Trước khi thanh toán tiền đặt cọc nhà cung cấp

Tiền đặt cọc nhà cung cấp chuyển dịch rủi ro về phía người mua trước khi hàng hóa, kết quả kiểm tra hoặc chứng từ vận chuyển được chuyển giao. Câu hỏi không phải là liệu 20%, 30% hay 50% có nghe có vẻ bình thường hay không. Trước khi giải ngân, người mua phải có khả năng nêu rõ người nhận hợp pháp, cam kết cụ thể được tài trợ, bằng chứng đóng góp cho cột mốc tiếp theo và những gì sẽ xảy ra nếu quá trình sản xuất không bao giờ đạt đến đó.

Cơ quan Thương mại Quốc tế Hoa Kỳ (ITA) giải thích rằng việc thanh toán tiền mặt trước làm chuyển dịch rủi ro tín dụng về phía nhà nhập khẩu: đây là phương thức an toàn cho nhà xuất khẩu vì toàn bộ hoặc một phần đáng kể đã được thanh toán trước khi giao hàng, nhưng kém hấp dẫn đối với người mua vì cùng lý do đó. Tiền đặt cọc vẫn có thể hợp lý về mặt thương mại. Nó nên là một quyết định mua có chủ đích để đặt chỗ công suất, công việc, nguyên vật liệu hoặc một cam kết xác định khác, thay vì một tỷ lệ phần trăm thông thường được sao chép vào hóa đơn.

Đầu tiên, xác định rõ “tiền đặt cọc” có nghĩa là gì trong hợp đồng này

Các thư từ tiếng Anh có thể sử dụng `deposit`, `down payment`, `advance payment`, `retainer`, `engineering fee` hoặc `NRE charge` một cách hoán đổi cho nhau. Chúng có thể mang lại hậu quả thương mại và pháp lý khác nhau. Yêu cầu hợp đồng nêu rõ số tiền dùng để trả cho cái gì, khi nào thì được coi là đã kiếm được, có được khấu trừ vào giá bán hay không, có phần nào được hoàn lại hay không và quy tắc nào áp dụng cho trường hợp vi phạm hoặc hủy hợp đồng.

Bộ luật Dân sự Trung Quốc sử dụng thuật ngữ Tiền đặt cọc (`dingjin`) cho một hình thức bảo đảm đã thỏa thuận. Văn bản Bộ luật Dân sự được Tòa án Nhân dân Tối cao công bố nêu rõ rằng thỏa thuận này được hình thành khi tiền thực tế được giao và giới hạn số tiền có hiệu lực pháp lý đó ở mức 20% so với tổng giá trị hợp đồng chính. Nó cũng mô tả các hậu quả đối với trường hợp không thực hiện nghĩa vụ thuộc diện áp dụng.

Không suy diễn từ quy định này rằng mọi khoản ứng trước thương mại tương đương 30% đều vô hiệu, tự động được hoàn lại hoặc chịu sự điều chỉnh bởi chế tài `dingjin`. Ngữ cảnh tiếng Trung, luật điều chỉnh, cấu trúc hợp đồng, sự thật khách quan và lý do không thực hiện nghĩa vụ đều quan trọng. Hãy tìm kiếm tư vấn chuyên môn cho các giao dịch có giá trị lớn và sử dụng thuật ngữ chính xác trong cả hai phiên bản ngôn ngữ.

Điều kiện giải ngân 1: khóa chặt danh tính giao dịch

Xác nhận chính xác tên pháp nhân tiếng Trung, Mã tín dụng xã hội thống nhất (USCC), tình trạng hiện tại, danh tính đăng ký, bên ký hợp đồng, người phát hành hóa đơn, vai trò nhà sản xuất và người thụ hưởng ngân hàng. Quy định về Công khai Thông tin Doanh nghiệp của Bộ Tư pháp cung cấp khung pháp lý cho thông tin doanh nghiệp công khai, nhưng hồ sơ đăng ký chỉ là lớp nhận diện công ty.

Công ty bán hàng có thể sử dụng công ty liên kết, nhà xuất khẩu hoặc thực thể thu tiền. Cấu trúc này cần có thẩm quyền được ghi nhận và trách nhiệm nhất quán đối với nghĩa vụ giao hàng, lỗi sản phẩm, hoàn lại tiền và giải quyết tranh chấp. Sử dụng quy trình xác thực người thụ hưởng khi người nhận tiền khác với bên ký kết, và hoàn tất quy trình kiểm tra công ty trước khi thanh toán trước lần tiếp xúc có ý nghĩa đầu tiên.

Điều kiện giải ngân 2: nêu rõ số tiền nào được mở khóa

Yêu cầu nhà cung cấp phân bổ khoản đặt cọc cho các công việc thực tế sớm: kỹ thuật tùy chỉnh, chế tạo đồ gá, vật liệu không hoàn lại, lập lịch sản xuất, cam kết từ nhà cung cấp phụ hoặc một chi phí có thể xác định khác. Giải thích phải phù hợp với sản phẩm và thời gian dẫn. “Chính sách của nhà máy” giải thích ai là người đưa ra con số; nó không giải thích mức độ phơi nhiễm của người mua.

Sau đó, kiểm tra số tiền dựa trên bằng chứng. Một đồ gá gia công tùy chỉnh có thể có bản vẽ, chủ sở hữu, giá cả, bằng chứng hoàn thành, vị trí lưu trữ và quy tắc chuyển giao. Tài trợ vật liệu có thể có bảng kê vật tư đã phê duyệt, cấp độ, số lượng, cam kết của nhà cung cấp, khả năng truy xuất nguồn gốc và cách xử lý hàng tồn kho chưa sử dụng. Công suất dự trữ cần có khung giờ sản xuất có ngày tháng và hậu quả nếu nhà máy bỏ lỡ.

Một phép tính phơi nhiễm đơn giản giúp ích:

Tiền mặt gặp rủi ro = đặt cọc của nhà cung cấp + công cụ/NRE + cam kết vật liệu song song + chi phí ngân hàng/tỷ giá - giá trị được bảo vệ hoặc thu hồi thực sự.

Không trừ đi khoản hoàn lại đã hứa trừ khi hợp đồng, đối tác, phương thức thanh toán, thẩm quyền pháp lý và lộ trình thu hồi thực tế khiến nó đáng tin cậy. Hướng dẫn Tài chính Thương mại cho thấy các phương thức thanh toán phân bổ rủi ro khác nhau. Chuyển khoản ngân hàng, thư tín dụng, thu hộ chứng từ, thẻ và thỏa thuận ký quỹ không thể thay thế lẫn nhau, và các điều khoản của nhà cung cấp vẫn cần được xem xét.

Điều kiện giải ngân 3: kết nối thanh toán với một cột mốc có thể kiểm chứng

Một ngày như “30 ngày sau đặt cọc” là lịch trình, không phải bằng chứng về tiến độ. Xác định mỗi cột mốc với bốn yếu tố: deliverable của nhà cung cấp, bằng chứng mà người mua nhận được, vai trò của người mua được ủy quyền để chấp nhận nó và thanh toán hoặc biện pháp khắc phục theo sau.

• Bắt đầu ủy quyền: chỉ tiêu và phiên bản đã phê duyệt, các thực thể được chỉ định, các điều khoản đã ký và đơn đặt hàng.
• Kỹ thuật hoặc công cụ: thiết kế đã phê duyệt, bằng chứng hoàn thành vật lý, kết quả thử nghiệm, quyền sở hữu và điều kiện chuyển giao.
• Cam kết vật liệu: danh sách vật liệu đã phê duyệt, số lượng, khả năng truy xuất nguồn gốc và quy tắc cho việc thay thế hoặc hàng tồn kho chưa sử dụng.
• Hoàn thành sản xuất: số lượng, phiên bản, hồ sơ thử nghiệm, tình trạng không phù hợp và sự sẵn sàng kiểm tra.
• Vận chuyển hoặc số dư: đã vượt qua điều kiện giải ngân, tài liệu thương mại, bao bì và hướng dẫn vận tải được ủy quyền.

Nhà cung cấp không nên kiếm được khoản thanh toán mới chỉ bằng cách gửi ảnh chụp màn hình nội bộ. Phù hợp với bằng chứng đối với mục được tài trợ và giữ quyền kiểm tra hoặc xác minh độc lập khi mức độ phơi nhiễm yêu cầu. Đối với tài sản tùy chỉnh, hãy sử dụng riêng hướng dẫn thanh toán công cụ.

Điều kiện giải ngân 4: đóng băng sản phẩm và hợp đồng đã thỏa thuận

Lưu báo giá đã phê duyệt, chỉ tiêu hoặc phiên bản bản vẽ, kết quả mẫu, bảng kê vật tư khi liên quan, hợp đồng, đơn đặt hàng, hóa đơn đặt cọc, bằng chứng danh tính công ty, xác nhận người thụ hưởng và ghi chú phê duyệt dưới dạng một phiên bản giải ngân duy nhất. Các email sau này không nên âm thầm thay thế cơ sở này.

Mẫu đạt chuẩn chứng minh kết quả mẫu đã ghi nhận, không phải tính nhất quán trong sản xuất hoặc quyền thay đổi vật liệu. Hướng dẫn giai đoạn mẫu giữ những quyết định đó tách biệt. Hướng dẫn xem xét trước hợp đồng bao gồm thẩm quyền ký kết và sự phù hợp của thực thể pháp lý trước khi mốc thanh toán trở ràng buộc.

Điều kiện giải phóng 5: viết đường dẫn thất bại trước khi giả định thành công

Xử lý việc hủy bỏ, nhà cung cấp chậm trễ, mẫu hoặc bài viết đầu tiên không đạt, lỗi lặp lại, thay thế vật liệu, không thể xuất khẩu, thay đổi do người mua gây ra, bất khả kháng và phá sản. Quy định xem tiền có được hoàn lại, tín dụng, áp dụng cho công việc hoàn thành hay bù trừ vào tài sản hữu dụng hay không. Xác định ai sở hữu bản vẽ, đồ gá, vật liệu đã trả, hàng đang chế biến và thành phẩm ở mỗi giai đoạn, cũng như quyền truy cập, lưu trữ và chuyển nhượng.

Ngôn ngữ hợp đồng không thể đảm bảo khôi phục. Tuy nhiên, nó làm lộ rõ các bất đồng trước khi thanh toán và tạo cơ sở để người mua leo thang tranh chấp. Đối với các giao dịch lớn, có quy định chặt chẽ, tùy chỉnh hoặc tranh chấp, hãy tham vấn luật sư và các chuyên gia kỹ thuật, thuế, hải quan, bảo hiểm hoặc ngân hàng phù hợp.

Trường hợp: kiểm tra một yêu cầu $12,600 dựa trên mục đích của nó

Người mua hư cấu `Westhaven Fluid Systems` đặt hàng trị giá $42,000 cho thân van chính xác. Nhà cung cấp yêu cầu 30%, tức là $12,600, tại thời điểm ký hợp đồng. Thay vì chỉ đàm phán phần trăm, người mua hỏi những gì phải được tài trợ trước khi sản xuất.

Nhà cung cấp ghi nhận $4,200 cho đồ gá kẹp tùy chỉnh và $6,300 cho vật liệu hợp kim. Đồ gá có bản vẽ, thử nghiệm hoàn thành, điều khoản sở hữu và quy tắc chuyển giao. Vật liệu có cấp độ được phê duyệt và số lượng, bằng chứng mua hàng, khả năng truy xuất nguồn gốc và cách xử lý tồn kho chưa sử dụng. Phần còn lại $2,100 chỉ được mô tả là chính sách.

Các bên không giả định rằng 25% hoặc bất kỳ con số nào khác là đúng trên toàn cầu. Họ tách riêng mốc đồ gá, gắn việc giải phóng vật liệu với bằng chứng được phê duyệt và chuyển phần không được hỗ trợ sang sự kiện sản xuất được xác minh sau đó. Bộ phận Tài chính ghi nhận tổng mức phơi nhiễm đối với đơn đặt hàng đồ gá và sản xuất, chứ không chỉ phần trăm in trên hóa đơn.

Xác thực hướng dẫn vào ngày thanh toán

Kiểm tra lại tên người thụ hưởng, ngân hàng, quốc gia, tiền tệ, chi tiết tài khoản, số hóa đơn, số tiền và người phê duyệt có thẩm quyền so với tệp đã đóng băng. Trung tâm Khiếu nại Tội phạm Internet của FBI hướng dẫn về gian lận email kinh doanh khuyến nghị một kênh thứ hai hoặc quy trình xác thực hai yếu tố để xác minh các thay đổi trong thông tin tài khoản với người nhận dự kiến. Sử dụng kênh liên hệ đã biết, không phải số điện thoại chỉ được cung cấp trong tin nhắn thay đổi.

Nếu bất kỳ chi tiết ngân hàng nào thay đổi, hãy mở lại quy trình phê duyệt người thụ hưởng ngay cả khi nhà cung cấp nói rằng hạn chót rất gấp rút. Trình tự vận hành cuối cùng thuộc về danh sách kiểm tra chuyển tiền; nhiệm vụ của bài viết này là đảm bảo rằng khoản tiền gửi xứng đáng được giải phóng.

Ghi nhận quyết định tiền gửi có phạm vi

Một ghi chú giải phóng nên vừa trong một trang: nhà cung cấp và thực thể hợp đồng; đơn đặt hàng và phiên bản sản phẩm; số tiền tiền gửi và tổng mức phơi nhiễm; mục đích được tài trợ; bằng chứng mốc tiến độ; người thụ hưởng và ngày xác thực; điều khoản hoàn tiền, hủy bỏ và sở hữu tài sản; điều kiện chưa giải quyết; đánh giá của chuyên gia; và người phê duyệt được chỉ định. Sử dụng `giải phóng`, `giải phóng có điều kiện`, `tạm giữ` hoặc `từ chối`, kèm theo lý do và ngày hết hạn.

Lưu ghi chú đó và các tệp nguồn của nó trong tệp phê duyệt nhà cung cấp. Quyết định này áp dụng cho giao dịch được chỉ định và phiên bản bằng chứng. Nó không nên trở thành giấy phép vĩnh viễn để thanh toán bất kỳ hóa đơn tương lai nào từ cùng một nhà cung cấp.