ตรวจสอบตราประทับของบริษัทจีน
ตรวจสอบตราประทับของบริษัทจีนโดยพิจารณาจากตัวตนของนิติบุคคล อำนาจลงนาม ความสมบูรณ์ของเอกสาร และหลักฐานลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ก่อนที่จะเชื่อถือในสัญญา
ตราประทับบริษัทควรเริ่มกระบวนการตรวจสอบสามขั้นตอน ไม่ใช่สิ้นสุดเพียงขั้นตอนเดียว ขั้นแรก ระบุชื่อนิติบุคคลตามกฎหมายของจีนที่ปรากฏบนเอกสาร จากนั้นกำหนดว่าใครเป็นผู้ทำหรืออนุมัติธุรกรรมและบุคคลนั้นมีอำนาจใด สุดท้าย ให้รักษาเอกสารฉบับสมบูรณ์ เอกสารแนบ และร่องรอยการดำเนินการไว้ให้ถูกต้อง เพื่อให้เวอร์ชันที่ผ่านการตรวจสอบแล้วไม่สับสนกับร่างก่อนหน้า
ภาพประทับสีแดงที่น่าเชื่อถือไม่สามารถตอบคำถามทั้งสามข้อได้ ภาพที่คัดลอกอาจปรากฏในสัญญาของบริษัทอื่น ตราประทับที่แท้จริงอาจถูกใช้ในธุรกรรมที่มีข้อพิพาท ข้อตกลงที่ได้รับอนุญาตอาจยังถูกท้าทายเนื่องจากตราประทับไม่ได้จดทะเบียน และสัญญาที่ไม่มีตราประทับบริษัทก็ไม่ได้หมายความว่าไม่มีผลบังคับใช้โดยอัตโนมัติ ผลลัพธ์ที่มีประโยชน์คือไฟล์หลักฐาน ไม่ใช่คำตัดสินทางสายตา
ดำเนินการตรวจสอบตัวตน อำนาจ และความสมบูรณ์เป็นเส้นทางแยกกัน
ตัวตน ถามว่าบุคคลทางกฎหมายใดอ้างว่าเป็นผู้กระทำ บันทึกชื่อเต็มของบริษัทจีนและรหัสเครดิตสังคมแบบรวม (USCC) จากบันทึกบริษัทปัจจุบัน เปรียบเทียบชื่อนี้กับคู่สัญญาในสัญญา ภาพประทับตรา ผู้ออกใบเสนอราคา ผู้ออกใบแจ้งหนี้ และผู้รับชำระเงิน ชื่อทางการค้าภาษาอังกฤษและแบรนด์กลุ่มเป็นเพียงเบาะแส ไม่ใช่ตัวแทนแทนชื่อจีนที่จดทะเบียน
อำนาจ ถามว่าทำไมบุคคลนี้จึงสามารถผูกพันในนามของนิติบุคคลดังกล่าวได้ คำตอบอาจเกี่ยวข้องกับผู้แทนโดยชอบด้วยกฎหมาย บทบาทที่มอบหมายให้พนักงานโดยปกติ หนังสือมอบอำนาจ การอนุมัติภายในองค์กรสำหรับเรื่องผิดปกติ การทำธุรกรรมในอดีต หรือข้อเท็จจริงอื่นๆ ของธุรกรรม ตำแหน่งเช่น “ผู้อำนวยการฝ่ายขาย” เป็นหลักฐานที่ต้องสืบสวน ไม่ใช่ใบรับรองอำนาจสากล
ความสมบูรณ์ ถามว่ามีการดำเนินการอะไรขึ้นจริง เก็บไฟล์ PDF หรือต้นฉบับกระดาษทั้งหมด จำนวนหน้า ตารางแนบ ข้อกำหนดผลิตภัณฑ์ หน้าลงนาม แหล่งที่มาของอีเมล และการแก้ไขเพิ่มเติมภายหลังตราประทับข้ามหน้าสามารถช่วยเชื่อมโยงหน้าต่างๆ ได้ แต่ไม่สามารถแก้ไขคู่สัญญาที่ไม่ได้ระบุชื่อ ตารางแนบที่หายไป การผูกพันโดยไม่ได้รับอนุญาต หรือไฟล์ที่ถูกเปลี่ยนแปลงได้
อย่าสรุปผลลัพธ์ลงในคำว่า “ตราประทับแท้” หรือ “ตราประทับปลอม” เว้นแต่การทำงานทางนิติวิทยาศาสตร์ที่มีคุณสมบัติเหมาะสมจะสนับสนุนข้อสรุปดังกล่าว บันทึกการจัดซื้อจัดจ้างสามารถระบุแทนได้ว่า: นิติบุคคลตรงกัน; อำนาจมีหลักฐานจากการมอบอำนาจที่ระบุชื่อ; แฮชของ PDF ที่ดำเนินการแล้วถูกเก็บรักษาไว้; ผู้รับชำระเงินยังไม่ชัดเจน ถ้อยคำนี้บอกผู้ตรวจสอบคนถัดไปว่าได้รับการตรวจสอบอะไรบ้างและยังมีสิ่งใดที่ยังคงขัดขวางการปล่อยผ่านอยู่
กฎหมายปัจจุบันทำให้การใช้ทางลัดทางสายตามีความเสี่ยงเป็นพิเศษ
มาตรา 490 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งของจีนกล่าวถึงการก่อเกิดสัญญาเมื่อคู่กรณีใช้สัญญาเป็นลายลักษณ์อักษร: การลงนาม การติดตราประทับ หรือการวางลายนิ้วมือสามารถก่อเกิดสัญญาได้ นอกจากนี้ ยังยอมรับการก่อเกิดผ่านการปฏิบัติตามหน้าที่ในสถานการณ์ที่กำหนด มาตรา 170 ถึง 172 กล่าวถึงกิจการของพนักงานภายในขอบเขตอำนาจงานของพวกเขา การจัดการโดยมิชอบ การยืนยันความชอบด้วยกฎหมาย และการจัดการโดยแสดงตน separately ข้อความอย่างเป็นทางการของประมวลกฎหมายแพ่ง จึงเป็นคำเตือนต่อการปฏิบัติคุณลักษณะการดำเนินการเพียงอย่างเดียวเป็นการวิเคราะห์ทั้งหมด
กฎที่ตรงที่สุดสำหรับรายการตรวจสอบนี้คือมาตรา 22 ของศาลประชาชนสูงสุดแห่งประเทศจีนใน2023 คำอธิบายเกี่ยวกับบทบัญญัติทั่วไปของส่วนสัญญาแห่งประมวลกฎหมายแพ่ง. ในทางปฏิบัติ:
- หากผู้แทนโดยชอบด้วยกฎหมาย บุคคลที่มีความรับผิดชอบ หรือพนักงานทำสัญญาในนามของนิติบุคคลโดยไม่เกินขอบเขตอำนาจ นิติบุคคลไม่สามารถล้มล้างสัญญานั้นได้เพียงด้วยการกล่าวว่าตราประทับที่ติดไว้ไม่ใช่ตราประทับที่จดทะเบียนหรือเป็นตราประทับปลอม
- หากเอกสารมีลายมือชื่อหรือลายนิ้วมือของผู้มีอำนาจแต่ไม่มีตราประทับนิติบุคคล สัญญายังสามารถผูกพันนิติบุคคลได้ หากคู่สัญญาอีกฝ่ายพิสูจน์ได้ว่าผู้ดังกล่าวมิได้เกินขอบเขตอำนาจ เว้นแต่คู่สัญญาได้กำหนดให้การใช้ตราประทับเป็นเงื่อนไขในการก่อเกิดสัญญา
- หากเอกสารมีเพียงตราประทับนิติบุคคลและไม่มีลายมือชื่อหรือลายนิ้วมือของบุคคล คู่สัญญาอีกฝ่ายยังคงต้องพิสูจน์ว่าสัญญาดังกล่าวได้ทำขึ้นโดยผู้มีอำนาจภายในขอบเขตอำนาจ
- ในกรณีที่มีการใช้อำนาจเกินขอบเขต การแสดงตัวแทนโดยปรากฏหรือการเป็นตัวแทนโดยปรากฏอาจยังคงมีความสำคัญ; มาตรา 20, 21 และ 23 เพิ่มบริบทเกี่ยวกับคำพิพากษาพิเศษ อำนาจของพนักงาน และการสมรู้ร่วมคิด
กฎหมายบริษัทที่แก้ไขเพิ่มเติมโดย 2023 ได้เพิ่มชั้นความซับซ้อนอีกชั้นหนึ่ง มาตรา 11 ระบุว่ากิจกรรมทางแพ่งที่ดำเนินการโดยผู้แทนโดยชอบด้วยกฎหมายในชื่อนิติบุคคลย่อมมีผลต่อนิติบุคคล และข้อจำกัดภายในโดยทั่วไปไม่สามารถอ้างต่อคู่สัญญาที่มีความสุจริตได้ ดู ประกาศอย่างเป็นทางการจากหน่วยงานกำกับดูแลตลาดเกี่ยวกับกฎหมายบริษัทปัจจุบันข้อยกเว้นเฉพาะและการพิจารณาข้อเท็จจริงของการทำธุรกรรมยังคงจำเป็นต้องได้รับการวิเคราะห์อย่างเจาะจง
สำหรับฝ่ายซื้อ บทสรุปมีขอบเขตแคบ: ลักษณะปรากฏของตราประทับ สถานะการจดทะเบียน ลายมือชื่อ บทบาท อำนาจ ประวัติการทำธุรกรรม และข้อกำหนดในเอกสาร เป็นหลักฐานที่เชื่อมโยงกัน ไม่มีสิ่งใดเป็นสวิตช์ความถูกต้องออนไลน์ที่ใช้ได้เพียงลำพัง คำถามสำคัญควรปรึกษาทนายความที่มีคุณสมบัติตามกฎหมายสาธารณรัฐประชาชนจีนพร้อมไฟล์เอกสารฉบับสมบูรณ์
ระบุประเภทตราประทับก่อนกำหนดหน้าที่ของมัน
ผู้ขายอาจใช้ตราประทับหลายแบบ การเก็บรักษาและการใช้งานที่แม่นยำอาจแตกต่างกันไปตามบริษัทและท้องถิ่น ดังนั้นขอให้ผู้ขายระบุชื่อตราประทับเป็นภาษาจีนและอธิบายเหตุผลที่ปรากฏบนเอกสารนี้ ตารางด้านล่างเป็นเครื่องมือสำหรับการจัดเส้นทาง ไม่ใช่แผนภูมิผลทางกฎหมาย
| ตราประทับที่นำเสนอ | บริบทเอกสารที่เป็นไปได้ | การตอบสนองของฝ่ายซื้อ |
|---|---|---|
| ตราประทับบริษัท ตราประทับบริษัท | การกระทำของบริษัทในวงกว้างและเอกสารทางการ | ตรวจสอบชื่อภาษาจีนเต็มรูปแบบ จากนั้นดำเนินการตรวจสอบบุคคลและอำนาจต่อไป |
| ตราประทับสัญญา ตราประทับสำหรับสัญญา | สัญญาภายใต้กระบวนการควบคุมตราประทับของบริษัท | ยืนยันว่าเป็นของนิติบุคคลที่ระบุและสอดคล้องกับขั้นตอนการทำงานสัญญาครั้งนี้ |
| ตราประทับการเงิน ตราประทับทางการเงิน | การดำเนินงานด้านธนาคารและการเงิน | อย่าสันนิษฐานว่ามันใช้ลงนามในข้อตกลงการจัดหาสินค้า; ให้สอบถามเหตุผลที่ใช้ |
| ตราประทับใบแจ้งหนี้ ตราประทับสำหรับใบแจ้งหนี้ | ใบแจ้งหนี้ภาษีของจีนและขั้นตอนใบแจ้งหนี้ | พิจารณาหลักฐานใบแจ้งหนี้แยกต่างหากจากอำนาจในการทำสัญญา |
| ตราประทับผู้แทนโดยชอบด้วยกฎหมาย ตราประทับของผู้แทนโดยชอบด้วยกฎหมาย | ตราประทับชื่อส่วนบุคคลที่ใช้ในขั้นตอนของบริษัท | จับคู่บุคคลกับบันทึกปัจจุบันและระบุการกระทำทางธุรกิจของบริษัทที่ประกอบไปด้วย |
| ตราประทับแผนก การส่งออก QC หรือภาษาอังกฤษ | เอกสารภายในสำหรับการจัดเส้นทาง การตรวจสอบ คลังสินค้า หรือการติดต่อต่างประเทศ | อย่าเปลี่ยนฉลากเป็นตราประทับทางการของบริษัทหรือสัญญาโดยปริยาย |
คำแนะนำความเสี่ยงทางธุรกิจของรัฐบาลสหราชอาณาจักรอธิบายเกี่ยวกับตราประทับบริษัทและการเงิน และแนะนำมาตรการควบคุมเช่น การเก็บรักษาอย่างจำกัด การแยกสิทธิ์การใช้งาน บันทึกการใช้งาน และการทบทวนเป็นระยะ Its ส่วนระบบตราประทับภาษาอังกฤษ เป็นบริบทปฏิบัติการที่มีประโยชน์ กฎหมายจีนปัจจุบันและคำแนะนำเฉพาะธุรกรรมยังคงเป็นแหล่งข้อมูลทางกฎหมาย
แช่แข็งชุดหลักฐานก่อนเปรียบเทียบตัวอักษร
เริ่มจากต้นฉบับ ไม่ใช่ภาพหน้าจอที่วางลงในแชท บันทึกอีเมลต้นฉบับและไฟล์แนบ บันทึกเวลาและผู้ส่ง และตั้งชื่อเวอร์ชันให้ไฟล์ สำหรับธุรกรรมมูลค่าสูง ให้เก็บแฮชของ PDF ฉบับสุดท้ายเพื่อให้ผู้ตรวจสอบภายหลังสามารถแสดงว่าพวกเขาได้ตรวจสอบไบต์เดียวกัน
ชุดขั้นต่ำควรมี:
- บันทึกบริษัทปัจจุบันและสำเนาใบอนุญาตธุรกิจที่ชัดเจน;
- ชื่อทางกฎหมายภาษาจีนพิมพ์เป็นตัวหนังสือ พร้อม USCC;
- สัญญาฉบับสมบูรณ์ ตารางแนบ แบบแปลน และข้อบัญญัติลำดับความสำคัญ;
- ชื่อภาษาจีนของผู้ลงนาม บทบาท ข้อมูลติดต่อของบริษัท และอำนาจที่อ้างถึง;
- เอกสารมอบอำนาจ คำสั่งประชุม การอนุมัติ หรือการยืนยันใดๆ ที่พึ่งพา;
- ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ ผู้ออกใบแจ้งหนี้ ผู้รับประโยชน์ และคำอธิบายบทบาทของนิติบุคคล;
- อีเมลการลงนามฉบับสุดท้าย และแก้ไขหรือยกเว้นใดๆ
ใช้ คู่มือใบอนุญาตธุรกิจ หากฟิลด์เอกสารไม่คุ้นเคย หากตัวแทนฝ่ายขายให้เฉพาะชื่อภาษาอังกฤษ ให้แก้ปัญหานิติบุคคลด้วย เวิร์กโฟลว์สืบค้นชื่อภาษาอังกฤษ ก่อนอ่านตราประทับ
รันแทร็กตัวตนทีละตัวอักษร
ถอดรหัสชื่อภาษาจีนวงแหวนนอกจากตราประทับที่ชัดเจนที่สุด แต่ทำเครื่องหมายทุกตัวอักษรที่อ่านไม่ได้ว่าเป็นอ่านไม่ได้ อย่าเดาตัวอักษรเพียงเพราะจะทำให้ชื่อตรงกัน เปรียบเทียบลำดับกับชื่อจดทะเบียน รวมถึงคำนำหน้าเมืองหรือมณฑล คำบรรยายตำแหน่งในวงเล็บ และคำต่อท้ายประเภทบริษัท
ความแตกต่างหนึ่งตัวอักษรไม่ใช่การฉ้อโกงโดยอัตโนมัติ อาจชี้ไปยังนิติบุคคลกลุ่มอื่น บริษัทที่เปลี่ยนชื่อ เอกสารเก่า บริษัทย่อย หรือสแกนที่ไม่ดี แต่ละคำอธิบายสร้างคำขอหลักฐานที่แตกต่างกัน ขอทั้งบันทึกของบริษัททั้งสอง บันทึกการเปลี่ยนชื่อ หรือต้นฉบับที่ชัดเจนยิ่งขึ้น แทนที่จะยอมรับว่า “กลุ่มเดียวกัน” เป็นข้อสรุป
ถัดไปแมปบทบาทรอบๆ สัญญา: ผู้ขาย ผู้ผลิต เจ้าของ IP ผู้ออกใบแจ้งหนี้ ผู้ส่งออก และผู้รับประโยชน์ธนาคาร ธุรกรรมที่ถูกต้องอาจเกี่ยวข้องกับหลายนิติบุคคล แต่สัญญาควรอธิบายว่าใครมีหน้าที่ในการจัดส่ง คุณภาพ การคืนเงิน การรับประกัน และภาระผูกพันด้าน IP ใช้ คู่มือผู้รับประโยชน์ธนาคาร สำหรับสาขาการชำระเงิน ตราประทับบริษัทไม่ได้พิสูจน์ว่าบัญชีของบุคคลที่สามได้รับอนุญาต
รันแทร็กอำนาจจากบุคคลไปสู่พันธกรณี
บันทึกว่าใครเป็นผู้เจรจา ส่งฉบับสุดท้ายลงนาม ติดตราหรือจัดเตรียมตรา และใครเป็นผู้ยืนยันการลงนาม เปรียบเทียบชื่อบุคคลที่ลงนามกับปัจจุบัน บันทึกตัวแทนตามกฎหมาย. หากพนักงานคนอื่นลงนาม ให้ระบุบทบาทงานตามปกติ ขนาดและประเภทของพันธะสัญญา แทนที่จะพึ่งพาเฉพาะตำแหน่งภาษาอังกฤษ
หลักฐานอำนาจควรสอดคล้องกับธุรกรรม คำสั่งซื้อทั่วไปแตกต่างจากการโอนความเป็นเจ้าของเครื่องมือ การผูกขาดระยะยาว การโอนสิทธิในทรัพย์สินทางปัญญา การค้ำประกัน เรื่องอสังหาริมทรัพย์ หรือการชำระเงินที่เกี่ยวข้องกันเป็นพิเศษ ขอหนังสือมอบอำนาจที่ระบุบุคคล นิติบุคคล วัตถุขอบเขตและระยะเวลา เมื่อกฎหมาย ธรรมาภิบาลของบริษัท หรือที่ปรึกษาบ่งชี้ว่าจำเป็นต้องมีการตัดสินใจขององค์กรระดับสูงให้เก็บรักษาการตัดสินใจนั้นไว้แทนคำรับรองจากฝ่ายขาย
ยืนยันอำนาจผ่านช่องทางที่ไม่ได้มีเพียงข้อความที่โต้แย้งเท่านั้น ใช้โดเมนองค์กรที่รู้จัก หมายเลขที่ตรวจสอบแล้วก่อนหน้านี้ หรือช่องทางการติดต่อบริษัทอื่นที่สร้างฐานไว้ บันทึกวันที่โทรกลับ บุคคล คำถามและคำตอบ การโทรกลับช่วยแก้ไขจุดหลักฐาน แต่ไม่ได้แทนที่การอนุมัติผู้ซื้อขั้นสุดท้าย
ตรวจสอบความสมบูรณ์ตลอดทุกหน้าและเอกสารแนบ
เปรียบเทียบไฟล์ฉบับสุดท้ายกับร่างที่ได้รับการอนุมัติ ตรวจสอบชื่อนิติบุคคล จำนวนหน้า รุ่น รายการภาคผนวก ข้อกำหนดผลิตภัณฑ์ ราคา ระยะเวลาค่าใช้จ่าย เงื่อนไขการจัดส่ง สิทธิในการเยียวยา ข้อกำหนดทรัพย์สินทางปัญญา กฎหมายที่ใช้บังคับ ข้อพิพาทและหน้าลงนาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าภาคผนวกที่อ้างถึงมีอยู่จริงและมีเวอร์ชัน
รอยประทับที่ขอบหน้าหรือข้ามหน้าสามารถสนับสนุนความต่อเนื่องของหน้าได้ แต่ไม่ใช่ทางเลือกแทนสารบัญเอกสาร หน้าสแกนอาจถูกแทรก ลบ หรือเรียงลำดับใหม่ ควรมีสารบัญแบบบรรทัดเดียว เช่น กรอบข้อตกลง v4 จำนวน 18 หน้า; ตารางแสดงดัชนีภาพประกอบ ภาคผนวก A รุ่น C จำนวน 3 หน้า; ตารางราคา ภาคผนวก B ลงวันที่ กรกฎาคม 15 จำนวน 2 หน้า; ไฟล์ PDF ฉบับสุดท้าย SHA-256 เก็บรักษาไว้
หากการลงนามมาถึงในรูปแบบ PDF แบบแบน (flattened) ให้เก็บรักษาไว้แต่สอบถามวิธีการผลิตและการอนุมัติ ห้ามแก้ไข ตัดแต่ง ปรับปรุง หรือสร้างไฟล์ของผู้จัดหาขึ้นใหม่สำหรับคลังหลักฐาน เก็บส่วนขยายการทำงานแยกต่างหากและติดป้ายว่าเป็นสำเนาสำหรับทบทวน
ภาพตราที่วางแปะไม่เหมือนกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่น่าเชื่อถือ
กฎหมายลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ของจีนกำหนดเงื่อนไขความน่าเชื่อถือเกี่ยวกับการควบคุมข้อมูลการสร้างลายมือชื่อและความสามารถในการตรวจจับการเปลี่ยนแปลงต่อลายมือชื่อและข้อความข้อมูล มาตรา 14 กำหนดให้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้มีผลทางกฎหมายเช่นเดียวกับลายมือชื่อหรือตราประทับแบบเขียนด้วยมือ ดู กฎหมายปัจจุบันในฐานข้อมูลกฎหมายของกระทรวงพาณิชย์.
PNG สีแดงที่วางแปะลงใน PDF ปกติ ไม่ได้แสดงถึงการควบคุมอย่างเอกสิทธิ์ อัตลักษณ์ผู้ลงนาม สถานะใบรับรอง เวลาประทับ หรือการตรวจจับการปลอมแปลงเพียงจากลักษณะภายนอก สำหรับกระบวนการทำงานอิเล็กทรอนิกส์ ให้เก็บรักษาไฟล์ที่มีลายเซ็นดั้งเดิม บันทึกการตรวจสอบแพลตฟอร์ม ใบรับรองและผลการตรวจสอบเมื่อเกี่ยวข้อง บัญชีผู้ลงนาม เวลาประทับ และแฮชของเอกสาร การพิมพ์และสแกนใหม่อาจทำให้สูญเสียหลักฐานที่มีอยู่ในไฟล์ต้นฉบับ
แฟ้มคดี: นิติบุคคลตรงกัน อำนาจยังไม่ชัดเจน
ผู้ซื้อกำลังเจรจาข้อตกลงเครื่องมือและการจัดหาจำนวน 18 หน้า กับบริษัทชิ้นส่วนการเคลื่อนไหวในมณฑลเจียงซู ชื่อภาษาจีนที่จดทะเบียน USCC คู่สัญญาในสัญญา ผู้รับประโยชน์และชื่อบนตราที่ปรากฏตรงกัน ผู้อำนวยการฝ่ายขายลงนามและส่ง PDF ที่มีตราจากโดเมนองค์กร รายการตรวจสอบแบบมองเห็นเพียงอย่างเดียวจะระบุว่าเสร็จสมบูรณ์
ข้อตกลงยังโอนความเป็นเจ้าของเครื่องมือ มอบสิทธิ์ผูกขาดระดับภูมิภาคห้าปี และอนุญาตให้ผู้จัดหาใช้ภาพวาดของผู้ซื้อสำหรับการจ้างช่วง พันธกรณีเหล่านี้ไม่ใช่เงื่อนไขการสั่งซื้อซ้ำตามปกติ ไฟล์ไม่มีหนังสือมอบอำนาจสำหรับผู้อำนวยการฝ่ายขาย ไม่มีผู้อนุมัติที่ระบุ และไม่มีตารางภาพวาดที่สมบูรณ์ PDF ถูกส่งหลังจากผู้ซื้ออนุมัติร่างก่อนหน้าที่มีข้อกำหนดทรัพย์สินทางปัญญาต่างกัน
ผู้ซื้อบันทึก ตัวตนตรงกัน อำนาจและความสมบูรณ์ของเอกสารรอดำเนินการ. ขอการอนุญาตเฉพาะรายการ การยืนยันความถูกต้องจากบุคคลติดต่อของบริษัทที่รู้จัก ตารางการวาดแบบฉบับสมบูรณ์ และเวอร์ชันแก้ไขสีแดงที่สะอาดจากแบบร่างที่ได้รับการอนุมัติ ทนายความทบทวนว่าจำเป็นต้องได้รับการอนุมัติจากบริษัทเพิ่มเติมหรือไม่ สัญญาฉบับสุดท้ายถูกลงนามใหม่ และผู้ซื้อเก็บรักษาไฟล์ต้นฉบับ เอกสารอนุญาต บันทึกการยืนยัน มานิเฟสต์ภาคผนวก และแฮชไว้
ประเด็นไม่ใช่เรื่องวงกลมสีแดงดูน่าเชื่อถือหรือไม่ การทบทวนพบว่าเอกสารที่มีชื่อถูกต้องยังขาดหลักฐานสำหรับบุคคลและคำมั่นสัญญาที่แน่นอน
บันทึกสถานะชัดเจน หยุด หรือ escalates
| การตัดสินใจ | บันทึกขั้นต่ำ | การดำเนินการของผู้ซื้อ |
|---|---|---|
| ผ่านสำหรับขั้นตอนที่กำหนด | นิติบุคคล อำนาจ เอกสารฉบับสุดท้าย และการอนุมัติธุรกรรมที่จำเป็นได้รับการพิสูจน์แล้ว; การกำหนดเส้นทางชำระเงินปิดแยกต่างหาก | ระบุชื่อผู้อนุมัติ ขั้นตอนถัดไปที่ยอมรับได้ วันที่ และเวอร์ชันไฟล์ที่เก็บรักษาไว้ |
| หยุดชั่วคราว | ความไม่ตรงกันหรือรายการที่ขาดหายเฉพาะเจาะจงสามารถแก้ไขได้โดยไม่ต้องมีข้อสรุปทางกฎหมาย | ระบุหลักฐานที่ขาดหายไป เจ้าของงาน กำหนดเวลา และกิจกรรมต้องห้าม เช่น การลงนามหรือปล่อยเงินมัดจำ |
| escalate | อำนาจถูกโต้แย้ง เอกสารขัดแย้ง มูลค่ามีความสำคัญ หรือเกิดปัญหาการอนุมัติพิเศษ กฎหมายที่ใช้บังคับ การฉ้อโกง หรือการบังคับใช้ | ส่งลำดับเหตุการณ์ฉบับสมบูรณ์และไฟล์ต้นฉบับไปยังทนายความที่มีคุณสมบัติในจีนหรือผู้เชี่ยวชาญที่เหมาะสม |
อย่าเขียน “ตราประทับตรวจสอบแล้ว” เมื่อการทำงานเพียงจับคู่ตัวอักษรที่มองเห็นได้ การปิดงานที่ป้องกันได้ทางกฎหมายอาจอ่านว่า: ชื่อตราประทับจีนตรงกับนิติบุคคลที่จดทะเบียนบนภาพสแกนที่ทบทวน; ไม่มีการตรวจสอบทางกายภาพหรือทางนิติวิทยาศาสตร์; อำนาจของลายเซ็นได้รับการพิสูจน์โดยเอกสารอนุญาตที่มีวันที่และการยืนยันอิสระ; ไฟล์ PDF ขนาด 18 หน้าและตารางสองฉบับถูกเก็บรักษาไว้; การทบทวนทางกฎหมายเสร็จสิ้นสำหรับข้อความเป็นเอกสิทธิ์
ใช้ข้อมูลบริษัทสำหรับระบุตัวตน ไม่ใช่การตรวจสอบตราประทับ
การค้นหาบริษัทสามารถระบุชื่อจีนที่จดทะเบียน USCC สถานะปัจจุบัน ผู้แทนโดยชอบด้วยกฎหมาย ที่อยู่ และบริบทบันทึกสาธารณะอื่นๆ ได้ แต่ไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่ารอยประทับทางกายภาพมาจากตราประทับใดโดยเฉพาะ ภาพสแกนไม่ได้ถูกคัดลอก หรือพนักงานมีอำนาจสำหรับสัญญาที่ไม่ธรรมดา
ใช้ ChinaValidate ค้นหาบริษัท เพื่อสร้างชั้นข้อมูลประจำตัว จากนั้นวางผลลัพธ์ภายใน กระบวนการทำงานก่อนทำสัญญากับซัพพลายเออร์. เก็บข้อกำหนดผลิตภัณฑ์ การกำหนดเส้นทางชำระเงิน ความสามารถของโรงงาน และหลักฐานการตรวจสอบไว้ในกระบวนการทำงานของตนเอง
คำถามสุดท้ายไม่ใช่ “ตราประทับนี้ดูเป็นทางการหรือไม่?” แต่คือ: นิติบุคคลใดให้คำมั่นสัญญาใด ผ่านบุคคลใด ในเอกสารใดอย่างแม่นยำ และหลักฐานใดสนับสนุนความไว้วางใจของเรา? คู่มือนี้ให้ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับการทำ Due Diligence ทางธุรกิจ ไม่ได้ตรวจสอบตราประทับหรือกำหนดความถูกต้องหรือความสามารถในการบังคับใช้ของสัญญาเฉพาะ