Kiểm tra con dấu công ty Trung Quốc

Con dấu công ty nên bắt đầu ba bước kiểm tra, không phải kết thúc một bước. Trước tiên, xác định thực thể pháp lý Trung Quốc được ghi trên tài liệu. Sau đó, xác định ai là người đã thực hiện hoặc phê duyệt giao dịch và người đó có thẩm quyền gì. Cuối cùng, bảo quản nguyên vẹn tài liệu, các phụ lục và hồ sơ thực thi để phiên bản đã xem xét không bị nhầm lẫn với bản nháp trước đó.

Một dấu đỏ trông hợp lý không thể trả lời cả ba câu hỏi. Một hình ảnh sao chép có thể xuất hiện trong hợp đồng của một công ty khác; một con dấu thật có thể được sử dụng trong một giao dịch đang tranh chấp; một thỏa thuận có thẩm quyền vẫn có thể bị thách thức về một con dấu chưa được đăng ký; và một hợp đồng không có con dấu công ty không tự động vô hiệu. Kết quả hữu ích là một tệp bằng chứng, chứ không phải một phán quyết trực quan.

Thực hiện riêng biệt các khâu danh tính, thẩm quyền và tính toàn vẹn

Danh tính hỏi xem ai là người pháp nhân đang hành động. Ghi lại đầy đủ tên công ty Trung Quốc và Mã tín dụng xã hội thống nhất (USCC) từ hồ sơ công ty hiện tại. So sánh tên đó với bên hợp đồng, dấu ấn, báo giá, người phát hành hóa đơn và người nhận thanh toán. Tên thương mại tiếng Anh và thương hiệu nhóm chỉ là manh mối, không thay thế cho tên Trung Quốc đã đăng ký.

Thẩm quyền hỏi tại sao cá nhân này có thể đưa ra cam kết cụ thể này cho thực thể đó. Câu trả lời có thể liên quan đến Người đại diện theo pháp luật, một vai trò thường được ủy thác cho nhân viên, giấy ủy quyền bằng văn bản, sự phê duyệt của doanh nghiệp đối với vấn đề bất thường, các giao dịch trước đây hoặc các sự kiện giao dịch khác. Một chức danh như “giám đốc kinh doanh” là bằng chứng cần điều tra, không phải là giấy chứng nhận thẩm quyền phổ quát.

Tính toàn vẹn hỏi xem những gì đã được thực thi thực tế. Giữ nguyên bản PDF hoặc bản giấy gốc đầy đủ, số trang, lịch trình, quy cách sản phẩm, trang ký, nguồn email và các sửa đổi sau này. Con dấu xuyên trang có thể giúp kết nối các trang, nhưng không thể khắc phục tình trạng thiếu tên bên, thiếu lịch trình, cam kết trái phép hoặc tệp bị thay đổi.

Không gộp kết quả thành “con dấu thật” hoặc “con dấu giả” trừ khi công tác giám định chuyên sâu hỗ trợ kết luận đó. Hồ sơ mua sắm có thể ghi thay vì vậy: thực thể khớp; thẩm quyền được chứng minh bởi giấy ủy quyền có tên; hash PDF đã thực thi được lưu giữ; người nhận thanh toán vẫn chưa rõ ràng. Cách diễn đạt này cho người xem xét tiếp theo biết những gì đã được kiểm tra và những gì vẫn cản trở việc giải phóng.

Luật hiện hành khiến các lối tắt trực quan đặc biệt không an toàn

Điều 490 của Bộ luật Dân sự Trung Quốc quy định về việc hình thành hợp đồng khi các bên sử dụng hợp đồng bằng văn bản: việc ký tên, đóng dấu hoặc điểm chỉ có thể làm phát sinh hợp đồng. Điều này cũng công nhận việc hình thành hợp đồng thông qua việc thực hiện nghĩa vụ đã được chấp nhận trong các trường hợp cụ thể. Các điều từ 170 đến 172 lần lượt quy định về hành vi của nhân viên trong phạm vi thẩm quyền công tác, đại diện không có ủy quyền, sự phê chuẩn và đại diện biểu kiến. văn bản chính thức của Bộ luật Dân sự do đó là một cảnh báo chống lại việc coi một đặc điểm thực thi duy nhất là toàn bộ phân tích.

Quy tắc trực tiếp nhất cho danh sách kiểm tra này là Điều 22 của Tòa án Nhân dân Tối cao trong 2023 diễn giải về các Quy định chung của Phần Hợp đồng trong Bộ luật Dân sự. Về mặt thực tiễn:

• Nếu Người đại diện theo pháp luật, người phụ trách hoặc nhân viên ký kết nhân danh thực thể mà không vượt quá thẩm quyền, thì thực thể không thể phủ nhận hợp đồng chỉ bằng cách nói rằng con dấu được đóng không phải là con dấu đã đăng ký hoặc là con dấu giả.
• Nếu văn bản có chữ ký hoặc dấu vân tay của người đại diện hợp lệ nhưng không có con dấu pháp nhân, hợp đồng vẫn có hiệu lực đối với pháp nhân nếu bên đối tác chứng minh được rằng người đó không vượt quá thẩm quyền, trừ khi các bên đã quy định việc đóng dấu là điều kiện để hình thành hợp đồng.
• Nếu văn bản chỉ có con dấu pháp nhân mà không có chữ ký hoặc dấu vân tay của cá nhân, bên đối tác vẫn cần phải chứng minh rằng hợp đồng được thực hiện bởi một người đại diện hợp lệ trong phạm vi thẩm quyền.
• Trong trường hợp vượt quá thẩm quyền, biểu hiện đại diện hoặc ủy quyền hiển thị vẫn có thể có ý nghĩa; Các Điều khoản 20, 21 và 23 bổ sung ngữ cảnh về quyết định đặc biệt, thẩm quyền của nhân viên và sự thông đồng.

Luật Công ty sửa đổi theo 2023 bổ sung thêm một lớp quy định. Điều 11 quy định rằng các hoạt động dân sự do Người đại diện theo pháp luật thực hiện nhân danh công ty sẽ gây ra hậu quả pháp lý cho công ty, và các hạn chế nội bộ nói chung không thể được viện dẫn chống lại bên đối tác thiện chí. Xem công bố chính thức của cơ quan quản lý thị trường về Luật Công ty hiện hành. Các quy tắc phê duyệt đặc biệt và các tình tiết của giao dịch vẫn có thể yêu cầu phân tích cụ thể.

Đối với người mua, kết luận khá hẹp: hình thức con dấu, trạng thái đăng ký, chữ ký, vai trò, thẩm quyền, lịch sử giao dịch và các điều khoản của văn bản là những bằng chứng liên kết. Không có yếu tố nào là công tắc xác nhận tính hợp lệ trực tuyến độc lập. Các vấn đề trọng yếu nên được chuyển đến cố vấn pháp lý có đủ tư cách tại Trung Quốc Đại lục kèm theo toàn bộ hồ sơ.

Xác định con dấu trước khi gán chức năng cho nó

Nhà cung cấp có thể sử dụng nhiều loại con dấu. Việc bảo quản và sử dụng chính xác chúng có thể khác nhau tùy theo công ty và địa phương, vì vậy hãy yêu cầu nhà cung cấp nêu tên con dấu bằng tiếng Trung và giải thích lý do nó xuất hiện trên văn bản này. Bảng ma trận dưới đây là công cụ định tuyến, không phải biểu đồ hiệu lực pháp lý.

Con dấu được trình bày	Ngữ cảnh văn bản có khả năng	Phản hồi của người mua
Con dấu công ty Con dấu công ty	Các hành vi rộng rãi của công ty và văn bản chính thức.	Khớp với tên đầy đủ bằng tiếng Trung, sau đó tiếp tục kiểm tra cá nhân và thẩm quyền.
Con dấu hợp đồng Con dấu chuyên dùng cho hợp đồng	Hợp đồng thuộc quy trình kiểm soát con dấu của công ty.	Xác nhận con dấu thuộc về pháp nhân được nêu tên và phù hợp với quy trình làm việc hợp đồng này.
Con dấu tài chính Con dấu chuyên dùng cho tài chính	Hoạt động ngân hàng và tài chính.	Không giả định rằng con dấu này thực thi thỏa thuận cung ứng; hãy hỏi lý do tại sao nó được sử dụng.
Con dấu hóa đơn Con dấu chuyên dùng cho hóa đơn	Hóa đơn thuế Trung Quốc và thủ tục hóa đơn.	Xử lý bằng chứng hóa đơn riêng biệt với thẩm quyền hợp đồng.
Con dấu của người đại diện theo pháp luật Con dấu của Người đại diện theo pháp luật	Con dấu tên cá nhân được sử dụng trong các thủ tục công ty.	Đối chiếu người đó với hồ sơ hiện tại và xác định hành vi công ty đi kèm.
Con dấu bộ phận, xuất khẩu, QC hoặc tiếng Anh	Giấy tờ nội bộ, kiểm tra, kho bãi hoặc hướng ra nước ngoài.	Không tự ý đổi nhãn thành con dấu chính thức của công ty hoặc hợp đồng.

Hướng dẫn rủi ro kinh doanh của chính phủ Vương quốc Anh mô tả con dấu công ty và tài chính, đồng thời khuyến nghị các biện pháp kiểm soát như lưu trữ hạn chế, tách biệt quyền truy cập, nhật ký sử dụng và xem xét định kỳ. Its Phần hệ thống con dấu bằng tiếng Anh là ngữ cảnh vận hành hữu ích. Pháp luật Trung Quốc hiện hành và lời khuyên cụ thể cho giao dịch vẫn là nguồn pháp lý.

Đóng băng gói chứng cứ trước khi so sánh chữ cái

Bắt đầu từ nguồn gốc, không phải ảnh chụp màn hình dán vào cuộc trò chuyện. Lưu email gốc và tệp đính kèm, ghi lại thời điểm và ai đã gửi đến, và đặt nhãn phiên bản cho tệp. Đối với giao dịch có giá trị cao, hãy giữ lại mã băm của PDF cuối cùng để người xem sau này có thể chứng minh rằng họ đã xem xét cùng một byte.

Gói tối thiểu nên bao gồm:

• hồ sơ công ty hiện tại và bản sao giấy phép kinh doanh rõ ràng;
• tên pháp lý bằng tiếng Trung được gõ dưới dạng văn bản, cùng với USCC;
• hợp đồng đầy đủ, phụ lục, bản vẽ và điều khoản ưu tiên;
• tên tiếng Trung của người ký, vai trò, liên hệ công ty và thẩm quyền được tuyên bố;
• bất kỳ ủy quyền, nghị quyết, phê duyệt hoặc xác nhận nào dựa trên;
• báo giá, đơn đặt hàng mua, người phát hành hóa đơn, người thụ hưởng và giải thích vai trò thực thể;
• email thực thi cuối cùng và bất kỳ sửa đổi hoặc miễn trừ nào.

Sử dụng hướng dẫn giấy phép kinh doanh nếu các trường tài liệu không quen thuộc. Nếu liên hệ bán hàng chỉ cung cấp tên tiếng Anh, hãy xác định thực thể với quy trình điều tra tên tiếng Anh trước khi đọc con dấu.

Chạy theo dõi danh tính từng ký tự

Sao chép tên tiếng Trung ở vòng ngoài từ dấu ấn rõ ràng nhất có sẵn, nhưng đánh dấu mọi ký tự không đọc được là không đọc được. Không đoán một ký tự vì nó sẽ khiến tên khớp nhau. So sánh chuỗi với tên đã đăng ký, bao gồm cả tiền tố thành phố hoặc tỉnh, cách diễn đạt vị trí trong ngoặc đơn và hậu tố loại công ty.

Sự khác biệt một ký tự không tự động là gian lận. Nó có thể chỉ ra một thực thể nhóm khác, một công ty đã đổi tên, một tài liệu cũ, một công ty con hoặc một bản quét kém chất lượng. Mỗi lời giải thích tạo ra một yêu cầu chứng cứ khác nhau. Yêu cầu hồ sơ của cả hai công ty, hồ sơ đổi tên hoặc bản gốc sạch hơn thay vì chấp nhận “cùng nhóm” là kết luận.

Tiếp theo, ánh xạ các vai trò xung quanh hợp đồng: người bán, nhà sản xuất, chủ sở hữu IP, người phát hành hóa đơn, nhà xuất khẩu và người thụ hưởng ngân hàng. Một giao dịch hợp lệ có thể liên quan đến nhiều thực thể, nhưng hợp đồng nên giải thích ai chịu trách nhiệm giao hàng, chất lượng, hoàn tiền, bảo hành và nghĩa vụ IP. Sử dụng hướng dẫn người thụ hưởng ngân hàng cho nhánh thanh toán; con dấu công ty không chứng minh rằng tài khoản bên thứ ba được ủy quyền.

Chạy theo dõi thẩm quyền từ người cam kết

Ghi nhận ai là người đàm phán, ai gửi bản cuối cùng, ai ký, ai xin hoặc sắp xếp con dấu, và ai xác nhận việc thực hiện. So sánh tên người ký với người đại diện pháp luật hiện tại hồ sơ người đại diện pháp luật. Nếu một nhân viên khác ký, hãy mô tả vai trò công việc bình thường và quy mô cũng như loại cam kết thay vì chỉ dựa vào chức danh tiếng Anh.

Bằng chứng về thẩm quyền phải phù hợp với giao dịch. Một lệnh mua hàng thông thường khác với việc chuyển nhượng quyền sở hữu khuôn mẫu, độc quyền dài hạn, chuyển giao quyền sở hữu trí tuệ, bảo lãnh, vấn đề bất động sản hoặc thanh toán liên quan đến bên liên quan bất thường. Yêu cầu một giấy ủy quyền bằng văn bản nêu rõ người được ủy quyền, tổ chức, chủ thể, phạm vi và thời hạn. Khi luật pháp, quản trị công ty hoặc cố vấn yêu cầu cần có quyết định cụ thể của doanh nghiệp, hãy lưu trữ quyết định đó thay vì sự bảo đảm của nhân viên kinh doanh.

Xác minh thẩm quyền nhạy cảm qua kênh không chỉ cung cấp trong tin nhắn tranh chấp. Sử dụng tên miền công ty đã biết, số điện thoại đã được xác minh trước đó hoặc một đầu mối liên hệ công ty đã thiết lập khác. Ghi lại ngày gọi lại, người thực hiện, câu hỏi và câu trả lời. Việc gọi lại giải quyết một điểm bằng chứng; nó không thay thế cho sự phê duyệt cuối cùng của người mua.

Kiểm tra tính toàn vẹn trên mọi trang và phụ lục

So sánh tệp cuối cùng với bản nháp đã được phê duyệt. Kiểm tra tên các bên, số lượng trang, phiên bản sửa đổi, danh sách phụ lục, thông số kỹ thuật sản phẩm, giá cả, các mốc thanh toán, điều khoản giao hàng, biện pháp khắc phục, điều khoản sở hữu trí tuệ, luật áp dụng, điều khoản giải quyết tranh chấp và trang chữ ký. Đảm bảo rằng các phụ lục được trích dẫn thực sự có mặt và đúng phiên bản.

Dấu ấn ở mép trang hoặc xuyên trang có thể hỗ trợ tính liên tục của trang, nhưng không thay thế cho bảng kê tài liệu. Các trang quét có thể được chèn thêm, xóa bỏ hoặc sắp xếp lại. Hãy giữ một bảng kê ngắn gọn như sau: Thỏa thuận khung v4, 18 trang; Phụ lục A danh mục bản vẽ sửa đổi C, 3 trang; Phụ lục B bảng giá ngày 15, 2 trang; lưu trữ PDF cuối cùng SHA-256.

Nếu việc thực hiện arrives dưới dạng PDF phẳng (flattened), hãy bảo quản nó nhưng hãy hỏi cách thức tạo ra và phê duyệt nó. Không bao giờ chỉnh sửa, cắt xén, tăng cường hoặc tái xây dựng tệp của nhà cung cấp để lưu vào kho lưu trữ bằng chứng. Lưu trữ bất kỳ bản phóng to nào làm việc riêng biệt và dán nhãn là bản sao xem xét.

Hình ảnh con dấu dán vào không giống với chữ ký điện tử đáng tin cậy

Luật Chữ ký Điện tử Trung Quốc đặt ra các điều kiện về độ tin cậy xung quanh việc kiểm soát dữ liệu tạo chữ ký và khả năng phát hiện những thay đổi đối với chữ ký và thông điệp dữ liệu. Điều 14 quy định chữ ký điện tử đáng tin cậy có hiệu lực pháp lý tương đương với chữ ký viết tay hoặc con dấu. Xem luật hiện hành trong cơ sở dữ liệu pháp lý của Bộ Thương mại.

Một hình ảnh PNG màu đỏ dán vào PDF thông thường không, chỉ dựa trên ngoại hình, cho thấy quyền kiểm soát độc nhất, danh tính người ký, trạng thái chứng chỉ, dấu thời gian hoặc khả năng phát hiện giả mạo. Đối với quy trình làm việc điện tử, hãy lưu trữ tệp gốc đã được ký, nhật ký kiểm toán nền tảng, chứng chỉ và kết quả xác thực (nếu có), tài khoản người ký, dấu thời gian và băm tài liệu. Việc in ấn và quét lại có thể làm mất đi bằng chứng vốn có trong tệp gốc.

Hồ sơ vụ án: tổ chức khớp nhau, nhưng thẩm quyền chưa được xác nhận đầy đủ

Một người mua đang đàm phán thỏa thuận khuôn mẫu và cung ứng 18 trang với một công ty linh kiện chuyển động ở Giang Tô. Tên tiếng Trung đăng ký, mã số thống nhất xã hội tín dụng (USCC), bên hợp đồng, người thụ hưởng và tên con dấu hiển thị đều khớp nhau. Giám đốc kinh doanh ký và gửi một PDF có đóng dấu từ tên miền công ty. Một danh sách kiểm tra chỉ dựa trên hình thức sẽ đánh dấu nó hoàn tất.

Thỏa thuận này cũng chuyển nhượng quyền sở hữu khuôn mẫu, cấp độc quyền khu vực trong năm năm và cho phép nhà cung cấp sử dụng bản vẽ của người mua để gia công subcontracting. Những cam kết này không phải là điều khoản đặt hàng lại thông thường. Tệp không chứa bất kỳ ủy quyền nào cho giám đốc kinh doanh, không có người phê duyệt được xác định và không có lịch trình bản vẽ đầy đủ. PDF được gửi sau khi người mua đã phê duyệt một bản nháp trước đó với nội dung sở hữu trí tuệ khác.

Người mua ghi nhận danh tính đã khớp; thẩm quyền và tính toàn vẹn tài liệu đang tạm dừngYêu cầu xác nhận ủy quyền cụ thể cho giao dịch, xác nhận độc lập từ một liên hệ công ty đã biết, lịch trình bản vẽ đầy đủ và bản chỉnh sửa sạch từ dự thảo đã được phê duyệt. Luật sư xem xét liệu có cần phê duyệt doanh nghiệp thêm nào phù hợp hay không. Thỏa thuận cuối cùng được ký lại, và bên mua giữ tệp gốc, giấy ủy quyền, ghi chú xác nhận, bảng kê phụ lục và mã băm.

Vấn đề không nằm ở chỗ vòng tròn đỏ trông có thuyết phục hay không. Cuộc rà soát phát hiện rằng một tài liệu được đặt tên chính xác vẫn thiếu bằng chứng về cá nhân và cam kết cụ thể.

Viết hồ sơ rõ ràng, tạm dừng hoặc chuyển cấp

Quyết định	Hồ sơ tối thiểu	Hành động của bên mua
Thông qua cho bước nêu rõ	Thực thể, thẩm quyền, tài liệu cuối cùng và các phê duyệt giao dịch bắt buộc đã được chứng minh; việc định tuyến thanh toán đã được đóng riêng.	Đặt tên người phê duyệt, bước tiếp theo được phép, ngày và phiên bản tệp đã lưu trữ.
Tạm dừng	Một sự không khớp cụ thể hoặc mục bị thiếu có thể được khắc phục mà không cần kết luận pháp lý.	Liệt kê bằng chứng bị thiếu, chủ sở hữu, hạn chót và hành động bị cấm như ký kết hoặc giải phóng tiền đặt cọc.
Chuyển cấp	Thẩm quyền bị tranh chấp, tài liệu mâu thuẫn, giá trị là vật chất, hoặc nảy sinh vấn đề phê duyệt đặc biệt, luật điều chỉnh, gian lận hoặc thực thi.	Gửi toàn bộ diễn biến thời gian và các tệp gốc cho luật sư đủ điều kiện tại Trung Quốc đại lục hoặc chuyên gia thích hợp.

Không viết “con dấu đã được xác minh” khi công việc chỉ khớp với các ký tự hiển thị. Một quá trình đóng hồ sơ có thể bảo vệ được có thể đọc như sau: Tên con dấu Trung Quốc khớp với thực thể đã đăng ký trên bản quét đã rà soát; không thực hiện xác thực vật lý hoặc pháp y; thẩm quyền của người ký được chứng minh bởi giấy ủy quyền có ngày và xác nhận độc lập; PDF 18 trang cuối cùng và hai lịch trình đã được lưu trữ; rà soát pháp lý hoàn tất cho điều khoản độc quyền.

Sử dụng dữ liệu công ty để xác định danh tính, không phải xác thực con dấu

Tìm kiếm công ty có thể thiết lập tên Trung Quốc đã đăng ký, USCC, tình trạng hiện tại, người đại diện theo pháp luật, địa chỉ và bối cảnh hồ sơ công cộng khác. Nó không thể chứng minh rằng một dấu ấn vật lý đến từ một con dấu cụ thể, rằng hình ảnh quét không bị sao chép, hoặc rằng một nhân viên có thẩm quyền cho một hợp đồng bất thường.

Sử dụng Tìm kiếm công ty ChinaValidate để xây dựng lớp danh tính, sau đó đặt kết quả vào trong quy trình rộng hơn nhà cung cấp-trước-hợp đồng. Giữ các điều khoản sản phẩm, định tuyến thanh toán, năng lực nhà máy và bằng chứng kiểm tra trong các luồng công việc riêng của chúng.

Câu hỏi cuối cùng không phải là “Con dấu này trông có chính thức không?” Mà là: Thực thể nào đã đưa ra cam kết nào, thông qua người nào, trên tài liệu chính xác nào, và bằng chứng nào hỗ trợ sự dựa vào của chúng ta? Hướng dẫn này cung cấp thông tin tổng quát về kiểm tra kỹ lưỡng thương mại. Nó không xác thực con dấu hay xác định tính hợp lệ hoặc khả năng thực thi của một hợp đồng cụ thể.