Рабочий процесс проверки поставщиков для закупок в Китае

Рабочий процесс проверки при закупках должен показывать, кто может остановить заказ, какие доказательства должны переходить через каждый этап передачи и какие изменения приводят к пересмотру решения. Длинный чек-лист не может сделать это сам по себе. Когда каждое подразделение предполагает, что «поставщик уже проверен», корректная запись о компании может сосуществовать с непроверенным банковским счетом, неизмененным изменением продукта или контрактом, подписанным не тем юридическим лицом.

Эта статья посвящена операционному ритму проверок. Для базовых категорий рисков и расследований по источникам используйте полный руководство по проверке поставщиков в Китае. Приведенный ниже рабочий процесс назначает ответственных за эти проверки, устанавливает сроки, этапы передачи и правила повторного открытия.

Рассматривайте проверку как поэтапные контрольные точки, а не как единственную дату одобрения

Материалы ОЭСР по введению в курс дела по проверке для участников цепочки поставок выше по течению описывают управление рисками как непрерывный процесс, форма которого зависит от контекста. Закупочная команда может использовать эту дисциплину процесса, не притворяясь, что один универсальный чек-лист охватывает каждый продукт, рынок или стоимость заказа.

Начните с разделения объектов одобрения. Команда может одобрить идентификацию компании для связи, образец для тестирования, завод для одного процесса, контракт для одной семейной группы продуктов и платеж одному бенефициару. Эти одобрения могут иметь разных ответственных лиц и условия истечения срока действия. Ни одно из них не должно автоматически одобрять остальные.

Предоставьте пять функциям определенное право принятия решений

Закупки или снабжение отвечают за точную идентификацию кандидата, коммерческое обоснование, историю контактов, предложение, предложенную структуру сделки и полноту передачи задачи. Они не должны сертифицировать производственные возможности только потому, что продавец организовал визит на завод.

Качество или инженерия отвечают за спецификацию, результаты образцов, способность процесса, доказательства завода или субподрядчика, план инспекции и контроль изменений продукта. Они не решают, можно ли выплачивать средства необъяснимому третьему бенефициару.

Юридический отдел или комплаенс отвечают за вопросы юридического и комплаенс-соответствия, специфичные для сделки, распределение контрактов, ограниченные или высокорисковые структуры, эскалацию и любые требования к специализированной консультации. Они должны отличать подтвержденный факт от юридического вывода.

Финансы отвечают за аутентификацию бенефициара, сверку счетов и контрактов, этапы платежа, контроль сумм и валют, изменение банковских реквизитов и доказательства выпуска средств. Зеленый профиль поставщика является входным данным, а не инструкцией к выпуску.

Владелец бизнеса решает, является ли задокументированный остаточный риск коммерчески приемлемым. Эта роль может принять правильно описанный риск в пределах своих полномочий, но она не должна отменять неразрешенные проблемы с идентификацией, безопасностью, санкциями, мошенничеством или блокировкой платежа, просто изменив цвет в электронной таблице.

Используйте матрицу ответственности по жизненному циклу

Контрольная точка	Ответственный владелец	Требуемая передача	Решение
Руководитель и кандидат	Закупки	Точное юридическое наименование, источник, коммерческое обоснование, первичная оценка рисков	Отклонить, включить в шорт-лист или запросить доказательства идентификации
Образцы и оценка осуществимости	Качество/инженерия	Паспорт образца, чертеж или спецификация, результаты испытаний, гипотеза о заводе/процессе	Не пройдено, доработка, условно пройдено технически или пройдено
Онбординг и договор	Юридическое соответствие с владельцем бизнеса	Карта юридических лиц, выявленные риски, согласованные роли продавца/изготовителя, отклонения от договора	Отказать, эскалировать, одобрить условия или одобрить объем работ
Заказ на поставку (PO) и аванс	Финансы	Одобренный договор/заказ на поставку, счет-фактура, доказательства бенефициара, результат по этапам и обратная связь	Приостановить, вернуть или освободить этот платеж
Производство и отгрузка	Качество/операции	Одобренная редакция, статус инспекции, несоответствия, условия выпуска для отгрузки	Доработка, пропуск с полномочиями, приостановка или отгрузка
Повторный заказ или изменение	Координирует закупка; владелец измененных рисков принимает решение	Журнал изменений, обновленные доказательства, история производительности, открытые претензии	Согласие на повторное использование, повторное открытие выбранных контрольных точек или полная переоценка
Выход	Владелец бизнеса с юридическими/операционными функциями	Открытые заказы, оснастка, конфиденциальные данные, гарантия, претензии, доступ и записи	Переход, восстановление, сохранение, урегулирование или закрытие

«Ответственный» означает функцию, которая должна закрыть вопрос, а не единственного участника. Например, отдел закупок может собрать банковское письмо, но финансовый отдел должен проверить и утвердить бенефициара. Отдел качества может поднять вопрос о соответствии продукта, тогда как юридический отдел или квалифицированный специалист определяет применимое правило. руководство по предотгрузочной инспекции владеет детальной процедурой выпуска производства.

Делайте каждый этап передачи достаточно малым для проверки

Полезная передача — это короткий пакет решений, а не письмо с текстом «документы во вложении». Сопроводительная записка должна указывать поставщика и заказ, запрашиваемое решение, проверенные доказательства и даты, нерешенные вопросы, условия, следующего владельца и срок. Ссылка на исходные файлы, а не вставка выводов без указания источника.

Храните единый реестр доказательств в файле одобрения поставщика. Каждый элемент должен иметь источник, дату сбора, владельца, связанную сущность, применимый продукт или транзакцию и историю замен. Отдельное внутреннее меморандум об одобрении может резюмировать решение, но оно не должно становиться изолированным снимком.

Для идентификации китайской компании Министерство юстиции Положение о публичной информации предприятий предоставляет рамку публичной информации. SAMR описывает Национальную систему публичной информации о кредитоспособности предприятий как статутную платформу для ежегодных и немедленных раскрытий предприятиями информации и как платформу публичного запроса информации о предприятиях. Зафиксируйте, что было обнаружено и когда; не помечайте профиль как постоянное одобрение.

Открывайте только те контрольные точки, которые затронуты изменением

Годовой обзор может быть резервной мерой, но существенные события должны управлять рабочим процессом. Откройте соответствующую контрольную точку при изменении юридического имени, статуса, адреса, собственности или представителя; при появлении нового завода или субподрядчика; при изменении банковских реквизитов, выгодоприобретателя, страны или валюты; при изменении продукта, материала, дизайна, целевого рынка или стоимости заказа; или при событиях качества, доставки, юридических вопросов, безопасности или целостности, изменяющих риск.

Незначительное обновление номера телефона не требует аудита завода. Новый бенефициар требует проверки платежного пути, даже если запись о компании не изменилась. Замена двигателя требует технического одобрения, даже если банковский счет стабилен. повторный обзор заказа объясняет, как выполнить целевое обновление, а не перезапуск вслепую.

Случай: поставщик зеленый, но депозит нет

Вымышленный покупатель `Northfield Controls` включает `Suzhou Meridian Motion Co., Ltd.` в шорт-лист для проекта редукторного двигателя. Закупки подтверждают точное китайское юридическое лицо, текущие регистрационные данные, коммерческое обоснование, контакт отдела продаж и образец котировки. Качество тестирует два образца и фиксирует приемлемую кривую крутящего момента. Юридическая команда соглашается с ролями продавца и производителя в контракте. Эти три контрольные точки зеленые для определенного продукта.

За несколько часов до того, как должен быть выплачен 30% депозит, продавец отправляет пересмотренный счет-фактуру с указанием гонконгского выгодоприобретателя. В письме говорится, что группа использует этот счет для экспорта и просит срочной оплаты. Финансы открывают новое событие выгодоприобретателя. Они не просят закупки изменить их предыдущий результат идентификации, и закупки не могут утвердить платеж, так как знают продавца.

Платеж остается приостановленным, пока финансы и юристы согласуют гонконгскую сущность, полномочия на получение средств, контракт, счет-фактуру, обоснование страны банка, обязательства по возврату и независимый обратный звонок. Команда следует рабочему процессу выгодоприобретателя и более широкому контрольному пункту предоплаты. Если цепочка поддерживается, в файле фиксируется согласование с ограниченной областью действия для этого бенефициара и транзакции. В противном случае депозит не переводится.

Два месяца спустя поставщик предлагает более дешевый двигатель. Это событие относится к качеству и инженерии, а не к финансам. Юридическое лицо и утвержденный бенефициар остаются действительными, если только не изменится другой факт, но результат старого образца не может одобрить новый компонент.

Используйте условия и срок действия, а не только красный или зеленый

Три состояния обычно слишком грубы. Практическая запись может использовать: `open`, `waiting for evidence`, `cleared`, `cleared with conditions`, `expired`, `superseded` и `declined`. Условие требует владельца, срока выполнения, метода проверки и последствий в случае невыполнения. «Мониторинг поставщика» не является контролем; «менеджер по качеству проверяет первую производственную инспекцию перед выпуском отгрузки» — является.

Заранее определите пороги эскалации. Примеры включают необъяснимое несоответствие юридического лица, личного бенефициара, внезапную смену банка, отказ идентифицировать завод, неразглашенное субподрядное производство, изменение спецификации, критичной для безопасности, неблагоприятное юридическое событие или депозит вне утвержденного этапа. Направляйте каждый случай в функцию, способную его разрешить, а не автоматически самому старшему сотруднику.

Измеряйте, работает ли рабочий процесс на практике

Министерство юстиции США 2024 оценка программы соблюдения требований задает вопрос, покрывают ли контроль третьих сторон бизнес-обоснование, соответствующие условия контракта и оплаты, своевременный обзор вендора, фактическое выполнение, данные, используемые в течение отношений, и постоянный мониторинг. Более широкие принципы DOJ корпоративных принципов соблюдения требований также различают программу, которая внедрена, проверена и пересмотрена, от той, которая существует только на бумаге. Это вопросы для оценки, а не юридический шаблон для каждого покупателя.

Полезные меры закупок включают долю файлов, поступающих полными на каждом этапе, время, затраченное на устранение существенных исключений, поздние изменения банка или юридического лица, платежи, правильно удержанные и разрешенные, отгрузки, выпущенные при просроченных условиях, поставщиков со устаревшими обзорами рисков и повторяющиеся сбои, связанные с предыдущим слабым передачей. Сырые подсчеты проверок, документов или зеленых ячеек могут поощрять активность, скрывая, остановил ли кто-то плохое решение.

Начните с одного заказа и сохраните след принятия решений

Опишите недавний заказ от первого контакта до отгрузки. Отметьте каждое решение, владельца, входные данные, выходные данные, задержку, отмену и изменение. Там, где цепочка зависит от памяти или пересланного письма, определите недостающую передачу. Затем протестируйте рабочий процесс на одном новом поставщике, прежде чем менять все формы.

Сохраняйте соразмерность результата. Закупки из каталога с низким риском требуют меньше этапов и более легких доказательств, чем регулируемая продукция, индивидуальное оснащение, крупные депозиты или непрозрачные структуры с несколькими юридическими лицами. Стандарт — не максимальная бюрократия. Это след принятия решений, в котором каждый специалист знает, что уже установлено, что остается вне этих доказательств и какое событие возвращает файл.