінений двигун потребує технічного затвердження, навіть якщо банківський рахунок стабільний. огляд повторного замовлення пояснює, як виконати цілеспрямоване оновлення, а не перезапускати процес наосліп.

Кейс: постачальник «зелений», але депозит — ні

Уявний покупець `Northfield Controls` включає `Suzhou Meridian Motion Co., Ltd.` до короткого списку для проекту із зубчастими двигунами. Відділ закупівель підтверджує точну китайську юридичну особу, поточні реєстраційні дані, комерційне обґрунтування, контактну особу з продажу та зразок комерційної пропозиції. Відділ якості тестує два зразки та фіксує прийнятну криву крутного моменту. Юридичний відділ погоджує ролі продавця та виробника в контракті. Ці три етапи перевірки є «зеленими» для визначеного продукту.

За кілька годин до терміну сплати депозиту 30% менеджер з продажу надсилає виправлений рахунок-фактуру, де зазначено бенефіціара з Гонконгу. В електронному листі йдеться, що група використовує цей рахунок для експорту, і міститься прохання про термінову оплату. Фінансовий відділ ініціює нову подію щодо бенефіціара. Він не просить відділ закупівель змінити попередній результат ідентифікації, а відділ закупівель не може схвалити платіж, оскільки знає менеджера з продажу.

Платіж залишається на утриманні, поки фінансовий та юридичний відділи узгоджують інформацію щодо гонконзької юридичної особи, повноважень на отримання коштів, контракту, рахунка-фактури, обґрунтування вибору країни банку, зобов’язань щодо повернення коштів, а також проводять незалежне телефонне підтвердження. Команда дотримується процедури роботи з бенефіціарами та ширшого етапу перевірки перед оплатою. Якщо ланцюжок підтверджено, у файлі фіксується обмежене схвалення для цього бенефіціара та транзакції. Якщо ні, депозит не переміщується.

Через два місяці постачальник пропонує двигун із нижчою вартістю. Ця подія повертається на розгляд відділам якості та інжинірингу, а не фінансовому відділу. Юридична особа та затверджений бенефіціар залишаються дійсними, якщо не змінилися інші факти, але результати тестування старого зразка не можуть слугувати підставою для схвалення нового компонента.

Використовуйте умови та строки дії, а не лише червоний чи зелений статус

Трьох станів зазвичай недостатньо. Практичний запис може використовувати такі статуси: `відкрито`, `очікування доказів`, `очищено`, `очищено з умовами`, `термін дії минув`, `замінено` та `відхилено`. Умова потребує відповідального особи, крайнього терміну, методу перевірки та наслідків у разі невиконання. «Моніторинг постачальника» не є контролем; натомість контролем є «менеджер з якості перевіряє інспекцію першої партії перед дозволом на відвантаження».

Заздалегідь визначте пороги ескалації. Приклади включають нез’ясовану невідповідність юридичної особи, бенефіціара-фізичну особу, раптову зміну банку, відмову ідентифікувати фабрику, нерозкрите субпідрядництво, зміну специфікації, критичної для безпеки, несприятливу правову подію або депозит поза затвердженим етапом. Направляйте кожну проблему до функціонального підрозділу, здатного її вирішити, а не автоматично найвищому керівнику.

Оцініть, чи працює робочий процес на практиці

Міністерство юстиції США у своїй 2024 оцінці програм комплаєнсу запитує, чи охоплюють контроли третіх сторін комерційне обґрунтування, належні умови контракту та платежів, своєчасний перегляд постачальників, фактичні показники, дані, використані під час взаємодії, та постійний моніторинг. Ширші корпоративні принципи комплаєнсу Мін’юсту також розрізняють програму, яку впроваджують, переглядають і коригують, та ту, що існує лише на папері. Це питання для оцінки, а не юридичний шаблон для кожного покупця.

До корисних метрик закупівель належать частка файлів, що надходять повними на кожному етапі, час, витрачений на вирішення суттєвих винятків, запізнілі зміни банківських реквізитів або юридичних осіб, правильно утримані та вирішені платежі, відвантаження, дозволені з простроченими умовами, постачальники із застарілими оцінками ризиків, а також повторні невдачі, спричинені слабкою передачею справ на попередньому етапі. Сирі підрахунки перевірок, документів або «зелених» комірок можуть винагороджувати активність, приховуючи, чи зупинив хтось неправильне рішення.

Почніть з одного замовлення та збережіть слід прийняття рішень

Складіть карту недавнього замовлення від першого контакту до відвантаження. Позначте кожне рішення, відповідального особу, вхідні дані, результати, утримання, скасування та зміни. Там, де ланцюжок залежить від пам’яті або пересланих електронних листів, визначте відсутній етап передачі справ. Потім протестуйте робочий процес на одному новому постачальнику, перш ніж змінювати всі форми.

Зберігайте пропорційність результату. Закупівлі каталожної продукції з низьким ризиком потребують менше етапів перевірки та легших доказів, ніж регульовані продукти, індивідуальне оснащення, великі депозити або непрозорі структури з кількома юридичними особами. Стандарт полягає не в максимальному обсязі документації. Це слід прийняття рішень, у якому кожен фахівець знає, що вже встановлено, що залишається поза межами цих доказів і яка подія повертає файл на повторний розгляд.