दोबारा ऑर्डर देने से पहले आपूर्तिकर्ता की समीक्षा करें

दोबारा ऑर्डर की शुरुआत अंतिम बार स्वीकृत आपूर्तिकर्ता फ़ाइल से होनी चाहिए, न कि खाली चेकलिस्ट से और न ही इस तर्क से कि 'हमने उन्हें पहले भुगतान किया था'। स्वीकृत आधार डेटा की तुलना वर्तमान कानूनी इकाई, संचालन व्यवस्था, भुगतान निर्देश, उत्पाद आवश्यकताओं और प्रदर्शन रिकॉर्ड से करें। केवल उन बदलावों की समीक्षा करें जो हुए हैं, लेकिन हर महत्वपूर्ण परिवर्तन की जाँच उसे पूरी तरह सुलझाने तक करें।

उस आधार डेटा से शुरू करें जिसने अंतिम स्वीकृति को सपोर्ट किया था

पिछली कंपनी रिपोर्ट, चीनी कानूनी नाम और यूएससीसी (USCC), अनुबंध विक्रेता, चालान जारीकर्ता, लाभार्थी, कारखाना या सेवा स्थल, स्वीकृत उत्पाद विशिष्टता, प्रमुख संपर्क और अंतिम ऑर्डर से जुड़ी शर्तें प्राप्त करें। समीक्षा और स्वीकृति की तारीखें दर्ज करें। यदि पिछली फ़ाइल यह नहीं दिखा सकती कि आपूर्तिकर्ता को क्यों स्वीकार किया गया था, तो इसे एक स्वच्छ आधार रेखा बनाने के बजाय दस्तावेज़ीकरण में कमी मानें।

चार कॉलम वाली एक परिवर्तन बही बनाएं: अंतिम स्वीकृत तथ्य, वर्तमान तथ्य, साक्ष्य और तारीख, कार्रवाई स्वामी। किसी फ़ील्ड की तुलना करने के बाद ही उसे `अपरिवर्तित` चिह्नित करें। बदलाव अच्छा है या बुरा, यह तय करने से पहले उसे `बदला हुआ` चिह्नित करें। “जाँच नहीं की गई” एक तीसरी स्थिति है और इसे अपरिवर्तित के रूप में नहीं दिखाना चाहिए।

तीन मापदंडों के साथ समीक्षा की गहराई तय करें

1. समय: लंबा अंतराल इस संभावना को बढ़ा देता है कि पंजीकरण, स्वामित्व, संपर्क, परमिट, उपकरण या बैंक विवरण बदल गए हों। कोई सार्वभौमिक बारह महीने की सुरक्षा अवधि नहीं होती है।
2. जोखिम: नए अधिकतम नकद जोखिम, टूलिंग, कस्टम इन्वेंट्री, वारंटी अवधि, लीड टाइम और उत्पाद-विनियमन जोखिम की तुलना अंतिम ऑर्डर से करें।
3. घटनाएँ: नाम, पता, शेयरधारक, कानूनी प्रतिनिधि, कारखाना, विशिष्टता, ईमेल डोमेन, चालान जारीकर्ता या लाभार्थी में परिवर्तन स्वीकृति के एक सप्ताह बाद भी समीक्षा को ट्रिगर करता है।

स्थापित सीमा के नीचे बिना किसी परिवर्तन वाला एक नियमित दोबारा ऑर्डर केवल त्वरित वर्तमान स्थिति और लेनदेन जाँच की माँग कर सकता है। अठारह महीने के अंतराल के बाद एक बड़ा कस्टम ऑर्डर एक नई कंपनी रिपोर्ट, नवीनीकृत कारखाना साक्ष्य, नमूना या निरीक्षण नियंत्रण और नई व्यावसायिक स्वीकृति की माँग कर सकता है।

पाँच पंजीकरण तथ्यों और उनकी तारीखों की तुलना करें

सहेजे गए यूएससीसी (USCC) का उपयोग करके वर्तमान कंपनी खोज चलाएं, जिससे परिचित अंग्रेजी नाम समीक्षा को किसी अन्य इकाई की ओर मोड़ने से रोका जा सके। तुलना करें:

• स्थिति और विशेष टिप्पणियाँ: सक्रिय, रद्द, निरस्त, असामान्य, या अन्य वर्तमान ओवरले।
• कानूनी पहचान: चीनी नाम, कंपनी प्रकार, कानूनी प्रतिनिधि, और अपरिवर्तित यूएससीसी (USCC)।
• पता और व्यावसायिक गतिविधियों का दायरा: क्या बदला, कब बदला, और क्या नया रिकॉर्ड अभी भी वादे किए गए भूमिका के अनुरूप है।
• शेयरधारक और पूंजी घटनाएँ: जोड़, निकासी, हस्तांतरण, योगदान में परिवर्तन, या एक अपरिचित नियंत्रण कंपनी।
• वार्षिक रिपोर्ट और सार्वजनिक खुलासा रिकॉर्ड: नवीनतम रिपोर्ट वर्ष, फाइलिंग का समय, सुधारे गए फ़ील्ड, और कोई भी लापता अवधि।

वर्तमान कंपनी पंजीकरण उपाय, जो इसके माध्यम से उपलब्ध हैं, चोंगकिंग बाजार नियमन प्राधिकरण, मुख्य लाइसेंस और पंजीकरण फ़ील्ड की पहचान करें। एक नया पता या प्रतिनिधि सामान्य हो सकता है; खरीदार को प्रभावी तारीख और संचालन स्पष्टीकरण की आवश्यकता होती है, न कि स्वचालित अस्वीकृति की।

चीन का वर्तमान उद्यम जानकारी खुलासा नियमन भी अलग-अलग समय सीमाएँ बनाता है। पिछले वर्ष के लिए वार्षिक रिपोर्ट 1 जनवरी और 30 जून के बीच दाखिल की जाती हैं, जबकि निर्दिष्ट शेयरधारक, लाइसेंसिंग, गिरवी और जुर्माना जानकारी अलग खुलासा समय का पालन करती है। अवलोकन तारीख सहेजें और तुलना करें वार्षिक रिपोर्ट द्वारा रिपोर्टिंग वर्ष; अपनी तारीखों की जाँच करने से पहले दो स्नैपशॉट को विरोधाभासी न कहें।

उन परिवर्तनों को खोजें जो कंपनी रजिस्टर में नहीं दिखते

व्यापारिक स्वामी से पूछें कि क्या कारखाना, उप-ठेकेदार, टूलिंग स्थान, उत्पादन लाइन, प्रमुख गुणवत्ता संपर्क, निर्यात मार्ग या आवश्यक उत्पाद प्रमाणपत्र में कोई बदलाव हुआ है। वर्तमान कोटेशन और उत्पाद विशिष्टता की तुलना अनुमोदित संस्करण से करें। यदि पंजीकृत पता औद्योगिक स्थान से बदलकर कार्यालय हो गया है, तो यह स्पष्ट करें कि क्या उत्पादन स्थानांतरित हुआ, किसी अलग साइट पर बना रहा, या हमेशा से आउटसोर्स किया गया था।

बदलाव के अनुपात में वस्तुनिष्ठ साक्ष्य का उपयोग करें: अद्यतन साइट फ़ोटो या लाइव वॉकथ्रू, वर्तमान प्रमाणपत्र दायरा और जारी करने वाला स्रोत, संशोधित प्रक्रिया प्रवाह, नए उप-ठेकेदार का अनुमोदन, नमूना पुनः सत्यापन, या लक्षित निरीक्षण। यह कथन कि "कुछ भी महत्वपूर्ण नहीं बदला" साक्ष्य नहीं है जब डिलीवरी साइट, संपर्क डोमेन या विनिर्माण दावा बदल गया हो। उपयोग करें निर्माता साक्ष्य स्टैक जब कोई उत्पादन साइट या कारखाना संबंध नया हो।

आधार संख्या के साथ प्रदर्शन का रुझान समझें

आपके अपने रिकॉर्ड सबसे मजबूत पुनः ऑर्डर साक्ष्य हो सकते हैं। समय पर डिलीवरी की गणना समय पर शिपमेंट को देय शिपमेंट से विभाजित करके करें, और निरीक्षित या प्राप्त इकाइयों के आधार पर दोष दर की गणना एक सुसंगत परिभाषा का उपयोग करके करें। खरीदार, वाहक या आपूर्तिकर्ता के कारण हुई देरी को अलग करें, बजाय इसकी कि हर देरी को एक स्कोर में जोड़ दिया जाए।

खुली सुधारात्मक कार्रवाई, बार-बार होने वाले दोष, वारंटी दावे, प्रतिक्रियाशीलता, अनधिकृत प्रतिस्थापन, कम शिपमेंट और यह देखें कि क्या छूट सामान्य हो गई है। तुलनीय बैचों में दोष दर 1.2% से बढ़कर 3.8% होना उस वर्तमान कंपनी रिकॉर्ड से अधिक महत्वपूर्ण है जो अभी भी सक्रिय कहता है। इसके विपरीत, एक दस्तावेज़ीकृत नियंत्रण घटना जिसके बाद प्रभावी सुधारात्मक कार्रवाई हुई, एक नियंत्रित पुनः ऑर्डर का समर्थन कर सकती है।

भुगतान परिवर्तनों को नए सत्यापन ईवेंट के रूप में मानें

अनुबंध विक्रेता, चालान जारीकर्ता, लाभार्थी नाम, बैंक देश, मुद्रा और खाते की तुलना पिछले अनुमोदित फ़ाइल और वर्तमान दस्तावेज़ों दोनों से करें। आपूर्तिकर्ता का सफल इतिहास नए खाते को प्रमाणित नहीं करता है। यूके सरकार का भुगतान विचलन मार्गदर्शन बदले हुए विवरणों के लिए विश्वसनीय संपर्क सत्यापन और स्पष्ट साइन-ऑफ प्रक्रियाओं की सिफारिश करता है।

उन संपर्क जानकारी का उपयोग करें जो पहले से ही आपके संगठन द्वारा नियंत्रित हैं, न कि परिवर्तन संदेश में दिए गए नंबर का। रिकॉर्ड करें कि किसने, किस चैनल के माध्यम से और कब पुराने और नए विवरणों की पुष्टि की। उत्तरी आयरलैंड ऑडिट कार्यालय खरीद धोखाधड़ी गाइड इसी तरह एक मजबूत बैंक-परिवर्तन प्रक्रिया, कर्तव्यों के पृथक्करण और समीक्षा योग्य ऑडिट ट्रेल्स पर जोर देता है। के साथ जारी रखें लाभार्थी वर्कफ़्लो जब भी खाता या संग्रह संबंध बदलता है।

पाँच अलग-अलग संकेतों के बजाय एक संयुक्त परिवर्तन पर ध्यान दें

मान लें कि एक काल्पनिक आपूर्तिकर्ता पर अठारह महीने बाद USD 80,000 पुनः ऑर्डर के लिए विचार किया जा रहा है। इसका USCC और सक्रिय स्थिति अपरिवर्तित है। पंजीकृत पता मूल औद्योगिक पते से बदलकर एक व्यावसायिक कार्यालय हो गया है; कंपनी का कहना है कि उत्पादन एक किराये के प्लांट में बना हुआ है। समय पर डिलीवरी 92% से घटकर 81% हो गई, तुलनीय दोष दर 1.2% से बढ़कर 3.8% हो गई, और कोटेशन में एक हांगकांग लाभार्थी पेश किया गया है।

पते में बदलाव होने पर वर्तमान उत्पादन स्थल के साक्ष्य चाहिए। प्रदर्शन के आधार पर बार-बार आने वाली खामी को दूर करना और अधिक कड़ी जाँच या चरणबद्ध ऑर्डर की शर्त आवश्यक है। नए लाभार्थी का स्वतंत्र सत्यापन और अनुबंध विक्रेता से उसके संबंध का दस्तावेज़ी प्रमाण चाहिए। कोई एक तथ्य आपूर्तिकर्ता को अस्वीकार्य साबित नहीं करता, लेकिन संयुक्त जोखिम के कारण पुरानी मंजूरी को जस का तस दोहराया नहीं जा सकता। जब तक प्रत्येक बदलाव के लिए जिम्मेदार व्यक्ति और साक्ष्य तय न हों, निर्णय स्थगित रहेगा।

तीन निर्णयों में से एक के साथ समाप्त करें

अपरिवर्तित अनुमोदन: कोई महत्वपूर्ण अंतर नहीं, वर्तमान पहचान और भुगतान फ़ील्ड मेल खाते हैं, प्रदर्शन सहमत सीमाओं के भीतर बना रहता है, और ऑर्डर अनुमोदित जोखिम के भीतर रहता है।

शर्तों के साथ अनुमोदन: परिवर्तनों की व्याख्या की जाती है और उन्हें छोटे बैच, संशोधित मील का पत्थर, नए नमूने, निरीक्षण, सुधारात्मक कार्रवाई की समय सीमा, वैकल्पिक भुगतान संरचना, या छोटी समीक्षा तिथि के माध्यम से नियंत्रित किया जाता है। बताएं कि प्रत्येक शर्त की निगरानी कौन करेगा।

रोकें और पुनः योग्यता प्राप्त करें: कानूनी इकाई का मिलान नहीं हो पा रहा है, एक नया कारखाना या लाभार्थी अप्रमाणित है, प्रदर्शन में गिरावट के लिए नियंत्रण की कमी है, या ऑर्डर अधिकार से बाहर है। एक नियमित PO अनुमोदन के भीतर पुनः योग्यता निर्णय को न छुपाएं।

वर्तमान रिपोर्ट, परिवर्तन लेजर, साक्ष्य, निर्णय, शर्तें और नई समीक्षा ट्रिगर को अगले अनुमोदित बेसलाइन के रूप में सहेजें। आपूर्तिकर्ता-अनुमोदन फ़ाइल में न केवल यह दिखाना चाहिए कि क्या बदला, बल्कि यह भी कि खरीदार ने परिवर्तन को क्यों स्वीकार किया, सीमित किया या अस्वीकार किया। यही पुनः ऑर्डर समीक्षा का लाभ है: इतिहास अनावश्यक कार्य को कम करता है बिना वर्तमान तथ्यों के प्रतिस्थापन बनने के।