Khi nào cần chuyên viên phân tích cho kiểm tra nhà cung cấp

“Gửi đi xem xét thủ công” không phải là một quyết định. Nó không nêu rõ những gì còn chưa biết, tại sao câu trả lời lại quan trọng, hay ai đủ tư cách để giải quyết vấn đề đó. Một quy trình nâng cấp hữu ích bắt đầu bằng việc xác định sự thật đang tranh chấp và quyết định tiếp theo mà nó cản trở.

Một chuyên viên phân tích nghiên cứu công ty có thể đối chiếu hồ sơ và giải thích mức độ không chắc chắn. Vai trò này có giới hạn. Nó không thể biến dữ liệu công khai thành tư vấn pháp lý, kiểm tra nhà máy từ trang đăng ký, chứng nhận sản phẩm, hay quyết định xem một giao dịch có hợp pháp trong mọi thẩm quyền hay không.

Bài kiểm tra nâng cấp bốn câu hỏi

Đặt các câu hỏi sau theo thứ tự:

1. Sự thật nào chưa được làm rõ? Viết một câu, chẳng hạn như “người phát hành hóa đơn và bên đề xuất hợp đồng là hai thực thể Trung Quốc khác nhau.”
2. Có mang tính chất trọng yếu không? Nêu rõ quyết định về thanh toán, hợp đồng, sản phẩm, tiếp cận thị trường, tính liên tục hoặc tuân thủ nào có thể thay đổi.
3. Có thể đóng lại bằng bằng chứng đáng tin cậy không? Xác định hồ sơ, tài liệu, xác nhận, thử nghiệm, chuyến thăm hoặc lời khuyên sẽ trả lời câu hỏi.
4. Ai có thẩm quyền và năng lực để diễn giải bằng chứng đó? Chọn người chịu trách nhiệm trước khi yêu cầu thêm tài liệu.

Nếu vấn đề không phải là chưa được làm rõ hoặc không mang tính trọng yếu, hãy ghi nhận và tiếp tục theo chính sách thông thường của người mua. Nếu nó mang tính trọng yếu nhưng không thể được trả lời bởi bằng chứng hiện tại hoặc người xem xét, hãy nâng cấp. Điều này phù hợp với quan điểm dựa trên rủi ro của OECD về công tác tìm hiểu kỹ lưỡng: công việc nên phản ứng dựa trên bối cảnh, mức độ nghiêm trọng, thông tin sẵn có và chuyên môn liên quan thay vì tuân theo một độ sâu cố định cho mọi nhà cung cấp. Đọc hướng dẫn của OECD.

Giữ trường hợp trong quy trình xem xét tiêu chuẩn khi câu trả lời là cơ học

Một người xem xét mua hàng hoặc tài chính được đào tạo thường không cần chuyên viên phân tích chỉ để sao chép tên pháp lý của Trung Quốc, so sánh mã USCC đầy đủ, xác nhận rằng một hồ sơ hiện tại thuộc về cùng một thực thể, hoặc ghi nhận rằng một tài liệu đã hết hạn. Người xem xét nên tuân theo kiểm soát đã xác định, lưu bằng chứng có ngày tháng và áp dụng kết quả đã thỏa thuận trước.

Ví dụ, việc thay đổi người thụ hưởng mà không có xác nhận độc lập đã là một lệnh tạm dừng thanh toán theo một hệ thống kiểm soát vững chắc. Nó nên đi vào quy trình gọi lại và ứng phó gian lận của người mua, chứ không chờ đợi một chuyên viên phân tích khám phá lại quy tắc đó. Sử dụng quy trình xác minh người thụ hưởng ngân hàng và hướng dẫn cờ đỏ thanh toán cho các bước vận hành đó.

Sử dụng chuyên viên phân tích khi cần đối chiếu các hồ sơ

Quy trình của chuyên viên phân tích bắt đầu khi các trường dữ liệu nguồn đã có sẵn nhưng chưa tạo thành một câu chuyện đáng tin cậy nếu không có sự so sánh cẩn thận. Các nhiệm vụ điển hình bao gồm:

• Tái cấu trúc danh tính: ánh xạ tên tiếng Trung, tên cũ, tên giao dịch tiếng Anh, mã định danh, địa chỉ và ngày tháng trên tài liệu để xác định những hồ sơ nào mô tả cùng một thực thể.
• Ánh xạ vai trò liên kết: tách biệt người bán, nhà sản xuất, nhà xuất khẩu, bên phát hành hóa đơn, bên ký kết hợp đồng và bên thụ hưởng; sau đó ghi lại bằng chứng kết nối họ. Sự khác biệt về tên là một câu hỏi cần làm rõ, chứ không phải bằng chứng về hành vi sai trái. Các nhánh chi tiết thuộc về mục Tên nhà cung cấp không khớp với hóa đơn.
• Ánh xạ quyền sở hữu và kiểm soát: theo dõi các cổ đông được công bố và các chỉ báo kiểm soát đồng thời xác định các khoảng trống. Quy tắc về chủ sở hữu hưởng lợi tại Trung Quốc công nhận quyền sở hữu, quyền kiểm soát thực tế và lợi ích cuối cùng, chứ không chỉ dựa vào một tỷ lệ phần trăm duy nhất. Xem các quy định chính thức. Chuyên viên phân tích không được ngụ ý rằng đã truy cập dữ liệu chủ sở hữu hưởng lợi không công khai.
• Dòng thời gian sự kiện: sắp xếp các thay đổi của công ty, vụ kiện tụng, biện pháp cưỡng chế, bất thường trong hoạt động, giải thích và biện pháp khắc phục theo ngày tháng. Điều này đặc biệt hữu ích khi trạng thái hiện tại che giấu một sự gián đoạn trước đó hoặc khi nhiều vụ việc liên quan đến các vai trò và số tiền khác nhau. Xem phương pháp dòng thời gian tòa án và cưỡng chế.
• Rà soát phạm vi nguồn: phân biệt “không tìm thấy trong nguồn đã tìm kiếm” với “không tồn tại”. Các quy định về lưu trữ hồ sơ đăng ký của SAMR cho thấy tài liệu lưu trữ cơ bản và thông tin đăng ký công khai là các lớp bằng chứng khác nhau với các điều kiện truy cập khác nhau. Xem lại các quy định về lưu trữ.

Kết quả đầu ra của chuyên viên phân tích phải bao gồm phát hiện có nguồn dẫn, giới hạn độ tin cậy và câu hỏi chưa được giải đáp. Đánh giá “rủi ro cao” mà thiếu chuỗi lập luận này thì không phải là phân tích.

Chuyển hướng các câu hỏi chuyên môn vượt quá phạm vi của chuyên viên phân tích

Quyền hợp đồng, thẩm quyền, tranh chấp và hậu quả pháp lý

Chuyên viên phân tích có thể xác định rằng bên được nêu tên đã thay đổi, người ký không có mối liên hệ rõ ràng với công ty hoặc tồn tại tranh chấp. Luật sư đủ năng lực sẽ giải quyết các vấn đề về khả năng thi hành, thẩm quyền theo luật áp dụng, biện pháp khắc phục, đặc quyền, diễn giải quy định hoặc hiệu lực pháp lý của một hồ sơ nộp lưu. Chuẩn bị trước hồ sơ thực thể và chuỗi tài liệu, sau đó sử dụng chuỗi bằng chứng trước hợp đồng để briefing luật sư một cách hiệu quả.

Trừng phạt và kiểm soát xuất khẩu

Trường hợp trùng khớp tên tiềm năng, liên kết sở hữu, điểm đến bị hạn chế, mặt hàng bị kiểm soát, trung gian bất thường hoặc mối lo ngại về mục đích sử dụng cuối cùng cần được chuyển đến bộ phận tuân thủ chịu trách nhiệm của bên mua hoặc luật sư. OFAC mô tả việc tuân thủ trừng phạt là dựa trên rủi ro đối với các bên đối tác, chuỗi cung ứng, trung gian, sản phẩm và khu vực địa lý. Đọc khung quy định của OFAC. BIS riêng biệt khuyên nên điều tra các dấu hiệu cảnh báo kiểm soát xuất khẩu và hành động trước khi thực hiện các giao dịch tiếp theo nếu cần thiết. Xem hướng dẫn của BIS. Đây là các ví dụ cụ thể của Hoa Kỳ; các quy định áp dụng phụ thuộc vào các bên, mặt hàng, điểm đến, mục đích sử dụng cuối cùng và thẩm quyền pháp lý.

Sự phù hợp của sản phẩm, thử nghiệm và thực tế tại nhà máy

Dữ liệu đăng ký không thể chứng minh rằng một lô hàng đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, rằng báo cáo thử nghiệm bao gồm mẫu được cung cấp, hoặc rằng một địa điểm thực hiện quy trình đã tuyên bố. Các câu hỏi về sản phẩm cần một lộ trình thử nghiệm hoặc đánh giá sự phù hợp có năng lực. ISO/IEC 17025 đề cập đến năng lực phòng thí nghiệm, tính khách quan và hoạt động nhất quán. Xem tổng quan về ISO. Các tuyên bố về địa điểm, công suất, quy trình, lao động, môi trường và hệ thống chất lượng có thể yêu cầu một cuộc kiểm toán hoặc thanh tra có phạm vi xác định. Trình tự kiểm tra doanh nghiệp nằm trong vòng vòng đời tuân thủ nhà cung cấp; nó không thay thế các hoạt động đó.

Gửi bản tóm tắt tăng cấp sẵn sàng ra quyết định

Không chuyển tiếp một thư mục với nội dung “vui lòng kiểm tra.” Hãy cung cấp cho người xem tiếp theo:

• tên pháp lý bằng tiếng Trung, mã USCC và ứng viên thực thể chính xác;
• giao dịch, số tiền, sản phẩm, điểm đến, giai đoạn và trạng thái tạm giữ hiện tại;
• một câu nêu rõ sự thật chưa được giải quyết và lý do tại sao nó có tính vật chất;
• URL nguồn hoặc tệp, ngày truy xuất, bản gốc, bản dịch và ảnh chụp màn hình;
• các trường mâu thuẫn được làm nổi bật mà không làm thay đổi bản gốc;
• những gì nhóm đã hỏi, phản hồi nào đã nhận được và những gì chưa nhận được;
• đầu ra được yêu cầu, chủ sở hữu quyết định, thời hạn và giả định bị cấm.

Một yêu cầu tốt là hẹp: “Lập bản đồ mối quan hệ giữa ba thực thể này và nêu rõ liệu các tài liệu được cung cấp có thiết lập chuỗi nhà sản xuất-xuất khẩu-người thụ hưởng đã tuyên bố hay không.” Nó không yêu cầu nhà phân tích “phê duyệt nhà cung cấp.”

Yêu cầu câu trả lời phải kèm theo các giới hạn

Ghi chú trả về nên tách biệt các sự thật đã được xác minh, tuyên bố của nhà cung cấp, suy luận của nhà phân tích, bằng chứng không khả dụng và các vấn đề được chuyển giao cho chuyên gia. Nó cũng nên nêu rõ các hồ sơ và khoảng thời gian được bao phủ, bất kỳ ứng viên cùng tên nào bị loại trừ, quyết định bị ảnh hưởng và kích hoạt làm mới.

Người mua vẫn sở hữu quyết định thương mại. Việc xem xét của nhà phân tích cải thiện đường dẫn bằng chứng; nó không đảm bảo hiệu suất trong tương lai hay chuyển đổi sự không chắc chắn thành một điểm số rõ ràng. Chỉ tăng cấp câu hỏi vượt quá bằng chứng, thẩm quyền hoặc năng lực của người xem hiện tại, và dừng quyết định bị ảnh hưởng cho đến khi chủ sở hữu thích đáng phản hồi.