Tekrarlanan Sipariş Öncesi Tedarikçi İncelemesi

Tekrarlanan bir sipariş, boş bir kontrol listesiyle veya "daha önce ödeme yaptık" yaklaşımıyla değil, en son onaylanan tedarikçi dosyasıyla başlamalıdır. Onaylanmış baz çizgisini; mevcut tüzel kişilik, operasyonel yapı, ödeme talimatı, ürün gereksinimi ve performans kaydı ile karşılaştırın. Yalnızca değişenleri inceleyin, ancak her önemli değişikliği sonuçlandırana kadar araştırın.

Son onayı destekleyen baz çizgisiyle başlayın

Önceki şirket raporunu, Çince yasal unvanı ve Tek Sosyal Kredi Kodunu (USCC), sözleşme satıcısını, fatura düzenleyeni, lehdarı, fabrika veya hizmet sahasını, onaylanmış ürün spesifikasyonunu, kilit iletişim kişilerini ve son siparişe eklenen koşulları alın. İnceleme ve onay tarihlerini kaydedin. Önceki dosya tedarikçinin neden kabul edildiğini gösteremiyorsa, bunu temiz bir baz çizgisi uydurmak yerine bir dokümantasyon eksikliği olarak değerlendirin.

Dört sütunlu tek bir değişiklik sicili oluşturun: son onaylanan bilgi, mevcut bilgi, kanıt ve tarih, eylem sorumlusu. Bir alanı ancak karşılaştırdıktan sonra `aynı` olarak işaretleyin. Değişikliğin olumlu mu yoksa olumsuz mu olduğunu henüz kararlaştırmadan `değişti` olarak işaretleyin. "Kontrol edilmedi" üçüncü bir durumdur ve değişmemiş olarak gösterilmemelidir.

İnceleme derinliğini üç çarpanla belirleyin

1. Zaman: uzun bir zaman aralığı, kayıt, mülkiyet, iletişim kişileri, izinler, ekipman veya banka bilgilerinin değişmiş olma ihtimalini artırır. Evrensel geçerli on iki aylık bir güvenlik süresi yoktur.
2. Maruziyet: yeni azami riske atılan nakit tutarını, kalıp maliyetlerini, özel envanteri, garanti süresini, teslimat süresini ve ürün mevzuatına ilişkin maruziyeti son siparişle karşılaştırın.
3. Olaylar: değişen bir unvan, adres, ortak, yasal temsilci, fabrika, spesifikasyon, e-posta alan adı, fatura düzenleyici veya lehdar, onaydan sadece bir hafta sonra bile incelemeyi tetikler.

Belirlenen limitin altında ve değişiklik içermeyen rutin bir yeniden sipariş, yalnızca hızlı bir mevcut durum ve işlem kontrolü gerektirebilir. On sekiz aylık bir aradan sonra verilen daha büyük özel bir sipariş, yeni bir şirket raporu, yenilenmiş fabrika kanıtları, numune veya denetim kontrolleri ve yeni ticari onay gerektirebilir.

Beş kayıt bilgisini ve tarihlerini karşılaştırın

Kayıtlı USCC'yi kullanarak güncel bir şirket araması yapın; bu, tanıdık bir İngilizce adın incelemeyi başka bir tüzel kişiye yönlendirmesini önler. Karşılaştırın:

• Durum ve özel notlar: aktif, iptal edilmiş, feshedilmiş, anormal veya diğer güncel ek açıklamalar.
• Yasal kimlik: Çince unvan, şirket türü, yasal temsilci ve değişmeyen Tek Sosyal Kredi Kodu (USCC).
• Adres ve faaliyet alanı: neyin ne zaman değiştiği ve yeni kaydın vaat edilen role hala uygun olup olmadığı.
• Ortaklar ve sermaye olayları: ortak girişleri, ayrılışlar, hisse devirleri, sermaye taahhüdü değişiklikleri veya bilinmeyen bir kontrolcü şirket.
• Yıllık rapor ve kamuya açıklama kaydı: en son rapor yılı, bildirim zamanlaması, düzeltilen alanlar ve herhangi bir eksik dönem.

Güncel şirket tescil düzenlemelerine Chongqing Piyasa Düzenleme İdaresinin sitesinden ulaşılabilir. Bu düzenlemeler, işletme ruhsatı ve tescil kayıtlarındaki temel bilgileri tanımlar. Adres veya yasal temsilci değişikliği olağan olabilir. Alıcının ihtiyacı, otomatik olarak ret kararı vermek değil, değişikliğin yürürlüğe girdiği tarihi ve işletmenin bu değişikliğe ilişkin açıklamasını öğrenmektir.

Çin'in güncel kurumsal bilgi ifşa yönetmeliği ayrıca farklı zaman dilimleri ortaya çıkarır. Önceki yıla ait yıllık raporlar 1 Ocak ile 30 Haziran arasında sunulurken; belirtilen ortak, lisanslama, rehin ve ceza bilgileri ayrı ifşa takvimlerine tabidir. Gözlem tarihini kaydedin ve yıllık raporu raporlama yılına göre karşılaştırın; tarihlerini kontrol etmeden iki anlık görüntüyü çelişkili olarak nitelendirmeyin.

Şirket sicilinin gösteremediği değişiklikleri bulun

Fabrika, alt yüklenici, kalıp üretim yeri, üretim hattı, temel kalite iletişim kişisi, ihracat rotası veya gerekli ürün sertifikasında değişiklik olup olmadığını ticari unvan sahibine sorun. Mevcut teklifi ve ürün spesifikasyonunu onaylanmış sürümle karşılaştırın. Kayıtlı adres bir sanayi bölgesinden ofis konumuna taşındıysa, üretimin taşınıp taşınmadığını, ayrı bir tesiste devam edip etmediğini veya her zaman dış kaynaklı olup olmadığını belirleyin.

Değişiklikle orantılı nesnel kanıtlar kullanın: güncellenmiş tesis fotoğrafları veya canlı tesis turu, mevcut sertifika kapsamı ve düzenleyen kaynak, revize edilmiş süreç akışı, yeni alt yüklenici onayı, numune yeniden doğrulaması veya hedefli denetim. Teslimat yeri, iletişim alan adı veya üretim iddiası değiştiğinde “önemli bir şey değişmedi” ifadesi kanıt değildir. Bir üretim tesisi veya fabrika ilişkisi yeni olduğunda üretici kanıt yığınını kullanın.

Performans eğilimini paydalarla okuyun

Kendi kayıtlarınız en güçlü tekrar sipariş kanıtı olabilir. Zamanında teslimat oranını, vadesi gelen sevkiyatların kaçının zamanında yapıldığı şeklinde hesaplayın; hata oranını ise tutarlı bir tanım kullanarak denetlenen veya alınan birim sayısına göre belirleyin. Alıcı, taşıyıcı veya tedarikçiden kaynaklanan gecikmeleri ayırın; tüm gecikmeleri tek bir puanda toplamaktan kaçının.

Açık düzeltici faaliyetleri, tekrarlayan hataları, garanti taleplerini, iletişime yanıt vermesini, yetkisiz ikameleri, eksik sevkiyatları ve tavizlerin rutin hale gelip gelmediğini gözden geçirin. Karşılaştırılabilir partilerde hata oranının %1,2 seviyesinden %3,8 seviyesine yükselmesi, şirket kaydının hala aktif olduğunu göstermesinden çok daha önemlidir. Tersine, belgelenmiş tek bir sınırlama olayını takip eden etkili bir düzeltici faaliyet, kontrollü bir yeniden siparişi destekleyebilir.

Ödeme değişikliklerini yeni kimlik doğrulama olayları olarak ele alın

Sözleşmedeki satıcıyı, fatura düzenleyeni, lehtar adını, banka ülkesini, para birimini ve hesabı hem önceki onaylı dosya hem de mevcut belgelerle karşılaştırın. Bir tedarikçinin başarılı geçmişi yeni bir hesabı doğrulamaz. Birleşik Krallık hükümetinin ödeme yönlendirme rehberi, değiştirilen bilgiler için güvenilir kişi doğrulaması ve net onay prosedürleri uygulanmasını önerir.

Kuruluşunuz tarafından zaten kontrol edilen iletişim bilgilerini kullanın; değişiklik mesajındaki numarayı değil. Eski ve yeni bilgileri kimin, hangi kanal üzerinden ve ne zaman teyit ettiğini kaydedin. Kuzey İrlanda Sayıştayı kamu alımı dolandırıcılığı rehberi benzer şekilde sağlam bir banka değişikliği sürecini, görev ayrılığını ve denetlenebilir denetim izlerini vurgular. Hesap veya tahsilat ilişkisi değiştiğinde lehtar iş akışına devam edin.

Beş ayrı uyarı yerine tek bir birleşik değişikliği ele alın

On sekiz ay sonra 80.000 USD tutarındaki bir tekrar sipariş için kurgusal bir tedarikçinin değerlendirildiğini varsayın. Tek Düzenli Sosyal Kredi Kodu (USCC) ve aktif durumu değişmemiştir. Kayıtlı adres orijinal sanayi adresinden ticari bir ofise taşınmıştır; şirket üretimin kiralanmış bir tesiste devam ettiğini belirtmektedir. Zamanında teslimat oranı %92'den %81'e düşmüş, karşılaştırılabilir hata oranı %1,2'den %3,8'e yükselmiş ve teklif Hong Kong merkezli bir lehtar sunmaktadır.

Adres değişikliği güncel üretim tesisi kanıtı gerektirir. Performans verileri, tekrarlayan hatanın kapatılmasını ve daha sıkı bir denetim veya aşamalı sipariş koşulu gerektirir. Yeni lehtar bağımsız kimlik doğrulama ve sözleşme satıcısıyla belgelenmiş bir ilişki gerektirir. Hiçbir tekil gerçek tedarikçinin kabul edilemez olduğunu kanıtlamaz ancak birleşik risk maruziyeti, eski onayın basitçe kopyalanamayacağı anlamına gelir. Her değişiklik için bir sorumlu ve kanıt bulunana kadar karar askıda kalır.

Üç karardan biriyle sonuçlandırın

Değişiklik olmadan onayla: önemli bir fark yok, mevcut kimlik ve ödeme alanları eşleşiyor, performans anlaşılan sınırlar içinde kalıyor ve sipariş onaylı risk maruziyeti dahilinde kalıyor.

Koşullu onayla: değişiklikler daha küçük bir parti, revize edilmiş kilometre taşı, yeni numune, denetim, düzeltici faaliyet son tarihi, alternatif ödeme yapısı veya daha kısa inceleme tarihi ile açıklanmış ve kontrol altına alınmıştır. Her koşulu kimin izleyeceğini belirtin.

Askıya al ve yeniden nitelendir: tüzel kişi uzlaştırılamıyor, yeni fabrika veya lehtar doğrulanmamış, performans düşüşü için sınırlama yapılmamış veya sipariş yetki sınırını aşıyor. Yeniden nitelendirme kararını rutin bir satın alma emri onayının içine gizlemeyin.

Mevcut raporu, değişiklik defterini, kanıtları, kararı, koşulları ve yeni inceleme tetikleyicilerini sonraki onaylı temel çizgi olarak kaydedin. Tedarikçi onay dosyası sadece neyin değiştiğini değil, alıcının değişikliği neden kabul ettiğini, sınırladığını veya reddettiğini de göstermelidir. Tekrar sipariş incelemesinin avantajı budur: geçmiş, mevcut gerçeklerin yerini almaksızın gereksiz iş yükünü azaltır.