Xác minh một công ty thương mại xuất khẩu Trung Quốc

Xác minh một công ty thương mại xuất khẩu Trung Quốc bằng cách kiểm tra một chuỗi bán hàng và vận chuyển đề xuất: ai là người bán, ai phát hành hóa đơn, ai nhận tiền, ai sản xuất hàng hóa và thực thể nào xuất hiện trong quy trình hải quan? Một nhà buôn hợp pháp không cần sở hữu nhà máy. Tuy nhiên, họ phải làm rõ từng vai trò và chịu trách nhiệm đối với sản phẩm cũng như các tài liệu đã cam kết trong hợp đồng.

Quy trình này dành cho người mua nước ngoài đang xem xét một công ty thương mại Trung Quốc, công ty xuất khẩu, đơn vị gom hàng hoặc công ty tìm nguồn cung ứng với tư cách là người bán hợp pháp. Nó phân biệt giữa sự thuận tiện thương mại và bằng chứng sản xuất. Nếu câu hỏi trước mắt của bạn là liệu người liên hệ có phải là nhà máy hay nhà buôn, hãy bắt đầu với Nhà máy hay Công ty Thương mại?; hướng dẫn này bắt đầu sau khi vai trò nhà buôn được tiết lộ hoặc xác lập một cách hợp lý.

Xác định chính xác cam kết xuất khẩu

Viết một tuyên bố tuyến đường một trang cho đơn hàng đề xuất: người bán Trung Quốc, người mua/nhập khẩu, giả thuyết về sản phẩm và mã HS, số lượng, tuyên bố xuất xứ, điểm đến, điều kiện Incoterm, phương thức vận tải, nhà sản xuất hoặc các nhà sản xuất, điểm gom hàng, điểm kiểm tra, bên phát hành hóa đơn, bên thụ hưởng ngân hàng, bên khai báo, các chứng từ yêu cầu và ngày giao hàng. Đánh dấu mọi mục vẫn chưa biết.

Điều này ngăn ngừa dương tính giả phổ biến. Một nhà buôn có thể đã xuất khẩu dệt may trong nhiều năm nhưng chưa bao giờ kiểm soát sản phẩm dùng pin, mặt hàng tiếp xúc thực phẩm được quản lý hoặc bộ sản phẩm từ nhiều nhà máy của bạn. "Chúng tôi xuất khẩu toàn cầu" chỉ là thông tin nền; tuyên bố cần xác minh là công ty này có thể bán và lập hồ sơ cho SKU này thông qua tuyến đường này.

Không yêu cầu tờ khai ngoại thương lỗi thời

Trung Quốc đã loại bỏ 对外贸易经营者备案登记 chung, thường được dịch là tờ khai đăng ký nhà hoạt động ngoại thương, khỏi Luật Ngoại thương vào tháng 12 năm 2022. Một thông báo chính thức của cục thương mại, trích dẫn sửa đổi quốc gia, nêu rõ rằng doanh nghiệp không còn phải nộp tờ khai đó từ tháng 12 năm 30 đến 2022.

Do đó, việc thiếu tờ khai cũ không phải là lý do từ chối hiện tại. Điều này cũng không có nghĩa là mọi công ty đều có thể xuất khẩu mọi sản phẩm mà không cần thêm các bước khác. Tờ khai hải quan, quyền truy cập cổng điện tử, xử lý thuế, kiểm tra sản phẩm, giấy phép, hạn ngạch, thủ tục xuất xứ, lệnh trừng phạt, yêu cầu điểm đến và quy định ngành vẫn có thể quan trọng. Hãy ghi lại yêu cầu hiện hành nào áp dụng cho sản phẩm và vai trò thay vì yêu cầu một tài liệu quen thuộc nhưng đã bị bãi bỏ.

Xác minh công ty thương mại với tư cách là người bán

Khớp tên pháp lý Trung Quốc và USCC giữa giấy phép kinh doanh và hồ sơ công ty độc lập. Xem xét tình trạng, ngày thành lập, địa chỉ đăng ký, người đại diện theo pháp luật, cổ đông (nếu có), phạm vi kinh doanh và các thay đổi gần đây. Các quy định về đăng ký chủ thể thị trường của Trung Quốc xác định tên, phạm vi, trụ sở, vốn và người phụ trách là các trường đăng ký; chúng không chứng minh hiệu suất xuất khẩu.

Đọc phạm vi kinh doanh như một bài kiểm tra tính nhất quán. Thương mại, bán buôn, nhập khẩu-xuất khẩu, nhập khẩu-xuất khẩu công nghệ, đại lý, chuỗi cung ứng hoặc các danh mục sản phẩm liên quan có thể hỗ trợ câu chuyện, trong khi phạm vi hẹp không liên quan đáng được giải thích. Không biến văn bản phạm vi rộng thành bằng chứng về tư cách hải quan, sở hữu nhà máy hoặc năng lực sản phẩm. Quy trình chi tiết cho trường này nằm trong Xem xét Phạm vi Kinh doanh của Công ty Trung Quốc.

Kiểm tra bằng chứng hiện tại liên quan hải quan

Sử dụng hệ thống hiện tại của Hải quan Trung Quốc cổng tra cứu công khai và cửa sổ dịch vụ chính phủ để xác định thông tin doanh nghiệp và các cổng truy cập quy trình liên quan. Tìm kiếm theo tên pháp nhân tiếng Trung chính xác và Mã tín dụng xã hội thống nhất (USCC) khi hệ thống hỗ trợ. Lưu lại loại kết quả, trạng thái, mã định danh, URL nguồn và ngày truy xuất. Nền tảng Thương mại Quốc tế Trung Quốc Cửa sổ duy nhất là một kênh chính thức khác để xác minh tư cách doanh nghiệp và thực hiện các thủ tục thương mại, nhưng các hồ sơ giao dịch riêng tư yêu cầu quyền truy cập được ủy quyền từ công ty hoặc bằng chứng do công ty cung cấp.

Kết quả hải quan công khai có thể xác nhận rằng pháp nhân tồn tại với vai trò liên quan đến hải quan tại thời điểm đó. Kết quả này không thể chứng minh rằng pháp nhân đã xuất khẩu sản phẩm của bạn, kiểm soát nhà máy, khai báo đúng giá trị hoặc xuất xứ, hoặc có năng lực logistics chưa sử dụng. Nếu nhà giao dịch tuyên bố có kinh nghiệm gần đây, hãy yêu cầu bộ tài liệu đã được biên tập phù hợp để chia sẻ hợp pháp cho một lô hàng tương đương và đối chiếu chéo pháp nhân, ngày tháng, nhóm sản phẩm, logic số lượng, điểm đến và các tham chiếu vận tải.

Xây dựng chuỗi xuất khẩu năm bên

1. Bên bán trong hợp đồng: pháp nhân cam kết giao hàng, bảo hành, chất lượng, biện pháp khắc phục và độ chính xác của tài liệu.
2. Bên xuất hóa đơn: bên bán được ghi tên trên hóa đơn thương mại và bất kỳ hóa đơn nào khác liên quan đến giao dịch.
3. Người thụ hưởng ngân hàng: chủ tài khoản cuối cùng nhận tiền từ người mua.
4. Nhà sản xuất hoặc nhà máy nguồn: mỗi pháp nhân thực hiện các khâu sản xuất, lắp ráp, hoàn thiện hoặc đóng gói quan trọng.
5. Bên khai báo hải quan: người nhận hàng/người gửi hàng hoặc bên thương mại được chỉ định khác, cùng với bất kỳ đại lý khai báo có giấy phép nào thay mặt họ.

Liên kết mỗi điểm khác biệt với một tài liệu. Nếu bên bán sử dụng đại lý khai báo, hãy ghi nhận vai trò đại lý thay vì coi môi giới là bên bán sản phẩm. Nếu một công ty con tại Hồng Kông nhận tiền, hãy hoàn thành việc rà soát mối quan hệ với người thụ hưởng. Nếu nhiều nhà máy cung cấp cho một lô hàng, hãy liệt kê bên kiểm soát thông số kỹ thuật, phê duyệt thay đổi, kiểm tra, gom hàng, bằng chứng xuất xứ và hành động khắc phục.

Nhánh thanh toán được đề cập trong Kiểm tra người thụ hưởng ngân hàng của nhà cung cấp. Việc người thụ hưởng khớp là quan trọng, nhưng điều này không khép lại các nhánh nhà máy hoặc hải quan.

Theo dõi một mã SKU từ báo giá đến lô hàng

Chọn một mã SKU nguyên vật liệu thay vì chấp nhận một thư mục chứa các tài liệu xuất khẩu không liên quan. Xây dựng chuỗi có mốc thời gian:

• báo giá và phiên bản thông số kỹ thuật được bên bán trong hợp đồng chấp nhận;
• đơn đặt hàng mua của bên bán hoặc hướng dẫn sản xuất gửi đến nhà máy đã được tiết lộ;
• bằng chứng về nguyên vật liệu, mẫu thử, kiểm tra hoặc sự phù hợp gắn liền với cùng một phiên bản;
• lệnh sản xuất và phê duyệt kiểm tra xác định số lượng, lô và cơ sở chịu trách nhiệm;
• hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói với thông tin nhất quán về bên bán, bên mua, mô tả, số lượng, trọng lượng, kiện hàng và giá trị;
• các hồ sơ đặt hàng, vận chuyển, khai báo và xuất xứ có ngày tháng và tham chiếu tạo thành một trình tự hợp lý;
• hồ sơ xác nhận đã nhận hàng của người mua, thiếu hụt, lỗi hoặc hành động khắc phục từ một đơn hàng tương tự đã hoàn tất khi có sẵn.

Việc che giấu thông tin là hợp lý đối với giá cả của khách hàng khác và dữ liệu cá nhân. Nó không nên xóa bỏ mọi trường cần thiết để kiểm tra vai trò được tuyên bố. Ghi chú những gì đã bị ẩn đi và thay thế bằng bằng chứng mạnh mẽ hơn, chẳng hạn như xem màn hình trực tiếp được ủy quyền hoặc xác nhận trực tiếp từ nhà máy đã công bố, khi phù hợp.

Xác minh quyền kiểm soát nguồn sản xuất

Yêu cầu thương nhân nêu rõ tên pháp nhân và địa chỉ của mỗi nhà máy quan trọng, giải thích mối quan hệ, và tuyên bố liệu nguồn cung có thể thay đổi mà không cần sự chấp thuận của người mua hay không. Sau đó, kiểm tra ai là chủ sở hữu hoặc kiểm soát dụng cụ, thông số kỹ thuật, vật liệu được phê duyệt, mẫu thử, kế hoạch chất lượng, kiểm tra, quyết định về vi phạm, hành động khắc phục và thu hồi bảo hành.

Một thương nhân có thể gia tăng giá trị thực tế bằng cách đánh giá năng lực nhà máy, tập hợp các đơn hàng nhỏ, quản lý giao tiếp đa ngôn ngữ, tài trợ cho sản xuất, kiểm tra tài liệu và phối hợp khiếu nại. Những dịch vụ đó trở thành bằng chứng khi những người phụ trách, hồ sơ và nghĩa vụ hợp đồng đều rõ ràng. Một nguồn ẩn thì khác biệt: người mua không thể đánh giá cơ sở, quy trình, phê duyệt sản phẩm, phơi nhiễm lao động hoặc môi trường, xuất xứ hoặc tính liên tục. Sử dụng Xác minh Nhà sản xuất Trung Quốc khi rủi ro sản phẩm yêu cầu bằng chứng về năng lực.

Kiểm tra kịch bản đơn hàng tập hợp

Giả sử một thương nhân cung cấp bộ đồ bếp 5,000 bao gồm một dụng cụ thép không gỉ từ Nhà máy A, một hộp nhựa từ Nhà máy B và bao bì in từ Nhà máy C. Thương nhân là người bán theo hợp đồng, người phát hành hóa đơn và người thụ hưởng; một đại lý khai báo nộp dữ liệu xuất khẩu.

Chuỗi cung ứng không hoàn chỉnh chỉ vì công ty và tài khoản ngân hàng của thương nhân khớp nhau. Bộ phận Tài chính nên xác minh mối liên kết giữa người bán và người thụ hưởng. Bộ phận Chất lượng nên xác định nhà máy nào kiểm soát vật liệu tiếp xúc thực phẩm, độ khít kích thước, nguy cơ di chuyển mực in và quá trình lắp ráp cuối cùng. Bộ phận Hậu cần nên đối chiếu số lượng linh kiện với 5,000 bộ sản phẩm hoàn chỉnh, trọng lượng tịnh và gross, số lượng gói hàng, ngày tập hợp và mô tả khai báo. Bộ phận Tuân thủ nên xác định thực thể nào nắm giữ các báo cáo thử nghiệm liên quan và liệu các mẫu đã thử có khớp với vật liệu hiện tại hay không. Bộ phận Hợp đồng nên quy trách nhiệm cho thương nhân về việc thay đổi nguồn gốc và độ chính xác của tài liệu.

Ví dụ này cho thấy tại sao một công ty thương mại có thể được chấp nhận nhưng vẫn yêu cầu nhiều bằng chứng hơn so với một lô hàng từ một thực thể duy nhất. Vấn đề bổ sung là quyền sở hữu sự phối hợp, chứ không phải từ "thương mại" trong tên công ty.

Tách biệt khả năng xuất khẩu với tuân thủ điểm đến

Cơ quan Thương mại Quốc tế Hoa Kỳ tổng quan về hải quan Trung Quốc hướng dẫn người dùng đến Hải quan Trung Quốc để biết các quy định hiện hành. Đó là một phía của tuyến đường. Người mua cũng phải xác định phân loại điểm đến, nghĩa vụ của người nhập khẩu, thuế quan, lệnh trừng phạt, dán nhãn sản phẩm, an toàn, thử nghiệm, tài liệu và lưu trữ hồ sơ. Việc thông quan trước ở thị trường khác hoặc giấy chứng nhận chung của nhà cung cấp không phải là kết luận pháp lý cho trường hợp của bạn.

Tạo một dòng yêu cầu sản phẩm cho từng SKU vật liệu: phân loại HS hoạt động, câu hỏi về hạn chế xuất khẩu hoặc giấy phép, câu hỏi về kiểm tra hoặc cách ly, quy tắc xuất xứ và hồ sơ hỗ trợ, phê duyệt điểm đến, chủ sở hữu chịu trách nhiệm, nguồn bằng chứng và ngày xem xét. Chỉ định các mục chưa trả lời thay vì chấp nhận "nhà giao nhận của chúng tôi xử lý hải quan." Một đại lý hải quan có thể nộp dữ liệu, nhưng hợp đồng vẫn phải xác định ai cung cấp phân loại, giá trị, xuất xứ, nhà sản xuất và thông tin sản phẩm chính xác, và ai chịu hậu quả của sai sót.

Tương tự, FOB, EXW và CIF phân bổ các trách nhiệm về giao hàng, chi phí và rủi ro được xác định; chúng không xác định nhà sản xuất thực tế hay xác thực người xuất khẩu. Giữ phân tích điều khoản thương mại trong FOB so với EXW so với CIF riêng biệt với việc xem xét thực thể và tuyến đường này.

Phê duyệt một tuyến đường, không phải một nhãn mác

Viết kết luận theo dạng lộ trình: "Bằng chứng đã xem xét vào [date] hỗ trợ [Chinese legal entity and USCC] đóng vai trò là người bán hợp đồng và bên phát hành hóa đơn cho [SKU]. Tiền được chuyển đến [beneficiary and jurisdiction] theo [relationship]. Sản xuất do [entities/sites] thực hiện, với [critical steps] do [party] kiểm soát. Bằng chứng liên quan hải quan cho thấy [result and date]; việc khai báo do [party/agent] xử lý. Các mục mở đặc thù sản phẩm là [list]."

Tạm dừng đơn hàng khi không thể khớp người bán, người thụ hưởng hoặc bên phát hành hóa đơn không rõ ràng, nguồn nhà máy bị che giấu ở những điểm quan trọng, bằng chứng vận chuyển thuộc về một thực thể hoặc sản phẩm khác, hồ sơ hiện tại bắt buộc không thể xác nhận, hoặc không ai chịu trách nhiệm về nguồn gốc, chất lượng, tài liệu và khiếu nại. Đưa các yếu tố công khai, phê duyệt thay đổi nguồn, quyền truy cập kiểm toán, độ chính xác tài liệu, dụng cụ, kiểm tra, bảo hành và hồ sơ vào trong gói bằng chứng hợp đồng nhà cung cấp. Làm mới lộ trình khi có sự thay đổi về nhà máy, người nhận tiền, sản phẩm, điểm đến hoặc bên hải quan.