Công cụ xác minh doanh nghiệp Trung Quốc

Đối với các công ty tại Đại lục Trung Quốc, quy trình xác minh bắt đầu bằng việc chọn đúng đối tượng cần kiểm tra. Tra cứu doanh nghiệp giúp nhận diện một doanh nghiệp đã đăng ký. Kiểm tra giấy phép kinh doanh sẽ đối chiếu các chi tiết trên tài liệu với thông tin của công ty. Kiểm tra hóa đơn xem xét một hóa đơn thuế Trung Quốc cụ thể. Mỗi phương thức đưa ra một kết quả khác nhau, ngay cả khi cả ba đều liên quan đến cùng một nhà cung cấp.

Nếu bạn đã có tên công ty Trung Quốc hoặc mã số đăng ký, hãy bắt đầu với tra cứu doanh nghiệp. Nếu điểm xuất phát của bạn là ảnh chụp giấy phép, hãy sử dụng công cụ kiểm tra giấy phép để trích xuất và đối chiếu các trường thông tin. Nếu bạn cần kiểm tra hóa đơn VAT Trung Quốc, hãy dùng chức năng xác minh hóa đơn. Bổ sung thêm một bước kiểm tra khác khi nó giải đáp được câu hỏi còn lại về tài liệu bạn đang có trước mắt.

1. Bắt đầu từ tài liệu của bạn

Trang web, email bán hàng và tài liệu của một nhà cung cấp có thể sử dụng các tên gọi khác nhau. Trước khi mở công cụ, hãy phân biệt rõ những gì bạn đã nhận được với những gì bạn muốn xác lập. Việc tra cứu tên thương mại bằng tiếng Anh, đối chiếu giấy phép Trung Quốc và kiểm tra số hóa đơn là những nhiệm vụ khác nhau.

Tài liệu khởi điểm của bạn	Nhiệm vụ trước mắt của bạn	Công cụ đầu tiên hữu ích
Tên công ty hoặc mã số đăng ký	Tìm đúng công ty dự kiến và đọc các thông tin hiện có của công ty đó	Tra cứu doanh nghiệp
Hình ảnh hoặc tệp PDF giấy phép kinh doanh Trung Quốc	Đọc các trường thông tin của công ty và đối chiếu với hồ sơ công ty	Xác minh giấy phép kinh doanh
Hóa đơn VAT Trung Quốc	Kiểm tra chi tiết và trạng thái phản hồi của hóa đơn đó	Xác minh hóa đơn

Tên pháp lý đầy đủ bằng tiếng Trung hoặc Mã tín dụng xã hội thống nhất (USCC) thường cung cấp tham chiếu định danh rõ ràng hơn so với thương hiệu tiếng Anh. Hãy giữ nguyên văn bản tiếng Trung gốc khi nhà cung cấp gửi cho bạn. Bản dịch tiếng Anh giúp đồng nghiệp dễ đọc hồ sơ, nhưng không nên thay thế tên gốc trong quá trình đối chiếu của bạn.

Nếu mã sao chép có vẻ thiếu hoặc nhập sai, công cụ xác thực USCC có thể kiểm tra cấu trúc và chữ số kiểm tra trước khi thực hiện tra cứu doanh nghiệp. Một mã hợp lệ về mặt cấu trúc là dữ liệu đầu vào tốt hơn; điều này không phải là bằng chứng cho thấy công ty tồn tại hoặc người gửi đại diện cho công ty đó.

Đối với nhiều nhà cung cấp, danh sách nhà cung cấp theo lô giúp sắp xếp và loại bỏ các mục trùng lặp trước khi bạn mở từng kiểm tra riêng lẻ. Giữ mỗi công ty dự kiến ở một hàng riêng. Các tên tiếng Anh tương tự nhau không được khiến bạn gộp hai doanh nghiệp thành một trước khi đã đối chiếu định danh tiếng Trung của họ.

Loại tài liệu cũng rất quan trọng. Hóa đơn thương mại xuất khẩu hoặc hóa đơn pro forma không tự động là hóa đơn thuế Trung Quốc, thường được gọi là fapiao. Hãy xác định rõ tài liệu trước khi cố gắng nhập số tham chiếu của nó vào công cụ kiểm tra hóa đơn VAT. Bài viết so sánh fapiao và hóa đơn thương mại giải thích sự khác biệt này.

2. So sánh ba phương thức kiểm tra

Sự khác biệt thực tế nằm ở phạm vi của kết quả. Một kết quả tra cứu doanh nghiệp rõ ràng không trả lời được liệu hóa đơn đã được xác minh hay chưa. Một lần kiểm tra hóa đơn thành công không cho bạn biết liệu hình ảnh giấy phép có phản ánh đúng địa chỉ đăng ký hiện tại của công ty hay không. Hãy đọc từng kết quả dựa trên nhiệm vụ đã dẫn bạn đến đó.

Tra cứu doanh nghiệp

Sử dụng tra cứu doanh nghiệp khi điểm chưa chắc chắn chính là thực thể kinh doanh đứng sau một tên gọi hoặc mã định danh. Hãy kiểm tra kết quả đã chọn trước khi đọc chi tiết: một kết quả trùng khớp tên hợp lý sẽ ít hữu ích nếu bạn đã chọn nhầm một công ty khác trong cùng thành phố hoặc ngành nghề.

Lưu lại tên pháp lý tiếng Trung và mã đầy đủ từ hồ sơ đã chọn. Sau đó, đọc các thông tin đăng ký hiện có phù hợp với nhiệm vụ của bạn. Nếu bạn chỉ cần xác định công ty được nêu trong phần giới thiệu của nhà cung cấp, việc tra cứu doanh nghiệp có thể giải đáp ngay câu hỏi này mà không cần kiểm tra giấy phép hoặc hóa đơn.

Hướng dẫn tra cứu doanh nghiệp riêng biệt đề cập đến các đầu vào tìm kiếm và cách lựa chọn kết quả. Đây cũng là nơi thích hợp để quay lại khi một tài liệu khác cung cấp cho bạn mã định danh doanh nghiệp mà bạn chưa tra cứu.

Xác minh giấy phép kinh doanh

Sử dụng công cụ xác minh giấy phép kinh doanh khi bạn nhận được giấy phép thay vì các chi tiết doanh nghiệp đã nhập đáng tin cậy. Công cụ này đọc tài liệu và so sánh bảy trường thông tin, bao gồm tên, Mã tín dụng xã hội thống nhất (USCC), Người đại diện theo pháp luật, Vốn đăng ký, địa chỉ, ngày thành lập và Phạm vi kinh doanh.

Kiểm tra văn bản đã trích xuất trước khi diễn giải sự khác biệt. Một ký tự bị mờ và một sự khác biệt thực sự giữa tài liệu và hồ sơ doanh nghiệp đòi hỏi các bước xử lý tiếp theo khác nhau. Yêu cầu hình ảnh rõ nét hơn sẽ giải quyết vấn đề đầu tiên; đặt câu hỏi về trường cụ thể và kiểm tra các ngày tháng liên quan sẽ giải quyết vấn đề thứ hai.

Việc so sánh này không xác thực hình ảnh hoặc con dấu trên đó. Giấy phép kinh doanh điện tử chính thức là một chứng thư được ký số với các cơ chế xác thực riêng theo quy định về giấy phép điện tử của SAMR. Ảnh chụp giấy phép và việc xác minh chứng thư chính thức đó phục vụ các mục đích khác nhau.

Xác minh hóa đơn

Sử dụng công cụ xác minh hóa đơn cho hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) Trung Quốc được hỗ trợ. Chọn phương án tải tệp hoặc nhập thủ công, cung cấp các trường thông tin được yêu cầu cho loại hóa đơn, và đọc đồng thời thông tin cùng trạng thái trả về.

Hướng dẫn xác minh hóa đơn chính thức của Trung Quốc định nghĩa kết quả dựa trên thông tin của hóa đơn được truy vấn. Phạm vi này rất hữu ích: hãy ghi lại kết quả thực tế của hóa đơn, sau đó sử dụng tra cứu doanh nghiệp cho một câu hỏi riêng biệt về danh tính kinh doanh của bên phát hành.

Nếu việc kiểm tra không tạo ra kết quả khả dụng, hãy giữ trạng thái đó tách biệt với việc xác minh thành công hoặc phát hiện giả mạo. Trước hết, hãy xem xét đầu vào và lời giải thích trả về. Hướng dẫn xác minh hóa đơn VAT giải thích quy trình chi tiết về đầu vào và kết quả.

3. Liên kết các danh tính doanh nghiệp

Khi bạn có nhiều hơn một kết quả, hãy tự so sánh chúng bằng cách sử dụng tên pháp lý tiếng Trung và mã định danh doanh nghiệp đầy đủ. Mục tiêu là xác định tài liệu nào đề cập đến cùng một thực thể đã đăng ký, đồng thời vẫn giữ rõ ràng từng kết quả kiểm tra riêng lẻ.

Mã USCC hữu ích trong trường hợp này vì quy định quản lý mã quốc gia đảm bảo một định danh duy nhất, xuyên suốt vòng đời. Tên công ty có thể thay đổi, nên sự khác biệt về tên cần được điều tra cùng với mã và các ngày tháng liên quan. Không tự ý sửa đổi tài liệu của nhà cung cấp để làm cho các tên trùng khớp.

1. Giữ nguyên tên gốc và mã đầy đủ. So sánh từng ký tự. Tên viết tắt trong email hoặc tên dịch trong báo cáo không thể thay thế cho danh tính pháp lý tiếng Trung.
2. Chọn bên liên quan trên hóa đơn cho phù hợp. Hóa đơn chứa thông tin người mua và người bán. Khi kiểm tra nhà cung cấp phát hành hóa đơn, hãy so sánh tên và mã định danh của người bán, thay vì vô tình sử dụng thông tin của người mua.
3. So sánh ngày tháng và các trường thông tin một cách riêng biệt. Ghi chú thời điểm bạn nhận được giấy phép, thời điểm hóa đơn được phát hành và thời điểm thông tin doanh nghiệp được kiểm tra. Một tài liệu có thể phản ánh trạng thái ở thời điểm trước đó.
4. Giải thích sự khác biệt bằng bằng chứng cụ thể. Xác định trường thông tin, hai giá trị khác nhau và nguồn của chúng. Yêu cầu làm rõ hoặc tài liệu cập nhật mà không coi mọi sự khác biệt đều là cùng một vấn đề.

Đăng ký doanh nghiệp và các tài liệu có thể thay đổi tại các thời điểm khác nhau. Các quy định về đăng ký trong Luật Công ty phân biệt các nội dung đã đăng ký, giấy phép kinh doanh và các thay đổi đối với thông tin đã ghi nhận. Đối với người đọc đang so sánh tài liệu, hệ quả thực tiễn là cần kiểm tra sự thay đổi cụ thể thay vì giả định rằng bản sao cũ hơn là hồ sơ hiện tại.

Những gì bạn quan sát được	Những bước kiểm tra tiếp theo	Những thông tin cần lưu giữ
Mã số trùng khớp, nhưng địa chỉ khác nhau	Độ chính xác của việc trích xuất dữ liệu, niên đại của tài liệu và thông tin doanh nghiệp hiện có	Cả hai địa chỉ và các ngày tháng liên quan
Tên tiếng Anh khác nhau	Tên gốc bằng tiếng Trung và mã định danh đầy đủ	Văn bản gốc và từng tên dịch hoặc tên giao dịch
Bên bán trên hóa đơn có mã số khác	Hồ sơ công ty của bên bán và vai trò đã giải thích của họ trong giao dịch	Hai pháp nhân riêng biệt và lời giải thích từ nhà cung cấp
Việc kiểm tra hóa đơn chưa hoàn tất	Các trường dữ liệu đã nộp và kết quả giải thích trả về	Kết quả chưa hoàn chỉnh, không gắn nhãn hóa đơn là đã xác minh

Bằng chứng đăng ký cũng có những hạn chế ngoài phạm vi so sánh này. Một hồ sơ kinh doanh tự nó không chứng minh năng lực sản xuất tại nhà máy hoặc hiệu suất giao hàng. Bài thảo luận của Ocean Port Link về giấy phép nhà cung cấp đưa ra sự phân biệt hữu ích giữa một doanh nghiệp đã đăng ký và vai trò vận hành thực tế của nó. Hãy sử dụng các công cụ này để giải quyết đúng những câu hỏi về công ty và tài liệu mà chúng được thiết kế để xử lý.

4. Thực hiện theo hai quy trình phổ biến

Kiểm tra giấy phép ngay khi tiếp xúc lần đầu

Ví dụ minh họa: người mua nhận được hình ảnh giấy phép từ một nhà cung cấp mới, kèm theo tên giao dịch bằng tiếng Anh. Người mua muốn xác định doanh nghiệp đã đăng ký trước khi đưa vào danh sách rút gọn. Ở giai đoạn này, không có hóa đơn nào để kiểm tra.

1. Tải lên giấy phép có thể đọc rõ và kiểm tra tên tiếng Trung cùng mã số đã được trích xuất.
2. Xem kết quả so sánh các trường dữ liệu. Nếu hình ảnh không rõ ràng, hãy xin bản sao tốt hơn trước khi diễn giải trường dữ liệu bị ảnh hưởng.
3. Mở thông tin công ty tương ứng và xác nhận rằng danh tính của công ty khớp với tài liệu.
4. Lưu trữ cùng lúc giấy phép gốc, danh tính công ty đã chọn và bất kỳ điểm khác biệt nào chưa được giải quyết.

Kết quả hữu ích là một công ty được định danh rõ ràng, liên kết với giấy phép đã cung cấp, kèm theo các kết quả so sánh cụ thể. Tên giao dịch bằng tiếng Anh có thể được giữ lại làm tham chiếu cho trao đổi thư từ. Tuy nhiên, tên này không nên trở thành định danh duy nhất trong hồ sơ nhà cung cấp nội bộ của người mua.

Nhận hóa đơn sau tra cứu

Ví dụ minh họa: người mua đã ghi nhận tên tiếng Trung và Mã số Tín dụng Xã hội Thống nhất (USCC) của nhà cung cấp. Sau đó, một hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) của Trung Quốc được gửi đến. Nhiệm vụ mới liên quan đến hóa đơn đó và bên bán trên hóa đơn, nên nếu chỉ lặp lại việc tìm kiếm tên công ty ban đầu thì hóa đơn sẽ vẫn chưa được kiểm tra.

1. Gửi hóa đơn qua quy trình xác minh phù hợp và lưu giữ kết quả trả về.
2. Xem phần thông tin bên bán và so sánh mã định danh công ty của họ với hồ sơ nhà cung cấp.
3. Nếu các mã định danh trùng khớp, ghi nhận sự trùng khớp về thông tin doanh nghiệp cùng với kết quả kiểm tra hóa đơn.
4. Nếu chúng khác nhau, hãy tra cứu bên bán thực tế và làm rõ vai trò của họ trước khi gộp các tài liệu vào cùng một hồ sơ công ty.

Nhà cung cấp có thể giải thích rằng một công ty khác đã phát hành hóa đơn. Lời giải thích đó giúp bạn xác định một pháp nhân thứ hai; nó không khiến hai công ty trở nên thay thế cho nhau. Hãy giữ hồ sơ của họ riêng biệt và lưu giữ lời giải thích cùng với các tài liệu giao dịch.

Các quy trình này minh họa việc lựa chọn công cụ, không phải yêu cầu phải chạy mọi công cụ cho mọi nhà cung cấp. Việc kiểm tra giấy phép hữu ích khi chính tài liệu cần được so sánh. Việc kiểm tra hóa đơn trở nên liên quan khi bạn có một hóa đơn thuế để xem xét. Tìm kiếm thông tin công ty cung cấp bối cảnh danh tính trong cả hai quy trình.

5. Giữ kết quả dễ dàng rà soát

Một bàn giao hữu ích cho biết chính xác những gì đã được kiểm tra. Tránh nén nhiều kết quả khác nhau vào một ghi chú duy nhất nói rằng “nhà cung cấp đã được xác minh”. Người xem xét hồ sơ sau này cần có thể phân biệt rõ ràng giữa hồ sơ công ty, kết quả so sánh giấy phép và kết quả hóa đơn.

• Công ty: Tên pháp lý tiếng Trung, mã định danh đầy đủ, hồ sơ đã chọn và ngày tra cứu.
• Giấy phép: Tệp nhận được, kết quả so sánh và bất kỳ trường dữ liệu nào cần làm rõ.
• Hóa đơn: Số tham chiếu hóa đơn, bên liên quan, trạng thái trả về và ngày xác minh.
• Điểm tồn đọng: Sự khác biệt cụ thể, yêu cầu làm rõ và tài liệu còn thiếu.

Ví dụ: “địa chỉ trên giấy phép khác với hồ sơ công ty; đã yêu cầu bản cập nhật” hữu ích hơn là “tài liệu không nhất quán”. Tương tự, “mã số bên bán trên hóa đơn khớp với mã số nhà cung cấp đã ghi nhận” mô tả một phép so sánh danh tính mà không ngụ ý rằng việc kiểm tra hóa đơn đã đánh giá hiệu suất tương lai của nhà cung cấp.

Bắt đầu với thông tin bạn đã có: tra cứu công ty, so sánh giấy phép kinh doanh hoặc xác minh hóa đơn Trung Quốc. Sử dụng công cụ tiếp theo khi nó trả lời một câu hỏi cụ thể còn tồn tại sau kết quả đầu tiên.