ตรวจสอบซัพพลายเออร์ก่อนสั่งซื้อตัวอย่าง

ตรวจสอบให้เพียงพอต่อการควบคุมการตัดสินใจเกี่ยวกับตัวอย่าง ไม่ใช่คำสั่งซื้อผลิตเต็มรูปแบบในจินตนาการ สำหรับตัวอย่างขนาดเล็กและทั่วไป สิ่งนั้นมักหมายถึงการยืนยันนิติบุคคล ความสัมพันธ์ของผู้รับประโยชน์ ช่องทางการติดต่อ รายการที่เสนอราคา และวัตถุประสงค์ในการประเมิน งานตรวจสอบโรงงาน สัญญา และการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นควรดำเนินการตามมาเมื่อผลิตภัณฑ์หรือความผูกพันทำให้จำเป็น

หัวใจสำคัญคือการรักษาการอนุมัติสองรายการแยกจากกัน `อนุมัติการจัดซื้อตัวอย่างนี้` เป็นการตัดสินใจที่มีขอบเขตจำกัดและสามารถย้อนกลับได้ `อนุมัติซัพพลายเออร์นี้สำหรับการผลิต` อาจเปิดโอกาสให้ผู้ซื้อเผชิญกับความเสี่ยงด้านเงินมัดจำ เครื่องมือจัดเตรียม สินค้าคงคลัง การปฏิบัติตามกฎระเบียบ และความต่อเนื่อง การตัดสินใจครั้งแรกที่สำเร็จไม่ได้มอบสิทธิ์อัตโนมัติสำหรับการตัดสินใจครั้งที่สอง

ระดับ 1: ผ่านประตูตรวจสอบตัวตน

ก่อนชำระเงินให้ซัพพลายเออร์รายใหม่ ให้รวบรวมชื่อทางกฎหมายภาษาจีนที่ถูกต้องหรือหมายเลข USCC และยืนยันสถานะการจดทะเบียนปัจจุบันของนิติบุคคล กฎหมายข้อมูลประชาสัมพันธ์ขององค์กรแห่งสาธารณรัฐประชาชนจีน ระเบียบว่าด้วยการเปิดเผยข้อมูลองค์กร กำหนดกรอบสาธารณะสำหรับการจดทะเบียน การยื่นบันทึก และข้อมูลองค์กรอื่นๆ สำหรับขั้นตอนตัวอย่าง ให้ใช้เพื่อตอบคำถามแคบๆ ว่า: นิติบุคคลนี้มีอยู่จริงภายใต้ตัวตนที่ระบุให้หรือไม่ และแสดงสถานะใดบ้าง

จากนั้นเชื่อมโยงเอกสารธุรกรรม:

• ใบเสนอราคาหรือใบแจ้งหนี้ตัวอย่างระบุชื่อซัพพลายเออร์ หรืออธิบายอย่างชัดเจนถึงอีกนิติบุคคลหนึ่งที่เป็นผู้ออกใบแจ้งหนี้;
• ชื่อบุคคลหรือนิติบุคคลผู้รับประโยชน์ตรงกับนิติบุคคลที่ทำสัญญา/ขาย หรือมีความสัมพันธ์ที่บันทึกไว้;
• โดเมนอีเมล โทรศัพท์ที่รู้จัก หรือบัญชีแพลตฟอร์มเป็นของช่องทางการสื่อสารของซัพพลายเออร์ตามที่คาดไว้;
• รุ่นตัวอย่าง จำนวน ราคา หน้าที่รับผิดชอบด้านการจัดส่ง และวัตถุประสงค์การใช้งานถูกบันทึกไว้แล้ว

บทความเกี่ยวกับ การตรวจสอบบริษัทฟรี อธิบายว่าเมื่อใดที่บันทึกตัวตนอย่างเป็นทางการถือว่าเพียงพอ และเมื่อใดที่แหล่งข้อมูลอื่นเป็นเจ้าของข้อเท็จจริงที่ขาดหาย สำหรับคำถามเกี่ยวกับผู้รับประโยชน์ ให้ใช้ กระบวนการตรวจสอบผู้รับประโยชน์ทางธนาคาร.

อย่าปล่อยให้จำนวนเงินเล็กน้อยลดทอนการควบคุมการชำระเงิน

มูลค่าดอลลาร์ต่ำจำกัดความสูญเสียโดยตรง แต่อาจสร้างผู้รับชำระเงินที่น่าเชื่อถือสำหรับคำสั่งซื้อในอนาคต ให้ treating การเปลี่ยนแปลงบัญชีอย่างเร่งด่วน ผู้รับประโยชน์ใหม่ โดเมนอีเมลที่เปลี่ยนไป หรือคำขอที่จะข้ามช่องทางการเสนอราคาว่าเป็นเหตุการณ์การตรวจสอบใหม่

ศูนย์ร้องเรียนอาชญากรรมทางอินเทอร์เน็ตของเอฟบีไอ คำแนะนำเกี่ยวกับการฉ้อโกงผ่านอีเมลธุรกิจ แนะนำให้ใช้ช่องทางรองหรือกระบวนการยืนยันสองปัจจัยเพื่อตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงข้อมูลบัญชีกับผู้รับที่ประสงค์ ไม่ควรใช้เฉพาะหมายเลขโทรศัพท์หรือลิงก์ที่ให้ไว้ในข้อความเปลี่ยนแปลงเท่านั้น

ใช้วิธีการชำระเงินที่เหมาะสมกับตัวอย่างและสิทธิประโยชน์ของผู้ซื้อที่มีอยู่ ห้ามแบ่งการชำระเงินไปยังบัญชีส่วนตัวที่ไม่สามารถอธิบายได้ หรือชำระเงินไปยังประเทศอื่นเพียงเพราะจำนวนเงินมีขนาดเล็ก หากไม่สามารถอธิบายตัวตนหรือผู้รับผลประโยชน์ได้ ให้ระงับการชำระเงินสำหรับตัวอย่างไว้ก่อน

กำหนดข้อกำหนดของตัวอย่างก่อนการจัดส่ง

ตัวอย่างจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อสินค้าที่ได้รับสามารถเปรียบเทียบกับข้อเสนอและข้อกำหนดการผลิตในอนาคตได้ บันทึกข้อมูลดังต่อไปนี้:

• ชื่อผลิตภัณฑ์ รุ่น การแก้ไข หรือเวอร์ชันเฟิร์มแวร์;
• วัสดุ ขนาด สี พื้นผิว อุปกรณ์เสริมที่รวมอยู่ และบรรจุภัณฑ์ เมื่อเกี่ยวข้อง;
• คุณลักษณะใดเป็นมาตรฐานและคุณลักษณะใดถูกเปลี่ยนแปลงสำหรับตัวอย่างนี้;
• วิธีการประเมิน เกณฑ์ผ่าน/ไม่ผ่าน และผู้เป็นเจ้าของผลลัพธ์;
• ความแตกต่างที่ทราบระหว่างกระบวนการผลิตตัวอย่างและการผลิตจำนวนมากตามที่ตั้งใจ

รายละเอียดเหล่านี้สร้างหนังสือเดินทางสำหรับตัวอย่าง (sample passport) ไม่จำเป็นต้องมีสัญญาที่ซับซ้อนสำหรับชิ้นส่วนสำเร็จรูปทั่วไป ใบเสนอราคา แผนภาพ หรือตารางเวลาทางอีเมลที่ชัดเจนก็อาจเพียงพอในระยะนี้ บทความปฏิบัติการเกี่ยวกับ การสั่งซื้อตัวอย่างผลิตภัณฑ์จากจีน ครอบคลุมค่าใช้จ่าย ตัวเลือกบริการจัดส่ง คำขอตัวอย่าง และการจัดการการอนุมัติ

ระดับ 2: เพิ่มจุดตรวจสอบความผูกพันสำหรับงานแบบกำหนดเอง

ตัวอย่างอาจมีราคาไม่แพง แต่ความผูกพันที่อยู่เบื้องหลังนั้นไม่ใช่เช่นนั้น ให้ดำเนินการเกินกว่าการตรวจสอบตัวตนขั้นต่ำเมื่อซัพพลายเออร์จะได้รับภาพเขียนที่มีความลับ สร้างเฟิร์มแวร์แบบกำหนดเอง พิมพ์แบรนด์ของคุณ ทำเครื่องมือ เรียกเก็บค่าธรรมเนียมวิศวกรรมที่ไม่สามารถคืนได้ หรือพึ่งพาโรงงานบุคคลที่สาม

ก่อนเริ่มงานดังกล่าว ให้ตกลงกันเกี่ยวกับข้อกำหนดของตัวอย่าง ความลับ สิทธิในภาพเขียนและผลงาน งานย่อยที่อนุญาต เงื่อนไขการแก้ไขใหม่หรือการคืนเงิน และผลกระทบของตัวอย่างที่ประสบความสำเร็จต่อราคาการผลิต ถามว่าหน่วยงานทางกฎหมายใดเป็นผู้ดำเนินการด้านวิศวกรรม และหน่วยงานใดจะผลิตคำสั่งซื้อสำหรับการผลิต

นี่ไม่จำเป็นต้องเป็นการตรวจสอบโรงงานอย่างเต็มรูปแบบ เป็นการตรวจสอบความผูกพันที่มุ่งเน้นไปที่สินทรัพย์และข้อมูลซึ่งไม่สามารถกู้คืนได้ง่าย

ระดับ 3: ระบุกฎระเบียบของผลิตภัณฑ์ก่อนการทดสอบ

สำหรับผลิตภัณฑ์ที่อยู่ภายใต้การควบคุม มีความสำคัญต่อความปลอดภัย สำหรับเด็ก ไฟฟ้า วิทยุ การแพทย์ สัมผัสอาหาร หรือผลิตภัณฑ์คล้ายคลึงกัน แผนตัวอย่างต้องสะท้อนถึงตลาดปลายทางและการใช้งานที่ตั้งใจ กฎระเบียบมีความแตกต่างกัน ดังนั้นอย่าถือว่าการยกตัวอย่างต่อไปนี้คำแนะนำสากล

สำหรับสหรัฐอเมริกา 15 U.S.C. Section 2063 กำหนดให้ต้องมีใบรับรองสำหรับผลิตภัณฑ์ผู้บริโภคที่ครอบคลุมตามเส้นทางการทดสอบที่เกี่ยวข้อง และกำหนดให้มีการทดสอบโดยบุคคลที่สามที่ได้รับการรับรองสำหรับผลิตภัณฑ์สำหรับเด็กที่ครอบคลุม ตัวอย่างการพัฒนาที่ประสบความสำเร็จสามารถสนับสนุนการประเมินผลิตภัณฑ์ได้ แต่ไม่ได้สร้างพื้นฐานการทดสอบและใบรับรองสำหรับการขนส่งเชิงพาณิชย์ในภายหลังด้วยตัวมันเอง

คำแนะนำด้านความปลอดภัยผลิตภัณฑ์ของสหราชอาณาจักร likewise กล่าวว่าธุรกิจที่ทำ นำเข้า จัดจำหน่าย หรือขายผลิตภัณฑ์ผู้บริโภค มีหน้าที่รับผิดชอบด้านความปลอดภัยและติดตามแหล่งที่มา ดูคำแนะนำทางธุรกิจของสำนักงานความปลอดภัยและมาตรฐานผลิตภัณฑ์แห่งสหราชอาณาจักร คำแนะนำทางธุรกิจ สำหรับตลาดนั้น

ก่อนการจัดส่ง ให้กำหนดว่าสินค้านั้นมีไว้สำหรับการประเมินภายใน การทดสอบการทำลายล้าง การรับรอง การจัดแสดงทางการค้า หรือการทดลองใช้ของผู้บริโภค และจะมีการติดฉลากและกำจัดอย่างไร ยืนยันตำแหน่งเฉพาะตามปลายทางกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ตัวแทนศุลกากร ห้องปฏิบัติการ หรือที่ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ โลโก้ของผู้จัดจำหน่ายบนใบรับรองไม่เพียงพอ ต้องจับคู่ผู้ออกแบบ รุ่น มาตรฐาน ผู้ยื่นคำร้อง และขอบเขตรายงาน

ตรวจสอบทั้งตัวตนและประสิทธิภาพเมื่อได้รับสินค้า

ระหว่างการรับสินค้า ให้ถ่ายภาพฉลากภายนอก บรรจุภัณฑ์ภายใน เครื่องหมายบนผลิตภัณฑ์ หมายเลขรุ่น/ซีเรียล และเอกสารที่รวมอยู่ ก่อนทำการทดสอบ เปรียบเทียบข้อมูลเหล่านี้กับหนังสือเดินทางสำหรับตัวอย่าง บันทึกว่าใครเป็นผู้จัดส่งพัสดุ และwhether ที่อยู่ส่งกลับหรือฉลากผู้ผลิตแนะนำหน่วยงานใหม่

จากนั้นให้ประเมินมิติ วัสดุ ฟังก์ชัน งานฝีมือ และเกณฑ์เฉพาะผลิตภัณฑ์อื่นๆ เก็บหน่วยที่รับมาหรือชิ้นส่วนที่ระบุชัดเจนไว้เป็นอ้างอิงที่ได้รับการอนุมัติเมื่อทำได้ ตัวอย่างที่ผ่านแสดงว่าสินค้าหนึ่งรายการผ่านการทดสอบตามบันทึกในขณะนั้น แต่ไม่ได้พิสูจน์ความสามารถในการผลิตที่เสถียรหรือความสม่ำเสมอของล็อต

กรณีศึกษา: เซนเซอร์ $18.50 ก่อนคำสั่งซื้อมูลค่า $25,000

ผู้ซื้อสั่งเซนเซอร์แรงดันอุตสาหกรรมหนึ่งตัวในราคา $18.50 บวกค่าจัดส่ง ตัวตนของบริษัทจีนที่แท้จริงใช้งานอยู่ ผู้รับผลประโยชน์ตรงกัน และรุ่น `X123B` ปรากฏบนใบเสนอราคา บรรจุภัณฑ์ และเซนเซอร์ที่ได้รับ การซื้อตัวอย่างผ่านระดับ 1 ผู้ซื้อบันทึกผลการปรับเทียบและเก็บรักษาตัวอย่างไว้

การพยากรณ์ยอดขายในภายหลังสนับสนุนคำสั่งซื้อมูลค่า $25,000 ซึ่งนำไปสู่การตัดสินใจใหม่ ผู้ซื้อตรวจสอบว่านิติบุคคลใดเป็นเจ้าของและดำเนินการโรงงาน ทบทวนความสามารถในการสอบเทียบและบันทึกการควบคุมล็อต ยึดรุ่น/ฉบับแก้ไขที่ได้รับการอนุมัติแล้ว เจรจาข้อกำหนดการตรวจสอบและการควบคุมการเปลี่ยนแปลง และทบทวนเงื่อนไขเงินมัดจำ คู่มือผู้ผลิต และ ขั้นตอนการทำงานก่อนสัญญา จึงมีความเกี่ยวข้องในขณะนี้

ตัวอย่างไม่ได้ถูกตรวจสอบอย่างผิวเผิน แต่ได้รับการตรวจสอบถึงขั้นตอนที่ถูกต้อง ความผิดพลาดจะเกิดขึ้นหากถือว่าการอนุมัติมูลค่า $18.50 เป็นการอนุมัติการผลิตถาวร

ใช้ผลลัพธ์จากตัวอย่างสี่ประเภท

• ดำเนินการต่อด้วยตัวอย่าง: ตัวตนและช่องทางชำระเงินสอดคล้องกัน ขอบเขตต่ำและสามารถย้อนกลับได้
• ดำเนินการต่อภายใต้เงื่อนไข: มีประเด็นที่ต้องเอกสารเพียงจุดเดียว เช่นความเป็นเจ้าของงานแบบกำหนดเองหรือการจัดการกฎผลิตภัณฑ์
• หยุดชั่วคราว: ตัวตน ผู้รับผลประโยชน์ ช่องทาง รุ่น หรือวัตถุประสงค์ยังไม่ชัดเจน
• หยุด: เอกสารตัวตนดูมีการปลอมแปลง การชำระเงินถูกเปลี่ยนเส้นทางโดยไม่มีเหตุผลรองรับที่น่าเชื่อถือ หรือผู้ขายปฏิเสธการชี้แจงพื้นฐาน

หลังการทดสอบ ให้เขียนผลลัพธ์ผลิตภัณฑ์แยกต่างหากว่า ผ่าน ไม่ผ่าน ขอให้งานซ่อมแซม หรือไม่สรุป การอนุมัติตัวตนผู้ขายและประสิทธิภาพผลิตภัณฑ์มีความสัมพันธ์กันแต่ไม่สามารถแทนที่กันได้

นำหลักฐานเข้าสู่ประตูถัดไป

บันทึกโปรไฟล์หน่วยงาน ใบเสนอราคา หลักฐานผู้รับ correspondence บันทึกการชำระเงิน ป้ายการจัดส่ง ภาพถ่ายรับเข้า หนังสือเดินทางตัวอย่าง และผลการทดสอบไว้ใน ไฟล์การอนุมัติผู้ขาย. ก่อนทำการชำระเงินสำหรับการผลิตที่มีความหมายครั้งแรก ให้ปรับปรุงรายละเอียดตัวตนและผู้รับผลประโยชน์ และตรวจสอบว่าคำถามใดๆ เกี่ยวกับโรงงาน สัญญา ข้อกำหนด หรือกฎผลิตภัณฑ์มีการเปลี่ยนแปลงหรือไม่

ฉบับเต็ม คู่มือก่อนชำระเงิน จะใช้เมื่อความเสี่ยงขยายเกินกว่าตัวอย่างที่สามารถย้อนกลับได้ แนวทางเป็นขั้นตอนนี้ช่วยให้การตรวจสอบครั้งแรกประหยัดต้นทุน โดยไม่อนุญาตให้คำสั่งซื้อขนาดเล็กหลีกเลี่ยงการควบคุมตัวตนและการชำระเงินขั้นพื้นฐาน