Periksa Cap Perusahaan Tiongkok

Cap perusahaan harus memulai tiga pemeriksaan, bukan menyelesaikan satu. Pertama, identifikasi entitas hukum Tiongkok yang tercantum dalam dokumen. Kemudian, tetapkan siapa yang melakukan atau menyetujui transaksi tersebut dan apa wewenang orang itu. Terakhir, simpan dokumen, lampiran, dan jejak eksekusi secara tepat agar versi yang ditinjau tidak dapat dikacaukan dengan draf sebelumnya.

Kesan merah yang masuk akal tidak dapat menjawab ketiga pertanyaan tersebut. Gambar yang disalin mungkin muncul pada kontrak perusahaan lain; segel asli mungkin digunakan dalam transaksi yang dipersengketakan; perjanjian yang sah masih dapat digugat atas dasar segel yang tidak didaftarkan; dan kontrak tanpa cap perusahaan tidak otomatis tidak berlaku. Output yang berguna adalah file bukti, bukan vonis visual.

Jalankan identitas, wewenang, dan integritas sebagai jalur terpisah

Identitas menanyakan pihak hukum mana yang diduga bertindak. Catat nama lengkap perusahaan Tiongkok dan Kode Kredit Sosial Terpadu (USCC) dari catatan perusahaan terkini. Bandingkan nama tersebut dengan pihak kontrak, kesan segel, kuotasi, penerbit faktur, dan penerima pembayaran. Nama dagang Inggris dan merek grup hanyalah petunjuk, bukan pengganti untuk nama Tiongkok terdaftar.

Wewenang menanyakan mengapa individu ini dapat membuat komitmen tertentu tersebut untuk entitas itu. Jawabannya mungkin melibatkan perwakilan hukum, peran yang biasanya dipercayakan kepada karyawan, otorisasi tertulis, persetujuan korporat untuk hal yang tidak biasa, interaksi sebelumnya, atau fakta transaksi lainnya. Jabatan seperti

Integritas menanyakan apa yang sebenarnya dieksekusi. Simpan PDF lengkap atau asli kertas, jumlah halaman, jadwal, spesifikasi produk, halaman tanda tangan, sumber email, dan amandemen selanjutnya. Segel lintas-halaman dapat membantu menghubungkan halaman, tetapi tidak dapat memperbaiki pihak yang tidak bernama, jadwal yang hilang, komitmen yang tidak sah, atau file yang berubah.

Jangan meruntuhkan hasil menjadi entitas cocok; wewenang dibuktikan oleh otorisasi bernama; hash PDF tereksekusi disimpan; penerima pembayaran belum terselesaikan. Penggunaan kata-kata tersebut memberi tahu reviewer berikutnya apa yang diperiksa dan apa yang masih menghalangi pelepasan.

Hukum saat ini membuat jalan pintas visual sangat berbahaya

Pasal 490 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata Tiongkok mengatur pembentukan kontrak ketika para pihak menggunakan kontrak tertulis: penandatanganan, pembubuhan cap, atau pemberian sidik jari dapat membentuk kontrak. Pasal ini juga mengakui pembentukan melalui kinerja yang diterima dalam keadaan tertentu. Pasal 170 hingga 172 secara terpisah mengatur tindakan oleh staf dalam wewenang kerja mereka, keagenan tanpa otorisasi, ratifikasi, dan keagenan semu. teks resmi KUH Perdata oleh karena itu merupakan peringatan terhadap perlakuan satu fitur eksekusi sebagai analisis keseluruhan.

Aturan paling langsung untuk daftar periksa ini adalah Pasal 22 dari 2023 Pengadilan Rakyat Agung interpretasi tentang Ketentuan Umum Bagian Kontrak dari KUH Perdata. Dalam praktik praktis:

• Jika perwakilan hukum, orang yang bertanggung jawab, atau karyawan mengontrak atas nama entitas tanpa melebihi wewenang, entitas tidak dapat mengalahkan kontrak hanya dengan mengatakan bahwa segel yang ditempelkan bukan segel yang didaftarkan atau dipalsukan.
• Jika dokumen memiliki tanda tangan atau sidik jari orang yang memenuhi syarat tetapi tidak ada stempel entitas, kontrak tetap dapat mengikat entitas di mana pihak lawan membuktikan bahwa orang tersebut tidak melebihi wewenang, kecuali para pihak menjadikan penggunaan stempel sebagai syarat pembentukan.
• Jika dokumen hanya memiliki stempel entitas dan tidak ada tanda tangan atau sidik jari orang, pihak lawan masih perlu membuktikan bahwa kontrak dibuat oleh orang yang memenuhi syarat dalam batas wewenang.
• Di mana wewenang telah dilampaui, perwakilan tampak atau agen tampak mungkin masih relevan; Pasal 20, 21, dan 23 menambahkan konteks keputusan khusus, wewenang karyawan, dan kolusi.

Undang-Undang Perseroan yang direvisi 2023 menambahkan lapisan lain. Pasal 11 menyatakan bahwa kegiatan perdata yang dilakukan oleh Perwakilan hukum atas nama perusahaan memiliki konsekuensi bagi perusahaan, dan pembatasan internal umumnya tidak dapat diajukan terhadap pihak lawan yang beritikad baik. Lihat publikasi resmi regulator pasar mengenai Undang-Undang Perseroan saat ini. Aturan persetujuan khusus dan fakta transaksi masih dapat memerlukan analisis spesifik.

Bagi pembeli, kesimpulannya sempit: penampilan stempel, status pendaftaran, tanda tangan, peran, wewenang, riwayat transaksi, dan ketentuan dokumen adalah bukti yang saling terkait. Tidak ada satu pun yang berfungsi sebagai sakelar validitas daring mandiri. Pertanyaan material harus diserahkan kepada penasihat yang berkualifikasi di RRT dengan berkas lengkap.

Identifikasi stempel sebelum memberikannya fungsi

Pemasok mungkin menggunakan beberapa stempel. Penyimpanan dan penggunaannya secara tepat dapat bervariasi sesuai perusahaan dan lokasi, sehingga mintalah pemasok menyebutkan stempel tersebut dalam bahasa Tionghoa dan menjelaskan mengapa stempel itu muncul pada dokumen ini. Matriks di bawah ini adalah alat penuntun, bukan bagan efek hukum.

Stempel disajikan	Konteks dokumen yang mungkin	Tanggapan pembeli
Stempel perusahaan Cap perusahaan	Tindakan perusahaan yang luas dan dokumen formal.	Cocokkan nama lengkap dalam bahasa Tionghoa, lalu lanjutkan ke identifikasi orang dan wewenang.
Stempel kontrak Cap khusus kontrak	Kontrak di bawah proses pengendalian stempel perusahaan.	Konfirmasikan bahwa stempel tersebut milik entitas yang dinamakan dan sesuai dengan alur kerja kontrak ini.
Stempel keuangan Cap khusus keuangan	Operasi perbankan dan keuangan.	Jangan berasumsi bahwa stempel ini mengeksekusi perjanjian pasok; tanyakan mengapa stempel itu digunakan.
Stempel faktur Cap khusus faktur	Faktur pajak Tionghoa dan prosedur faktur.	Anggap bukti faktur terpisah dari wewenang kontrak.
Stempel Perwakilan hukum Cap perwakilan hukum	Stempel nama pribadi yang digunakan dalam prosedur perusahaan.	Cocokkan orang tersebut dengan catatan saat ini dan identifikasi tindakan perusahaan yang menyertainya.
Stempel departemen, ekspor, QC, atau bahasa Inggris	Pengalihan internal, inspeksi, pergudangan, atau dokumentasi untuk pihak luar negeri.	Jangan secara diam-diam menamakannya sebagai stempel resmi perusahaan atau kontrak.

Panduan risiko bisnis pemerintah Inggris menggambarkan stempel perusahaan dan keuangan serta merekomendasikan kontrol seperti penyimpanan terbatas, pemisahan akses, log penggunaan, dan tinjauan berkala. Its Bagian sistem stempel berbahasa Inggris merupakan konteks operasional yang berguna. Hukum Tiongkok saat ini dan saran spesifik transaksi tetap menjadi sumber hukum.

Bekukan paket bukti sebelum membandingkan karakter

Mulailah dari sumbernya, bukan tangkapan layar yang disalin ke dalam obrolan. Simpan email asli dan lampirannya, catat kapan dan dari siapa dokumen tersebut diterima, serta beri label versi pada file. Untuk transaksi bernilai tinggi, simpan hash PDF akhir agar peninjau di kemudian hari dapat menunjukkan bahwa mereka telah memeriksa byte yang sama.

Paket minimum harus berisi:

• catatan perusahaan terkini dan salinan lisensi bisnis yang jelas;
• nama hukum Tiongkok yang diketik sebagai teks, ditambah USCC;
• kontrak lengkap, jadwal, gambar, dan klausul prioritas;
• nama Tiongkok penandatangan, peran, kontak korporat, dan klaim wewenang;
• semua otorisasi, resolusi, persetujuan, atau konfirmasi yang dijadikan dasar;
• kuotasi, pesanan pembelian, penerbit faktur, penerima manfaat, dan penjelasan peran entitas;
• email eksekusi akhir dan setiap amandemen atau pelepasan hak.

Gunakan panduan lisensi bisnis jika bidang dokumen tidak dikenal. Jika kontak penjualan hanya menyediakan nama bahasa Inggris, selesaikan entitas dengan menggunakan alur kerja investigasi nama bahasa Inggris sebelum membaca stempel.

Jalankan jejak identitas karakter demi karakter

Transkripsikan nama Tiongkok di cincin luar dari kesan yang paling jelas tersedia, tetapi tandai setiap karakter yang tidak terbaca sebagai tidak terbaca. Jangan menebak karakter hanya karena akan membuat nama cocok. Bandingkan urutannya dengan nama terdaftar, termasuk awalan kota atau provinsi, kata-kata lokasi dalam tanda kurung, dan sufiks jenis perusahaan.

Perbedaan satu karakter tidak otomatis merupakan penipuan. Hal itu dapat mengarah pada entitas grup lain, perusahaan yang berganti nama, dokumen lama, anak perusahaan, atau pemindaian yang buruk. Setiap penjelasan menciptakan permintaan bukti yang berbeda. Mintakan catatan kedua perusahaan, catatan perubahan nama, atau dokumen asli yang lebih bersih daripada menerima “grup yang sama” sebagai kesimpulan.

Selanjutnya petakan peran di sekitar kontrak: penjual, produsen, pemilik IP, penerbit faktur, eksportir, dan penerima manfaat bank. Transaksi yang sah mungkin melibatkan beberapa entitas, tetapi kontrak harus menjelaskan siapa yang bertanggung jawab atas pengiriman, kualitas, pengembalian dana, garansi, dan kewajiban IP. Gunakan panduan penerima manfaat bank untuk cabang pembayaran; stempel perusahaan tidak membuktikan bahwa rekening pihak ketiga berotorisasi.

Jalankan jejak wewenang dari orang kepada komitmen

Catat siapa yang menegosiasikan, siapa yang mengirim versi akhir, siapa yang menandatangani, siapa yang mengajukan atau mengatur penggunaan stempel, dan siapa yang mengonfirmasi pelaksanaan. Bandingkan nama penandatangan dengan catatan perwakilan hukum. Jika karyawan lain menandatangani, jelaskan peran kerja normal serta besarnya dan jenis komitmen, alih-alih hanya mengandalkan gelar dalam bahasa Inggris.

Bukti kewenangan harus sesuai dengan transaksi. Pesanan pembelian rutin berbeda dari transfer kepemilikan alat cetak, eksklusivitas jangka panjang, penyerahan hak kekayaan intelektual, jaminan, urusan real estat, atau pembayaran pihak terkait yang tidak biasa. Mintakan otorisasi tertulis yang mengidentifikasi orang, entitas, subjek, ruang lingkup, dan periode. Di mana hukum, tata kelola perusahaan, atau penasihat menunjukkan bahwa keputusan korporasi tertentu diperlukan, simpan keputusan tersebut daripada sekadar jaminan dari tenaga penjualan.

Konfirmasikan kewenangan sensitif melalui saluran yang tidak hanya disediakan dalam pesan yang dipertentangkan. Gunakan domain perusahaan yang dikenal, nomor yang telah diverifikasi sebelumnya, atau kontak perusahaan mapan lainnya. Catat tanggal panggilan balik, orang, pertanyaan, dan jawaban. Panggilan balik menyelesaikan satu poin bukti; hal ini tidak menggantikan persetujuan pembeli akhir.

Lakukan pemeriksaan integritas pada setiap halaman dan lampiran

Bandingkan file final dengan draf yang disetujui. Periksa nama pihak, jumlah halaman, revisi, daftar aneks, spesifikasi produk, harga, tahap pembayaran, ketentuan pengiriman, remedial, ketentuan HKI, hukum yang berlaku, klausus sengketa, dan halaman tanda tangan. Pastikan aneks yang dirujuk benar-benar ada dan memiliki versi.

Jejak di tepi halaman atau lintas halaman dapat mendukung kontinuitas halaman, tetapi bukan pengganti manifest dokumen. Halaman yang dipindai dapat disisipkan, dihapus, atau diurutkan ulang. Simpan manifest satu baris seperti: Kerangka perjanjian v4, 18 halaman; Indeks gambar Jadwal A rev C, 3 halaman; Daftar harga Jadwal B tertanggal Juli 15, 2 halaman; PDF final SHA-256 disimpan.

Jika eksekusi tiba sebagai PDF yang telah diratakan (flattened), pertahankan file tersebut tetapi tanyakan bagaimana file itu dibuat dan disetujui. Jangan pernah mengedit, memotong, meningkatkan, atau membangun ulang file pemasok untuk arsip bukti. Simpan setiap pembesaran kerja secara terpisah dan beri label sebagai salinan tinjauan.

Gambar stempel yang ditempelkan tidak sama dengan tanda tangan elektronik yang andal

Hukum Tanda Tangan Elektronik Tiongkok menetapkan kondisi keandalan seputar pengendalian data pembuatan tanda tangan dan kemampuan untuk mendeteksi perubahan pada tanda tangan dan pesan data. Pasal 14 memberikan tanda tangan elektronik yang andal kekuatan hukum yang sama dengan tanda tangan tulisan tangan atau stempel. Lihat hukum terkini di basis data hukum Kementerian Perdagangan.

PNG merah yang ditempelkan ke PDF biasa tidak, hanya berdasarkan penampilan, menunjukkan kontrol eksklusif, identitas penandatangan, status sertifikat, cap waktu, atau deteksi pemalsuan. Untuk alur kerja elektronik, pertahankan file asli yang ditandatangani, jejak audit platform, sertifikat dan hasil validasi jika berlaku, akun penandatangan, cap waktu, dan hash dokumen. Mencetak dan memindai ulang dapat menghilangkan bukti yang ada dalam file asli.

Berkas kasus: entitas cocok, namun kewenangan belum tertutup

Seorang pembeli sedang menegosiasikan perjanjian alat cetak dan pasokan sepanjang 18 halaman dengan perusahaan komponen gerak di Jiangsu. Nama terdaftar dalam bahasa Mandarin, USCC, pihak kontrak, penerima manfaat, dan nama stempel yang terlihat semuanya selaras. Direktur penjualan menandatangani dan mengirimkan PDF bermeterai dari domain perusahaan. Checklist berbasis visual saja akan menandainya selesai.

Perjanjian tersebut juga mentransfer kepemilikan alat cetak, memberikan eksklusivitas regional selama lima tahun, dan memungkinkan pemasok menggunakan gambar pembeli untuk subkontraktual. Komitmen-komitmen tersebut bukan ketentuan pemesanan ulang yang rutin. File tersebut tidak berisi otorisasi untuk direktur penjualan, tidak ada penyetuju yang teridentifikasi, dan tidak ada jadwal gambar yang lengkap. PDF dikirim setelah pembeli menyetujui draf sebelumnya dengan wording HKI yang berbeda.

Pembuyer mencatat identitas cocok; kewenangan dan integritas dokumen ditangguhkan. Permintaan ini mencakup otorisasi khusus transaksi, konfirmasi independen dari kontak perusahaan yang dikenal, jadwal gambar lengkap, dan redline bersih dari draf yang disetujui. Pengacara meninjau apakah persetujuan korporasi lebih lanjut diperlukan. Perjanjian akhir ditandatangani ulang, dan pembeli menyimpan file asli, otorisasi, catatan konfirmasi, manifest lampiran, dan hash.

Masalahnya bukan apakah lingkaran merah terlihat meyakinkan. Tinjauan menemukan bahwa dokumen yang dinamai dengan benar masih kekurangan bukti untuk orang tersebut dan komitmen yang tepat.

Tulis catatan jeda atau eskalasi yang jelas

Keputusan	Rekaman minimum	Tindakan pembeli
Bersih untuk langkah yang dinyatakan	Entitas, wewenang, dokumen akhir, dan persetujuan transaksi yang diperlukan telah dibuktikan; rute pembayaran ditutup secara terpisah.	Sebutkan nama pengesah, langkah selanjutnya yang diizinkan, tanggal, dan versi file yang disimpan.
Jeda	Ketidaksesuaian spesifik atau item yang hilang dapat diperbaiki tanpa kesimpulan hukum.	Daftarkan bukti yang hilang, pemilik, batas waktu, dan tindakan terlarang seperti penandatanganan atau pelepasan uang muka.
Eskalasi	Wewenang dipertentangkan, dokumen bertentangan, nilai bersifat material, atau muncul isu persetujuan khusus, hukum yang berlaku, penipuan, atau penegakan hukum.	Kirim kronologi lengkap dan file asli kepada pengacara yang memenuhi syarat di RRT atau spesialis yang sesuai.

Jangan tulis "stempel terverifikasi" ketika pekerjaan hanya mencocokkan karakter yang terlihat. Penutupan yang dapat dipertahankan mungkin berbunyi: Nama stempel Tiongkok cocok dengan entitas terdaftar pada pemindaian yang ditinjau; tidak ada autentikasi fisik atau forensik yang dilakukan; wewenang penandatangan dibuktikan oleh otorisasi bertanggal dan konfirmasi independen; PDF 18-halaman final dan dua jadwal disimpan; tinjauan hukum selesai untuk klausul eksklusivitas.

Gunakan data perusahaan untuk identitas, bukan autentikasi stempel

Pencarian perusahaan dapat menetapkan nama resmi Tiongkok, USCC, status saat ini, perwakilan hukum, alamat, dan konteks catatan publik lainnya. Pencarian tersebut tidak dapat membuktikan bahwa cetakan fisik berasal dari stempel tertentu, bahwa gambar pindaian tidak disalin, atau bahwa seorang karyawan memiliki wewenang untuk kontrak yang tidak biasa.

Gunakan Pencarian perusahaan ChinaValidate untuk membangun lapisan identitas, lalu masukkan hasilnya ke dalam alur kerja pemasok-sebelum-kontrak. Jaga ketentuan produk, rute pembayaran, kemampuan pabrik, dan bukti inspeksi dalam alur kerja masing-masing.

Pertanyaan akhirnya bukan “Apakah stempel ini terlihat resmi?” Melainkan: Entitas mana membuat komitmen apa, melalui orang mana, pada dokumen mana yang tepat, dan bukti apa yang mendukung ketergantungan kita? Panduan ini menyediakan informasi due diligence komersial umum. Panduan ini tidak mengautentikasi stempel atau menentukan validitas atau kekuatan penegakan kontrak tertentu.