Alur Kerja Due Diligence untuk Pengadaan dari Tiongkok

Alur kerja due diligence pengadaan harus menunjukkan siapa yang dapat menghentikan pesanan, bukti apa yang harus melewati setiap serah terima, dan perubahan mana yang membuka kembali keputusan. Daftar periksa panjang tidak dapat melakukan itu sendiri. Ketika setiap departemen mengasumsikan bahwa "pemasok sudah diperiksa", catatan perusahaan yang benar dapat berdampingan dengan rekening bank yang belum disetujui, perubahan produk yang belum diuji, atau kontrak yang ditandatangani oleh entitas yang salah.

Artikel ini membahas irama operasional di balik pemeriksaan tersebut. Untuk kategori risiko mendasar dan penyelidikan sumber demi sumber, gunakan panduan lengkap Panduan Due Diligence Pemasok Tiongkok. Alur kerja di bawah ini memberikan pemilik, tenggat waktu, serah terima, dan aturan pembukaan kembali bagi pemeriksaan tersebut.

Anggap due diligence sebagai gerbang tahap, bukan satu tanggal persetujuan

OECD's materi pengantar due diligence untuk aktor hulu menggambarkan manajemen risiko sebagai proses berkelanjutan yang bentuknya bergantung pada konteks. Tim pengadaan dapat menggunakan disiplin proses tersebut tanpa berpura-pura bahwa satu daftar periksa universal mencakup setiap produk, pasar, atau nilai pesanan.

Mulailah dengan memisahkan objek persetujuan. Tim mungkin menyetujui identitas perusahaan untuk kontak, sampel untuk pengujian, pabrik untuk satu proses, kontrak untuk satu keluarga produk, dan pembayaran ke satu penerima manfaat. Persetujuan-persetujuan tersebut dapat memiliki pemilik dan kondisi kedaluwarsa yang berbeda. Tidak satupun yang harus secara diam-diam menyetujui semua yang lain.

Berikan lima fungsi keputusan yang terdefinisi

Pengadaan atau procurement memiliki identitas kandidat yang tepat, rasional komersial, riwayat kontak, kutipan harga, struktur transaksi yang diusulkan, dan kelengkapan serah terima. Fungsi ini tidak boleh mensertifikasi kemampuan manufaktur hanya karena seorang tenaga penjualan mengatur kunjungan ke pabrik.

Kualitas atau teknik memiliki spesifikasi, hasil sampel, kemampuan proses, bukti pabrik atau subkontraktor, rencana inspeksi, dan kontrol perubahan produk. Fungsi ini tidak memutuskan apakah penerima manfaat pihak ketiga yang tidak dijelaskan dapat dibayar.

Hukum atau kepatuhan memiliki isu hukum dan kepatuhan spesifik transaksi, alokasi kontrak, struktur terbatas atau berisiko tinggi, eskalasi, dan persyaratan apa pun untuk saran spesialis. Fungsi ini harus membedakan fakta yang diverifikasi dari kesimpulan hukum.

Keuangan memiliki autentikasi penerima manfaat, rekonsiliasi faktur dan kontrak, tonggak pembayaran, kontrol jumlah dan mata uang, perubahan detail bank, dan bukti pelepasan. Profil pemasok hijau adalah masukan, bukan instruksi pelepasan.

Pemilik bisnis memutuskan apakah risiko residu yang didokumentasikan dapat diterima secara komersial. Peran ini dapat menerima risiko yang dijelaskan dengan benar dalam wewenang, tetapi seharusnya tidak menimpa identitas yang belum terselesaikan, keselamatan, sanksi, penipuan, atau penahanan pembayaran hanya dengan mengubah warna di spreadsheet.

Gunakan matriks tanggung jawab siklus hidup

Gerbang	Pemilik yang bertanggung jawab	Serah terima yang diperlukan	Keputusan
Pimpinan dan kandidat	Pengadaan	Identitas hukum yang tepat, sumber, alasan komersial, skrining risiko awal	Tolak, daftar pendek, atau minta bukti identitas
Sampel dan kelayakan	Kualitas/teknik	Paspor sampel, gambar atau spesifikasi, hasil pengujian, hipotesis pabrik/proses	Gagal, pengerjaan ulang, lulus teknis bersyarat, atau lulus
Onboarding dan kontrak	Hukum/ketaatan dengan pemilik bisnis	Peta entitas, temuan risiko, peran penjual/pabrik yang disepakati, penyimpangan kontrak	Tolak, eskalasi, setujui kondisi, atau setujui ruang lingkup
PO dan uang muka	Keuangan	Kontrak/PO yang disetujui, faktur, bukti penerima manfaat, hasil tonggak dan panggilan balik	Tahan, kembalikan, atau lepaskan pembayaran ini
Produksi dan pengiriman	Kualitas/operasi	Revisi yang disetujui, status inspeksi, ketidaksesuaian, kondisi pelepasan pengiriman	Pengerjaan ulang, waiver dengan wewenang, tahan, atau kirim
Pesanan ulang atau perubahan	Koordinasi pengadaan; pemilik risiko perubahan memutuskan	Log perubahan, bukti yang diperbarui, riwayat kinerja, klaim terbuka	Persetujuan penggunaan kembali, buka kembali gerbang terpilih, atau penilaian ulang penuh
Keluar	Pemilik bisnis dengan fungsi hukum/operasi	Pesanan terbuka, alat perkakas, data rahasia, garansi, klaim, akses, dan catatan	Transisi, pemulihan, retensi, penyelesaian, atau penutupan

`Bertanggung jawab` berarti fungsi yang harus menutup gerbang, bukan satu-satunya kontributor. Misalnya, bagian pengadaan dapat mengumpulkan surat bank, tetapi keuangan harus mengautentikasi dan menyetujui penerima manfaat. Bagian kualitas dapat mengangkat kekhawatiran terkait kepatuhan produk, sementara bagian hukum atau spesialis berkualifikasi menentukan aturan yang berlaku. panduan inspeksi pra-pengiriman memiliki prosedur rilis produksi yang terperinci.

Buat setiap serahan cukup kecil untuk diperiksa

Serahan yang berguna adalah paket keputusan singkat, bukan email yang mengatakan “dokumen terlampir.” Catatan sampulnya harus mengidentifikasi pemasok dan pesanan, keputusan yang diminta, bukti yang diperiksa dan tanggal, pertanyaan yang belum terselesaikan, kondisi, pemilik berikutnya, dan tenggat waktu. Tautkan ke file sumber daripada menempelkan kesimpulan tanpa asal-usul.

Simpan manifest bukti tunggal di dalam file persetujuan pemasok. Setiap item memerlukan sumber, tanggal pengumpulan, pemilik, entitas terkait, produk atau transaksi yang berlaku, dan riwayat penggantian. Memo persetujuan internal dapat meringkas keputusan, tetapi tidak boleh menjadi snapshot yang terisolasi.

Untuk identitas perusahaan Tiongkok, Kementerian Kehakiman's Peraturan Pengungkapan Informasi Perusahaan menyediakan kerangka informasi publik. SAMR menggambarkan Sistem Pengungkapan Informasi Kredit Perusahaan Nasional sebagai platform statutoris untuk pengungkapan perusahaan tahunan dan segera serta sebuah platform kueri informasi perusahaan publik. Catat apa yang diamati dan kapan; jangan memberi label persetujuan profil permanen.

Buka kembali hanya gerbang yang terpengaruh oleh perubahan

Tinjauan tahunan dapat menjadi jaring pengaman, tetapi peristiwa material harus mendorong alur kerja. Buka kembali gerbang yang relevan ketika nama hukum, status, alamat, kepemilikan, atau perwakilan berubah; ketika pabrik baru atau subkontraktor muncul; ketika detail bank, penerima manfaat, negara, atau mata uang berubah; ketika produk, bahan, desain, pasar tujuan, atau nilai pesanan berubah; atau ketika peristiwa kualitas, pengiriman, hukum, keselamatan, atau integritas mengubah risiko.

Pembaruan kecil pada nomor telepon tidak memerlukan audit pabrik. Penerima manfaat baru memerlukan tinjauan jalur pembayaran meskipun catatan perusahaan tidak berubah. Penggantian motor memerlukan persetujuan teknis meskipun rekening bank stabil. tinjauan pesanan berulang menjelaskan cara melakukan penyegaran tertarget daripada memulai ulang secara buta.

Kasus: pemasok berwarna hijau, tetapi depositnya tidak

Pembeli fiktif `Northfield Controls` membuat daftar pendek `Suzhou Meridian Motion Co., Ltd.` untuk proyek motor bergerigi. Pengadaan mengonfirmasi entitas Tiongkok yang tepat, detail pendaftaran saat ini, rasional komersial, kontak penjualan, dan kutipan sampel. Kualitas menguji dua sampel dan mencatat kurva torsi yang dapat diterima. Tim hukum menyetujui peran penjual dan produsen dalam kontrak. Ketiga gerbang tersebut berwarna hijau untuk produk yang didefinisikan.

Beberapa jam sebelum deposit 30% jatuh tempo, salesperson mengirimkan faktur revisi yang menyebutkan penerima manfaat Hong Kong. Email tersebut menyatakan bahwa grup menggunakan akun tersebut untuk ekspor dan meminta pembayaran mendesak. Keuangan membuka peristiwa penerima manfaat baru. Ia tidak meminta pengadaan mengubah hasil identitas sebelumnya, dan pengadaan tidak dapat menyetujui pembayaran karena ia mengenal salesperson.

Pembayaran ditahan sementara keuangan dan hukum merekonsiliasi entitas Hong Kong, wewenang untuk menerima, kontrak, faktur, rasional negara bank, kewajiban pengembalian dana, dan panggilan balik independen. Tim mengikuti alur kerja penerima manfaat dan lebih luas lagi gerbang pra-pembayaran. Jika rantai disetujui, file mencatat persetujuan terbatas untuk penerima manfaat dan transaksi tersebut. Jika tidak, deposit tidak dipindahkan.

Dua bulan kemudian, pemasok mengusulkan motor dengan biaya lebih rendah. Peristiwa ini dikembalikan ke tim kualitas dan teknik, bukan keuangan. Entitas hukum dan penerima manfaat yang disetujui tetap valid kecuali ada fakta lain yang berubah, namun hasil sampel lama tidak dapat menyetujui komponen baru.

Gunakan kondisi dan masa berlaku, bukan hanya merah atau hijau

Tiga status biasanya terlalu kasar. Catatan praktis dapat menggunakan: `open`, `waiting for evidence`, `cleared`, `cleared with conditions`, `expired`, `superseded`, dan `declined`. Sebuah kondisi memerlukan pemilik, tanggal jatuh tempo, metode verifikasi, dan konsekuensi jika tidak terpenuhi. "Pantau pemasok" bukanlah kontrol; "manajer kualitas meninjau inspeksi produksi pertama sebelum pelepasan pengiriman" adalah.

Tentukan ambang batas eskalasi sebelumnya. Contohnya termasuk ketidaksesuaian entitas hukum yang tidak dapat dijelaskan, penerima manfaat pribadi, perubahan bank mendadak, penolakan untuk mengidentifikasi pabrik, subkontraksi yang tidak diungkapkan, perubahan spesifikasi kritis keselamatan, peristiwa hukum yang merugikan, atau deposit di luar tonggak persetujuan. Arahkan setiap kasus ke fungsi yang mampu menyelesaikannya, bukan secara otomatis kepada orang paling senior.

Ukur apakah alur kerja berfungsi dalam praktik

Departemen Kehakiman AS 2024 evaluasi program kepatuhan menanyakan apakah kontrol pihak ketiga mencakup alasan bisnis, syarat kontrak dan pembayaran yang sesuai, tinjauan vendor tepat waktu, kinerja aktual, data yang digunakan selama hubungan, dan pemantauan berkelanjutan. Prinsip-prinsip kepatuhan korporat DOJ yang lebih luas prinsip kepatuhan korporat juga membedakan antara program yang diterapkan, ditinjau, dan direvisi dengan program yang hanya ada di atas kertas. Ini adalah pertanyaan evaluasi, bukan templat hukum untuk setiap pembeli.

Ukuran pengadaan yang berguna meliputi proporsi file yang tiba lengkap di setiap gerbang, waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan pengecualian material, perubahan bank atau entitas yang terlambat, pembayaran yang ditahan dan diselesaikan dengan benar, pengiriman yang dilepaskan dengan kondisi yang lewat tempo, pemasok dengan tinjauan risiko yang kedaluwarsa, dan kegagalan berulang yang dilacak ke serah terima awal yang lemah. Jumlah mentah pemeriksaan, dokumen, atau sel hijau dapat menghargai aktivitas sambil menyembunyikan apakah ada yang menghentikan keputusan buruk.

Mulailah dengan satu pesanan dan pertahankan jejak keputusan

Petakan pesanan terbaru dari kontak pertama hingga pengiriman. Tandai setiap keputusan, pemilik, masukan, keluaran, jeda, pengabaian, dan perubahan. Di mana rantai bergantung pada ingatan atau email diteruskan, tentukan serah terima yang hilang. Kemudian uji alur kerja pada satu pemasok baru sebelum mengubah setiap formulir.

Jaga agar hasilnya proporsional. Pembelian katalog berisiko rendah membutuhkan lebih sedikit gerbang dan bukti yang lebih ringan daripada produk yang diatur, perkakas khusus, deposit besar, atau struktur multi-entitas yang tidak transparan. Standarnya bukan paperwork maksimum. Ini adalah jejak keputusan di mana setiap spesialis mengetahui apa yang sudah ditetapkan, apa yang masih berada di luar bukti tersebut, dan peristiwa apa yang mengirim file kembali.