ขั้นตอนการทำงานด้านการตรวจสอบความถูกต้อง (Due Diligence) สำหรับการจัดหาสินค้าจากจีน

ขั้นตอนการทำงานด้านการตรวจสอบความถูกต้องสำหรับการจัดหาควรระบุว่าใครมีอำนาจหยุดคำสั่งซื้อ หลักฐานใดต้องส่งผ่านในแต่ละจุดส่งต่อ และการเปลี่ยนแปลงใดที่เปิดกระบวนการตัดสินใจใหม่อีกครั้ง รายการตรวจสอบที่ยาวเหยียดไม่สามารถทำได้เพียงลำพัง เมื่อทุกแผนกสมมติว่า “ได้ตรวจสอบซัพพลายเออร์ไปแล้ว” บันทึกของบริษัทที่ถูกต้องอาจอยู่คู่กับบัญชีธนาคารที่ยังไม่ได้รับการอนุมัติ การเปลี่ยนแปลงผลิตภัณฑ์ที่ยังไม่ผ่านการทดสอบ หรือสัญญาที่ลงนามโดยนิติบุคคลที่ไม่ถูกต้อง

บทความนี้กล่าวถึงจังหวะการทำงานของระบบหลังการตรวจสอบ สำหรับหมวดหมู่ความเสี่ยงพื้นฐานและการสืบสวนตามแหล่งที่มา โปรดใช้ คู่มือการตรวจสอบความถูกต้องของซัพพลายเออร์ในจีนขั้นตอนการทำงานด้านล่างนี้จะกำหนดเจ้าของงาน กำหนดเวลาส่งมอบ จุดส่งต่อ และกฎการเปิดกระบวนการใหม่ให้กับขั้นตอนการตรวจสอบเหล่านั้น

มองว่าการตรวจสอบความถูกต้องเป็นขั้นควบคุมตามระยะ ไม่ใช่วันที่อนุมัติครั้งเดียว

เอกสารแนะนำเบื้องต้นของ OECD เกี่ยวกับ การตรวจสอบความถูกต้องสำหรับผู้เล่นในห่วงโซ่อุปทานส่วนต้น อธิบายการจัดการความเสี่ยงว่าเป็นกระบวนการต่อเนื่องซึ่งรูปแบบขึ้นอยู่กับบริบท ทีมจัดซื้อสามารถนำวินัยในกระบวนการนั้นไปใช้ได้ โดยไม่ต้อง pretend ว่ารายการตรวจสอบสากลหนึ่งรายการครอบคลุมทุกผลิตภัณฑ์ ตลาด หรือมูลค่าคำสั่งซื้อ

เริ่มต้นด้วยการแยกวัตถุแห่งการอนุมัติ ทีมอาจอนุมัติตัวตนของบริษัทเพื่อการติดต่อ ตัวอย่างเพื่อการทดสอบ โรงงานสำหรับกระบวนการหนึ่ง สัญญาสำหรับครอบครัวผลิตภัณฑ์หนึ่ง และการชำระเงินไปยังผู้รับผลประโยชน์หนึ่ง การอนุมัติเหล่านี้อาจมีเจ้าของและเงื่อนไขการหมดอายุที่แตกต่างกัน ไม่มีสิ่งใดควรอนุมัติสิ่งอื่นทั้งหมดโดยปริยาย

มอบหมายการตัดสินใจที่กำหนดไว้ให้ห้าฟังก์ชันงาน

ฝ่ายจัดซื้อหรือการจัดหา เป็นเจ้าของในตัวตนของผู้สมัครที่แน่นอน เหตุผลทางพาณิชย์ ประวัติการติดต่อ ราคาเสนอ โครงสร้างธุรกรรมที่เสนอ และความสมบูรณ์ของการส่งต่อ ฝ่ายนี้ไม่ควรรับรองความสามารถในการผลิตเพียงเพราะพนักงานขายจัดให้มีการเยี่ยมชมโรงงาน

ฝ่ายคุณภาพหรือวิศวกรรม เป็นเจ้าของในข้อกำหนด ผลลัพธ์ตัวอย่าง ความสามารถของกระบวนการ หลักฐานจากโรงงานหรือผู้รับเหมาช่วง แผนการตรวจสอบ และการควบคุมการเปลี่ยนแปลงผลิตภัณฑ์ ฝ่ายนี้ไม่ได้ตัดสินใจว่าผู้รับผลประโยชน์บุคคลที่สามที่ไม่มีคำอธิบายอาจได้รับการชำระเงินหรือไม่

ฝ่ายกฎหมายหรือการปฏิบัติตามกฎระเบียบ เป็นเจ้าของในประเด็นทางกฎหมายและการปฏิบัติตามกฎระเบียบเฉพาะธุรกรรม การจัดสรรสัญญา โครงสร้างที่ถูกจำกัดหรือมีความเสี่ยงสูง การยกระดับ และข้อกำหนดใดๆ สำหรับคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ ฝ่ายนี้ควรแยกข้อเท็จจริงที่ได้รับการยืนยันออกจากข้อสรุปทางกฎหมาย

ฝ่ายการเงิน เป็นเจ้าของในการพิสูจน์ตัวตนผู้รับผลประโยชน์ การสอบทานใบแจ้งหนี้และสัญญา ระยะเวลาค่าใช้จ่าย ควบคุมจำนวนเงินและสกุลเงิน การเปลี่ยนแปลงรายละเอียดธนาคาร และหลักฐานการปล่อยเงิน โปรไฟล์ซัพพลายเออร์สีเขียวเป็นข้อมูลนำเข้า ไม่ใช่คำสั่งให้ปล่อยเงิน

เจ้าของธุรกิจ เป็นผู้ตัดสินใจว่าความเสี่ยงตกค้างที่บันทึกไว้ยอมรับได้ในเชิงพาณิชย์หรือไม่ บทบาทนี้สามารถยอมรับความเสี่ยงที่อธิบายไว้อย่างถูกต้องภายในขอบเขตอำนาจ แต่ไม่ควรเพิกเฉยต่อปัญหาตัวตนที่ยังไม่คลี่คลาย ความปลอดภัย การคว่ำบาตร การฉ้อโกง หรือการระงับการชำระเงิน เพียงแค่เปลี่ยนสีในสเปรดชีต

ใช้เมทริกซ์ความรับผิดชอบตลอดวงจรชีวิต

ประตูตรวจสอบ	เจ้าของผู้รับผิดชอบ	การส่งมอบที่จำเป็น	การตัดสินใจ
ผู้นำและบุคคลที่มีคุณสมบัติ	การจัดหา	ตัวตนทางกฎหมายที่ชัดเจน แหล่งที่มา เหตุผลทางธุรกิจ การคัดกรองความเสี่ยงเบื้องต้น	ปฏิเสธ, ตัดสินใจเลือก หรือขอหลักฐานตัวตน
ตัวอย่างและความสามารถในการดำเนินการ	คุณภาพ/วิศวกรรม	หนังสือเดินทางของตัวอย่าง แบบแปลนหรือข้อกำหนด ผลการทดสอบ สมมติฐานเกี่ยวกับโรงงาน/กระบวนการ	ล้มเหลว, ปรับปรุงใหม่, ผ่านด้านเทคนิคแบบมีเงื่อนไข หรือผ่าน
การเปิดใช้งานและสัญญา	กฎหมาย/การปฏิบัติตามกฎระเบียบร่วมกับเจ้าของธุรกิจ	แผนที่องค์กร, ข้อค้นพบด้านความเสี่ยง, บทบาทของผู้ขาย/ผู้ผลิตที่ตกลงกัน, ความคลาดเคลื่อนในสัญญา	ปฏิเสธ, ยกระดับเรื่อง, อนุมัติภายใต้เงื่อนไข หรืออนุมัติขอบเขต
คำสั่งซื้อและการชำระเงินมัดจำ	การเงิน	สัญญา/คำสั่งซื้อที่ได้รับการอนุมัติ, ใบแจ้งหนี้, หลักฐานผู้รับประโยชน์, ผลลัพธ์ตามระยะเวลาค้างชำระและการติดตามผล	ระงับ, ส่งคืน หรือปล่อยชำระเงินนี้
การผลิตและการจัดส่ง	คุณภาพ/ปฏิบัติการ	ฉบับแก้ไขที่ได้รับการอนุมัติ, สถานะการตรวจสอบ, ข้อบกพร่อง, เงื่อนไขการปล่อยสินค้า	ปรับปรุงใหม่, ยกเว้นด้วยอำนาจ, ระงับ หรือจัดส่ง
สั่งซื้อซ้ำหรือเปลี่ยนแปลง	ฝ่ายจัดหาประสานงาน; เจ้าของความเสี่ยงจากการเปลี่ยนแปลงเป็นผู้ตัดสินใจ	บันทึกการเปลี่ยนแปลง, หลักฐานที่อัปเดต, ประวัติประสิทธิภาพ, ข้อเรียกร้องที่ยังคงค้าง	อนุมัติการใช้ซ้ำ, เปิดประตูตรวจสอบที่เลือกอีกครั้ง หรือประเมินใหม่ทั้งหมด
การออกจากระบบ	เจ้าของธุรกิจที่มีฝ่ายกฎหมาย/ปฏิบัติการ	คำสั่งซื้อที่เปิดอยู่, เครื่องมือ, ข้อมูลความลับ, การรับประกัน, การเรียกร้องค่าชดเชย, การเข้าถึงและบันทึกข้อมูล	เปลี่ยนผ่าน, กู้คืน, รักษา, ชำระสะสาง, หรือปิด

`Accountable` หมายถึงหน้าที่ที่ต้องปิดประตูตรวจสอบ ไม่ใช่ผู้มีส่วนร่วมเพียงรายเดียว ตัวอย่างเช่น ฝ่ายจัดซื้ออาจรวบรวมจดหมายจากธนาคาร แต่ฝ่ายการเงินควรยืนยันและอนุมัติผู้รับเงิน ฝ่ายคุณภาพอาจยกประเด็นความสอดคล้องของผลิตภัณฑ์ ในขณะที่ฝ่ายกฎหมายหรือผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติกำหนดกฎเกณฑ์ที่ใช้บังคับ ส่วน คู่มือการตรวจสอบก่อนส่งสินค้า เป็นเจ้าของขั้นตอนการปล่อยการผลิตโดยละเอียด

ทำให้แต่ละขั้นตอนการส่งต่องานมีขนาดเล็กพอที่จะตรวจสอบได้

การส่งต่องานที่มีประโยชน์คือแพ็กเก็ตการตัดสินใจสั้นๆ ไม่ใช่อีเมลที่บอกว่า "เอกสารแนบมาด้วย" บันทึกย่อปกควรระบุซัพพลายเออร์และคำสั่งซื้อ การตัดสินใจที่ขอ หลักฐานที่ตรวจสอบและวันที่ คำถามที่ยังไม่แก้ไข เงื่อนไข เจ้าของถัดไป และกำหนดเวลา ลิงก์ไปยังไฟล์ต้นฉบับแทนการวางข้อสรุปโดยไม่ระบุแหล่งที่มา

รักษาบัญชีรายการหลักฐานเดียวไว้ใน แฟ้มการอนุมัติซัพพลายเออร์แต่ละรายการต้องมีแหล่งที่มา วันที่เก็บรวบรวม เจ้าของ หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ผลิตภัณฑ์หรือธุรกรรมที่ใช้บังคับ และประวัติการแทนที่ ส่วน บันทึกช่วยจำการอนุมัติภายใน สามารถสรุปการตัดสินใจได้ แต่ไม่ควรกลายเป็นภาพนิ่งที่ขาดการเชื่อมโยง

สำหรับอัตลักษณ์ของบริษัทจีน ของกระทรวงยุติธรรม ระเบียบว่าด้วยการเผยแพร่ข้อมูลองค์กร ให้กรอบข้อมูลสาธารณะ SAMR อธิบายระบบเผยแพร่ข้อมูลเครดิตองค์กรแห่งชาติว่าเป็นแพลตฟอร์มตามกฎหมายสำหรับการเปิดเผยข้อมูลองค์กรประจำปีและทันที และเป็น แพลตฟอร์มสอบถามข้อมูลองค์กรสาธารณะบันทึกสิ่งที่สังเกตพบและเวลา; อย่าติดป้ายโปรไฟล์ว่าเป็นการอนุมัติถาวร

เปิดเฉพาะประตูตรวจสอบที่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลง

การทบทวนประจำปีอาจเป็นมาตรการรองรับ แต่เหตุการณ์สำคัญควรเป็นตัวขับเคลื่อนเวิร์กโฟลว์ เปิดประตูตรวจสอบที่เกี่ยวข้องใหม่เมื่อชื่อทางกฎหมาย สถานะ ที่อยู่ กรรมสิทธิ์ หรือตัวแทนเปลี่ยนแปลง; เมื่อมีโรงงานใหม่หรือผู้รับเหมาช่วงปรากฏขึ้น; เมื่อรายละเอียดธนาคาร ผู้รับเงิน ประเทศ หรือสกุลเงินเปลี่ยนแปลง; เมื่อผลิตภัณฑ์ วัสดุ การออกแบบ ตลาดปลายทาง หรือมูลค่าคำสั่งซื้อเปลี่ยนแปลง; หรือเมื่อเหตุการณ์ด้านคุณภาพ การส่งมอบ กฎหมาย ความปลอดภัย หรือความซื่อสัตย์สุจริตเปลี่ยนแปลงความเสี่ยง

การอัปเดตหมายเลขโทรศัพท์เล็กน้อยไม่จำเป็นต้องมีการตรวจสอบโรงงาน แต่ผู้รับเงินรายใหม่จำเป็นต้องมีการทบทวนเส้นทางการชำระเงินแม้ว่าบันทึกบริษัทจะไม่เปลี่ยนแปลง มอเตอร์ที่แทนที่ต้องการการอนุมัติทางเทคนิคแม้ว่าบัญชีธนาคารจะมั่นคง ส่วน การทบทวนคำสั่งซื้อซ้ำ อธิบายวิธีการทำการรีเฟรชแบบเจาะจงเป้าหมายแทนที่จะเริ่มต้นใหม่อย่างมืดบอด

กรณีศึกษา: ซัพพลายเออร์ผ่านเกณฑ์ แต่เงินฝากยังไม่ผ่าน

ผู้ซื้อสมมติ `Northfield Controls` จัดทำรายชื่อสั้น `Suzhou Meridian Motion Co., Ltd.` สำหรับโครงการมอเตอร์เกียร์ ฝ่ายจัดซื้อยืนยันนิติบุคคลจีนที่ถูกต้อง รายละเอียดการลงทะเบียนปัจจุบัน เหตุผลทางพาณิชย์ ผู้ติดต่อฝ่ายขาย และใบเสนอราคาตัวอย่าง ฝ่ายคุณภาพทดสอบตัวอย่างสองชิ้นและบันทึกกราฟแรงบิดที่ยอมรับได้ ทีมกฎหมายตกลงบทบาทของผู้ขายและผู้ผลิตในสัญญา ประตูตรวจสอบทั้งสามนี้ผ่านเกณฑ์สำหรับผลิตภัณฑ์ที่กำหนด

ไม่กี่ชั่วโมงก่อนครบกำหนดเงินฝาก 30% พนักงานขายส่งใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไขที่ระบุผู้รับเงินในฮ่องกง อีเมลระบุว่ากลุ่มใช้บัญชีนั้นสำหรับการส่งออกและขอให้ชำระเงินด่วน ฝ่ายการเงินเปิดเหตุการณ์ผู้รับเงินใหม่ ไม่ได้ขอให้ฝ่ายจัดซื้อเปลี่ยนผลการยืนยันตัวตนก่อนหน้านี้ และฝ่ายจัดซื้อไม่สามารถอนุมัติการชำระเงินได้เนื่องจากรู้จักพนักงานขาย

การชำระเงินยังคงถูกระงับขณะที่ฝ่ายการเงินและกฎหมายประสานข้อมูลเกี่ยวกับนิติบุคคลในฮ่องกง อำนาจในการเรียกเก็บเงิน สัญญา ใบแจ้งหนี้ เหตุผลเรื่องประเทศของธนาคาร พันธะการคืนเงิน และการโทรกลับตรวจสอบอิสระ ทีมปฏิบัติตาม เวิร์กโฟลว์ผู้รับเงิน และวงกว้างกว่านั้นคือ ประตูตรวจสอบก่อนการชำระเงินหากโซ่การอนุมัติได้รับการสนับสนุน ไฟล์จะบันทึกการอนุมัติที่มีขอบเขตสำหรับผู้รับประโยชน์และธุรกรรมนั้น หากไม่มีการดำเนินการ เงินฝากจะไม่ถูกโอน

สองเดือนต่อมา ผู้จัดจำหน่ายเสนอมอเตอร์ราคาต่ำกว่า เหตุการณ์ดังกล่าวส่งกลับไปยังฝ่ายคุณภาพและวิศวกรรม ไม่ใช่ฝ่ายการเงิน นิติบุคคลและผู้รับประโยชน์ที่ได้รับการอนุมัติยังคงมีผลบังคับใช้ เว้นแต่จะมีข้อเท็จจริงอื่นเปลี่ยนแปลง แต่ผลการทดสอบตัวอย่างเดิมไม่สามารถอนุมัติส่วนประกอบใหม่ได้

ใช้เงื่อนไขและวันหมดอายุ ไม่ใช่เพียงสีแดงหรือสีเขียว

สถานะสามสถานะมักหยาบเกินไป บันทึกในทางปฏิบัติสามารถใช้ได้ดังนี้: `เปิด`, `รอหลักฐาน`, `เคลียร์แล้ว`, `เคลียร์แล้วพร้อมเงื่อนไข`, `หมดอายุ`, `แทนที่ด้วยรายการอื่น`, และ `ปฏิเสธ` เงื่อนไขต้องมีเจ้าของ กำหนดวันครบกำหนด วิธีการตรวจสอบ และผลกระทบหากไม่ปฏิบัติตาม “ติดตามผู้จัดจำหน่าย” ไม่ถือเป็นมาตรการควบคุม แต่ “ผู้จัดการฝ่ายคุณภาพทบทวนการตรวจสอบการผลิตครั้งแรกก่อนปล่อยสินค้า” เป็นมาตรการควบคุม

กำหนดเกณฑ์การ escalated ล่วงหน้า ตัวอย่าง ได้แก่ ความไม่ตรงกันของนิติบุคคลโดยไม่มีคำอธิบาย ผู้รับประโยชน์เป็นบุคคลธรรมดา การเปลี่ยนธนาคารอย่างกะทันหัน การปฏิเสธที่จะระบุโรงงาน การจ้างงานช่วงต่อที่ไม่เปิดเผย การเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดที่สำคัญด้านความปลอดภัย เหตุการณ์ทางกฎหมายที่เป็นลบ หรือเงินฝากนอกเหนือจากขั้นตอนที่อนุมัติแล้ว ให้ส่งแต่ละกรณีไปยังหน่วยงานที่สามารถแก้ไขได้ ไม่ใช่ส่งอัตโนมัติไปยังบุคคลระดับอาวุโสที่สุด

วัดว่าเวิร์กโฟลว์ทำงานได้จริงหรือไม่

กระทรวงยุติธรรมสหรัฐฯ 2024 การประเมินโปรแกรมความสอดคล้อง ถามว่า มาตรการควบคุมคู่ค้าภายนอกครอบคลุมเหตุผลทางธุรกิจ เงื่อนไขสัญญาและการชำระเงินที่เหมาะสม การทบทวนผู้จัดจำหน่ายอย่างทันท่วงที การปฏิบัติงานจริง ข้อมูลที่ใช้ในช่วงความสัมพันธ์ และการติดตามตรวจสอบอย่างต่อเนื่องหรือไม่ หลักการกว้างๆ ของ DOJ เกี่ยวกับ หลักการความสอดคล้องขององค์กร ยังแยกแยะระหว่างโปรแกรมที่มีการนำไปใช้ ทบทวน และปรับปรุง กับโปรแกรมที่มีอยู่เพียงบนกระดาษ เหล่านี้เป็นคำถามสำหรับการประเมิน ไม่ใช่แบบฟอร์มทางกฎหมายสำหรับทุกผู้ซื้อ

มาตรการการจัดหาที่มีประโยชน์รวมถึง สัดส่วนของไฟล์ที่สมบูรณ์เมื่อมาถึงแต่ละจุดตรวจสอบ เวลาที่ใช้ในการแก้ไขข้อยกเว้นสำคัญ การเปลี่ยนแปลงธนาคารหรือนิติบุคคลที่ล่าช้า การชำระเงินที่ถูกยึดและแก้ไขอย่างถูกต้อง การปล่อยสินค้าพร้อมเงื่อนไขที่เกินกำหนด ผู้จัดจำหน่ายที่มีการทบทวนความเสี่ยงล้าสมัย และความล้มเหลวซ้ำซากที่สืบย้อนไปถึงการส่งมอบที่อ่อนแอในอดีต จำนวนดิบของการตรวจสอบ เอกสาร หรือเซลล์สีเขียวอาจส่งเสริมกิจกรรมแต่ซ่อนความจริงว่ามีการหยุดยั้งการตัดสินใจที่ผิดพลาดหรือไม่

เริ่มต้นด้วยคำสั่งซื้อหนึ่งรายการและรักษาเส้นทางการตัดสินใจไว้

ทำแผนที่คำสั่งซื้อล่าสุดตั้งแต่การติดต่อครั้งแรกจนถึงการขนส่ง ระบุการตัดสินใจ เจ้าของ อินพุต เอาต์พุด การระงับ การยกเลิกระเบียบ และการเปลี่ยนแปลงทุกจุด หากโซ่การอนุมัติพึ่งพาความจำหรืออีเมลที่ส่งต่อ ให้กำหนดช่องว่างในการส่งมอบที่ขาดหายไป จากนั้นทดสอบเวิร์กโฟลว์กับผู้จัดจำหน่ายรายใหม่หนึ่งรายก่อนปรับเปลี่ยนทุกรูปแบบ

รักษาผลลัพธ์ให้เหมาะสมกับการเสี่ยง การจัดซื้อสินค้าจากแคตตาล็อกที่มีความเสี่ยงต่ำต้องการจุดตรวจสอบน้อยลงและหลักฐานที่เบาบางกว่าผลิตภัณฑ์ที่ต้องกำกับดูแล เครื่องมือเฉพาะขนาดใหญ่ เงินมัดจำจำนวนมาก หรือโครงสร้างหลายนิติบุคคลที่โปร่งใสยาก มาตรฐานไม่ใช่เอกสารสูงสุด แต่เป็นเส้นทางการตัดสินใจซึ่งผู้เชี่ยวชาญแต่ละคนทราบว่าอะไรได้รับการยืนยันแล้ว อะไรอยู่นอกเหนือหลักฐานนั้น และเหตุการณ์ใดที่ทำให้ไฟล์ถูกส่งกลับ