Фап’яо для іноземних компаній
Як замовити китайську фап’яо для іноземної компанії, узгодити реквізити покупця та перевірити документ і компанію-видавця.
Почніть з китайської юридичної назви або USCC. Підтвердьте відповідність компанії, перш ніж відкривати її профіль.
Обкладинка: створена ШІ ілюстрація документів для виставлення рахунків і дорожніх речей, а не справжній фап'яо.
Після покупки в Китаї бухгалтерія просить документ на ім'я компанії. Продавець запитує найменування покупця та податковий номер. Ваша компанія має юридичну назву й податковий ідентифікатор у своїй країні, але не має китайського Єдиного коду суспільного кредиту. Оформлення зупиняється на полі, яке здається обов'язковим.
Іноземному клієнту не завжди потрібен китайський код компанії, щоб отримати фап'яо. Податкова служба Шанхая пояснює, що для іноземних клієнтів ідентифікатор покупця можна не зазначати. Далі слід з'ясувати фактичного покупця, потрібний документ і спосіб обліку такого клієнта у продавця.
Цей матеріал стосується документів, які видають підприємства материкового Китаю. Він простежує звернення іноземної компанії від першого повідомлення до передання файлів бухгалтерії. Китайський податковий документ фап'яо, експортний комерційний інвойс і підтвердження витрат працівника можуть мати різне призначення. Визначте своє до заповнення форми.
Спочатку визначте покупця
Розгляньмо три придбання: іноземна компанія безпосередньо замовляє послугу в китайського підприємства; її працівник оплачує товари під час поїздки до Китаю; китайська дочірня компанія купує офісне обладнання. Усі три можуть стосуватися однієї міжнародної групи, але покупець і реквізити не обов'язково збігатимуться.
Запитайте відповідального за закупівлю, яку юридичну особу треба зазначити. Використовуйте її повну офіційну назву так, як вона записана у власних документах. Ім'я працівника, назва проєкту та бренд групи — інші відомості. Не обирайте китайську дочірню компанію лише тому, що її податковий номер дає змогу легше надіслати форму.
| Ситуація | Що з'ясувати |
|---|---|
| Іноземна компанія укладає договір безпосередньо | Точну назву, порядок обліку іноземних клієнтів у продавця та потрібний документ. |
| Працівник платить від імені компанії | Вимоги роботодавця до відшкодування витрат і фактичного покупця. |
| Замовляє дочірня компанія в материковому Китаї | Її власну зареєстровану назву та відповідні ідентифікаційні дані. |
Збережіть відповідь разом із замовленням. Якщо змінюється сторона договору, погодьте це з продавцем до запиту документа на іншу назву. Пізніша спроба спростити адміністративне оформлення не повинна приховувати, хто насправді придбав товари чи послуги.
Поле податкового номера
Китайський напис 发票抬头 означає ім'я або найменування, яке вносять до документа. 纳税人识别号 — ідентифікатор платника податків. Це окремі поля. Надання назви компанії не означає наявності китайського податкового номера.
Роз'яснення Шанхая відокремлює звичайне правило для підприємств-покупців від випадку іноземних клієнтів. Останнім прямо дозволено не зазначати ідентифікатор покупця. Це стосується поля документа, але не гарантує однакової опції для іноземної компанії в кожній формі замовлення.
Якщо сайт вимагає китайський код фіксованої довжини, зверніться до служби оформлення документів продавця. Поясніть, що покупець зареєстрований за кордоном і не має китайського USCC. Запитайте, як його оформити. Не вводьте нулі, код постачальника або сторонньої китайської компанії заради проходження перевірки.
Податковий номер країни реєстрації все ж може знадобитися для клієнтської картки продавця. На запит надайте його разом із країною та призначенням, чітко відокремивши від китайського ідентифікатора. Не перетворюйте його на код із 18 символів і не припускайте, що будь-яке податкове поле приймає формати всіх країн.
Продавець також може попросити підтвердити англійську назву компанії або адресу надсилання документа. Відповідайте на конкретне прохання та послідовно використовуйте ті самі дані покупця. Якщо листується працівник, відділяйте реквізити компанії від контактних даних людини.
Оберіть потрібний документ
Для товарів, що перетинають кордон, уточніть у митного представника або відповідального за відвантаження необхідні комерційні документи. Посібник із комерційного інвойсу американської International Trade Administration пояснює його митну роль і потребу перевіряти вимоги країни призначення. Китайський фап'яо не є універсальною заміною такого документа.
Для придбання в Китаї бухгалтерії можуть бути потрібні податковий документ продавця, замовлення та підтвердження оплати. Скажіть про це прямо. Загальне прохання надіслати «invoice» може завершитися отриманням пропозиції, квитанції або комерційного інвойсу, хоча колега очікував фап'яо.
Якщо просять саме спеціальний фап'яо з ПДВ, спочатку уточніть мету й покупця. Іноземна материнська компанія, китайська дочірня компанія та працівник не є взаємозамінними одержувачами. Наше порівняння звичайних і спеціальних фап'яо пояснює категорії; сам вибір категорії не встановлює права на податкове відрахування чи повернення.
Зробіть запит конкретним: зазначте замовлення, покупця та призначення документа. Нехай видавець пояснить законну форму для цієї операції. Якщо бухгалтерії додатково потрібен комерційний інвойс англійською, попросіть його окремо, а не змінюйте оригінальний китайський податковий документ.
Приклад звернення
Наведений приклад підходить іноземній компанії, яка купує безпосередньо у підприємства материкового Китаю. Замініть дані в дужках і приберіть зайве. Це зразок листування, не офіційна форма й не вимога однакового документа для всіх іноземних покупок.
Просимо підтвердити порядок оформлення документів за замовленням [номер]. Покупець — [повна юридична назва], зареєстрований у [країна]. Компанія не має китайського Єдиного коду суспільного кредиту. Нам потрібен [документ] для [мета]. Уточніть необхідні реквізити покупця, компанію, що видаватиме документ, і спосіб отримання електронного оригіналу. Якщо форма вимагає китайський податковий номер, поясніть порядок оформлення іноземного клієнта.
Додайте підтвердження замовлення, якщо воно допоможе знайти операцію. Не надсилайте весь паспорт, банківську виписку або сторонні корпоративні матеріали, коли достатньо назви й номера. Якщо потрібні додаткові докази, запитайте про конкретні відомості та скористайтеся звичним каналом підтримки продавця.
Перед погодженням заміни чи виправлення порівняйте запропоновану назву покупця з початковою вказівкою. Невелика друкарська помилка й заміна іншою юридичною особою потребують різного підходу. Виправляти має видавець: не редагуйте PDF самостійно й не подавайте змінений файл як виданий документ.
Отримайте повний файл
Попросіть електронний оригінал, якщо він доступний. Скриншот із месенджера може обрізати заголовок, блок покупця або загальну суму; стиснення може зробити номер нерозбірливим. Збережіть вихідне вкладення, а для позначок і перекладу використовуйте окрему копію.
Способи електронного надсилання залежать від видавця. Наприклад, посібник AWS China щодо цифрових фап'яо описує PDF, XML і спрощені поля. Це порядок конкретного видавця, а не гарантія однакових форматів або сторінок завантаження в усіх продавців.
Лист і фап'яо також мають різні функції. Лист допомагає простежити походження вкладення, а назва в документі визначає зазначеного продавця. Зберігайте повідомлення, якщо воно пояснює номер замовлення чи виправлення.
Зберігайте китайські назви компаній точно. За потреби додавайте англійське прочитання поруч, не замінюючи оригінал. Перекладений бренд зручний у спілкуванні, але не обов'язково дозволяє знайти юридичну особу в реєстрі.
Перевірте документ і компанію
Спершу прочитайте блок покупця, щоб встановити зв'язок із вашою компанією та операцією. Потім окремо перевірте продавця. Ідентифікатори покупця й продавця та номер фап'яо — різні значення. Їх плутанина може спрямувати перевірку до іншої компанії чи документа.
- Зіставте покупку.Порівняйте назву покупця, товари або послуги, дату, валюту й суму із замовленням. Один платіж за кілька покупок може потребувати кількох документів.
- Перевірте підтримуваний фап'яо.Скористайтеся ChinaValidate Invoice Verification з полями для цього типу документа. Посібник із перевірки фап'яо з ПДВ докладно пояснює цей крок.
- Визначте продавця.Введіть його китайську юридичну назву й код у пошук компаній, якщо потрібно дослідити видавця. Не шукайте іноземного покупця як постачальника з материкового Китаю.
Збіг із записом про фап'яо не відповідає на всі запитання. Він не підтверджує якість товарів, відповідність витрат політиці роботодавця або право на певне податкове відрахування у вашій країні. Зафіксуйте фактично успішну перевірку та передайте решту бухгалтерських питань відповідальному фахівцеві.
Якщо компанія-видавець відрізняється від очікуваного продавця, попросіть пояснити зв'язок і його роль у цій операції. Бренд платформи, назва магазину та юридична назва можуть різнитися, але причину слід розуміти. Зберігайте вихідні назви до з'ясування.
Передайте придатний комплект
Підготуйте стислий набір: оригінал, номер замовлення, надані дані покупця та важливі пояснення видавця. Додайте результат перевірки, якщо її проводили. Коротка примітка англійською може пояснити китайський документ без зміни його полів.
Відокремлюйте підтверджені факти від відкритих питань. Наприклад: «Назва покупця відповідає нашій іноземній компанії; продавець пояснив порожнє поле податкового номера; перевірка повернула відповідний запис» корисніше за «Усе чинне». Кожне твердження потребує власного підтвердження.
Якщо очікується виправлення, назвіть конкретну проблему й збережіть оригінал. Бухгалтерія зрозуміє, чи затримка пов'язана з помилкою в назві, невстановленою компанією або неправильним видом документа. Повторний пошук компанії не виправляє назву покупця — це завдання видавця.
Запит завершено, коли документ відповідає потрібній покупці, реквізити зрозумілі, а бухгалтерія має необхідні оригінали. Визначення покупця на початку зазвичай запобігає більшій плутанині, ніж спроба втиснути іноземну компанію в поле китайського податкового номера.