Tools zur Überprüfung chinesischer Unternehmen

Bei Unternehmen aus dem chinesischen Festland beginnt die Überprüfung mit der Auswahl des richtigen Prüfobjekts. Eine Unternehmenssuche identifiziert ein registriertes Unternehmen. Eine Prüfung der Gewerbelizenz vergleicht die Angaben auf einem Dokument mit den Unternehmensdaten. Eine Rechnungsprüfung untersucht eine bestimmte chinesische Steuerrechnung. Jede Methode liefert eine andere Antwort, auch wenn sich alle drei auf denselben Lieferanten beziehen.

Wenn Sie bereits einen chinesischen Firmennamen oder eine Registrierungsnummer haben, beginnen Sie mit der Unternehmenssuche. Wenn Ihr Ausgangspunkt ein Foto der Lizenz ist, nutzen Sie das Lizenz-Tool, um die Felder zu extrahieren und zu vergleichen. Wenn Sie eine chinesische Mehrwertsteuerrechnung prüfen müssen, verwenden Sie die Rechnungsverifizierung. Fügen Sie eine weitere Prüfung hinzu, wenn sie eine verbleibende Frage zu den vorliegenden Unterlagen beantwortet.

1. Beginnen Sie mit Ihren Unterlagen

Die Website eines Lieferanten, Verkaufs-E-Mails und Dokumente können unterschiedliche Namen verwenden. Trennen Sie vor dem Öffnen eines Tools, was Sie erhalten haben, von dem, was Sie feststellen möchten. Die Suche nach einem englischen Handelsnamen, der Vergleich einer chinesischen Lizenz und die Prüfung einer Rechnungsnummer sind unterschiedliche Aufgaben.

Ihre Ausgangsunterlagen	Ihre unmittelbare Aufgabe	Nützliches Erst-Tool
Firmenname oder Registrierungsnummer	Das gewünschte Unternehmen finden und seine verfügbaren Informationen einsehen	Unternehmenssuche
Ein Bild oder PDF einer chinesischen Gewerbelizenz	Die Unternehmensfelder lesen und mit dem Unternehmensdatensatz vergleichen	Prüfung der Gewerbelizenz
Eine chinesische Mehrwertsteuerrechnung (Fapiao)	Die Details der Rechnung und den zurückgemeldeten Status prüfen	Rechnungsverifizierung

Ein vollständiger chinesischer Rechtsname oder der Einheitliche Sozialkreditcode (USCC) bietet meist eine klarere Identitätsreferenz als eine englische Marke. Bewahren Sie den ursprünglichen chinesischen Text auf, wenn ein Lieferant ihn übermittelt. Eine englische Übersetzung hilft Kollegen beim Lesen des Datensatzes, sollte aber den Originalnamen in Ihrem Vergleich nicht ersetzen.

Wenn ein kopierter Code unvollständig oder fehlerhaft erscheint, kann der USCC-Validator seine Struktur und Prüfziffer vor einer Unternehmenssuche überprüfen. Ein strukturell gültiger Code ist eine bessere Eingabe; er ist jedoch kein Beweis dafür, dass das Unternehmen existiert oder dass der Absender es vertritt.

Für mehrere Lieferanten hilft die Batch-Lieferantenliste, Einträge zu organisieren und Duplikate zu entfernen, bevor Sie die individuellen Prüfungen öffnen. Führen Sie für jedes beabsichtigte Unternehmen eine separate Zeile. Ähnliche englische Namen sollten Sie nicht dazu verleiten, zwei Unternehmen zusammenzufassen, bevor Sie ihre chinesischen Identitäten verglichen haben.

Die Dokumentenkategorie ist ebenfalls wichtig. Eine Export-Handelsrechnung oder Pro-forma-Rechnung ist nicht automatisch eine chinesische Steuerrechnung, oft als Fapiao bezeichnet. Identifizieren Sie das Material, bevor Sie versuchen, seine Referenznummer in ein Prüftool für Mehrwertsteuerrechnungen einzugeben. Der Vergleich zwischen Fapiao und Handelsrechnung erläutert diese Unterscheidung.

2. Vergleichen Sie die drei Prüfungen

Der praktische Unterschied liegt im Umfang des Ergebnisses. Ein klares Ergebnis der Unternehmenssuche beantwortet nicht, ob eine Rechnung verifiziert wurde. Eine erfolgreiche Rechnungsprüfung sagt Ihnen nicht, ob ein Lizenzbild die aktuelle registrierte Adresse des Unternehmens widerspiegelt. Bewerten Sie jedes Ergebnis im Hinblick auf die Aufgabe, die Sie zur Prüfung geführt hat.

Unternehmenssuche

Verwenden Sie die Unternehmenssuche, wenn die Hauptunsicherheit darin besteht, welches Unternehmen hinter einem Namen oder einer Kennung steht. Prüfen Sie das ausgewählte Ergebnis, bevor Sie die Details lesen: Eine plausible Namensübereinstimmung ist wenig hilfreich, wenn Sie ein anderes Unternehmen in derselben Stadt oder Branche gewählt haben.

Behalten Sie den chinesischen gesetzlichen Namen und den vollständigen Code aus dem ausgewählten Datensatz bei. Lesen Sie anschließend die verfügbaren Registrierungsinformationen, die für Ihre Aufgabe relevant sind. Wenn Sie lediglich das in einer Lieferantenvorstellung genannte Unternehmen identifizieren mussten, kann eine Unternehmensabfrage diese unmittelbare Frage beantworten, ohne dass eine Lizenz- oder Rechnungsprüfung erforderlich ist.

Der separate Leitfaden zur Unternehmenssuche behandelt Sucheingaben und die Auswahl der Ergebnisse. Dies ist auch der richtige Anlaufpunkt, wenn ein anderes Dokument Ihnen eine Unternehmenskennung liefert, die Sie noch nicht abgefragt haben.

Geschäftslizenz-Prüfung

Verwenden Sie das Geschäftslizenz-Tool, wenn Sie eine Lizenz erhalten haben, anstatt auf zuverlässige, maschinell erfasste Unternehmensdetails zurückgreifen zu können. Es liest das Dokument aus und vergleicht sieben Felder, darunter Name, USCC, Gesetzlicher Vertreter, Eingetragenes Kapital, Adresse, Gründungsdatum und Geschäftsbereich.

Prüfen Sie den extrahierten Text, bevor Sie eine Abweichung interpretieren. Ein unscharfes Zeichen und ein tatsächlicher Unterschied zwischen dem Dokument und dem Unternehmensdatensatz erfordern unterschiedliche Folgemaßnahmen. Die Anforderung eines klareren Bildes adressiert den ersten Fall; die Nachfrage zum spezifischen Feld und die Prüfung seiner Datumsangaben adressieren den zweiten.

Dieser Abgleich authentifiziert weder das Bild noch dessen Siegel. Eine offizielle elektronische Geschäftslizenz ist ein digital signiertes Zertifikat mit eigenen Validierungsverfahren gemäß den Vorschriften der SAMR für elektronische Lizenzen. Ein Foto einer Lizenz und die Verifizierung dieses offiziellen Nachweises dienen unterschiedlichen Zwecken.

Rechnungsprüfung

Verwenden Sie das Rechnungs-Tool für eine unterstützte chinesische Mehrwertsteuerrechnung (Fapiao). Wählen Sie den verfügbaren Datei-Upload oder die manuelle Eingabe, geben Sie die für den Rechnungstyp angeforderten Felder ein und lesen Sie die zurückgegebenen Informationen sowie den Status gemeinsam aus.

Die offiziellen Anweisungen zur Rechnungsverifizierung Chinas definieren das Ergebnis anhand der Informationen der abgefragten Rechnung. Dieser Umfang ist nützlich: Dokumentieren Sie das tatsächliche Rechnungsergebnis und nutzen Sie dann eine Unternehmensabfrage für die separate Frage nach der geschäftlichen Identität des Ausstellers.

Wenn die Prüfung kein verwertbares Ergebnis liefert, halten Sie diesen Zustand getrennt von einer erfolgreichen Verifizierung oder dem Befund einer Fälschung. Überprüfen Sie zunächst die Eingabe und die zurückgegebene Erläuterung. Der Leitfaden zur Mehrwertsteuer-Rechnungsprüfung erläutert den detaillierten Ablauf für Eingabe und Ergebnis.

3. Unternehmensidentitäten verknüpfen

Sobald Sie mehr als ein Ergebnis vorliegen haben, vergleichen Sie diese selbstständig anhand des chinesischen gesetzlichen Namens und der vollständigen Unternehmenskennung. Ziel ist es festzustellen, welche Dokumente sich auf dieselbe eingetragene Einheit beziehen, wobei die einzelnen Prüfungen nachvollziehbar bleiben.

Der USCC ist hier hilfreich, da die nationalen Vorschriften zur Codeverwaltung eine eindeutige, lebenslange Kennung vorsehen. Ein Unternehmensname kann sich ändern, daher verdient eine Namensabweichung eine Untersuchung parallel zum Code und den relevanten Datumsangaben. Ändern Sie die Dokumente eines Lieferanten nicht stillschweigend, um die Namen in Einklang zu bringen.

1. Behalten Sie den ursprünglichen Namen und den vollständigen Code bei. Vergleichen Sie jedes Zeichen. Ein gekürzter Name in einer E-Mail oder ein übersetzter Name in einem Bericht ersetzt nicht die chinesische gesetzliche Identität.
2. Wählen Sie die relevante Rechnungspartei aus. Eine Rechnung enthält Angaben zum Käufer und Verkäufer. Bei der Prüfung des ausstellenden Lieferanten vergleichen Sie den Namen und die Kennung des Verkäufers, anstatt versehentlich die Daten des Käufers zu verwenden.
3. Vergleichen Sie Datumsangaben und Felder separat. Notieren Sie, wann Sie die Lizenz erhalten haben, wann die Rechnung ausgestellt wurde und wann die Unternehmensinformationen geprüft wurden. Ein Dokument kann einen früheren Stand beschreiben.
4. Erläutern Sie Unterschiede mit konkreten Nachweisen. Benennen Sie das Feld, seine beiden Werte und deren Quellen. Fordern Sie Klärung oder aktualisierte Unterlagen an, ohne jede Abweichung als dasselbe Problem zu behandeln.

Unternehmensregistrierungen und Dokumente können sich zu unterschiedlichen Zeitpunkten ändern. Die Registrierungsvorschriften des chinesischen Gesellschaftsgesetzes unterscheiden zwischen registrierten Angaben, der Geschäftslizenz und Änderungen der gespeicherten Informationen. Für Leser, die Dokumente vergleichen, bedeutet dies in der Praxis, die spezifische Änderung zu prüfen, anstatt anzunehmen, dass eine ältere Kopie dem aktuellen Stand entspricht.

Beobachtete Ergebnisse	Nächste Prüfschritte	Zu sichernde Informationen
Der Code stimmt überein, aber die Adresse weicht ab	Genauigkeit der Datenextraktion, Alter des Dokuments und verfügbare Unternehmensinformationen	Beide Adressen und die relevanten Datumsangaben
Die englischen Namen weichen voneinander ab	Originalnamen auf Chinesisch und vollständige Identifikationscodes	Der Originaltext sowie jeder übersetzte Name oder Handelsname
Der Aussteller der Rechnung hat einen anderen Code	Der eigene Unternehmensdatensatz des Verkäufers und seine erläuterte Rolle in der Transaktion	Die zwei separaten Identitäten und die Erklärung des Lieferanten
Die Rechnungsprüfung ist unvollständig	Eingereichte Felder und die zurückgegebene Erläuterung	Das unvollständige Ergebnis, ohne die Rechnung als verifiziert zu kennzeichnen

Registrierungsnachweise haben auch außerhalb dieses Vergleichs ihre Grenzen. Ein Handelsregisterauszug belegt für sich genommen weder die Fabrikkapazität noch die Lieferleistung. Die Diskussion von Ocean Port Link zur Lieferantenlizenz trifft die nützliche Unterscheidung zwischen einem registrierten Unternehmen und seiner operativen Rolle. Nutzen Sie diese Tools, um genau die Fragen zu Unternehmen und Dokumenten zu klären, die sie tatsächlich adressieren.

4. Zwei gängige Vorgehensweisen

Lizenzprüfung beim Erstkontakt

Beispiel: Ein Käufer erhält von einem neuen Lieferanten ein Bild der Geschäftslizenz, ergänzt um einen englischen Handelsnamen. Der Käufer möchte das registrierte Unternehmen identifizieren, bevor er es in die Shortlist aufnimmt. In dieser Phase liegt keine Rechnung zur Prüfung vor.

1. Laden Sie die lesbare Lizenz hoch und prüfen Sie den extrahierten chinesischen Namen sowie den Code.
2. Prüfen Sie den Feldvergleich. Wenn das Bild unklar ist, beschaffen Sie eine bessere Kopie, bevor Sie das betroffene Feld interpretieren.
3. Rufen Sie die entsprechenden Unternehmensinformationen ab und bestätigen Sie, dass die Identität mit dem Dokument übereinstimmt.
4. Speichern Sie die Originallizenz, die ausgewählte Unternehmensidentität und alle ungeklärten Abweichungen gemeinsam.

Das nützliche Ergebnis ist ein benanntes Unternehmen, das mit der bereitgestellten Lizenz verknüpft ist, samt spezifischer Vergleichsergebnisse. Der englische Handelsname kann als Referenz für die Korrespondenz dienen. Er sollte jedoch nicht als alleiniger Identifikator im internen Lieferantenstamm des Käufers verwendet werden.

Rechnungsprüfung nach Unternehmensrecherche

Beispiel: Ein Käufer hat bereits den chinesischen Namen und den USCC eines Lieferanten erfasst. Später geht eine chinesische Mehrwertsteuerrechnung (Fapiao) ein. Die neue Aufgabe betrifft diese Rechnung und ihren Aussteller; eine reine Wiederholung der ursprünglichen Suche nach dem Firmennamen würde die Rechnung ungeprüft lassen.

1. Reichen Sie die Rechnung über den geeigneten Verifizierungsweg ein und bewahren Sie das zurückgegebene Ergebnis auf.
2. Prüfen Sie den Abschnitt zum Verkäufer und vergleichen Sie dessen Unternehmensidentifikator mit dem Lieferantendatensatz.
3. Wenn die Identifikatoren übereinstimmen, dokumentieren Sie diese Identitätsverknüpfung zusammen mit dem Rechnungsergebnis.
4. Wenn sie abweichen, recherchieren Sie den tatsächlichen Verkäufer und klären Sie seine Rolle, bevor Sie die Dokumente in einer einzigen Unternehmensakte zusammenführen.

Ein Lieferant kann erklären, dass ein anderes Unternehmen die Rechnung ausgestellt hat. Diese Erklärung liefert Ihnen eine zweite zu identifizierende Entität; sie macht die beiden Unternehmen jedoch nicht austauschbar. Führen Sie ihre Datensätze getrennt und bewahren Sie die Erklärung zusammen mit den Transaktionsdokumenten auf.

Diese Vorgehensweisen illustrieren die Auswahl der Tools, nicht die Anforderung, jedes Tool für jeden Lieferanten auszuführen. Eine Lizenzprüfung ist hilfreich, wenn das Dokument selbst verglichen werden muss. Eine Rechnungsprüfung wird relevant, wenn eine Steuerrechnung vorliegt. Die Unternehmensrecherche liefert in beiden Wegen den Identitätskontext.

5. Ergebnisse leicht nachvollziehbar halten

Eine nützliche Übergabe informiert den nächsten Leser genau darüber, was geprüft wurde. Vermeiden Sie es, mehrere unterschiedliche Ergebnisse in einer einzigen Notiz wie „Lieferant verifiziert“ zusammenzufassen. Jemand, der die Akte später prüft, sollte in der Lage sein, den Unternehmensdatensatz, den Lizenzvergleich und das Rechnungsergebnis klar zu unterscheiden.

• Unternehmen: Chinesischer rechtlicher Name, vollständiger Identifikator, ausgewählter Datensatz und Datum der Recherche.
• Lizenz: Die empfangene Datei, das Vergleichsergebnis und alle Felder, die einer Klärung bedürfen.
• Rechnung: Die Rechnungsreferenz, die relevante Partei, der zurückgegebene Status und das Verifizierungsdatum.
• Offener Punkt: Die genaue Abweichung, die angeforderte Klärung und die noch benötigten Unterlagen.

Zum Beispiel ist „Lizenzadresse weicht vom Unternehmensdatensatz ab; aktualisierte Kopie angefordert“ nützlicher als „Dokumente inkonsistent“. Ebenso beschreibt „Code des Rechnungsausstellers stimmt mit dem erfassten Lieferantencode überein“ einen Identitätsvergleich, ohne zu suggerieren, dass die Rechnungsprüfung die zukünftige Leistung des Lieferanten bewertet hat.

Beginnen Sie mit den bereits vorliegenden Unterlagen: Unternehmenssuche, Geschäftslizenz vergleichen oder chinesische Rechnung prüfen. Nutzen Sie das nächste Tool, wenn es eine spezifische Frage beantwortet, die nach dem ersten Ergebnis offen bleibt.