Назва постачальника не збігається з назвою в рахунку-фактурі

Спочатку запитайте: який це рахунок-фактура?

Команди, що працюють із міжнародними операціями, часто використовують одне англійське слово для позначення трьох різних документів:

• Проформа-рахунок: комерційна пропозиція у формі рахунка, яка використовується до відвантаження для визначення запропонованих товарів, ціни, умов доставки та оплати.
• Комерційний рахунок-фактура: документ від продавця покупцю, що описує відвантажені товари та їхню вартість; зазвичай використовується для митного очищення в країні імпорту.
• Китайський податковий рахунок-фактура (фапяо): підконтрольний податковим органам документ, що підтверджує реальну транзакцію, у паперовій або електронній формі, із передбаченими полями для видавця, покупця, позиції, суми, податку та дати, де це застосовно.

Міністерство міжнародної торгівлі США у своєму довіднику з експортних документів розрізняє проформу на етапі котирування та фінальний комерційний рахунок-фактуру. Китайські нормативні акти окремо визначають електронні податкові рахунки-фактури та включають назву видавця до переліку обов’язкових реквізитів. Див. чинні правила оформлення рахунків-фактур.

Не застосовуйте критерії китайського рахунка-фактури з ПДВ до проформи-пропозиції та не розглядайте митний комерційний рахунок-фактуру як заміну будь-яких податкових або контрактних документів.

Виділіть кожну роль окремим рядком

Створіть односторінкову карту суб’єктів, перш ніж запитувати пояснення:

1. Контактна особа постачальника або бренд: назва, що використовується на вебсайті, в електронній пошті, на стенді, у каталозі або в обліковому записі месенджера.
2. Продавець за контрактом: юридична особа, яка зобов’язується здійснити постачання та несе відповідальність згідно із заявленими засобами правового захисту.
3. Видавець рахунка-фактури: суб’єкт, зазначений як продавець або видавець у конкретному рахунку-фактурі, що перевіряється.
4. Оператор заводу: суб’єкт, який керує виробничим майданчиком, якщо заявлено виробництво.
5. Експортер або відправник: суб’єкт, зазначений у експортних та транспортних документах.
6. Одержувач банківського переказу: власник рахунку, який має отримати кошти; перевірте цю інформацію окремо перед здійсненням платежу.

Одна й та сама компанія може виконувати кілька ролей. Різні компанії також можуть бути частиною легітимної структури. Перевірка вважається неуспішною, якщо файл мовчки ототожнює окремі суб’єкти як один.

Варіант 1: той самий суб’єкт, різне написання назви

Порівняйте оригінальну китайську юридичну назву, Єдиний код соціального кредиту (USCC) або податковий ідентифікатор, зареєстровану адресу та поточний запис компанії. Порядок піньїню, англійський переклад, бренд, абревіатура або формат «ТОВ» можуть відрізнятися, тоді як базова китайська юридична особа залишається незмінною.

Якщо ідентифікатори та китайська назва збігаються, зафіксуйте відповідність і використовуйте одну затверджену відображувану назву в системі покупця. Не «виправляйте» китайську юридичну назву на англійську маркетингову назву. У довіднику з мапінгу англійських назв показано, як зберегти обидва варіанти.

Варіант 2: неправильні або застарілі дані в рахунку-фактурі

Опечатка, колишня назва компанії, неправильний покупець, неправильний емітент, дублювання номера рахунку-фактури, невірний товар або скопійований шаблон є проблемою контролю документів. Попросіть емітента скасувати, анулювати або виправити документ відповідно до належної процедури та надіслати замінник через встановлений канал.

Не редагуйте PDF самостійно, не приймайте вручну перезаписане ім’я та не покладайтеся на електронний лист від відділу продажів із твердженням «фінансовий відділ використав старий шаблон». Збережіть перший документ, запит на виправлення, виправлену версію та незалежне підтвердження. Для китайського цифрового рахунка-фактури чинні національні правила включають інформацію про продавця та покупця серед його основних полів. Ознайомтеся з оголошенням щодо полів цифрового рахунка-фактури.

Гілка 3: задокументована друга особа

Рахунок-фактура може надходити від торговельної компанії, експортної компанії, афілійованої особи групи, філії, оператора платформи або іншої сторони з визначеною роллю. Твердження «та сама група» не є висновком; це заява, яку потрібно перевірити.

Запитайте китайську юридичну назву та ідентифікатор кожної особи, поточні корпоративні записи, причину такої структури та транзакційні документи, що визначають відповідальність. Залежно від суттєвості та професійних порад, це може вимагати внесення змін до договору, розкриття агентських відносин, тристоронньої угоди, гарантії, цесії, оновлення замовлення на закупівлю або укладення нового договору, де зазначено фактичного продавця.

Потім узгодьте умови щодо продукту, кількості, ціни, базису поставки Інкотермс, доставки, гарантії, повернення коштів, вирішення спорів, експорту, рахунка-фактури та оплати. Постачальник, який відповідає на претензії щодо якості, не повинен ховатися за емітентом, який ніколи не брав на себе цих зобов’язань. Використовуйте довідник із доказів щодо сторін договору перед тим, як покладатися на таку домовленість.

Гілка 4: необґрунтоване виставлення рахунків-фактур третьою стороною

Призупиніть затвердження, якщо емітент рахунка-фактури не має задокументованого зв’язку з договором або товарами, постачальник відмовляється надавати свою китайську ідентифікацію, пояснення змінюються, емітент є неактивним або не пов’язаним із угодою, або покупця просять описати транзакцію, яка не відбулася.

Державна податкова адміністрація Китаю заявила в квітня 2026, що рахунок-фактура, товари чи послуги, кошти та сторони договору загалом мають відповідати одна одній, а виставлення рахунків-фактур має відображати реальну господарську діяльність. Ознайомтеся з актуальними питаннями та відповідями щодо комплаєнсу. Не беріть участі у наданні хибного опису, дробленні вартості, вигаданій послузі або задньому датуванні документів, щоб створити видимість узгодженості паперової роботи.

Передайте питання податковим, митним, фінансовим та юридичним радникам покупця. Твердження постачальника, що «усі експортують таким чином», не є доказом транзакції.

Докази, які не усувають невідповідність

Ці факти можуть допомогти дослідити зв’язок, але самі по собі не встановлюють повноважень або відповідальності:

• той самий менеджер з продажу, номер телефону, домен електронної пошти, офіс, склад або вебсайт;
• спільний Законний представник, Учасник товариства, директор або часткова власність у межах групи;
• схожі англійські назви або той самий логотип;
• скан ліцензії на ведення бізнесу однієї компанії, надісланий іншою;
• зображення печатки компанії без підписаного договору; або
• рахунок-фактура, який можна технічно сформувати або який візуально нагадує стандартну форму.

Зв’язок між особами та справжність документів є окремими питаннями. Перевіряйте обидва.

Сформуйте пакет для проведення платежу

Перед тим як фінансовий відділ закриє виняток, збережіть:

1. оригінал рахунка-фактури та його тип документа;
2. китайську юридичну назву та ідентифікатор для кожної особи на схемі;
3. підписаний договір, додаток до нього або інший переглянутий документ, що підтверджує зв’язок;
4. виправлений рахунок-фактуру або письмове обґрунтування того, чому інший емітент є доречним;
5. узгодження щодо продукту, ціни, відвантаження, митного оформлення та полів рахунка-фактури; та
6. затвердження з датами від відповідальних осіб із закупівель, фінансового відділу, податкового/митного відділу та юридичного відділу, яких вимагає політика компанії.

Тримайте затвердження банківського рахунку поза цим пакетом, доки одержувач коштів не буде незалежно перевірений. Продовжуйте діяти згідно з процедурою перевірки одержувача банківського переказу , якщо планується оплата.

Фіксуйте рішення, не об’єднуючи компанії

Рахунок-фактура [номер/дата/тип] виданий [китайська юридична назва та ідентифікатор], тоді як продавець за договором — [назва та ідентифікатор]. Особи є [однією особою з різним написанням / окремими особами, пов’язаними задокументованою домовленістю / статус невизначений]. Роль емітента — [роль], а відповідальність за доставку, гарантію, повернення коштів, митне оформлення, оподаткування та оплату зафіксована в [документах]. Затвердження [надано/умовне/призупинене] в очікуванні [конкретного пункту].

Ознайомтеся з визначенням емітента рахунка-фактури або перевірте кожну китайську компанію окремо. Не усувайте реальну відмінність між особами лише для того, щоб система закупівель виглядала впорядкованою.

Ця стаття є керівництвом із контролю закупівель, а не юридичною, податковою, митною, бухгалтерською, банківською порадою чи порадою щодо дійсності рахунків-фактур. Вимоги залежать від типу рахунка-фактури, транзакції, місця призначення та чинного законодавства; отримайте кваліфіковану пораду щодо суттєвих винятків.