Xác minh nhà cung cấp trước khi thanh toán chi phí tạo khuôn

Xác minh nhà cung cấp trước khi thanh toán chi phí tạo khuôn bằng cách gắn mỗi lần chuyển giao với một thực thể pháp lý được đặt tên, một công cụ xác định và bằng chứng cho thấy công việc đã thỏa thuận tồn tại. Một hóa đơn đã thanh toán không tự nó cho bạn biết ai là người chế tạo khuôn, nơi nó được lưu giữ, liệu nó có đáp ứng bản vẽ hay không, ai có thể sử dụng nó, hoặc liệu bạn có thể di chuyển nó đến một nhà máy khác hay không.

Hướng dẫn này dành cho một khuôn tùy chỉnh, dao dập, đồ gá, giá đỡ, thước đo, dụng cụ cắt hoặc thiết bị sản xuất chuyên dụng do người mua thanh toán. Nó bắt đầu sau khi khái niệm sản phẩm đủ trưởng thành để xác định công cụ. Nó không thay thế cho việc kiểm toán sản xuất hoặc tư vấn pháp lý địa phương.

Xác định bốn yếu tố trước khi gọi đó là chi phí tạo khuôn

Tách giao dịch thành bốn đối tượng. Đầu tiên là công việc: thiết kế, xem xét DFM, mua thép, gia công, xử lý nhiệt, lắp ráp, thử nghiệm, hiệu chỉnh và xác nhận. Thứ hai là công cụ vật lý. Thứ ba là gói kỹ thuật: bản vẽ, dữ liệu CAD, bảng kê vật liệu (BOM), cài đặt quy trình, báo cáo đo lường, lịch sử bảo trì và chi tiết phụ tùng thay thế. Thứ tư là quyền sản xuất: ai có thể sử dụng công cụ, cho những sản phẩm nào, khách hàng nào, địa điểm nào và trong khoảng thời gian nào.

Nếu báo giá chỉ ghi `phí khuôn: USD 32,000`, bộ phận mua hàng không thể biết đang mua gì hoặc khi nào nó đã được giao. Chương về hợp đồng gia công của Bộ luật Dân sự Trung Quốc quy định rằng các hợp đồng như vậy thường đề cập đến đối tượng, số lượng, chất lượng, thù lao, phương thức làm việc, vật liệu, thời hạn thực hiện và tiêu chí nghiệm thu. Các điều khoản từ 770 đến 787 cũng phân biệt giám sát, bàn giao kết quả công việc, tài liệu kỹ thuật, nghiệm thu, thanh toán, custody, bảo mật và chấm dứt hợp đồng.

Lập bản đồ mọi công ty liên quan đến công cụ

Viết một dòng cho người liên hệ bán hàng, bên ký hợp đồng Trung Quốc, người phát hành hóa đơn, người thụ hưởng ngân hàng, nhà thiết kế công cụ, nhà chế tạo công cụ, người custody hiện tại và nhà máy sẽ vận hành sản xuất. Đôi khi một công ty đăng ký duy nhất đảm nhận mọi vai trò. Đôi khi một công ty thương mại bán linh kiện, một xưởng làm khuôn riêng biệt chế tạo công cụ và một nhà máy thứ ba vận hành nó. Phương án thứ hai có thể hoạt động, nhưng người mua cần các liên kết có thể thực thi giữa các bên.

Khớp bên ký hợp đồng bằng tên pháp lý tiếng Trung và Mã tín dụng xã hội thống nhất (USCC), sau đó xem xét tình trạng và các hoạt động kinh doanh liên quan bằng cách Xác minh một công ty Trung Quốc trước khi thanh toán. Độc lập áp dụng quy trình luồng thanh toán giữa ngân hàng và bên thụ hưởng. Sự không khớp của bên thụ hưởng cần được giải quyết trước khi chuyển tiền, chứ không phải giải thích sau khi lệnh thu hồi thanh toán thất bại.

Yêu cầu đối tác hợp đồng xác định bằng văn bản bất kỳ nhà máy phụ trợ nào và địa điểm sản xuất. Xác nhận ai là người chịu trách nhiệm với khách hàng về công việc hoàn thành nếu nhà thầu phụ thất bại, ai là người cấp quyền truy cập vào địa điểm, và ai có thể bàn giao khuôn. Bộ luật Dân sự quy định nhà thầu nói chung thực hiện công việc chính bằng thiết bị, công nghệ và lao động của riêng mình trừ khi có thỏa thuận khác, và giải quyết trách nhiệm khi công việc chính được giao cho bên thứ ba. Việc áp dụng cụ thể phụ thuộc vào thỏa thuận, nhưng bài học vận hành rất đơn giản: một nhà máy khuôn không rõ tên là một lỗ hổng kiểm soát.

Tạo hộ chiếu khuôn trước khi đặt cọc

Gán một mã định danh (ID) khuôn duy nhất cho khách hàng và duy trì xuyên suốt quá trình báo giá, hợp đồng, hóa đơn, bản vẽ, báo cáo thử nghiệm, hình ảnh, sửa chữa, lưu trữ và chuyển nhượng. Hộ chiếu nên ghi lại:

• số hiệu linh kiện của khách hàng, phiên bản sản phẩm, mã ID khuôn, loại khuôn, số khoang, và quy trình dự kiến;
• kích thước quan trọng, vật liệu hoặc mác thép, độ cứng hoặc xử lý, tuổi thọ dự kiến, các linh kiện đã được phê duyệt, và các chi tiết thay thế;
• tên pháp lý tiếng Trung của nhà chế tạo khuôn, địa điểm xây dựng, địa điểm sản xuất, người quản lý, và vị trí lưu trữ chính xác;
• kích thước tổng thể, trọng lượng, điểm nâng, giao diện máy, chi tiết hệ thống kênh nóng hoặc bộ điều khiển, và các tiện ích;
• hình ảnh có ngày tháng chụp các tấm khuôn, khoang, chi tiết thay thế, dấu nhận dạng, thiết lập thử nghiệm, và các mẫu kết quả;
• ngày thử nghiệm, phiên bản mẫu, báo cáo đo lường, sai lệch được chấp nhận, sửa chữa, bảo trì phòng ngừa, và số lần bắn (shot count) nếu được duy trì;
• các điều khoản sở hữu và sử dụng, tình trạng thanh toán cuối cùng, điều kiện truy cập, và hướng dẫn chuyển nhượng.

Dấu vĩnh viễn phải khớp với nội dung trong hộ chiếu và thỏa thuận. Tránh dựa vào nhãn giấy có thể tháo rời chỉ trong một bức ảnh chụp cận cảnh. Trong quá trình kiểm tra trực tiếp hoặc tại hiện trường, yêu cầu nhân viên vận hành hiển thị toàn bộ khuôn, dấu nhận dạng, các khoang, hai nửa ghép nối, khu vực xưởng xung quanh, tham chiếu ngày hiện tại, và hoạt động thử nghiệm trong một chuỗi liền mạch. Điều này khó bị nhầm lẫn với khuôn của khách hàng khác hơn.

Giải ngân thanh toán thông qua các cửa sổ bằng chứng

Cửa sổ 1: định nghĩa. Trước khi đặt cọc, phê duyệt đặc tả kỹ thuật khuôn, phiên bản sản phẩm, trách nhiệm DFM, các đầu ra, địa điểm xây dựng, thực thể hợp đồng, bên thụ hưởng, giá trị mốc thời gian, thủ tục chấp nhận, điều kiện kích hoạt quyền sở hữu, mục đích sử dụng được phép, bảo mật, và quy trình chấm dứt. Khoản đặt cọc mua một khởi đầu đã được xác định rõ ràng, chứ không phải lời hứa sẽ quyết định chi tiết sau này.

Cửa sổ 2: vật liệu và bắt đầu xây dựng. Bằng chứng phải phù hợp với quy trình: hồ sơ thép đã phê duyệt hoặc linh kiện tiêu chuẩn, kế hoạch gia công có ngày tháng, công việc đang dang dở được xác định, và quyền tiếp cận kiểm tra. Một bức ảnh stock, biên lai mua hàng không có mã ID khuôn, hoặc video không bao giờ liên kết chi tiết gia công với bản vẽ là bằng chứng yếu. Kỹ thuật cần xác nhận xem một thay đổi thiết kế được yêu cầu có làm reset chi phí và thời gian hay không trước khi tài chính giải ngân đợt tiếp theo.

Cửa sổ 3: thử nghiệm lần đầu. Liên kết thanh toán với một lần thử nghiệm cụ thể như T0 hoặc T1, phiên bản mẫu tương ứng, máy móc và vật liệu, điều kiện chu kỳ, số lượng mẫu, báo cáo kích thước, khuyết tật nhìn thấy, và danh sách khắc phục. Một mẫu đẹp mắt chỉ chứng minh những gì đã được kiểm tra. Nó không chứng minh tuổi thọ khuôn, tính lặp lại, thời gian chu kỳ, chất liệu thép, khả năng hoán đổi chi tiết, hoặc quyền sở hữu.

Cửa sổ 4: chấp nhận và quản lý. Xác định liệu việc chấp nhận diễn ra sau khi có báo cáo kích thước, chạy thử năng lực, mẫu đã phê duyệt, thử nghiệm sản xuất, hoặc một bài kiểm tra khác. Đóng các lỗi chưa sửa, nhận gói kỹ thuật, cập nhật hộ chiếu khuôn, xác nhận khuôn đã đánh dấu và vị trí, nhận xác nhận quản lý, và đối chiếu tất cả thanh toán. Giữ lại một phần thanh toán tỷ lệ thuận cho đến khi tồn tại bằng chứng chấp nhận đã thỏa thuận.

Không gộp chung quyền sở hữu, quyền chiếm hữu và quyền giải ngân

Thỏa thuận cần nêu rõ thời điểm quyền sở hữu công cụ vật lý chuyển giao, nhưng người mua cũng cần có cơ chế chiếm hữu và giải phóng. Bộ luật Dân sự quy định rằng, trừ khi có thỏa thuận khác, nhà thầu không được thanh toán thù lao hoặc chi phí vật liệu có thể có quyền giữ lại công việc đã hoàn thành hoặc từ chối bàn giao. Nó cũng đề cập đến việc bảo quản đúng cách các vật liệu do người mua cung cấp và công việc đã hoàn thành. Không nên giả định rằng một câu nói về `công cụ thuộc sở hữu của người mua` sẽ giải quyết số dư chưa thanh toán, phí lưu kho, thay đổi đơn hàng tranh chấp, yêu cầu của bên thứ ba hoặc kế hoạch nâng đỡ và đóng gói bị thiếu.

Viết rõ ai được sử dụng công cụ, liệu sản xuất cho khách hàng khác có bị cấm hay không, ai trả phí lưu kho và bảo trì, bảo hiểm bắt buộc hoặc báo cáo mất mát, ai phê duyệt việc di chuyển hoặc sửa đổi, hồ sơ nào người mua có thể kiểm tra, và điều gì xảy ra sau thời gian ngừng hoạt động hoặc chấm dứt hợp đồng. Đối với các công cụ có giá trị cao, hãy nhờ cố vấn kiểm tra các điều khoản này đối với luật áp dụng và các bên thực tế.

Phân bổ bản vẽ, dữ liệu và cải tiến riêng biệt

Việc sở hữu thép không tự động xác định ai là chủ sở hữu thiết kế công cụ, bản vẽ sản phẩm, tệp CAM, phần mềm kênh nóng, bí quyết quy trình, cải tiến của nhà cung cấp hoặc dữ liệu linh kiện tiêu chuẩn của bên thứ ba. Hướng dẫn của WIPO dành cho nhà cung cấp khuyên các doanh nghiệp nên ghi bằng văn bản về quyền sở hữu và việc sử dụng trong tương lai, yêu cầu bản sao vật lý hoặc kỹ thuật số, xác định tính bảo mật, giải quyết vấn đề sở hữu trí tuệ của bên thứ ba và quy định các bước kết thúc hợp đồng trong tài nguyên IP cho doanh nghiệp đang phát triển.

Bàn trợ giúp Sở hữu Trí tuệ Trung Quốc của Ủy ban Châu Âu cũng khuyến nghị xác định đối tác pháp lý và phân bổ quyền đối với thiết kế, bản vẽ, nguyên mẫu, phát triển sản phẩm và các hồ sơ liên quan trong các thỏa thuận sản xuất tại Trung Quốc. Các quyền có thể đăng ký, bí mật thương mại và các biện pháp bảo mật cần có chiến lược riêng; Dịch vụ Thương mại Hoa Kỳ hiện tại hướng dẫn về IP tại Trung Quốc khuyên bảo vệ thương hiệu và công nghệ trước khi thâm nhập thị trường.

Áp dụng ví dụ về xưởng công cụ riêng biệt

Giả sử người mua nước ngoài đặt hàng khuôn ép phun cho USD 32,000 từ Nhà cung cấp A. Báo giá yêu cầu 50% khi đặt hàng, 30% sau T0 và 20% sau khi phê duyệt mẫu. Trong quá trình xem xét tiền đặt cọc, người mua biết rằng Xưởng Công cụ B sẽ chế tạo và giữ khuôn, trong khi Nhà máy C sẽ vận hành sản xuất. Hóa đơn và tài khoản ngân hàng thuộc về Nhà cung cấp A. Đây là các tình tiết giả định.

Người mua không từ chối sắp xếp này chỉ vì nó có ba thực thể. Trước Cổng 1, Nhà cung cấp A xác định B và C, chấp nhận trách nhiệm đối với công việc, thu được sự thừa nhận bằng văn bản từ họ về ID công cụ và các điều khoản truy cập/giải phóng của người mua, và xác nhận địa chỉ sản xuất. Kỹ thuật thêm các yêu cầu về thép, khoang, giao diện, tuổi thọ, thử nghiệm, đo lường và sản phẩm bàn giao. Tài chính xác minh người thụ hưởng của A.

Tại T0, video cho thấy khuôn đã đánh dấu tại B, nhưng báo cáo đo lường mẫu đến từ C và sử dụng phiên bản sản phẩm mới hơn. Thanh toán tạm dừng trong khi bộ phận kỹ thuật đối chiếu phiên bản và xác nhận nơi diễn ra thử nghiệm. Đây không phải là phát hiện gian lận; đó là chuỗi chứng cứ bị đứt gãy. Một khi công cụ, phiên bản, địa điểm, mẫu, báo cáo và kế hoạch khắc phục phù hợp, cột mốc có thể được phê duyệt. Nếu nhà cung cấp tuyên bố năng lực sản xuất mà bản đồ ba thực thể mâu thuẫn, hãy sử dụng giao thức xác minh nhà sản xuất.

Chạy bài tập chuyển giao trước khi thanh toán cuối cùng

Yêu cầu người giữ hiện tại mô tả trên giấy những gì sẽ xảy ra nếu người mua di chuyển công cụ vào tháng tới. Câu trả lời nên xác định người được ủy quyền giải phóng nó, các khoản nợ còn lại và phí đã thỏa thuận, vị trí chính xác, kích thước và trọng lượng, thiết bị nâng, bảo quản, đóng gói, tài liệu vận chuyển xuất khẩu hoặc nội địa, hồ sơ kỹ thuật, phụ tùng, người kiểm soát, yêu cầu về điểm đến và thời gian chờ đợi. Hỏi nhà máy nhận dự kiến xem máy móc, tiện ích, cần cẩu, quy trình an toàn và kiến thức quy trình của họ có tương thích hay không.

Một điều khoản chuyển giao không tạo ra được lộ trình, chi phí, chủ sở hữu và tồn kho thì chưa đi vào hoạt động. Giải quyết các hạn chế trước đợt thanh toán cuối cùng, khi người mua vẫn còn lợi thế thương mại. Đưa các biện pháp bảo vệ hợp đồng vào phạm vi rộng hơn gói bằng chứng hợp đồng nhà cung cấp; gửi các câu hỏi về quyền sở hữu, quyền giữ lại, sở hữu trí tuệ hoặc khả năng thực thi chưa được giải quyết thông qua bản đồ tăng cường phân tích viên.

Ghi nhận quyết định thanh toán

Với mỗi cửa kiểm tra, ghi nhận mã công cụ, cột mốc, số tiền, hóa đơn và bên thụ hưởng, bằng chứng đã nhận, người phê duyệt kỹ thuật, các sai lệch chưa được giải quyết, người quản lý và vị trí, điều kiện hợp đồng, và người phê duyệt thanh toán. Kết luận phải là `giải phóng`, `giải phóng với điều kiện nêu tên`, hoặc `tạm giữ chờ bằng chứng nêu tên`; không được chỉ ghi `nhà cung cấp đã xác minh`.

Kiểm tra lại danh tính và quyền quản lý sau khi thay đổi bên thụ hưởng, thay đổi nhà thầu phụ, di chuyển công cụ, sửa đổi sản phẩm, thời gian lưu trữ dài, tranh chấp, bỏ lỡ thử nghiệm, hoặc yêu cầu thanh toán sớm. Rủi ro công cụ thay đổi trong quá trình sản xuất. Hồ sơ bằng chứng cũng phải thay đổi theo.