चीन से खरीदारी के लिए समुचित जांच वर्कफ़्लो

एक सोर्सिंग समुचित जांच वर्कफ़्लो यह दर्शाना चाहिए कि ऑर्डर कौन रोक सकता है, प्रत्येक हैंडऑफ़ में कौन सा साक्ष्य पार होना चाहिए, और कौन सा परिवर्तन निर्णय को फिर से खोलता है। एक लंबी चेकलिस्ट यह काम अपने दम पर नहीं कर सकती। जब हर विभाग यह मान लेता है कि “आपूर्तिकर्ता की पहले ही जाँच हो चुकी है,” तो एक सही कंपनी रिकॉर्ड के साथ-साथ एक अनअप्रूव्ड बैंक खाता, एक अनटेस्टेड उत्पाद परिवर्तन, या गलत इकाई द्वारा हस्ताक्षरित अनुबंध भी मौजूद हो सकता है।

यह लेख जाँचों के पीछे की ऑपरेटिंग रिदम के बारे में है। अंतर्निहित जोखिम श्रेणियों और स्रोत-वार जाँच के लिए, पूर्ण का उपयोग करें चीन आपूर्तिकर्ता समुचित जांच गाइड. नीचे दिया गया वर्कफ़्लो उन जाँचों के लिए स्वामित्व, समय सीमा, हैंडऑफ़ और पुनः खोलने के नियम प्रदान करता है।

समुचित जांच को स्टेज गेट के रूप में देखें, न कि एकल अनुमोदन तिथि के रूप में

OECD की अपस्ट्रीम अभिनयकर्ताओं के लिए परिचयात्मक समुचित जांच सामग्री जोखिम प्रबंधन को एक निरंतर प्रक्रिया के रूप में वर्णित करती है जिसका स्वरूप संदर्भ पर निर्भर करता है। एक सोर्सिंग टीम उस प्रक्रिया अनुशासन का उपयोग कर सकती है, बिना यह दावा किए कि एक सार्वभौमिक चेकलिस्ट हर उत्पाद, बाजार या ऑर्डर मूल्य को कवर करती है।

अनुमोदन वस्तुओं को अलग करके शुरू करें। टीम संपर्क के लिए कंपनी पहचान, परीक्षण के लिए नमूना, एक प्रक्रिया के लिए फैक्ट्री, एक उत्पाद परिवार के लिए अनुबंध, और एक लाभार्थी को भुगतान को अनुमोदित कर सकती है। उन अनुमोदनों के अलग-अलग स्वामी और समाप्ति शर्तें हो सकती हैं। किसी को भी दूसरों को चुपचाप अनुमोदित नहीं करना चाहिए।

पाँच कार्यों को एक परिभाषित निर्णय दें

सोर्सिंग या प्रोक्योरमेंट सटीक उम्मीदवार पहचान, व्यावसायिक तर्क, संपर्क इतिहास, कोटेशन, प्रस्तावित लेनदेन संरचना और हैंडऑफ़ की पूर्णता का स्वामी होता है। इसे केवल इसलिए विनिर्माण क्षमता को प्रमाणित नहीं करना चाहिए क्योंकि एक सेल्सपर्सन ने फैक्ट्री यात्रा व्यवस्थित की थी।

क्वालिटी या इंजीनियरिंग विनिर्देश, नमूना परिणाम, प्रक्रिया क्षमता, फैक्ट्री या सबकॉन्ट्रैक्टर साक्ष्य, निरीक्षण योजना और उत्पाद-परिवर्तन नियंत्रण का स्वामी होता है। यह तय नहीं करता कि किसी अस्पष्ट तीसरे पक्ष के लाभार्थी को भुगतान किया जाए या नहीं।

लीगल या कंप्लायंस लेनदेन-विशिष्ट कानूनी और अनुपालन मुद्दों, अनुबंध आवंटन, प्रतिबंधित या उच्च-जोखिम संरचनाओं, एस्केलेशन और विशेषज्ञ सलाह की किसी भी आवश्यकता का स्वामी होता है। इसे सत्यापित तथ्य और कानूनी निष्कर्ष के बीच अंतर करना चाहिए।

फाइनेंस लाभार्थी प्रमाणीकरण, चालान और अनुबंध सुलह, भुगतान मील का पत्थर, राशि और मुद्रा नियंत्रण, बैंक विवरण परिवर्तन और रिलीज़ साक्ष्य का स्वामी होता है। एक ग्रीन आपूर्तिकर्ता प्रोफ़ाइल एक इनपुट है, न कि रिलीज़ निर्देश।

बिजनेस ओनर तय करता है कि क्या दस्तावेज़ीकृत अवशिष्ट जोखिम व्यावसायिक रूप से स्वीकार्य है। वह भूमिका अधिकार के भीतर ठीक से वर्णित जोखिम को स्वीकार कर सकती है, लेकिन इसे स्प्रेडशीट में रंग बदलकर अनसुलझी पहचान, सुरक्षा, प्रतिबंध, धोखाधड़ी या भुगतान होल्ड को ओवरराइड नहीं करना चाहिए।

लाइफसाइकिल जिम्मेदारी मैट्रिक्स का उपयोग करें

गेट	जिम्मेदार स्वामी	आवश्यक हैंडऑफ़	निर्णय
लीड और उम्मीदवार	सोर्सिंग	सटीक कानूनी पहचान, स्रोत, व्यावसायिक तर्क, प्रारंभिक जोखिम स्क्रीन	अस्वीकार करें, शॉर्टलिस्ट करें, या पहचान के प्रमाण का अनुरोध करें
नमूना और व्यवहार्यता	गुणवत्ता/इंजीनियरिंग	नमूना पासपोर्ट, ड्राइंग या विशिष्टता, परीक्षण परिणाम, फैक्ट्री/प्रक्रिया परिकल्पना	फेल, रीवर्क, सशर्त तकनीकी पास, या पास
ऑनबोर्डिंग और अनुबंध	व्यापार स्वामी के साथ कानूनी/अनुपालन	इकाई मानचित्र, जोखिम निष्कर्ष, सहमत विक्रेता/निर्माता भूमिकाएँ, अनुबंध विचलन	अस्वीकार करें, एस्केलेट करें, शर्तों को स्वीकृत करें, या दायरे को स्वीकृत करें
पीओ और जमा राशि	वित्त	स्वीकृत अनुबंध/पीओ, चालान, लाभार्थी प्रमाण, मील का पत्थर और कॉलबैक परिणाम	इस भुगतान को होल्ड करें, वापस करें, या जारी करें
उत्पादन और शिपमेंट	गुणवत्ता/संचालन	स्वीकृत संशोधन, निरीक्षण स्थिति, गैर-अनुपालन, शिपिंग रिलीज़ शर्तें	रीवर्क, अधिकार के साथ छूट दें, होल्ड करें, या शिप करें
पुनरावृत्ति आदेश या परिवर्तन	सोर्सिंग समन्वय; बदले हुए जोखिम के स्वामी निर्णय लेते हैं	परिवर्तन लॉग, ताज़ा किया गया प्रमाण, प्रदर्शन इतिहास, खुले दावे	पुनः उपयोग स्वीकृति, चुने हुए गेट्स को फिर से खोलें, या पूर्ण पुनर्मूल्यांकन
बाहर निकलना	कानूनी/संचालन के साथ व्यापार स्वामी	खुले आदेश, टूलिंग, गोपनीय डेटा, वारंटी, दावे, पहुँच और रिकॉर्ड	संक्रमण, पुनर्प्राप्ति, प्रतिधारण, निपटान, या बंद करना

'जिम्मेदार' का अर्थ उस फ़ंक्शन से है जिसे गेट बंद करना होता है, न कि केवल योगदानकर्ता से। उदाहरण के लिए, सोर्सिंग बैंक पत्र एकत्र कर सकता है, लेकिन वित्त को लाभार्थी को प्रमाणित और स्वीकृत करना चाहिए। गुणवत्ता उत्पाद अनुपालन संबंधी चिंता उठा सकती है, जबकि कानूनी या कोई योग्य विशेषज्ञ लागू नियम निर्धारित करता है। प्री-शिपमेंट निरीक्षण गाइड विस्तृत उत्पादन-रिलीज़ प्रक्रिया का स्वामी है।

प्रत्येक हैंडऑफ़ को निरीक्षण योग्य छोटा रखें

एक उपयोगी हैंडऑफ़ एक छोटा निर्णय पैकेट होता है, न कि 'दस्तावेज़ संलग्न हैं' कहने वाला ईमेल। इसके कवर नोट में आपूर्तिकर्ता और आदेश, अनुरोधित निर्णय, जाँचे गए प्रमाण और तिथियाँ, अनसुलझे प्रश्न, शर्तें, अगला स्वामी और समय सीमा की पहचान होनी चाहिए। बिना प्रोवेनेंस के निष्कर्ष पेस्ट करने के बजाय स्रोत फ़ाइलों से लिंक करें।

में एकल प्रमाण मैनिफेस्ट रखें आपूर्तिकर्ता अनुमोदन फ़ाइल. प्रत्येक आइटम के लिए एक स्रोत, संग्रहण तिथि, स्वामी, संबंधित इकाई, लागू उत्पाद या लेनदेन, और प्रतिस्थापन इतिहास की आवश्यकता होती है। अलग आंतरिक अनुमोदन मेमो निर्णय का सारांश दे सकता है, लेकिन यह एक अनाथ स्नैपशॉट नहीं बनना चाहिए।

चीनी कंपनी पहचान के लिए, न्याय मंत्रालय का एंटरप्राइज जानकारी प्रचार नियमन सार्वजनिक-जानकारी ढांचा प्रदान करता है। SAMR राष्ट्रीय उद्यम ऋण जानकारी प्रचार प्रणाली को वार्षिक और तत्काल उद्यम प्रकटीकरण के लिए वैधानिक मंच और एक सार्वजनिक उद्यम-जानचना क्वेरी प्लेटफ़ॉर्मके रूप में वर्णित करता है। रिकॉर्ड करें कि क्या देखा गया और कब; प्रोफ़ाइल को स्थायी अनुमोदन के रूप में लेबल न करें।

केवल परिवर्तन से प्रभावित गेट्स को फिर से खोलें

वार्षिक समीक्षा एक सुरक्षा उपाय हो सकती है, लेकिन महत्वपूर्ण घटनाओं को कार्यप्रवाह संचालित करना चाहिए। जब कानूनी नाम, स्थिति, पता, स्वामित्व या प्रतिनिधि में बदलाव हो; जब कोई नई फैक्ट्री या उपठेकेदार सामने आए; जब बैंक विवरण, भुगतान प्राप्तकर्ता, देश या मुद्रा में बदलाव हो; जब उत्पाद, सामग्री, डिज़ाइन, गंतव्य बाज़ार या ऑर्डर मूल्य में बदलाव हो; या जब गुणवत्ता, डिलीवरी, कानूनी, सुरक्षा या अखंडता से जुड़ी घटनाएँ जोखिम को बदल दें, तो संबंधित गेट को फिर से खोलें।

फ़ोन नंबर में छोटे बदलाव के लिए फैक्ट्री ऑडिट की आवश्यकता नहीं होती। नए लाभार्थी के मामले में कंपनी रिकॉर्ड अपरिवर्तित होने पर भी भुगतान मार्ग की समीक्षा आवश्यक होती है। बैंक खाता स्थिर होने पर भी प्रतिस्थापित मोटर के लिए तकनीकी अनुमोदन की आवश्यकता होती है। पुनरावृत्त ऑर्डर समीक्षा बिना सोचे-समझे पुनः शुरू करने के बजाय लक्षित ताज़गी कैसे करें, यह बताती है।

केस: आपूर्तिकर्ता हरे संकेत पर है, लेकिन जमा राशि नहीं

काल्पनिक खरीदार `Northfield Controls` एक गियर्ड-मोटर प्रोजेक्ट के लिए `Suzhou Meridian Motion Co., Ltd.` को शॉर्टलिस्ट करता है। सोर्सिंग टीम सटीक चीनी इकाई, वर्तमान पंजीकरण विवरण, व्यावसायिक तर्क, बिक्री संपर्क और नमूना कोटेशन की पुष्टि करती है। गुणवत्ता टीम दो नमूनों का परीक्षण करती है और स्वीकार्य टॉर्क वक्र रिकॉर्ड करती है। कानूनी टीम अनुबंध में विक्रेता और निर्माता की भूमिकाओं से सहमत होती है। परिभाषित उत्पाद के लिए ये तीन गेट हरे संकेत पर हैं।

30% जमा राशि देय होने से कुछ घंटे पहले, सेल्सपर्सन हांगकांग के लाभार्थी का नाम दर्शाते हुए एक संशोधित चालान भेजता है। ईमेल में कहा गया है कि समूह निर्यात के लिए उस खाते का उपयोग करता है और तुरंत भुगतान की मांग करता है। वित्त टीम एक नई लाभार्थी घटना खोलती है। यह सोर्सिंग टीम से अपने पूर्व पहचान परिणाम को बदलने के लिए नहीं कहती है, और सोर्सिंग टीम भुगतान को अनुमोदित नहीं कर सकती क्योंकि वह सेल्सपर्सन को जानती है।

भुगतान तब तक रुका रहता है जब तक वित्त और कानूनी टीम हांगकांग इकाई, संग्रहण अधिकार, अनुबंध, चालान, बैंक-देश तर्क, वापसी दायित्वों और एक स्वतंत्र कॉलबैक का समन्वय नहीं कर लेती। टीम इसका अनुसरण करती है लाभार्थी कार्यप्रवाह और व्यापक पूर्व-भुगतान गेटका। यदि श्रृंखला समर्थित है, तो फ़ाइल उस लाभार्थी और लेनदेन के लिए एक सीमित अनुमोदन रिकॉर्ड करती है। यदि नहीं, तो जमा राशि आगे नहीं बढ़ती।

दो महीने बाद आपूर्तिकर्ता कम लागत वाली मोटर का प्रस्ताव देता है। वह घटना वित्त के बजाय गुणवत्ता और इंजीनियरिंग टीम के पास वापस जाती है। कानूनी इकाई और अनुमोदित लाभार्थी तब तक वैध रहते हैं जब तक कोई अन्य तथ्य नहीं बदलता, लेकिन पुराना नमूना परिणाम एक नए घटक को अनुमोदित नहीं कर सकता।

केवल लाल या हरे संकेत के बजाय शर्तों और समाप्ति का उपयोग करें

तीन अवस्थाएँ आमतौर पर बहुत मोटी होती हैं। एक व्यावहारिक रिकॉर्ड इनका उपयोग कर सकता है: `खुला`, `साक्ष्य की प्रतीक्षा`, `स्पष्ट`, `शर्तों के साथ स्पष्ट`, `समाप्त`, `अतिस्थापित`, और `अस्वीकृत`। किसी शर्त के लिए एक स्वामी, नियत तिथि, सत्यापन विधि और पूरा न होने पर परिणाम की आवश्यकता होती है। "आपूर्तिकर्ता की निगरानी" एक नियंत्रण नहीं है; "शिपमेंट रिलीज़ से पहले गुणवत्ता प्रबंधक पहले उत्पादन निरीक्षण की समीक्षा करता है" एक नियंत्रण है।

पहले से ही एस्केलेशन सीमाएँ परिभाषित करें। उदाहरणों में एक अनसुलझा कानूनी इकाई बेमेल, व्यक्तिगत लाभार्थी, अचानक बैंक परिवर्तन, फैक्ट्री की पहचान बताने से इनकार, अप्रकट उपठेकेदारी, सुरक्षा-महत्वपूर्ण विशिष्टता परिवर्तन, प्रतिकूल कानूनी घटना, या अनुमोदित मील के पत्थर के बाहर जमा राशि शामिल हैं। प्रत्येक को उस फ़ंक्शन के पास भेजें जो इसे हल करने में सक्षम है, न कि स्वचालित रूप से सबसे वरिष्ठ व्यक्ति के पास।

मापें कि क्या कार्यप्रवाह व्यवहार में काम करता है

अमेरिकी न्याय विभाग का 2024 अनुपालन कार्यक्रम मूल्यांकन पूछता है कि क्या तीसरे पक्ष के नियंत्रण व्यावसायिक तर्क, उचित अनुबंध और भुगतन शर्तों, समय पर विक्रेता समीक्षा, वास्तविक प्रदर्शन, संबंध के दौरान उपयोग किए गए डेटा और निरंतर निगरानी को कवर करते हैं। DOJ के व्यापक कॉर्पोरेट अनुपालन सिद्धांत भी उस कार्यक्रम में अंतर करते हैं जिसे लागू किया जाता है, समीक्षा की जाती है और संशोधित किया जाता है, उस कार्यक्रम से जो केवल कागज़ पर मौजूद होता है। ये मूल्यांकन प्रश्न हैं, हर खरीदार के लिए कानूनी टेम्पलेट नहीं।

उपयोगी सोर्सिंग मापदंडों में प्रत्येक गेट पर पूर्ण रूप से पहुँचने वाली फ़ाइलों का हिस्सा, महत्वपूर्ण अपवादों को हल करने में लगा समय, देर से बैंक या इकाई परिवर्तन, सही ढंग से रोके गए और हल किए गए भुगतान, समय सीमा समाप्त शर्तों के साथ रिलीज़ किए गए शिपमेंट, ऐसे आपूर्तिकर्ता जिनकी जोखिम समीक्षा पुरानी हो गई है, और पहले कमजोर हैंडऑफ़ से जुड़ी बार-बार होने वाली विफलताएँ शामिल हैं। चेक, दस्तावेज़ों या हरे सेल्स की कच्ची गिनती गतिविधि को इनाम दे सकती है जबकि यह छिपा रही होती है कि क्या किसी ने किसी खराब निर्णय को रोका।

एक ऑर्डर से शुरू करें और निर्णय ट्रेल को सुरक्षित रखें

पहले संपर्क से लेकर शिपमेंट तक एक हालिया ऑर्डर का मानचित्रण करें। प्रत्येक निर्णय, जिम्मेदार व्यक्ति, इनपुट, आउटपुट, रोक, अधिरोधन और परिवर्तन को चिह्नित करें। जहाँ यह प्रक्रिया स्मृति या अग्रेषित ईमेल पर निर्भर करती है, वहाँ अनुपस्थित हस्तांतरण को परिभाषित करें। इसके बाद, सभी फ़ॉर्म बदलने से पहले एक नए आपूर्तिकर्ता पर इस कार्यप्रवाह का परीक्षण करें।

परिणाम को आनुपातिक रखें। कम जोखिम वाले कैटलॉग खरीदारी को नियमित उत्पादों, कस्टम टूलिंग, बड़ी जमा राशि या अपारदर्शी बहु-इकाई संरचनाओं की तुलना में कम गेट और हल्के साक्ष्य की आवश्यकता होती है। मानक अधिकतम कागज़ी कार्रवाई नहीं है। यह एक निर्णय ट्रेल है जिसमें प्रत्येक विशेषज्ञ जानता है कि क्या पहले से स्थापित किया गया था, उस साक्ष्य के बाहर क्या शेष है, और कौन सी घटना फ़ाइल को वापस भेजती है।