Çin Şirket Mührünü Kontrol Edin

Bir şirket mührü, tek bir kontrolü bitirmek değil, üç kontrolü başlatmalıdır. Öncelikle belgede adı geçen Çinli yasal tüzel kişiliği tespit edin. Ardından işlemi kimin yaptığını veya onayladığını ve bu kişinin hangi yetkiye sahip olduğunu belirleyin. Son olarak, incelenen versiyonun daha önceki bir taslakla karıştırılmaması için tam belgeyi, ekleri ve icra izini koruyun.

Makul görünen kırmızı bir baskı, bu üç sorunun tümünü yanıtlayamaz. Kopyalanmış bir görüntü yanlış şirketin sözleşmesinde yer alabilir; gerçek bir mühür tartışmalı bir işlemde kullanılmış olabilir; yetkili bir anlaşma, sicile kaydedilmemiş bir mühür nedeniyle hâlâ itiraza konu olabilir ve şirket mührü olmayan bir sözleşme otomatik olarak geçersiz değildir. Faydalı çıktı, görsel bir hüküm değil, bir kanıt dosyasıdır.

Kimlik, yetki ve bütünlüğü ayrı iş parçacıkları olarak yürütün

Kimlik, sözde hareket eden tüzel kişinin hangisi olduğunu sorar. Güncel bir şirket kaydından tam Çince şirket adını ve Birleşik Sosyal Kredi Kodunu (USCC) kaydedin. Bu adı; sözleşme tarafı, mühür baskısı, fiyat teklifi, fatura düzenleyen ve ödeme alan ile karşılaştırın. İngilizce ticari isimler ve grup markaları, kayıtlı Çince adın yerine geçmeyen ipuçlarıdır.

Yetki, bu bireyin o tüzel kişilik adına neden bu özel taahhütte bulunabildiğini sorar. Yanıt; yasal temsilci, normalde bir çalışana emanet edilen bir rol, yazılı yetkilendirme, olağandışı bir konu için kurumsal onay, önceki iş ilişkileri veya diğer işlem gerçeklerini içerebilir. “Satış direktörü” gibi bir unvan, evrensel bir yetki sertifikası değil, araştırılması gereken bir kanıttır.

Bütünlük, fiilen neyin icra edildiğini sorar. Tam PDF’i veya kağıt aslı, sayfa sayısını, ekleri, ürün spesifikasyonunu, imza sayfasını, e-posta kaynağını ve sonraki değişiklikleri saklayın. Sayfa geçiş mührü sayfaları birbirine bağlamaya yardımcı olabilir ancak isimsiz bir tarafı, eksik bir eki, yetkisiz bir taahhüdü veya değiştirilmiş bir dosyayı onaramaz.

Nitelikli adli çalışma bu sonucu desteklemedikçe, sonucu “gerçek mühür” veya “sahte mühür” olarak özetlemeyin. Bir satın alma kaydı bunun yerine şunu diyebilir: tüzel kişilik eşleşti; yetki, isimlendirilmiş yetkilendirmeyle kanıtlandı; icra edilen PDF hash değeri saklandı; ödeme alıcısı çözümlenemedi. Bu ifade, sonraki incelemeciye neyin kontrol edildiğini ve ödemenin serbest bırakılmasını hâlâ engelleyen unsurları bildirir.

Güncel hukuk, görsel kestirmeleri özellikle güvensiz kılıyor

Çin Medeni Kanunu’nun 490. maddesi, tarafların yazılı sözleşme kullanması durumunda sözleşmenin kurulmasını ele alır: imzalamak, mühür basmak veya parmak izi bırakmak sözleşmeyi oluşturabilir. Ayrıca belirli koşullarda kabul edilmiş ifa yoluyla kuruluşu da tanır. 170 ila 172. maddeler ise çalışanların iş yetkileri kapsamındaki eylemlerini, yetkisiz vekâleti, onayı ve görünür vekâleti ayrı ayrı düzenler. Bu nedenle resmi Medeni Kanun metni, tek bir icra özelliğini tüm analizin yerine koymaya karşı bir uyarı niteliğindedir.

Bu kontrol listesi için en doğrudan kural, Çin Yüksek Halk Mahkemesi’nin 2023 tarihli Medeni Kanun’un Sözleşmeler Kısmının Genel Hükümlerine İlişkin Yorumu’nun 22. maddesidir. Pratikte:

• Yasal temsilci, sorumlu kişi veya çalışan, yetki sınırlarını aşmaksızın tüzel kişilik adına sözleşme yaparsa, tüzel kişilik basılan mührün sicile kayıtlı olmadığını veya sahte olduğunu söyleyerek sözleşmeyi geçersiz kılamaz.
• Belgede yetkili bir kişinin imzası veya parmak izi var ancak tüzel kişilik mührü yoksa, taraflar mühür basmayı kuruluş şartı olarak belirlemedikçe ve karşı taraf bu kişinin yetki sınırlarını aşmadığını kanıtladığı sürece sözleşme tüzel kişiliği bağlayabilir.
• Belgede yalnızca tüzel kişilik mührü var ve herhangi bir kişinin imzası veya parmak izi yoksa, karşı tarafın sözleşmenin yetkili bir kişi tarafından yapıldığını kanıtlaması gerekir.
• Yetkinin aşıldığı durumlarda, görünür temsilcilik veya görünür vekâlet hâlâ önem taşıyabilir; 20, 21 ve 23. maddeler özel karar, çalışan yetkisi ve iş birliği bağlamını ekler.

2023 yılında revize edilen Şirketler Kanunu başka bir katman ekler. 11. madde, yasal temsilcinin şirket adına üstlendiği medeni faaliyetlerin sonuçlarının şirkete ait olduğunu ve dahili kısıtlamaların genellikle iyi niyetli karşı tarafa karşı ileri sürülemeyeceğini belirtir. Güncel Şirketler Kanunu’nun resmi piyasa düzenleyici yayınına bakınız. Özel onay kuralları ve işlemin gerçekleri hâlâ spesifik analiz gerektirebilir.

Bir alıcı için sonuç dar kapsamlıdır: Mührün görünümü, sicil durumu, imza, rol, yetki, işlem geçmişi ve belge hükümleri bağlantılı kanıtlardır. Hiçbiri tek başına çevrimiçi bir geçerlilik anahtarı değildir. Önemli sorular, tam dosya ile birlikte Çin Halk Cumhuriyeti’nde yetkili hukuk danışmanlarına yönlendirilmelidir.

Mühre bir işlev atamadan önce onu tanımlayın

Tedarikçiler birkaç mühür kullanabilir. Bunların muhafazası ve kesin kullanım amacı şirket ve bölgeye göre değişebilir; bu nedenle tedarikçiden mührün Çince adını belirtmesini ve bu belgede neden göründüğünü açıklamasını isteyin. Aşağıdaki matris bir yönlendirme aracıdır, hukuki etki tablosu değildir.

Sunulan mühür	Olası belge bağlamı	Alıcı yanıtı
Şirket mührü 公章	Genel şirket eylemleri ve resmi belgeler.	Tam Çince adı eşleştirin, ardından kişi ve yetki incelemesine devam edin.
Sözleşme mührü 合同专用章	Şirketin mühür kontrol süreci altındaki sözleşmeler.	Mührün adı geçen tüzel kişiliğe ait olduğunu ve bu sözleşme iş akışına uygun olduğunu doğrulayın.
Finans mührü 财务专用章	Bankacılık ve finans operasyonları.	Bir tedarik sözleşmesini icra ettiğini varsaymayın; neden kullanıldığını sorun.
Fatura mührü 发票专用章	Çin vergi faturaları ve fatura prosedürleri.	Fatura kanıtını sözleşme yetkisinden ayrı değerlendirin.
Yasal temsilci mührü 法定代表人章	Şirket prosedürlerinde kullanılan kişisel isim mührü.	Kişiyi güncel kayıtla eşleştirin ve eşlik eden şirket eylemini tanımlayın.
Departman, ihracat, kalite kontrol veya İngilizce damga	Dahili yönlendirme, denetim, depo veya yurtdışına yönelik evraklar.	Bunu sessizce resmi şirket veya sözleşme mührü olarak yeniden etiketlemeyin.

İngiltere hükümetinin iş riski rehberi, şirket ve finans mühürlerini tanımlar ve kısıtlı muhafaza, erişim ayrımı, kullanım günlükleri ve periyodik inceleme gibi kontroller önerir. İngilizce dilindeki mühür sistemi bölümü faydalı operasyonel bağlam sağlar. Güncel Çin hukuku ve işleme özgü tavsiyeler hukuki kaynaklar olmaya devam eder.

Karakterleri karşılaştırmadan önce kanıt paketini dondurun

Bir sohbete yapıştırılmış ekran görüntüsünden değil, kaynaktan başlayın. Orijinal e-postayı ve eki kaydedin, ne zaman ve kimden geldiğini not edin ve dosyaya bir sürüm etiketi verin. Yüksek değerli bir işlem için, sonraki incelemecilerin aynı baytları incelediklerini gösterebilmeleri amacıyla nihai PDF’in hash değerini saklayın.

Asgari paket şunları içermelidir:

• güncel bir şirket kaydı ve net bir işletme ruhsatı kopyası;
• metin olarak yazılmış Çince yasal unvan ve USCC;
• tam sözleşme, ekler, çizimler ve öncelik hükmü;
• imzalayanın Çince adı, rolü, kurumsal iletişim bilgisi ve iddia edilen yetkisi;
• dayanılan herhangi bir yetkilendirme, karar, onay veya teyit;
• fiyat teklifi, satın alma emri, fatura düzenleyen, lehtar ve tüzel kişilik rolü açıklaması;
• nihai icra e-postası ve herhangi bir değişiklik veya feragat.

Belge alanları tanıdık değilse işletme ruhsatı rehberini kullanın. Satış iletişimi yalnızca bir İngilizce isim sağladıysa, mührü okumadan önce İngilizce isim araştırma iş akışı ile tüzel kişiliği çözün.

Kimlik iş parçacığını karakter karakter yürütün

En net mevcut baskıdan dış halkadaki Çince adı transkribe edin, ancak okunamayan her karakteri okunamaz olarak işaretleyin. Adın eşleşmesini sağlayacağı için bir karakteri tahmin etmeyin. Diziyi; şehir veya eyalet ön ekleri, parantez içindeki konum ifadeleri ve şirket tipi soneki dahil olmak üzere kayıtlı adla karşılaştırın.

Tek karakterlik fark otomatik olarak dolandırıcılık değildir. Başka bir grup tüzel kişiliğine, yeniden adlandırılmış bir şirkete, eski bir belgeye, bir yan kuruluşa veya kötü bir taramaya işaret edebilir. Her açıklama farklı bir kanıt talebi yaratır. “Aynı grup” sonucunu kabul etmek yerine, her iki şirketin kayıtlarını, isim değişikliği kaydını veya daha temiz bir aslını isteyin.

Ardından sözleşme etrafındaki rolleri haritalayın: satıcı, üretici, fikri mülkiyet sahibi, fatura düzenleyen, ihracatçı ve banka lehtarı. Meşru bir işlem birkaç tüzel kişiliği içerebilir, ancak sözleşme teslimat, kalite, iade, garanti ve fikri mülkiyet yükümlülüklerinden kimin sorumlu olduğunu açıklamalıdır. Ödeme ayağı için banka lehtarı rehberini kullanın; şirket mührü, üçüncü taraf bir hesabın yetkili olduğunu kanıtlamaz.

Yetki iş parçacığını kişiden taahhüde doğru yürütün

Kimin müzakere ettiğini, nihai versiyonu kimin gönderdiğini, kimin imzaladığını, mührü kimin uyguladığını veya ayarladığını ve icrayı kimin onayladığını kaydedin. İmzalayanın adını güncel yasal temsilci kaydı ile karşılaştırın. Başka bir çalışan imzalıyorsa, yalnızca İngilizce unvana güvenmek yerine normal iş rolünü ve taahhüdün büyüklüğü ile türünü tanımlayın.

Yetki kanıtı işleme uygun olmalıdır. Rutin bir satın alma emri; kalıp mülkiyeti devri, uzun süreli münhasırlık, fikri mülkiyet devri, teminat, gayrimenkul meselesi veya olağandışı ilişkili taraf ödemesinden farklıdır. Kişiyi, tüzel kişiliği, konuyu, kapsamı ve süreyi belirten yazılı bir yetkilendirme isteyin. Hukuk, şirket yönetişimi veya hukuk danışmanı belirli bir kurumsal kararın gerekli olduğunu gösteriyorsa, bir satış personelinin güvencesi yerine o kararı saklayın.

Hassas yetkiyi, yalnızca tartışmalı mesajda sağlanan bir kanal üzerinden değil, bilinen bir kurumsal alan adı, daha önce doğrulanmış bir numara veya başka bir yerleşik şirket iletişim noktası aracılığıyla teyit edin. Geri arama tarihini, kişiyi, soruları ve yanıtları kaydedin. Geri arama bir kanıt noktasını çözer; nihai alıcı onayının yerine geçmez.

Bütünlük iş parçacığını her sayfa ve ekte yürütün

Nihai dosyayı onaylanmış taslakla karşılaştırın. Taraf adlarını, sayfa sayısını, revizyonu, ek listesini, ürün spesifikasyonunu, fiyatları, ödeme kilometre taşlarını, teslimat koşullarını, tazminatları, fikri mülkiyet hükümlerini, uygulanacak hukuku, uyuşmazlık hükmünü ve imza sayfasını kontrol edin. Referans verilen eklerin gerçekten mevcut ve sürümlendirilmiş olduğundan emin olun.

Sayfa kenarı veya sayfa geçiş baskısı sayfa sürekliliğini destekleyebilir ancak bir belge manifestosunun yerine geçmez. Taranan sayfalar eklenebilir, çıkarılabilir veya yeniden sıralanabilir. Şu şekilde tek satırlık bir manifesto tutun: Çerçeve sözleşme v4, 18 sayfa; Ek A çizim indeksi rev C, 3 sayfa; Ek B fiyat listesi 15 Temmuz tarihli, 2 sayfa; nihai PDF SHA-256 saklandı.

İcra düzleştirilmiş bir PDF olarak gelirse, onu koruyun ancak nasıl üretildiğini ve onaylandığını sorun. Kanıt arşivi için tedarikçinin dosyasını asla düzenlemeyin, kırpma, iyileştirme veya yeniden oluşturma yapmayın. Herhangi bir çalışma büyütmesini ayrı saklayın ve inceleme kopyası olarak etiketleyin.

Yapıştırılmış bir mühür görüntüsü, güvenilir bir elektronik imza ile aynı değildir

Çin'in Elektronik İmza Kanunu, imza oluşturma verilerinin kontrolü ile imzada ve veri mesajında yapılan değişikliklerin tespit edilebilmesi konusunda güvenilirlik koşulları belirler. 14. madde, güvenilir bir elektronik imzaya el yazısı imza veya mühürle aynı hukuki geçerlilik tanır. Ticaret Bakanlığı hukuk veri tabanındaki güncel kanun metnine bakınız.

Sıradan bir PDF dosyasına yapıştırılan kırmızı renkli bir PNG görüntüsü, yalnızca görünümüne dayanarak münhasir kontrolü, imzalayanın kimliğini, sertifika durumunu, zaman damgasını veya kurcalama tespiti yeteneğini göstermez. Elektronik bir iş akışı için, uygulanabilir olduğu durumlarda yerel olarak imzalanmış dosyayı, platform denetim izini, sertifikayı ve doğrulama sonucunu, imzalayan hesabını, zaman damgalarını ve belge özet değerini (hash) saklayın. Yazdırıp yeniden taramak, yerel dosyada mevcut olan delillerin kaybolmasına neden olabilir.

Vaka dosyası: tüzel kişi eşleşiyor, yetki konusu kapanmıyor

Bir alıcı, Jiangsu eyaletindeki bir hareketli parça üreticisi şirketle 18 sayfalık bir kalıp ve tedarik sözleşmesini müzakere etmektedir. Kayıtlı Çince yasal unvan, Birleşik Sosyal Kredi Kodu (USCC), sözleşme tarafı, gerçek faydalanıcı ve görünen mühür adı birbirleriyle uyumludur. Satış direktörü imzalar ve şirket alan adından mühürlü bir PDF gönderir. Yalnızca görsel kontrole dayalı bir kontrol listesi bunu tamamlanmış olarak işaretleyecektir.

Sözleşme ayrıca kalıp mülkiyetinin devrini içerir, beş yıllık bölgesel münhasirlik hakkı verir ve tedarikçinin alt yüklenicilik için alıcının çizimlerini kullanmasına izin verir. Bu taahhütler rutin sipariş tekrar şartları değildir. Dosyada satış direktörü için herhangi bir yetkilendirme belgesi, belirlenmiş bir onaylayıcı veya eksiksiz bir çizim programı bulunmamaktadır. PDF, alıcının farklı fikri mülkiyet ifadeleri içeren önceki bir taslağı onaylamasından sonra gönderilmiştir.

Alıcı, kimlik eşleşti; yetki ve belge bütünlüğü askıda kaydını düşer. İşleme özel bir yetkilendirme, bilinen bir şirket yetkilisinden bağımsız teyit, eksiksiz çizim programı ve onaylı taslaktan temiz bir karşılaştırmalı revizyon (redline) talep eder. Hukuk danışmanlığı, ek bir kurumsal onayın uygun olup olmadığını değerlendirir. Nihai sözleşme yeniden imzalanır ve alıcı yerel dosyayı, yetkilendirme belgesini, teyit notunu, ek listesini ve özet değeri (hash) saklar.

Sorun, kırmızı dairenin inandırıcı görünüp görünmediği değildi. İnceleme, doğru isimlendirilmiş bir belgenin bile kişi ve kesin taahhüt için yeterli delil sunmadığını ortaya koydu.

Net, bekletme veya üst yönetime aktarma kaydı oluşturun

Karar	Asgari kayıt	Alıcı eylemi
Belirtilen adım için onaylandı	Tüzel kişi, yetki, nihai belge ve gerekli işlem onayları belgelendirilmiştir; ödeme yönlendirmesi ayrı olarak kapatılmıştır.	Onaylayıcıyı, izin verilen sonraki adımı, tarihi ve saklanan dosya sürümünü belirtin.
Beklet	Belirli bir uyumsuzluk veya eksik öğe, hukuki bir sonuca varılmadan düzeltilebilir.	Eksik delilleri, sorumlu kişiyi, son tarihi ve imzalama veya depozito serbest bırakma gibi yasaklanmış eylemleri listeleyin.
Üst yönetime aktar	Yetki tartışmalıysa, belgeler çelişiyorsa, değer önemliyse veya özel onay, uygulanacak hukuk, dolandırıcılık veya icra sorunları ortaya çıkıyorsa.	Tam kronolojiyi ve yerel dosyaları Çin Halk Cumhuriyeti'nde yetkili hukuk danışmanına veya ilgili uzmana gönderin.

Yapılan çalışma yalnızca görünen karakterleri eşleştirdiyse “mühür doğrulandı” yazmayın. Savunulabilir bir kapatma kaydı şöyle olabilir: İncelenen taraktaki Çin mührü adı kayıtlı tüzel kişiyle eşleşti; fiziksel veya adli bilişim doğrulaması yapılmadı; imzalayanın yetkisi tarihli yetkilendirme belgesi ve bağımsız teyitle desteklendi; nihai 18 sayfalık PDF ve iki ek liste saklandı; münhasirlik maddesi için hukuk incelemesi tamamlandı.

Kimlik tespiti için şirket verilerini kullanın, mühür doğrulaması için değil

Bir şirket sorgulaması, kayıtlı Çince yasal unvanı, Tekil Sosyal Kredi Kodunu (USCC), güncel durumu, yasal temsilciyi, adresi ve diğer kamuya açık kayıt bağlamını tesis edebilir. Ancak fiziksel bir baskının belirli bir mühürden geldiğini, taranmış bir görüntünün kopyalanmadığını veya bir çalışanın olağandışı bir sözleşme için yetkisi olduğunu kanıtlayamaz.

Kimlik katmanını oluşturmak için ChinaValidate şirket sorgulamasını kullanın, ardından sonucu daha geniş sözleşme öncesi tedarikçi değerlendirme iş akışı içine yerleştirin. Ürün şartlarını, ödeme yönlendirmesini, fabrika kapasitesini ve denetim delillerini kendi iş akışlarında tutun.

Nihai soru “Bu damga resmi görünüyor mu?” değildir. Soru şudur: Hangi tüzel kişi, hangi kişi aracılığıyla, hangi kesin belgede hangi taahhütte bulundu ve bizim güvenimize dayanak teşkil eden deliller nelerdir? Bu kılavuz genel ticari durum tespiti bilgileri sağlar. Bir mührü doğrulamaz veya belirli bir sözleşmenin geçerliliğini veya icra edilebilirliğini belirlemez.