Nhà máy hay Công ty Thương mại?

Bắt đầu với năm vai trò, không phải một nhãn

Viết giao dịch đề xuất thành năm dòng trước khi đánh giá nhà cung cấp:

1. Người bán: thực thể được ghi trên báo giá và hợp đồng.
2. Nhà sản xuất: thực thể và địa điểm sẽ thực hiện các bước sản xuất chính.
3. Đơn vị xuất khẩu: thực thể xuất hiện trong chuỗi xuất khẩu và hải quan.
4. Đơn vị phát hành hóa đơn: thực thể chịu trách nhiệm về hóa đơn thương mại hoặc thuế liên quan đến giao dịch.
5. Người thụ hưởng: người đứng tên tài khoản ngân hàng sẽ nhận tiền của bạn.

Một công ty có thể đảm nhận mọi dòng. Nhiều công ty liên quan hoặc độc lập cũng có thể chia sẻ chúng một cách hợp pháp. Nhiệm vụ của bạn là xác định các thực thể, hiểu lý do tồn tại cấu trúc đó và đưa các nghĩa vụ vào hợp đồng. Đừng ép buộc một chuỗi cung ứng phức tạp vào nhãn “nhà máy” chỉ vì câu trả lời đó cảm giác rẻ hơn hoặc an toàn hơn.

Bước 1: đóng băng danh tính pháp lý

Yêu cầu tên pháp lý tiếng Trung của công ty đại lục, Mã tín dụng xã hội thống nhất (USCC), giấy phép kinh doanh, địa chỉ đăng ký và địa chỉ của mỗi cơ sở sản xuất được tuyên bố. Ghi lại tên cửa hàng hoặc thương hiệu tiếng Anh riêng biệt. Tìm kiếm USCC và xác nhận rằng công ty được trả về đang hoạt động và khớp với tài liệu.

Sau đó, gắn nhãn mọi mục mà nhà cung cấp gửi đi: giấy phép của ai, ảnh nhà máy của ai, báo cáo kiểm toán của ai, chứng chỉ của ai, tài khoản ngân hàng của ai? Một tài liệu có thể là thật nhưng vẫn thuộc về một công ty liên quan chưa chấp nhận bất kỳ nghĩa vụ nào đối với bạn.

Nếu nhà cung cấp hiển thị một công ty thứ hai, hãy yêu cầu giải thích rõ ràng về mối quan hệ và bằng chứng hỗ trợ phù hợp với tuyên bố: hồ sơ cổ đông cho một chi nhánh, ủy quyền cho đại diện bán hàng hoặc thỏa thuận sản xuất và chuỗi mua hàng hiện tại cho nhà máy gia công độc lập. Tài liệu chính xác phụ thuộc vào mối quan hệ; việc chia sẻ logo hoặc tên miền email không thiết lập điều đó.

Bước 2: sử dụng phạm vi kinh doanh như một manh mối

Đọc phạm vi kinh doanh bằng tiếng Trung, không chỉ dựa vào bản diễn giải bằng tiếng Anh. Tìm kiếm các hoạt động sản xuất, gia công, lắp ráp, bán hàng, buôn bán, nhập khẩu/xuất khẩu liên quan đến sản phẩm cụ thể, dịch vụ công nghệ và các hoạt động cần giấy phép. Quy tắc đăng ký thị trường của Trung Quốc coi phạm vi kinh doanh là một trường đã đăng ký và phân biệt các mục chung với các hoạt động yêu cầu phê duyệt. Xem quy tắc đăng ký chính thức.

Cách diễn đạt trong phạm vi kinh doanh là bằng chứng về những gì thực thể đã đăng ký thực hiện; đó không phải là danh sách cập nhật theo thời gian thực về máy móc, nhân viên, khách hàng hoặc đơn hàng đã hoàn thành. Một số phạm vi kinh doanh khá rộng, cách diễn đạt cũ có thể vẫn tồn tại sau khi mô hình kinh doanh thay đổi, và các quy trình quan trọng có thể được thuê ngoài.

Hướng dẫn thanh tra ngẫu nhiên của riêng Trung Quốc minh họa sự khác biệt này. Thanh tra viên có thể so sánh phạm vi giấy phép với tài liệu tài chính, hợp đồng bên ngoài, phỏng vấn nhân viên và hoạt động kinh doanh thực tế. Xem xét phương pháp thanh tra của SAMR. Người mua không nên bắt chước quyền lực của cơ quan quản lý, nhưng nguyên tắc bằng chứng là hợp lý: ngôn ngữ trong đăng ký có ý nghĩa khi hoạt động vận hành hỗ trợ nó.

Sử dụng phần định nghĩa phạm vi kinh doanh khi một thuật ngữ không rõ ràng. Nếu phạm vi kinh doanh chỉ chứa các thuật ngữ bán hàng hoặc nhập khẩu/xuất khẩu, hãy ghi nhận đó như một câu hỏi, không phải là từ chối tự động. Nhà máy có thể là công ty liên kết hoặc nhà thầu được tiết lộ; mối quan hệ này hiện cần bằng chứng.

Bước 3: kết nối địa điểm với sản phẩm của bạn

Địa chỉ nhà máy phải dẫn dắt đến một câu chuyện sản xuất mà bạn có thể theo dõi. Yêu cầu địa chỉ tiếng Trung của địa điểm, thực thể pháp nhân vận hành tại đó, các quy trình thực hiện nội bộ, các quy trình được thuê ngoài, và nơi lưu trữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm và hàng lỗi.

Ảnh tĩnh có giá trị thấp vì chúng có thể cũ, mượn, cắt xén chặt chẽ hoặc không liên quan đến sản phẩm của bạn. Video trực tiếp đi vòng quanh nhà máy mạnh hơn khi nó liên tục và do người mua điều hướng:

1. Bắt đầu từ bên ngoài hoặc tại lối vào địa điểm và hiển thị một biển báo vị trí thông thường mà không làm lộ dữ liệu cá nhân.
2. Tiếp tục không ngắt quãng từ khu vực lễ tân vào khu vực sản xuất liên quan.
3. Yêu cầu chủ nhà xác định người chịu trách nhiệm quy trình và giải thích một dòng chảy vật liệu từ đầu vào đến đầu ra.
4. Chọn một máy móc, công cụ, lô vật liệu hoặc hướng dẫn công việc thông thường trong cuộc gọi thay vì thông báo mọi yêu cầu trước đó.
5. Hiển thị điểm kiểm soát chất lượng, khu cách ly hoặc khu từ chối, và hồ sơ sản xuất hiện tại liên quan đến quy trình.
6. Kết thúc tại khu vực đóng gói hoặc giao hàng để đảm bảo đường đi qua địa điểm vẫn mạch lạc.

Một bức ảnh chụp màn hình từ cuộc gọi video không phải là một cuộc kiểm toán độc lập. Nó có thể thiết lập tính liên tục và tạo ra các câu hỏi tốt hơn, nhưng có thể không tiết lộ quyền sở hữu, năng lực, hiệu chuẩn, điều kiện làm việc, việc thuê ngoài hoặc liệu dây chuyền có sẵn cho đơn đặt hàng của bạn hay không. Các đơn hàng có giá trị cao, tùy chỉnh, quan trọng về an toàn hoặc nhạy cảm về thời gian có thể biện minh cho một chuyến thăm độc lập.

Bước 4: tìm kiếm những người kiểm soát quy trình

Bằng chứng sản xuất không chỉ là thiết bị. Hãy hỏi ai là người sở hữu quyết định kỹ thuật, kiểm tra đầu vào, lập lịch sản xuất, kiểm soát chất lượng trong quá trình, phê duyệt cuối cùng và hành động khắc phục. Nói chuyện với nhân viên kỹ thuật hoặc chất lượng, không chỉ nhân viên bán hàng xuất khẩu.

Sử dụng một vài câu hỏi cụ thể về sản phẩm khó trả lời chỉ từ catalog:

• Thông số kỹ thuật nào gây ra tỷ lệ từ chối thường xuyên nhất, và nó được đo lường ở đâu?
• Quy trình nào luôn được thuê ngoài, và nhà thầu phụ được phê duyệt như thế nào?
• Ai có thể dừng một lô hàng, và hồ sơ nào được tạo ra?
• Vật liệu nào có thời gian chờ dài nhất cho mẫu này?
• Điều gì đã thay đổi sau khiếu nại của khách hàng gần đây nhất hoặc lần kiểm tra thất bại?

Các câu trả lời nhất quán từ bộ phận bán hàng, kỹ thuật, chất lượng và hồ sơ tại địa điểm hỗ trợ cho việc kiểm soát vận hành. Những câu trả lời hoàn hảo nhưng chung chung thì không. Đánh giá chi tiết về năng lực, sự phù hợp của thiết bị, khả năng quy trình và hệ thống chất lượng thuộc về một đánh giá năng lực nhà sản xuất, không thuộc phân loại vai trò ban đầu này.

Bước 5: truy vết chuỗi xuất khẩu và dòng tiền

Nhà sản xuất và nhà xuất khẩu là hai vấn đề riêng biệt. Hướng dẫn của hải quan Trung Quốc quy định rằng người nhận/gửi hàng nhập/xuất và doanh nghiệp khai báo hải quan thực hiện thủ tục đăng ký hải quan. Đọc hướng dẫn đăng ký hải quan hiện hành. Một nhà sản xuất không có thiết lập xuất khẩu dự kiến có thể sử dụng một công ty thương mại hoặc công ty liên kết; một nhà xuất khẩu có thể tìm nguồn cung từ nhiều nhà sản xuất khác nhau.

Hỏi xem bên nào sẽ là người bán ghi nhận, nhà xuất khẩu, người phát hành hóa đơn và bên thụ hưởng. So sánh các tên này với hợp đồng, hóa đơn tạm tính, đơn đặt hàng mua, đơn đặt hàng trên nền tảng, thư ngân hàng và kế hoạch vận chuyển. Nơi chúng khác biệt, yêu cầu mối quan hệ được ghi chép rõ ràng và làm rõ trách nhiệm. Bên cam kết về chất lượng và giao hàng không được biến mất khỏi hồ sơ giấy tờ khi có khiếu nại xảy ra.

Đối với trung gian xuất khẩu đã tiết lộ, xác định ai có thể phê duyệt thay đổi thông số kỹ thuật, hoàn tiền, sửa chữa lại và sản xuất thay thế. Đối với bên thụ hưởng thứ ba không tiết lộ hoặc thay đổi tài khoản vào phút chót, hãy tạm dừng. Đó là vấn đề kiểm soát thanh toán, không phải bằng chứng cho thấy công ty là nhà máy.

Ma trận bằng chứng

OECD mô tả tuân thủ do diligence là dựa trên rủi ro và phù hợp với doanh nghiệp, sản phẩm, mô hình kinh doanh và vị trí trong chuỗi cung ứng. Xem hướng dẫn của OECD. Áp dụng nguyên tắc đó vào đây: một mẫu tiêu chuẩn có giá trị thấp không yêu cầu độ xác minh sâu như công cụ tùy chỉnh hoặc sản phẩm chịu sự quản lý.

Bốn mô hình vận hành phổ biến

Nhà sản xuất trực tiếp

Thực thể ký hợp đồng vận hành cơ sở liên quan và kiểm soát các bước sản xuất. Xác nhận danh tính pháp lý, người thụ hưởng, địa điểm và năng lực cụ thể cho đơn hàng. “Trực tiếp” không loại bỏ nhu cầu về kiểm soát chất lượng và thanh toán.

Nhà sản xuất có chi nhánh xuất khẩu

Một công ty trong nhóm thực hiện sản xuất trong khi công ty khác ký hợp đồng hoặc xuất khẩu. Lập bản đồ quyền sở hữu hoặc kiểm soát, xác minh cả hai thực thể và nêu rõ công ty nào chịu trách nhiệm về sự phù hợp của sản phẩm, chậm trễ, hoàn tiền và nghĩa vụ bảo hành.

Công ty thương mại hoặc điều phối có nhà máy được tiết lộ

Nhà môi giới mua hàng, tập hợp, giao tiếp hoặc quản lý chất lượng trên nhiều nhà máy. Điều này có thể hữu ích cho danh mục sản phẩm đa dạng hoặc các đơn hàng nhỏ. Việc phê duyệt phụ thuộc vào việc tiết lộ nhà máy minh bạch, kiểm soát thay đổi, quyền truy cập kiểm tra và trách nhiệm hợp đồng rõ ràng.

Tuyên bố nhà máy không được hỗ trợ

Nhà cung cấp từ chối nêu tên thực thể sản xuất, trình bày tài liệu không liên quan, tránh cung cấp cái nhìn toàn diện về địa điểm hoặc thay đổi câu chuyện vai trò khi bị chất vấn. Không tranh luận về nhãn mác. Ghi lại bằng chứng thiếu sót và phân loại vai trò sản xuất là chưa được xác minh.

Ghi lại kết luận có thể bảo vệ

Sử dụng một trong bốn kết quả sau trong hồ sơ nhà cung cấp:

• Nhà sản xuất trực tiếp: thực thể pháp lý, địa điểm, quy trình, nhân sự, hợp đồng và chuỗi thanh toán đều thống nhất.
• Nhà sản xuất có đối tác xuất khẩu: vai trò sản xuất và xuất khẩu tách biệt, được tiết lộ, đã xác minh và được kết nối bằng hợp đồng.
• Công ty thương mại hoặc điều phối: người bán không tuyên bố hoặc chứng minh việc sản xuất trực tiếp, nhưng quyền truy cập vào nhà máy và trách nhiệm được kiểm soát đủ mức cho đơn hàng.
• Vai trò chưa được xác minh: bằng chứng không kết nối đáng tin cậy giữa người bán, địa điểm sản xuất và chuỗi giao dịch.

Thêm ngày bằng chứng, các câu hỏi chưa giải quyết, giả định đơn hàng và biện pháp kiểm soát tiếp theo. Ví dụ: “Tiến hành chỉ với mẫu; nhà máy hợp đồng được nêu tên đã được xác minh qua buổi tham quan trực tiếp; không tuyên bố là nhà sản xuất trực tiếp; cần kiểm toán độc lập trước khi sản xuất để phát hành công cụ.” Tuyên bố này hữu ích hơn một dấu tích xanh bên cạnh chữ “nhà máy”.

Cục Quản lý Thương mại Quốc tế Hoa Kỳ cũng khuyên rằng việc xác định đối tác Trung Quốc phù hợp đòi hỏi quá trình thẩm định kỹ lưỡng, kiên nhẫn và sự phù hợp về mục tiêu kinh doanh. Xem hướng dẫn thâm nhập thị trường Trung Quốc của nó.

Bước tiếp theo

Tìm kiếm tên pháp lý Trung Quốc hoặc USCC trước. Nếu nhà cung cấp là nhà xuất khẩu chứ không phải nhà sản xuất, hãy tiếp tục với phần đánh giá công ty thương mại xuất khẩu. Đối với các đơn hàng lớn, so sánh những gì một cuộc kiểm tra công ty và một cuộc kiểm tra tại địa điểm trả lời trước khi ủy thác thêm công việc.

Hướng dẫn này hỗ trợ kiểm tra tính khả thi thương mại và không thiết lập quyền sở hữu pháp lý, đảm bảo kiểm toán, tuân thủ sản phẩm hoặc hiệu suất trong tương lai.