核对中国企业公章

企业公章应启动三项核查，而非完成一项。 首先确定文件上注明的中国法律实体。然后确定谁做出或批准了该交易以及该人员拥有的权限。最后，保留确切的文件、附件和执行记录，以免审核后的版本与早期草稿混淆。

看似合理的红色印迹无法回答所有三个问题。复制的图像可能出现在错误公司的合同上；真实的印章可能用于有争议的交易；经授权的协议仍可能因未备案的印章而受到挑战；没有企业公章的合同并不自动无效。有用的产出是证据文件，而非视觉判决。

将身份、权限和完整性作为单独的轨道运行

身份 询问据称正在采取行动的法人是谁。从最新公司记录中记录完整的中方公司名称和统一社会信用代码。将该名称与合同当事人、印章印模、报价单、发票开具方和收款人进行比较。英文贸易名称和集团品牌只是线索，不能替代注册的中方名称。

权限 询问为何此个人能够就该实体做出此项特定承诺。答案可能涉及法定代表人、通常委托给员工的角色、书面授权、对非常规事项的公司批准、既往交易或其他交易事实。诸如“销售总监”之类的头衔是需要调查的证据，而非普遍有效的权限证书。

完整性 询问实际执行的内容是什么。保留完整的PDF或纸质原件、页数、附表、产品规格、签字页、邮件来源以及后续修订内容。跨页印章有助于连接页面，但无法修复未指明当事人、缺失附表、未经授权承诺或更改的文件。

除非有合格的法医工作支持该结论，否则不要将结果简化为“真章”或“假章”。采购记录可以改为： 实体匹配；由指定授权书证明的权限；保留了已执行PDF的哈希值；收款人仍未解决。 这种措辞告诉下一位审核者哪些内容经过了检查，哪些内容仍然阻碍放行。

现行法律使视觉捷径尤其不安全

中国《民法典》第490条解决了当事人使用书面合同时合同的成立问题：签字、盖章或按指印均可形成合同。它还承认在特定情况下通过接受履行来成立合同。第170至172条分别处理工作人员在其职权范围内的行为、无权代理、追认和表见代理。 官方《民法典》文本 因此是对将单一执行特征视为整个分析的警告。

本清单最直接的依据是最高人民法院2023第22条 解释。在实践中：

• 如果法定代表人、负责人或员工以实体名义缔约且未超越权限，实体仅以加盖的印章不是备案印章或系伪造为由，不能否定合同的效力。
• 如果文件上有资格人员的签名或指纹，但没有实体印章，只要相对方证明该人员未超越权限，合同仍可对实体产生约束力，除非双方将盖章作为成立条件。
• 如果文件仅有实体印章，没有人员的签名或指纹，相对方仍需证明合同是由有权的资格人员订立的。
• 在越权的情况下，表见代表或表见代理可能仍然相关；第20、21和23条增加了特别决定、员工授权和串通情形的背景。

经2023修订的《公司法》增加了另一层规定。第11条规定，法定代表人以公司名义从事的民事活动，其法律后果由公司承受，内部限制一般不得对抗善意相对人。参见 官方市场监管部门发布的现行《公司法》>特别批准规则和交易事实仍可能需要具体分析。

对买方而言，结论较为狭窄：印章的外观、备案状态、签名、角色、权限、交易历史和文件条款是相互关联的证据。没有任何一项是独立的在线有效性开关。重大疑问应连同完整档案咨询具备中国执业资格的律师。

在使用前识别印章的功能

供应商可能使用多种印章。其保管和具体使用因公司和地区而异，因此请供应商用中文指明印章名称，并解释为何出现在此文件上。下表为路由工具，而非法律效力图表。

展示的印章	可能的文件背景	买方应对措施
公司公章 公章	广泛的公司行为和正式文件。	核对完整中文名称，然后继续核实人员和权限。
合同专用章 合同专用章	在公司印章管控流程下的合同。	确认其属于命名实体，且符合本合同的工作流程。
财务专用章 财务专用章	银行和金融业务。	不要假设其用于执行供应协议；询问为何使用。
发票专用章 发票专用章	中国税务发票及发票程序。	将发票证据与合同权限分开处理。
法定代表人印章 法定代表人章	用于公司流程的个人姓名印章。	将人员与当前记录进行匹配，并识别相关的公司行为。
部门、出口、质检或英文印章	内部流转、检验、仓储或面向海外的文件。	不要将其静默重标记为公司官方或合同公章。

英国政府商业风险指南描述了公司及财务印章，并建议采取限制保管、访问分离、使用日志和定期审查等控制措施。其 英文印章系统部分 提供了有用的操作背景。现行中国法律和针对具体交易的建议仍是法律依据。

在比对字符之前冻结证据包

从源头开始，而不是粘贴到聊天中的截图。保存原始电子邮件和附件，记录收到时间和发送人，并为文件添加版本标签。对于高价值交易，保留最终PDF的哈希值，以便后续审核者证明他们检查了相同的字节。

最低限度的证据包应包含：

• 一份当前的公司记录和清晰的公司执照副本；
• 中文法定名称的文本形式，以及统一社会信用代码（USCC）；
• 完整的合同、附表、图纸和优先权条款；
• 签字人的中文姓名、职务、企业联系方式及声称的权限；
• 所依赖的任何授权、决议、批准或确认书；
• 报价单、采购订单、发票开具方、受益人及实体角色说明；
• 最终执行邮件及任何修改或豁免协议。

使用 营业执照指南 如果文档字段不熟悉。如果销售联系人仅提供英文名称，请使用 英文名调查工作流 来核实实体，然后再解读印章。

逐字符运行身份追踪

从最清晰的印迹转录外圈中文名称，但将每个无法辨认的字符标记为“无法辨认”。不要因为猜测某个字符能使名称匹配就随意猜测。将序列与注册名称进行比较，包括城市或省份前缀、括号内的地点表述以及公司类型后缀。

一个字符的差异并不自动构成欺诈。它可能指向另一个集团实体、更名后的公司、旧文件、子公司或扫描质量差。每种解释都需要不同的证据请求。要求提供两家公司的记录、更名记录或更清晰的原件，而不是接受“同一集团”作为结论。

接下来映射围绕合同的各方角色：卖方、制造商、知识产权所有者、发票开具方、出口商和银行受益人。合法的交易可能涉及多个实体，但合同应说明谁承担交货、质量、退款、保修和知识产权义务。使用 银行受益人指南 处理付款分支；公司印章并不能证明第三方账户已获授权。

从人员到承诺运行权限追踪

记录谁谈判、谁发送最终版本、谁签署、谁申请或安排盖章，以及谁确认执行。将签署人姓名与当前 法定代表人记录进行比较。如果由其他员工签署，请描述其正常工作职责及承诺的规模和性质，而非仅依赖英文头衔。

授权证据应与交易相匹配。常规采购订单不同于模具所有权转让、长期独家代理、知识产权转让、担保、房地产事项或异常关联方付款。索取书面授权，明确人员、实体、标的、范围和期限。当法律、公司治理或法律顾问表明需要特定的公司决策时，应保留该决策，而非销售人员的保证。

通过非仅来自争议消息的渠道确认敏感权限。使用已知的公司域名、先前验证过的电话号码或其他既定的公司联系人。记录回拨日期、人员、问题和答案。回拨解决一个证据点；它不能替代最终买方的批准。

对每一页和附件运行完整性检查

将最终文件与批准的草稿进行比较。检查各方名称、页数、修订版、附录列表、产品规格、价格、付款里程碑、交货条款、补救措施、知识产权条款、适用法律、争议解决条款和签字页。确保引用的附录实际存在且已版本化。

页面边缘或跨页面的压痕可以支持页面连续性，但不能替代文档清单。扫描页可能被插入、删除或重新排序。保留一行清单，例如： 框架协议 v4，18 页；附表 A 图纸索引 rev C，3 页；附表 B 价格表 dated 7月15日，2 页；最终 PDF SHA-256 已保留。

如果执行文件以扁平化 PDF 形式到达，请予以保存，但需询问其生成和批准方式。切勿为证据档案编辑、裁剪、增强或重建供应商的文件。将任何工作放大件单独存储，并标记为审阅副本。

粘贴的印章图像不等于可靠的电子签名

中国《电子签名法》围绕签名创建数据的控制以及对签名和数据电文更改的检测能力设定了可靠性条件。第 14 条规定，可靠的电子签名具有与手写签名或印章同等的法律效力。参见 商务部法律数据库中的现行法律。

普通 PDF 中粘贴的红色 PNG 图片，仅凭外观无法显示独占控制、签署人身份、证书状态、时间戳或防篡改检测。对于电子工作流程，应保留原生签名文件、平台审计轨迹、证书和验证结果（如适用）、签署人账户、时间戳和文档哈希值。打印和重新扫描可能会丢弃原生文件中存在的证据。

案例文件：实体匹配，但权限未闭环

买方正在与一家江苏运动部件公司谈判一份 18 页的模具和供应协议。注册的中文名称、统一社会信用代码、合同当事人、受益人和可见印章名称均一致。销售总监从公司域名发送了一份带印章的 PDF。仅凭视觉检查清单会将其标记为已完成。

该协议还涉及模具所有权转让、授予五年区域独家经营权，并允许供应商使用买方图纸进行分包。这些承诺并非常规的再订购条款。文件中没有销售总监的授权，没有指定的审批人，也没有完整的图纸清单。该 PDF 是在买方批准了之前带有不同知识产权措辞的草稿后发送的。

买方记录 身份匹配；权限和文档完整性待定要求交易特定的授权、来自已知公司联系人的独立确认、完整的图纸进度表以及经批准的草稿的干净修订版。法律顾问审查是否还需要进一步的 corporate 批准。最终协议重新签署，买方保留原生文件、授权书、确认函、附录清单和哈希值。

问题不在于红圈看起来是否令人信服。审查发现，命名正确的文档仍缺乏关于人员和具体承诺的证据。

编写清晰、暂停或升级记录

决定	最低限度记录	买方行动
针对所述步骤的放行	实体、权限、最终文件和所需的交易批准均有证据支持；付款路由已单独关闭。	注明审批人、允许的下一步骤、日期以及保留的文件版本。
暂停	特定的不匹配或缺失项可以在没有法律结论的情况下进行更正。	列出缺失的证据、负责人、截止日期以及禁止的行动，例如签署或释放定金。
升级	权限存在争议、文件冲突、价值重大，或出现特殊批准、管辖法律、欺诈或执行问题。	将完整的时间线和原生文件发送给具备中国执业资格的律师或相关专业人员。

当工作仅匹配可见字符时，不要写“已验证印章”。可辩护的结案说明可能如下： 中文印章名称与审查扫描件上的注册实体匹配；未进行物理或法医认证；签名人权限由带日期的授权和独立确认证据支持；保留了最终的18页PDF和两份附表；已完成对独家条款的法律审查。

使用公司数据进行身份识别，而非印章认证

公司搜索可以确立注册的中文名称、统一社会信用代码（USCC）、当前状态、法定代表人、地址及其他公共记录背景。它无法证明物理印记来自特定印章、扫描件未被复制，或员工有权签署异常合同。

使用 ChinaValidate 公司搜索 构建身份层，然后将结果置于更广泛的 签约前供应商工作流程中。将产品条款、付款路由、工厂能力和检验证据保留在其各自的工作流中。

最终的问题不是“这个印章看起来官方吗？”而是： 哪个实体通过哪个人在哪个确切文件上做出了何种承诺，以及什么证据支持我们的信赖？ 本指南提供一般的商业尽职调查信息。它不认证印章的有效性，也不确定特定合同的有效性或可执行性。