Quy trình Thẩm định Do Diligence cho Sourcing Trung Quốc

Một quy trình thẩm định do diligence cho sourcing cần thể hiện ai có thể dừng đơn hàng, bằng chứng nào phải vượt qua mỗi lần chuyển giao và thay đổi nào mở lại quyết định. Một danh sách kiểm tra dài không thể tự làm được điều đó. Khi mọi bộ phận đều giả định rằng “nhà cung cấp đã được kiểm tra”, một hồ sơ công ty chính xác vẫn có thể tồn tại song song với một tài khoản ngân hàng chưa được phê duyệt, một thay đổi sản phẩm chưa được thử nghiệm hoặc một hợp đồng được ký bởi thực thể sai.

Bài viết này nói về nhịp độ vận hành đằng sau các cuộc kiểm tra. Đối với các danh mục rủi ro cơ bản và điều tra theo từng nguồn, hãy sử dụng đầy đủ Hướng dẫn thẩm định do diligence nhà cung cấp Trung Quốc. Quy trình dưới đây cung cấp cho các cuộc kiểm tra những chủ sở hữu, thời hạn, chuyển giao và quy tắc mở lại.

Xem xét thẩm định do diligence như các cửa sổ giai đoạn, không phải một ngày phê duyệt duy nhất

Tài liệu giới thiệu về thẩm định do diligence cho các tác nhân thượng nguồn của OECD mô tả quản lý rủi ro là một quá trình liên tục mà hình thức phụ thuộc vào bối cảnh. Một nhóm sourcing có thể sử dụng kỷ luật quy trình đó mà không giả vờ rằng một danh sách kiểm tra phổ quát duy nhất bao phủ mọi sản phẩm, thị trường hoặc giá trị đơn hàng.

Bắt đầu bằng cách tách biệt các đối tượng phê duyệt. Nhóm có thể phê duyệt danh tính công ty để liên lạc, một mẫu để thử nghiệm, một nhà máy cho một quy trình, một hợp đồng cho một họ sản phẩm và một khoản thanh toán cho một người thụ hưởng. Những phê duyệt đó có thể có chủ sở hữu và điều kiện hết hạn khác nhau. Không cái nào nên âm thầm phê duyệt tất cả các cái khác.

Cung cấp cho năm chức năng một quyết định xác định

Sourcing hoặc mua hàng sở hữu danh tính ứng viên chính xác, lý do thương mại, lịch sử liên hệ, báo giá, cấu trúc giao dịch đề xuất và tính hoàn chỉnh của việc chuyển giao. Nó không nên chứng nhận khả năng sản xuất chỉ vì một nhân viên bán hàng đã sắp xếp một chuyến thăm nhà máy.

Chất lượng hoặc kỹ thuật sở hữu thông số kỹ thuật, kết quả mẫu, khả năng quy trình, bằng chứng nhà máy hoặc nhà thầu phụ, kế hoạch kiểm tra và kiểm soát thay đổi sản phẩm. Nó không quyết định xem một người thụ hưởng bên thứ ba không giải thích được có thể được thanh toán hay không.

Pháp lý hoặc tuân thủ sở hữu các vấn đề pháp lý và tuân thủ cụ thể cho giao dịch, phân bổ hợp đồng, cấu trúc bị hạn chế hoặc rủi ro cao, leo thang và bất kỳ yêu cầu nào về lời khuyên chuyên gia. Nó nên phân biệt một sự thật đã được xác minh với một kết luận pháp lý.

Tài chính sở hữu xác thực người thụ hưởng, đối chiếu hóa đơn và hợp đồng, mốc thanh toán, kiểm soát số tiền và tiền tệ, thay đổi chi tiết ngân hàng và bằng chứng giải phóng. Hồ sơ nhà cung cấp xanh là một đầu vào, không phải là hướng dẫn giải phóng.

Chủ sở hữu kinh doanh quyết định xem rủi ro dư thừa được ghi chép có chấp nhận được về mặt thương mại hay không. Vai trò đó có thể chấp nhận một rủi ro được mô tả đúng trong thẩm quyền, nhưng nó không nên ghi đè lên một danh tính chưa giải quyết, an toàn, trừng phạt, gian lận hoặc tạm dừng thanh toán bằng cách thay đổi màu sắc trong bảng tính.

Sử dụng ma trận trách nhiệm vòng đời

Cổng kiểm soát	Chủ sở hữu chịu trách nhiệm	Giao nhận bắt buộc	Quyết định
Người dẫn dắt và ứng viên	Tìm nguồn cung	Danh tính pháp lý chính xác, nguồn gốc, lý do thương mại, sàng lọc rủi ro ban đầu	Từ chối, đưa vào danh sách rút gọn hoặc yêu cầu bằng chứng về danh tính
Mẫu thử và khả thi	Chất lượng/kỹ thuật	Hộ chiếu mẫu, bản vẽ hoặc thông số kỹ thuật, kết quả kiểm tra, giả thuyết về nhà máy/quy trình	Không đạt, gia công lại, vượt qua có điều kiện về mặt kỹ thuật hoặc đạt
Tiếp nhận và hợp đồng	Pháp lý/tuân thủ với chủ sở hữu kinh doanh	Bản đồ thực thể, phát hiện rủi ro, vai trò người bán/nhà sản xuất đã thỏa thuận, sai lệch hợp đồng	Từ chối, nâng cấp xử lý, phê duyệt các điều kiện hoặc phê duyệt phạm vi
PO và tiền đặt cọc	Tài chính	Hợp đồng/PO đã được phê duyệt, hóa đơn, bằng chứng thụ hưởng, kết quả mốc tiến độ và gọi lại	Tạm giữ, trả lại hoặc giải ngân khoản thanh toán này
Sản xuất và vận chuyển	Chất lượng/vận hành	Phiên bản đã phê duyệt, trạng thái kiểm tra, các điểm không phù hợp, điều kiện giải phóng vận chuyển	Gia công lại, miễn trừ có thẩm quyền, tạm giữ hoặc giao hàng
Đặt hàng lặp lại hoặc thay đổi	Điều phối bởi bộ phận tìm nguồn cung; chủ sở hữu rủi ro thay đổi quyết định	Nhật ký thay đổi, bằng chứng cập nhật, lịch sử hiệu suất, khiếu nại đang mở	Phê duyệt tái sử dụng, mở lại các cổng đã chọn hoặc đánh giá lại toàn diện
Thoát	Chủ doanh nghiệp với pháp lý/vận hành	Đơn hàng mở, công cụ, dữ liệu bí mật, bảo hành, khiếu nại, quyền truy cập và hồ sơ	Chuyển giao, khôi phục, duy trì, giải quyết hoặc đóng

“Chịu trách nhiệm” có nghĩa là chức năng phải đóng chốt kiểm soát, không phải là người đóng góp duy nhất. Ví dụ, bộ phận thu mua có thể thu thập thư ngân hàng, nhưng bộ phận tài chính phải xác thực và phê duyệt bên thụ hưởng. Bộ phận chất lượng có thể nêu lên vấn đề tuân thủ sản phẩm, trong khi bộ phận pháp chế hoặc chuyên gia đủ điều kiện sẽ xác định quy tắc áp dụng. hướng dẫn kiểm tra trước khi giao hàng quản lý quy trình chi tiết phát hành sản xuất.

Làm cho mỗi lần chuyển giao nhỏ enough để kiểm tra

Một lần chuyển giao hữu ích là một gói quyết định ngắn gọn, không phải một email nói “tài liệu đính kèm”. Ghi chú bìa của nó nên xác định nhà cung cấp và đơn hàng, quyết định được yêu cầu, bằng chứng đã kiểm tra và ngày tháng, câu hỏi chưa giải quyết, điều kiện, chủ sở hữu tiếp theo và hạn chót. Liên kết đến các tệp nguồn thay vì dán kết luận mà không có nguồn gốc.

Giữ một bảng kê bằng chứng duy nhất trong hồ sơ phê duyệt nhà cung cấp. Mỗi mục cần có nguồn, ngày thu thập, chủ sở hữu, thực thể liên quan, sản phẩm hoặc giao dịch áp dụng và lịch sử thay thế. Bản thư phê duyệt nội bộ riêng biệt có thể tóm tắt quyết định, nhưng nó không nên trở thành một bản chụp bị bỏ rơi.

Đối với danh tính công ty Trung Quốc, Bộ Tư pháp Quy định Công bố Thông tin Doanh nghiệp cung cấp khung thông tin công khai. SAMR mô tả Hệ thống Công bố Thông tin Tín dụng Doanh nghiệp Quốc gia là nền tảng pháp lý cho việc công bố thường niên và ngay lập tức của doanh nghiệp và một nền tảng truy vấn thông tin doanh nghiệp công khai. Ghi lại những gì đã quan sát và khi nào; không gán nhãn hồ sơ là phê duyệt vĩnh viễn.

Chỉ mở lại các cửa quy trình bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi

Kiểm tra hàng năm có thể là biện pháp dự phòng, nhưng các sự kiện vật chất nên thúc đẩy quy trình làm việc. Mở lại cửa quy trình liên quan khi tên pháp lý, trạng thái, địa chỉ, quyền sở hữu hoặc đại diện thay đổi; khi một nhà máy mới hoặc nhà thầu phụ xuất hiện; khi chi tiết ngân hàng, người thụ hưởng, quốc gia hoặc tiền tệ thay đổi; khi sản phẩm, vật liệu, thiết kế, thị trường đích hoặc giá trị đơn hàng thay đổi; hoặc khi các sự kiện về chất lượng, giao hàng, pháp lý, an toàn hoặc tính toàn vẹn làm thay đổi rủi ro.

Việc cập nhật nhỏ số điện thoại không yêu cầu kiểm toán nhà máy. Việc thêm bên thụ hưởng mới yêu cầu rà soát đường dẫn thanh toán ngay cả khi hồ sơ công ty không thay đổi. Việc thay thế động cơ yêu cầu phê duyệt kỹ thuật ngay cả khi tài khoản ngân hàng ổn định. xem lại đơn đặt hàng lặp lại giải thích cách thực hiện làm mới có mục tiêu thay vì khởi động lại mù quáng.

Trường hợp: nhà cung cấp màu xanh lá cây, nhưng tiền đặt cọc thì không

Người mua giả định `Northfield Controls` đưa `Suzhou Meridian Motion Co., Ltd.` vào danh sách rút gọn cho dự án động cơ giảm tốc. Bộ phận tìm nguồn cung ứng xác nhận thực thể Trung Quốc chính xác, chi tiết đăng ký hiện tại, lý do thương mại, liên hệ bán hàng và báo giá mẫu. Bộ phận chất lượng thử nghiệm hai mẫu và ghi lại đường cong mô-men xoắn chấp nhận được. Đội pháp lý đồng ý vai trò của người bán và nhà sản xuất trong hợp đồng. Ba cửa quy trình này màu xanh lá cây cho sản phẩm xác định.

Vài giờ trước khi khoản đặt cọc 30% đến hạn, nhân viên bán hàng gửi hóa đơn sửa đổi nêu rõ người thụ hưởng ở Hồng Kông. Email nói rằng nhóm sử dụng tài khoản đó cho xuất khẩu và yêu cầu thanh toán khẩn cấp. Tài chính mở một sự kiện người thụ hưởng mới. Nó không yêu cầu bộ phận tìm nguồn cung ứng thay đổi kết quả danh tính trước đó của họ, và bộ phận tìm nguồn cung ứng không thể phê duyệt thanh toán vì họ biết nhân viên bán hàng.

Thanh toán vẫn bị tạm dừng trong khi tài chính và pháp lý reconcile thực thể Hồng Kông, thẩm quyền thu tiền, hợp đồng, hóa đơn, lý do quốc gia ngân hàng, nghĩa vụ hoàn tiền và cuộc gọi lại độc lập. Đội ngũ tuân theo quy trình người thụ hưởng và rộng hơn cửa quy trình trước thanh toán. Nếu chuỗi được hỗ trợ, hồ sơ ghi lại sự phê duyệt có phạm vi cho người thụ hưởng và giao dịch đó. Nếu không, khoản tiền gửi sẽ không được chuyển đi.

Hai tháng sau, nhà cung cấp đề xuất một động cơ có chi phí thấp hơn. Sự kiện này quay trở lại bộ phận chất lượng và kỹ thuật, không phải tài chính. Thực thể pháp lý và người thụ hưởng đã được phê duyệt vẫn hợp lệ trừ khi có một thực tế khác thay đổi, nhưng kết quả mẫu cũ không thể phê duyệt một linh kiện mới.

Sử dụng điều kiện và thời hạn hết hạn, không chỉ màu đỏ hoặc xanh lá

Ba trạng thái thường là quá thô. Một bản ghi thực tế có thể sử dụng: `open`, `waiting for evidence`, `cleared`, `cleared with conditions`, `expired`, `superseded`, và `declined`. Một điều kiện cần có chủ sở hữu, ngày đến hạn, phương thức xác minh và hậu quả nếu không đáp ứng. “Theo dõi nhà cung cấp” không phải là một biện pháp kiểm soát; “quản lý chất lượng xem xét cuộc kiểm tra sản phẩm đầu tiên trước khi giải phóng hàng xuất xưởng” thì có.

Xác định các ngưỡng tăng cấp trước. Các ví dụ bao gồm sự không khớp về thực thể pháp lý không rõ nguyên nhân, người thụ hưởng là cá nhân, thay đổi ngân hàng đột ngột, từ chối xác định nhà máy, gia công phụ không tiết lộ, thay đổi thông số kỹ thuật quan trọng về an toàn, sự kiện pháp lý bất lợi, hoặc khoản tiền gửi ngoài mốc đã được phê duyệt. Chuyển hướng mỗi trường hợp đến chức năng có khả năng giải quyết nó, chứ không tự động chuyển cho người cấp cao nhất.

Đo lường xem quy trình làm việc có hoạt động trong thực tế hay không

Bộ Tư pháp Hoa Kỳ 2024 đánh giá chương trình tuân thủ hỏi liệu các kiểm soát bên thứ ba có bao gồm lý do kinh doanh, các điều khoản hợp đồng và thanh toán phù hợp, rà soát nhà cung cấp kịp thời, hiệu suất thực tế, dữ liệu được sử dụng trong suốt mối quan hệ và giám sát liên tục hay không. Các nguyên tắc rộng hơn của DOJ về nguyên tắc tuân thủ doanh nghiệp cũng phân biệt một chương trình được triển khai, rà soát và sửa đổi với một chương trình chỉ tồn tại trên giấy tờ. Đây là các câu hỏi đánh giá, không phải một mẫu pháp lý cho mọi người mua.

Các biện pháp tìm nguồn cung hữu ích bao gồm tỷ lệ hồ sơ đến đầy đủ tại mỗi cửa ngõ, thời gian dành để giải quyết các ngoại lệ vật chất, thay đổi ngân hàng hoặc thực thể muộn, thanh toán được giữ và giải quyết đúng cách, hàng hóa được giải phóng với các điều kiện quá hạn, nhà cung cấp có rà soát rủi ro lỗi thời, và các lỗi lặp lại được truy ngược về một bàn giao yếu kém trước đó. Số lượng thô về các lần kiểm tra, tài liệu hoặc ô màu xanh lá có thể khen ngợi hoạt động trong khi che giấu việc liệu ai đó có ngăn chặn một quyết định sai lầm hay không.

Bắt đầu với một đơn đặt hàng và bảo tồn dấu vết quyết định

Lập bản đồ một đơn đặt hàng gần đây từ lần liên hệ đầu tiên đến khi giao hàng. Đánh dấu mọi quyết định, chủ sở hữu, đầu vào, đầu ra, điểm dừng, vượt quyền và thay đổi. Nơi mà chuỗi phụ thuộc vào trí nhớ hoặc email được chuyển tiếp, hãy xác định bước bàn giao còn thiếu. Sau đó, thử nghiệm quy trình làm việc trên một nhà cung cấp mới trước khi thay đổi mọi biểu mẫu.

Giữ kết quả tương xứng. Các đơn mua danh mục có rủi ro thấp cần ít cửa ngõ và bằng chứng nhẹ nhàng hơn so với các sản phẩm chịu quy định, công cụ tùy chỉnh, khoản tiền gửi lớn hoặc cấu trúc đa thực thể phức tạp. Tiêu chuẩn không phải là tối đa hóa giấy tờ. Đó là một dấu vết quyết định trong đó mỗi chuyên gia biết những gì đã được thiết lập trước đó, những gì nằm ngoài bằng chứng đó và sự kiện nào sẽ đưa hồ sơ trở lại.