승인을 위해 회사 보고서 사용

템플릿을 열기 전에 보고서를 읽으세요

먼저 보고서가 의도된 중국 법인을 다루고 있는지 확인하세요. 중국의 이름과 통합사회신용코드(USCC)를 사업자 등록증 및 검토를 시작한 공급업체 문서와 비교합니다. 보고서 ID, 소스 또는 조회 날짜, 포함된 모듈 및 누락, 이용 불가, 번역됨 또는 자가 보고된 것으로 표시된 필드를 기록합니다.

날짜는 중요합니다. 중국의 기업 정보 규정은 시장 규제 기관, 기타 정부 부처 및 기업이 공시한 기록을 구분합니다. 또한 등록, 연간 보고서, 라이선스, 벌칙, 소유권 변경 및 기타 정보에 대해 서로 다른 공시 의무를 정하고 있습니다. 공식 공시 규정을 읽으세요따라서 메모에는 "이 회사는 안전하다"가 아니라 "7월 14일에 확인된 소스에서 활성 상태"라고 명시해야 합니다.

사용하세요 회사 보고서 읽기 가이드 검토자가 아직 필드와 범위를 이해하지 못하는 경우. 승인 메모는 해당 읽기를 대신하는 것이 아니라 그 후에 시작됩니다.

작업 예시: 1페이지 분량 승인 메모

다음의 가상의 사례는 의도적으로 구체적입니다. 구매자는 맞춤형 가공 부품에 대한 초기 주문 1건을 placement하고자 합니다. 보고서는 신원 검토를 지원하며, 품질, 구매, 재무 및 법무 통제는 나머지 승인 근거를 제공합니다.

소견을 결정 언어로 번역

해제 전 조건

1. 품질: 제안된 현장 및 가공 공정을 검증하고, 날짜가 명시된 증거를 첨부하며 도면 개정 B에 대해 샘플 승인.
2. 조달 및 법무: 계약서에 인증된 판매자를 명시하고, 각 공장의 역할, 승인된 사이트 및 변경 제한 사항을 식별하십시오.
3. 재무: 독립적인 채널을 통해 수취인을 확인하십시오; 실체 또는 문서화된 관계가 승인될 때까지 예금 인출을 보류하십시오.
4. 조달: PO 발행 전에 견적의 짧은 납기 일정을 생산 계획에 맞춰 조정하십시오.

승인 문구: "본 초기 PO에 한해 조건부 공급업체 승인이 부여됩니다. 조달 담당자는 주문을 최종 확정할 수 있으나, 재무 담당자는 1부터 3까지의 조건이 입증되고 소유자에 의해 서명될 때까지 예금을 보류해야 합니다. 판매자, 공장, 수취인, 사양 또는 주문 금액의 변경 시 승인은 재개됩니다."

증거, 의미 및 조치를 별도로 작성하십시오

가장 유용한 문장 패턴은 다음과 같습니다: 소스는 X를 말합니다; 본 거래에서 이는 Y를 의미합니다; 따라서 소유자 Z는 B 이전 A를 수행합니다. 이는 세 가지 일반적인 오류를 방지합니다.

• 레지스트리 사실이 무음적으로 역량이나 신용 결론으로 전환되지 않습니다.
• 누락된 필드가 무음적으로 부정적 발견으로 전환되지 않습니다.
• 메모에 경고가 소유자나 해제 결과 없이 남아 있지 않습니다.

영국 재무부의 오렌지 북 리스크 가이드라인, 영국 정부 기관을 위해 작성되었으며, 관련성 있고 이해하기 쉬운 증거, 명시적 제한 사항 및 가정, 의사 결정 대상자를 위한 간결한 보고, 그리고 지정된 리스크 소유권을 권장합니다. 이러한 원칙들은 유용한 메모 설계 원칙이지만, 해당 가이드라인은 민간 공급업체 구매를 규율하지는 않습니다.

조건을 검증 가능하게 만드십시오

"공장을 점검한다"는 조건이 아닙니다. 조건에는 소유자, 기한, 완료 증거 및 차단하는 약속이 필요합니다. 만약 조건이 해제에 영향을 미치지 않는다면, 그것은 통제보다는 관찰일 가능성이 높습니다.

메모를 거래 게이트와 연결하십시오. 계약 전 가이드 는 당사자, 권한 및 첨부 파일 검토를 담당합니다. 수취인 가이드 는 다른 수취인 또는 계좌를 담당합니다. 결제 게이트 는 자금 이동 직전에 반복됩니다. 이러한 절차를 메모에 복사하지 말고, 완료된 결과, 검토자 및 날짜를 인용하십시오.

색상이나 점수가 결정을 내리지 않도록 하십시오

빨강, 노랑, 초록은 회의에서 페이지를 빠르게 스캔하는 데 도움이 될 수 있지만, 각 색상은 근본적인 발견 사항 옆에 위치해야 합니다. 하나의 미해결 수취인 불일치가 다섯 개의 녹색 레지스트리 필드에 의해 평균화되어서는 안 됩니다. 마찬가지로, 누락된 필드는 해당 필드가 이 주문에 필요한 이유를 팀이 설명하지 않는 한 빨간 경보로 간주되어서는 안 됩니다.

유용한 공공 조달 사례는 미국 연방 조달 규정(FAR)에서 찾을 수 있습니다. 자체 연방 맥락에서 FAR 9.103은 긍정적 책임 결정을 요구하며, 최저 가격만으로는 잘못된 경제성이 될 수 있다고 경고합니다. FAR 9.103 참조. 관련 절차는 계약 파일에 충분한 최신 정보와 지원 기록을 요구합니다. FAR 하위 섹션 9.1 참조. 이러한 규칙은 일반적인 사적 수입에는 적용되지 않으며, 이는 긍정적이고 문서화된 결정과 단순히 가시적인 경고의 부재 사이의 차이를 보여줍니다.

별도의 준비, 권고 및 권한

분석가 또는 조달 책임자는 메모를 작성할 수 있습니다. 품질, 재무, 법무 또는 준수 담당자는 각자의 소견서에 서명해야 합니다. 구매자 승인 매트릭스에 따라 권한이 있는 사람이 최종 결정을 내립니다. 보고서 제공자를 승인자로 표시하지 말고, 한 직원이 자신이 생성한 결론을 독립적으로 검토하는 것처럼 보이지 않도록 하십시오.

ISO 9001 감사 관행 그룹은 외부 공급자에 대한 통제가 현재 문서화된 승인 정보, 정의된 기준, 요구사항 검증 및 성과 모니터링을 포함할 수 있다고 지적합니다. 외부 공급자 가이드라인 읽기. 실무적 요점은 연속성입니다: 승인 노트는 온보딩 후 사라지는 것이 아니라 승인된 공급자 기록과 이후 성과 검토로 이어져야 합니다.

결정 버전 동결

보고서 버전, 인용된 지원 문서, 승인자 이름 및 역할, 타임스탬프, 조건, 조건 완수 증거, 구매 범위를 정확히 명시하여 메모를 저장하십시오. 새로운 판매자, 공장, 수익자, 소유권 신호, 자재 주문 증가, 제품 변경, 지연된 첫 번째 주문 또는 새로운 공공 기록 발견과 같이 결정을 재개하는 만료일이나 사건을 명시하십시오.

전체 공급자 승인 파일 은 이 메모보다 광범위하며 회사, 현장, 제품, 계약, 결제 및 성과에 대한 지원 증거를 포함해야 합니다. 이에 관한 완전한 순서를 위해서는 공급자 실사 라이프사이클을 사용하십시오.

좋은 메모는 불확실성이 제거되었기 때문에 짧은 것이 아니라, 추론이 체계적이기 때문에 짧은 것입니다. 그것은 무엇을 알고 있는지, 무엇을 모르는지, 남은 노출을 누가 수용하는지, 그리고 팀이 다음에 무엇을 할 수 있는지를 보여줍니다.

이 가이드는 내부 조달 기록을 설명합니다. 법적, 재무, 신용, 세무, 규제, 제품 준수 또는 감사 조언을 제공하지 않으며, 회사 보고서는 공급자나 거래를 인증하지 않습니다.