Fapiao untuk Perusahaan Asing
Cara meminta fapiao untuk perusahaan asing, menjelaskan identitas pembeli tanpa membuat nomor pajak China, serta memeriksa dokumen dan penerbitnya.
Cari dengan nama resmi berbahasa Mandarin atau USCC, lalu pilih perusahaan yang sesuai dengan mitra Anda.
Sampul: ilustrasi buatan AI tentang dokumen tagihan dan perlengkapan perjalanan, bukan faktur asli.
Setelah pembelian di Tiongkok, bagian keuangan meminta faktur atas nama perusahaan. Penjual meminta nama penerima faktur dan nomor pajak. Perusahaan Anda memiliki nama terdaftar serta nomor pajak di negara asal, tetapi tidak memiliki Kode Kredit Sosial Terpadu Tiongkok. Proses pun berhenti pada kolom yang tampaknya wajib diisi.
Pelanggan luar negeri tidak otomatis memerlukan kode perusahaan Tiongkok untuk menerima fapiao. Otoritas pajak Shanghai menjelaskan bahwa identitas pajak pembeli boleh tidak dicantumkan untuk pelanggan luar negeri. Langkah berikutnya adalah memperjelas pembeli sebenarnya, dokumen yang dibutuhkan, dan cara penjual mencatat pelanggan tersebut.
Panduan ini membahas dokumen yang diterbitkan perusahaan di Tiongkok daratan. Alurnya mengikuti permintaan perusahaan luar negeri dari pesan pertama hingga berkas diserahkan kepada keuangan. Faktur pajak Tiongkok, faktur komersial ekspor, dan bukti pengeluaran karyawan dapat memiliki fungsi berbeda. Tentukan kebutuhan Anda sebelum mengisi formulir.
Tentukan pembeli terlebih dahulu
Bayangkan tiga pembelian: perusahaan luar negeri membeli jasa langsung dari perusahaan Tiongkok; karyawannya membayar barang saat berkunjung ke Tiongkok; anak perusahaan Tiongkok membeli perlengkapan kantor. Ketiganya bisa terkait dengan grup internasional yang sama, tetapi belum tentu memiliki pembeli atau data penagihan yang sama.
Tanyakan kepada penanggung jawab pembelian entitas mana yang harus dicantumkan. Gunakan nama hukum lengkap sesuai catatannya. Nama karyawan, nama proyek, dan merek grup merupakan informasi berbeda. Jangan memilih anak perusahaan Tiongkok hanya karena nomor pajaknya memudahkan pengiriman formulir.
| Situasi pembelian | Hal yang perlu diperjelas |
|---|---|
| Perusahaan luar negeri berkontrak langsung | Nama hukum yang benar, cara penjual mencatat pelanggan luar negeri, dan dokumen yang diperlukan. |
| Karyawan membayar atas nama perusahaan | Ketentuan penggantian biaya pemberi kerja dan pembeli sebenarnya yang harus dicantumkan. |
| Anak perusahaan di Tiongkok daratan memesan | Nama terdaftar dan identitas pembeli yang berlaku bagi anak perusahaan itu sendiri. |
Simpan jawaban bersama pesanan. Jika pihak dalam kontrak berubah, selesaikan perubahan itu dengan penjual sebelum meminta nama lain pada faktur. Permintaan belakangan demi kemudahan administrasi tidak boleh menyamarkan siapa yang sebenarnya membeli barang atau jasa.
Kolom nomor pajak pembeli
Label Tionghoa 发票抬头 berarti nama yang dicantumkan pada faktur. 纳税人识别号 berarti identitas wajib pajak. Keduanya merupakan kolom terpisah. Menyediakan nama perusahaan tidak berarti perusahaan tersebut memiliki nomor pajak Tiongkok.
Penjelasan Shanghai membedakan ketentuan umum bagi pembeli perusahaan dari pelanggan luar negeri. Untuk pelanggan luar negeri, identitas pembeli secara tegas boleh dikosongkan. Penjelasan ini menyangkut kolom faktur, bukan jaminan bahwa setiap formulir toko menyediakan pilihan pelanggan luar negeri yang sama.
Jika situs mengharuskan kode Tiongkok dengan panjang tertentu, hubungi layanan penagihan penjual. Jelaskan bahwa pembeli terdaftar di luar negeri dan tidak memiliki USCC Tiongkok. Tanyakan cara pencatatannya dalam proses penerbitan. Jangan memasukkan angka nol, kode pemasok, atau kode perusahaan Tiongkok lain sekadar untuk melewati validasi.
Nomor pajak negara asal mungkin tetap berguna untuk data pelanggan penjual. Jika diminta, sertakan negara dan tujuannya serta bedakan dengan jelas dari identitas Tiongkok. Jangan mengubahnya menjadi kode 18 karakter atau menganggap semua kolom “nomor pajak” menerima format setiap negara.
Penjual juga dapat meminta konfirmasi nama perusahaan dalam bahasa Inggris atau alamat pengiriman faktur. Jawab permintaan yang sebenarnya dan gunakan data pembeli yang konsisten. Jika karyawan menangani komunikasi, pisahkan informasi perusahaan dari data orang yang menjadi kontak.
Pilih dokumen yang dibutuhkan
Untuk barang yang melewati perbatasan, tanyakan kepada pengurus kepabeanan atau penanggung jawab pengiriman dokumen komersial apa yang diperlukan. Panduan faktur komersial International Trade Administration Amerika Serikat menjelaskan fungsi kepabeanannya dan pentingnya memeriksa ketentuan negara tujuan. Fapiao Tiongkok bukan pengganti universal dokumen pengiriman tersebut.
Untuk pembelian di Tiongkok, keuangan mungkin memerlukan faktur pajak penjual bersama pesanan dan bukti pembayaran. Nyatakan kebutuhan itu secara jelas. Permintaan umum “kirim invoice” bisa menghasilkan penawaran, tanda terima pembayaran, atau faktur komersial ketika rekan Anda sebenarnya meminta fapiao.
Jika diminta faktur PPN khusus, pastikan dahulu alasan dan siapa pembelinya. Perusahaan induk luar negeri, anak perusahaan Tiongkok, dan karyawan tidak dapat saling menggantikan sebagai penerima. Perbandingan faktur biasa dan khusus menjelaskan kategorinya. Memilih kategori tertentu tidak dengan sendirinya membuktikan hak atas pengkreditan atau pengembalian pajak.
Buat permintaan praktis dengan menyebut pesanan, pembeli, dan tujuan dokumen. Biarkan penerbit menjelaskan format yang sah untuk transaksi tersebut. Jika keuangan juga membutuhkan faktur komersial berbahasa Inggris, minta secara terpisah alih-alih mengubah faktur pajak Tiongkok yang asli.
Contoh pesan permintaan
Contoh berikut ditujukan untuk perusahaan luar negeri yang membeli langsung dari perusahaan Tiongkok daratan. Ganti bagian dalam kurung dan hapus yang tidak relevan. Ini contoh komunikasi, bukan formulir resmi atau ketentuan bahwa setiap pembelian luar negeri memerlukan faktur yang sama.
Mohon konfirmasi pengaturan faktur untuk pesanan [referensi]. Pembelinya adalah [nama hukum lengkap], terdaftar di [negara]. Perusahaan ini tidak memiliki Kode Kredit Sosial Terpadu Tiongkok. Kami memerlukan [dokumen] untuk [tujuan]. Mohon jelaskan data pembeli yang diperlukan, perusahaan yang akan menerbitkan faktur, dan cara menerima berkas elektronik aslinya. Jika formulir mewajibkan nomor pajak Tiongkok, mohon petunjuk pencatatan pelanggan luar negeri.
Lampirkan konfirmasi pesanan bila membantu penjual menemukan transaksi. Jangan mengirim seluruh paspor, rekening koran, atau dokumen perusahaan yang tidak terkait jika nama dan referensi sudah cukup. Bila perlu bukti tambahan, tanyakan informasi spesifik yang dibutuhkan dan gunakan saluran layanan resmi yang biasa dipakai penjual.
Sebelum menyetujui penggantian atau koreksi, bandingkan nama yang diusulkan dengan instruksi awal. Kesalahan ejaan kecil berbeda dengan pergantian ke badan hukum lain. Minta penerbit memperbaiki dokumennya; jangan mengedit PDF sendiri lalu memperlakukan hasilnya sebagai faktur yang diterbitkan.
Terima berkas lengkap
Minta faktur elektronik asli bila tersedia. Tangkapan layar dari aplikasi pesan dapat memotong judul, data pembeli, atau jumlah total. Kompresi juga dapat membuat identitas sulit dibaca. Simpan lampiran asli dan gunakan salinan terpisah untuk catatan atau terjemahan.
Cara pengiriman faktur elektronik berbeda antar penerbit. Sebagai contoh nyata, panduan fapiao digital AWS Tiongkok menjelaskan berkas PDF dan XML serta kolom yang disederhanakan. Itu pengaturan penerbit tersebut, bukan janji bahwa semua penjual mengirim format atau memakai halaman unduh yang sama.
Email pengantar dan faktur juga memiliki fungsi berbeda. Email membantu menelusuri asal lampiran, sedangkan nama pada faktur menunjukkan penjual yang disebut dalam dokumen. Simpan pesan bersama berkas jika menjelaskan referensi pesanan atau koreksi.
Pertahankan nama perusahaan dalam aksara Tionghoa persis seperti aslinya. Tambahkan penjelasan bahasa Inggris di sampingnya jika diperlukan, bukan menggantinya. Terjemahan nama merek mungkin memudahkan komunikasi tetapi belum tentu mengidentifikasi perusahaan dalam pencarian registrasi.
Periksa faktur dan penerbit
Baca blok pembeli terlebih dahulu untuk memastikan dokumen berkaitan dengan perusahaan dan transaksi Anda. Kemudian periksa penjual secara terpisah. Identitas pembeli, identitas penjual, dan nomor faktur berbeda. Tertukar di antaranya dapat mengarahkan pemeriksaan ke perusahaan atau dokumen yang salah.
- Cocokkan pembelian. Bandingkan nama pembeli, barang atau jasa, tanggal, mata uang, dan total dengan pesanan. Pembayaran untuk beberapa pembelian mungkin memerlukan lebih dari satu dokumen.
- Verifikasi faktur pajak yang didukung. Gunakan ChinaValidate Invoice Verification sesuai kolom untuk jenis faktur tersebut. Panduan verifikasi faktur PPN menjelaskan proses tersendiri ini.
- Identifikasi penjual. Gunakan nama hukum Tionghoa dan kode perusahaan penjual dalam pencarian perusahaan untuk meneliti penerbit. Jangan mencari pembeli luar negeri seolah-olah ia pemasok Tiongkok daratan.
Kecocokan catatan faktur tidak menyelesaikan semua pertanyaan. Hasil itu tidak membuktikan mutu barang, kepatuhan pengeluaran pada kebijakan pemberi kerja, atau hak atas pengurangan pajak di negara asal. Catat pemeriksaan yang benar-benar berhasil dan serahkan persoalan akuntansi yang tersisa kepada penanggung jawabnya.
Jika penerbit berbeda dari penjual yang diharapkan, minta penjelasan hubungan dan transaksi yang mendukungnya. Merek platform, nama toko, dan nama hukum perusahaan dapat berbeda, tetapi perbedaannya harus dipahami. Pertahankan nama asli sampai hal itu terselesaikan.
Serahkan berkas yang siap digunakan
Kirim berkas ringkas: faktur asli, referensi pesanan, data pembeli yang diberikan, dan penjelasan penting penerbit. Sertakan hasil verifikasi jika dilakukan. Catatan singkat dalam bahasa Inggris dapat menjelaskan dokumen Tiongkok tanpa mengubah kolom aslinya.
Pisahkan fakta terkonfirmasi dari pertanyaan terbuka. Misalnya, “Nama pembeli cocok dengan perusahaan luar negeri kami; penjual menjelaskan mengapa kolom nomor pajak kosong; verifikasi menghasilkan catatan yang cocok” lebih berguna daripada “Semuanya sah.” Nyatakan setiap poin hanya bila ada buktinya.
Jika koreksi masih menunggu, sebutkan masalah tepatnya dan simpan berkas asli. Keuangan dapat memahami apakah kendalanya ejaan, penerbit yang belum teridentifikasi, atau jenis dokumen yang keliru. Mengulang pencarian perusahaan tidak memperbaiki nama pembeli; penerbit harus menangani fakturnya.
Permintaan selesai ketika dokumen menunjukkan pembelian yang dimaksud, data perusahaan telah jelas, dan keuangan memiliki bukti asli yang diperlukan. Memulai dari identitas pembeli biasanya mencegah lebih banyak kebingungan daripada memaksakan perusahaan luar negeri ke kolom nomor pajak Tiongkok.