Fabrika mı, Ticaret Şirketi mi?

Tek bir etiket yerine beş rolle başlayın

Tedarikçiyi yargılamadan önce önerilen işlemi beş satır halinde yazın:

1. Satıcı: fiyat teklifinde ve sözleşmede adı geçen tüzel kişi.
2. Üretici: malzeme üretim aşamalarını gerçekleştirecek olan tüzel kişi ve tesis.
3. İhracatçı: ihracat ve gümrük zincirinde yer alan tüzel kişi.
4. Fatura düzenleyen: işleme ilişkin ticari veya vergi faturasından sorumlu olan tüzel kişi.
5. Lehdar: paranızı alacak olan banka hesabının sahibi.

Tek bir şirket tüm rolleri üstlenebilir. İlişkili veya bağımsız birkaç şirket de bu rolleri meşru şekilde paylaşabilir. Göreviniz; tüzel kişileri tanımlamak, yapının neden böyle kurgulandığını anlamak ve yükümlülükleri sözleşmeye dahil etmektir. Karmaşık bir tedarik zincirini, yalnızca yanıt daha ucuz veya daha güvenli görünüyorsa “fabrika” kalıbına sokmayın.

Adım 1: Hukuki kimliği sabitleyin

Anakara’daki şirketin Çince yasal unvanını, Birleşik Sosyal Kredi Kodunu (USCC), iş lisansını, kayıtlı adresini ve iddia edilen her üretim tesisinin adresini isteyin. İngilizce mağaza veya marka adını ayrı olarak kaydedin. USCC’yi sorgulayın ve sorgu sonucundaki şirketin aktif olduğunu ve belgelerle eşleştiğini doğrulayın.

Ardından tedarikçinin gönderdiği her belgeyi etiketleyin: Kimin lisansı, kimin fabrika fotoğrafları, kimin denetim raporu, kimin sertifikası, kimin banka hesabı? Bir belge özgün olabilir ancak size karşı herhangi bir yükümlülük üstlenmemiş ilişkili bir şirkete ait olabilir.

Tedarikçi ikinci bir şirket gösterirse, ilişkinin açık bir açıklamasını ve iddiaya uygun destekleyici kanıtları isteyin: Bağlı kuruluş için hissedarlık kayıtları, satış temsilcisi için yetki belgesi veya bağımsız sözleşmeli fabrika için üretim anlaşması ve güncel satın alma geçmişi. Gerekli belge türü ilişkiye bağlıdır; paylaşılan bir logo veya e-posta alan adı bunu kanıtlamaz.

Adım 2: Faaliyet alanını bir ipucu olarak kullanın

Yalnızca İngilizce bir özetlemeyi değil, Çince faaliyet alanını okuyun. Ürüne özgü imalat, üretim, işleme, montaj, satış, toptan satış, ithalat/ihracat, teknoloji hizmetleri ve lisansa tabi faaliyetlere bakın. Çin’in pazar kayıt kuralları, faaliyet alanını kayıtlı bir alan olarak ele alır ve genel kalemleri onay gerektiren faaliyetlerden ayırır. Resmi kayıt kurallarına bakın.

Faaliyet alanı ifadesi, tüzel kişinin ne yapmak üzere kayıt yaptırdığına dair bir kanıttır; makinelerin, çalışanların, müşterilerin veya tamamlanan siparişlerin canlı bir listesi değildir. Bazı faaliyet alanları geniştir, işletme değiştikten sonra eski ifadeler kalabilir ve önemli süreçler taşeronlara yaptırılabilir.

Çin’in kendi rastgele denetim rehberliği bu farkı ortaya koyar. Denetçiler, lisans kapsamını finansal belgeler, dış sözleşmeler, personel görüşmeleri ve fiili iş faaliyeti ile karşılaştırabilir. SAMR denetim yaklaşımını inceleyin. Bir alıcı, düzenleyici otoritelerin yetkilerini taklit etmemelidir; ancak kanıt ilkesi sağlamdır: Sicil metni, operasyonlar bunu desteklediğinde anlam kazanır.

Bir terim belirsiz olduğunda ayrı faaliyet-alanı tanımına bakın. Faaliyet alanında yalnızca satış veya ithalat/ihracat terimleri varsa, bunu otomatik bir reddetme değil, bir soru olarak kaydedin. Fabrika, açıklanmış bir bağlı kuruluş veya taşeron olabilir; bu ilişkinin artık kanıtlanması gerekir.

Adım 3: Tesisi ürününüzle ilişkilendirin

Bir fabrika adresi, takip edilebilir bir üretim hikâyesine işaret etmelidir. Tesise ait Çin adresini, orada faaliyet gösteren tüzel kişiliği, tesis içinde gerçekleştirilen süreçleri, dış kaynak olarak verilen süreçleri ve ham maddelerin, yarı mamullerin, bitmiş ürünlerin ve reddedilen malların nerede tutulduğunu sorun.

Statik fotoğraflar zayıftır; çünkü eski, ödünç alınmış, sıkı kırpılmış veya ürününüzle ilgisiz olabilirler. Sürekli ve alıcı odaklı olduğunda canlı bir video turu daha güçlüdür:

1. Dışarıdan veya tesis girişinden başlayın ve kişisel verileri ifşa etmeden sıradan bir konum işaretçisi gösterin.
2. Resepsiyondan ilgili üretim alanına kadar kesintisiz devam edin.
3. Ev sahibinden süreç sorumlusunu tanımlamasını ve girdiden çıktıya kadar olan malzeme akışlarından birini açıklamasını isteyin.
4. Her talebi önceden duyurmak yerine, arama sırasında sıradan bir makine, alet, malzeme partisi veya iş talimatı seçin.
5. Kalite kontrol noktasını, karantina veya red alanını ve sürece ilişkin güncel üretim kayıtlarını gösterin.
6. Tesis içindeki yolun tutarlı kalması için paketleme veya sevkiyat aşamasında sonlandırın.

Bir görüntülü görüşme yine de bağımsız bir denetim değildir. Sürekliliği tesis edebilir ve daha iyi sorular üretebilir, ancak mülkiyeti, kapasiteyi, kalibrasyonu, çalışma koşullarını, taşeronluğu veya hattın siparişiniz için müsait olup olmadığını ortaya çıkarmayabilir. Yüksek değerli, özel, güvenlik açısından kritik veya zaman hassasiyeti olan siparişler bağımsız bir ziyareti haklı çıkarabilir.

Adım 4: Süreci kontrol eden kişileri arayın

Üretim kanıtı yalnızca ekipman değildir. Mühendislik kararlarını, gelen mal muayenesini, üretim planlamasını, süreç içi kalite kontrolünü, nihai serbest bırakmayı ve düzeltici faaliyeti kimin yönettiğini sorun. Yalnızca ihracat satış temsilcisiyle değil, teknik veya kalite çalışanıyla da konuşun.

Bir katalogdan yanıtlanması zor olan birkaç ürüne özgü soru kullanın:

• En sık reddedilmeye neden olan spesifikasyon hangisidir ve nerede ölçülür?
• Her zaman dış kaynak olarak verilen süreç hangisidir ve taşeron nasıl onaylanır?
• Bir partiyi durdurma yetkisi kime aittir ve hangi kayıt oluşturulur?
• Bu model için en uzun tedarik süresine sahip malzeme hangisidir?
• Son müşteri şikayetinden veya başarısız denetimden sonra ne değişti?

Satış, mühendislik, kalite ve tesis kayıtlarından gelen tutarlı yanıtlar operasyonel kontrolü destekler. Kusursuz derecede cilalı ancak genel geçer yanıtlar desteklemez. Ayrıntılı kapasite, ekipman uygunluğu, süreç yeterliliği ve kalite sistemi değerlendirmesi bir üretici yetkinlik incelemesinde yer almalı; bu ilk rol sınıflandırmasında değil.

Adım 5: İhracat ve para akışını izleyin

Üretici ve ihracatçı ayrı konulardır. Çin gümrük mevzuatı, ithalat/ihracat alıcıları ve göndericileri ile gümrük beyanı yapan işletmelerin gümrük kaydını tamamlaması gerektiğini belirtir. Güncel gümrük kayıt rehberini okuyun. Planlanan ihracat altyapısına sahip olmayan bir üretici, bir ticaret şirketi veya bağlı kuruluş aracılığıyla işlem yapabilir; bir ihracatçı ise birden fazla üreticiden tedarik sağlayabilir.

Resmi kayıtlarda satıcı, ihracatçı, fatura düzenleyen ve lehdar olarak görünecek tüzel kişiliği belirleyin. Bu isimleri sözleşme, proforma fatura, satın alma siparişi, platform siparişi, banka mektubu ve sevkiyat planı ile karşılaştırın. Uyuşmazlık durumunda belgelenmiş bir ilişki talep edin ve sorumluluk sınırlarını açıkça tanımlayın. Kalite ve teslimat taahhüdünde bulunan taraf, bir uyuşmazlık durumunda evrak izinden silinmemelidir.

Açıkça belirtilen bir ihracat aracı söz konusuysa, spesifikasyon değişikliklerini, iadeleri, yeniden imalatı ve ikame üretimi kimin onaylayabileceğini belirleyin. Açıklanmayan bir üçüncü taraf lehdar veya son dakikada hesap değişikliği durumunda işlemi durdurun. Bu durum, şirketin fabrika olduğuna dair bir kanıt değil, ödeme kontrolü sorunudur.

Kanıt matrisi

OECD, durum tespitinin (due diligence) riske dayalı olması ve işletmenin yapısına, ürüne, iş modeline ve tedarik zincirindeki konumuna uygun olması gerektiğini belirtir. OECD rehberine bakın. Bu ilkeyi burada uygulayın: Düşük değerli standart bir numune, özel kalıp veya düzenlemeye tabi bir ürünle aynı derinlikte doğrulama gerektirmez.

Dört yaygın operasyonel model

Doğrudan üretici

Sözleşmeyi yapan tüzel kişi ilgili sahayı işletir ve üretim adımlarını kontrol eder. Yasal kimliği, lehdarı, sahayı ve siparişe özgü yetkinliği teyit edin. “Doğrudan” olması, kalite ve ödeme kontrolleri ihtiyacını ortadan kaldırmaz.

İhracat iştiraki olan üretici

Bir grup şirketi imalat yaparken diğeri sözleşme yapar veya ihracat gerçekleştirir. Mülkiyet veya kontrol ilişkisini belirleyin, her iki kuruluşu da doğrulayın ve ürün uygunluğu, gecikme, iade ve garanti yükümlülüklerinden hangisinin sorumlu olduğunu belirtin.

Fabrikaları açıklanan ticaret veya koordinasyon şirketi

Ticaret şirketi tedarik eder, konsolidasyon yapar, iletişim kurar veya fabrikalar arasında kaliteyi yönetir. Bu, karışık ürün yelpazesi veya daha küçük siparişler için faydalı olabilir. Onay; şeffaf fabrika açıklamasına, değişiklik kontrolüne, denetim erişimine ve net sözleşmesel sorumluluğa bağlıdır.

Desteklenmeyen fabrika iddiası

Tedarikçi üretim kuruluşunun adını vermez, alakasız belgeler gösterir, tutarlı bir saha görünümünden kaçınır veya sorgulandığında rol tanımını değiştirir. Unvanı tartışmayın. Eksik kanıtları kaydedin ve imalat rolünü doğrulanmamış olarak sınıflandırın.

Savunulabilir bir sonuç kaydedin

Tedarikçi dosyasında dört sonuçtan birini kullanın:

• Doğrudan üretici: yasal kuruluş, saha, süreç, personel, sözleşme ve ödeme zinciri uyumludur.
• İhracat ortağı olan üretici: üretim ve ihracat rolleri ayrıdır, açıklanmıştır, doğrulanmıştır ve sözleşmesel olarak bağlantılıdır.
• Ticaret veya koordinasyon şirketi: satıcı doğrudan imalat iddia etmez veya bunu kanıtlamaz, ancak fabrika erişimi ve sorumluluk sipariş için yeterince kontrol altındadır.
• Doğrulanmamış rol: kanıtlar satıcıyı, üretim sahasını ve işlem zincirini güvenilir bir şekilde birbirine bağlamaz.

Kanıt tarihini, çözülmemiş soruları, sipariş varsayımlarını ve sonraki kontrolü ekleyin. Örneğin: “Yalnızca numune ile ilerleyin; adı geçen sözleşmeli fabrika canlı tur ile doğrulandı; doğrudan üretici iddiası yok; kalıp serbest bırakılmadan önce bağımsız üretim öncesi denetim gerekli.” Bu ifade, “fabrika” yanındaki yeşil bir onay işaretinden daha faydalıdır.

ABD Uluslararası Ticaret İdaresi de doğru Çinli iş ortağını belirlemenin kapsamlı bir incelemeyi, sabrı ve iş hedeflerinde uyumu gerektirdiğini tavsiye eder. Çin pazarına giriş rehberini inceleyin.

Sonraki adım

Öncelikle Çince yasal unvanı veya USCC’yi arayın. Tedarikçi üretici değil de ihracatçıysa ihracat ticaret şirketi incelemesiyle devam edin. Büyük siparişlerde ek çalışma yaptırmadan önce, şirket kontrolü ile saha denetiminin hangi soruları yanıtladığını karşılaştırın.

Bu kılavuz ticari durum tespitini destekler; yasal mülkiyeti, denetim güvencesini, ürün uyumluluğunu veya gelecekteki performansı oluşturmaz.