Fapiao für ausländische Unternehmen
So fordern Sie für ein ausländisches Unternehmen eine chinesische Fapiao an, klären Käuferdaten und prüfen Rechnung und Aussteller.
Suchen Sie nach dem chinesischen Firmennamen oder USCC und gleichen Sie das Unternehmen mit Ihrem Lieferanten ab.
Titelbild: KI-generierte Illustration von Rechnungsunterlagen und Reiseaccessoires, keine echte Rechnung.
Nach einem Einkauf in China verlangt Ihre Buchhaltung eine Rechnung auf das Unternehmen. Der Verkäufer fragt nach dem Rechnungsempfänger und einer Steuernummer. Ihr Unternehmen hat einen eingetragenen Namen und eine Steuerkennung im Heimatland, aber keinen chinesischen Unified Social Credit Code. Die Anfrage bleibt an einem scheinbaren Pflichtfeld hängen.
Ein ausländischer Kunde benötigt nicht automatisch eine chinesische Unternehmenskennung, um eine Fapiao zu erhalten. Die Steuerverwaltung Shanghai erläutert, dass die Käuferkennung bei ausländischen Kunden entfallen kann. Klären Sie deshalb zunächst den tatsächlichen Käufer, das benötigte Dokument und die Erfassung dieses Kunden beim Verkäufer.
Dieser Leitfaden behandelt Belege von Unternehmen in Festlandchina. Er begleitet die Anfrage eines ausländischen Unternehmens vom ersten Schreiben bis zur Übergabe an die Buchhaltung. Eine chinesische Steuerrechnung, eine Handelsrechnung für den Export und Auslagenbelege eines Mitarbeiters erfüllen unterschiedliche Zwecke. Legen Sie den benötigten Zweck vor dem Ausfüllen fest.
Zuerst den Käufer bestimmen
Betrachten Sie drei Einkäufe: Ein ausländisches Unternehmen bezieht direkt eine Leistung von einem chinesischen Unternehmen. Ein Mitarbeiter bezahlt Waren während einer Chinareise. Die chinesische Tochtergesellschaft bestellt Büroausstattung. Alle drei können denselben internationalen Konzern betreffen, haben aber nicht zwangsläufig denselben Käufer oder dieselben Rechnungsangaben.
Fragen Sie den Einkaufsverantwortlichen, welche Gesellschaft genannt werden soll. Verwenden Sie deren vollständigen rechtlichen Namen in der Schreibweise ihrer eigenen Unterlagen. Mitarbeitername, Projektname und Konzernmarke sind andere Angaben. Wählen Sie nicht einfach die chinesische Tochtergesellschaft, weil deren Steuernummer das Formular leichter ausfüllbar macht.
| Einkaufssituation | Zu klärende Angaben |
|---|---|
| Das ausländische Unternehmen kauft direkt | Sein genauer Name, die Erfassung ausländischer Kunden beim Verkäufer und der erforderliche Beleg. |
| Ein Mitarbeiter bezahlt für das Unternehmen | Die Erstattungsanforderungen des Arbeitgebers und der tatsächlich auszuweisende Käufer. |
| Eine Tochtergesellschaft in Festlandchina bestellt | Ihr eigener eingetragener Name und ihre einschlägigen Käuferkennungen. |
Bewahren Sie die Klärung bei der Bestellung auf. Ändert sich die Vertragspartei, klären Sie dies mit dem Verkäufer, bevor Sie einen anderen Rechnungsempfänger verlangen. Eine spätere Vereinfachung der Verwaltung darf nicht verschleiern, wer die Waren oder Leistungen tatsächlich gekauft hat.
Das Feld für die Steuerkennung
Die chinesische Bezeichnung 发票抬头 meint den auf der Rechnung anzugebenden Namen. 纳税人识别号 bezeichnet die Steuerkennung. Es sind getrennte Felder: Die Angabe eines Unternehmensnamens bedeutet nicht, dass eine chinesische Steuernummer vorhanden ist.
Die Erläuterung aus Shanghai unterscheidet die übliche Regel für unternehmerische Käufer von ausländischen Kunden. Für Letztere erlaubt sie ausdrücklich das Weglassen der Käuferkennung. Das betrifft das Rechnungsfeld; es garantiert nicht, dass jeder Händler dieselbe Formularoption für ausländische Unternehmen anbietet.
Verlangt eine Website zwingend einen chinesischen Code mit fester Länge, wenden Sie sich an den Rechnungsservice. Erläutern Sie, dass der Käufer im Ausland registriert ist und keinen chinesischen USCC besitzt. Fragen Sie nach der richtigen Erfassung. Geben Sie weder Nullen noch den Lieferantencode oder die Kennung eines unbeteiligten chinesischen Unternehmens ein, um die Prüfung zu umgehen.
Die Steuerkennung aus dem Heimatland kann trotzdem für die Kundendaten des Verkäufers relevant sein. Nennen Sie auf Nachfrage Land und Verwendungszweck und unterscheiden Sie sie klar von einer chinesischen Kennung. Formen Sie daraus keinen Code mit 18 Zeichen und nehmen Sie nicht an, dass jedes Steuerkennungsfeld alle Länderformate unterstützt.
Der Verkäufer kann auch eine Bestätigung des englischen Firmennamens oder eine Adresse für die Rechnungszustellung verlangen. Beantworten Sie die konkrete Anfrage und verwenden Sie durchgehend dieselben Käuferdaten. Führt ein Mitarbeiter die Korrespondenz, sollten Unternehmensangaben und persönliche Kontaktdaten klar getrennt sein.
Den passenden Beleg wählen
Bei grenzüberschreitenden Warenlieferungen klären Sie mit dem Zollvertreter oder Versandverantwortlichen, welche Handelsdokumente benötigt werden. Der Leitfaden zur Handelsrechnung der US International Trade Administration beschreibt deren Zollfunktion und die Prüfung der Anforderungen im Bestimmungsland. Eine chinesische Fapiao ersetzt dieses Versanddokument nicht grundsätzlich.
Bei einem Einkauf in China kann die Buchhaltung zusätzlich zur Bestellung und zum Zahlungsbeleg die Steuerrechnung des Verkäufers benötigen. Formulieren Sie das ausdrücklich. Eine allgemeine Bitte um eine „invoice“ kann ein Angebot, eine Quittung oder eine Handelsrechnung ergeben, obwohl eine Fapiao gemeint war.
Wird ausdrücklich eine spezielle VAT-Rechnung verlangt, klären Sie zunächst Zweck und Empfänger. Eine ausländische Muttergesellschaft, eine chinesische Tochtergesellschaft und ein Mitarbeiter sind nicht austauschbar. Unser Vergleich gewöhnlicher und spezieller VAT-Rechnungen erklärt die Kategorien. Die Auswahl allein begründet keinen Anspruch auf Steuerabzug oder Erstattung.
Bleiben Sie konkret: Nennen Sie Bestellung, Käufer und Belegzweck. Der Aussteller sollte erläutern, welche rechtmäßige Form für das Geschäft vorgesehen ist. Benötigt Ihre Buchhaltung zusätzlich eine englische Handelsrechnung, fordern Sie diese gesondert an, statt die chinesische Steuerrechnung ändern zu lassen.
Eine Vorlage für die Anfrage
Das folgende Beispiel richtet sich an ein ausländisches Unternehmen, das direkt bei einem Unternehmen in Festlandchina einkauft. Ersetzen Sie die Platzhalter und streichen Sie Unzutreffendes. Es ist ein Formulierungsvorschlag, kein amtlicher Antrag und keine Regel für alle ausländischen Einkäufe.
Bitte bestätigen Sie die Rechnungsstellung für Bestellung [Referenz]. Käufer ist [vollständiger rechtlicher Name], eingetragen in [Land]. Dieses Unternehmen besitzt keinen chinesischen Unified Social Credit Code. Wir benötigen [Dokument] für [Zweck]. Bitte teilen Sie mit, welche Käuferangaben erforderlich sind, welches Unternehmen die Rechnung ausstellt und wie wir die elektronische Originaldatei erhalten. Falls Ihr Formular eine chinesische Steuerkennung verlangt, erläutern Sie bitte die Erfassung ausländischer Kunden.
Fügen Sie die Bestellbestätigung bei, wenn sie dem Verkäufer beim Auffinden des Vorgangs hilft. Versenden Sie keinen vollständigen Reisepass, Kontoauszug oder sachfremde Unternehmensunterlagen, wenn Name und Bestellreferenz ausreichen. Werden weitere Nachweise verlangt, fragen Sie nach den konkret benötigten Angaben und nutzen Sie den etablierten Servicekanal.
Vergleichen Sie vor einer Neuausstellung oder Korrektur den vorgeschlagenen Käufernamen mit Ihrer ursprünglichen Anweisung. Ein Schreibfehler und der Wechsel zu einer anderen juristischen Person erfordern unterschiedliche Lösungen. Lassen Sie den Aussteller korrigieren; bearbeiten Sie nicht selbst das PDF und behandeln die Änderung als ausgestellte Rechnung.
Die vollständige Datei erhalten
Fordern Sie die elektronische Originalrechnung an, sofern verfügbar. Ein Messenger-Screenshot kann Titel, Käuferangaben oder Gesamtbetrag abschneiden oder eine Kennung durch Komprimierung unleserlich machen. Bewahren Sie den Originalanhang auf und verwenden Sie für Anmerkungen und Übersetzung eine eigene Kopie.
Die elektronische Zustellung unterscheidet sich je nach Aussteller. Als konkretes Beispiel beschreibt der Leitfaden von AWS China zu digitalisierten Fapiao PDF- und XML-Dateien sowie vereinfachte Felder. Das sind die Abläufe dieses Ausstellers, keine Zusage identischer Formate oder Downloadseiten bei allen Händlern.
Auch Begleitmail und Rechnung haben verschiedene Funktionen. Die Mail hilft, die Herkunft des Anhangs nachzuvollziehen; der Name auf der Rechnung bezeichnet den dort angegebenen Verkäufer. Bewahren Sie die Nachricht auf, wenn sie eine Bestellreferenz oder Korrektur erklärt.
Übernehmen Sie chinesische Unternehmensnamen exakt. Ergänzen Sie bei Bedarf eine englische Lesefassung daneben, statt den Originalnamen zu ersetzen. Ein übersetzter Markenname kann Gespräche erleichtern, ohne das Unternehmen bei einer Registersuche eindeutig zu identifizieren.
Rechnung und Aussteller prüfen
Lesen Sie zuerst den Käuferblock, um den Bezug zu Ihrem Unternehmen und Einkauf festzustellen. Prüfen Sie danach die Verkäuferangaben getrennt. Käuferkennung, Verkäuferkennung und Rechnungsnummer sind unterschiedliche Werte. Eine Verwechslung führt möglicherweise zum falschen Unternehmen oder Dokument.
- Den Einkauf abgleichen. Vergleichen Sie Käufername, Waren oder Leistungen, Datum, Währung und Gesamtbetrag mit der Bestellung. Für eine Zahlung über mehrere Einkäufe können mehrere Dokumente erforderlich sein.
- Die unterstützte Steuerrechnung prüfen. Nutzen Sie ChinaValidate Invoice Verification mit den für diesen Rechnungstyp verlangten Angaben. Der Leitfaden zur VAT-Rechnungsprüfung erklärt diesen Schritt.
- Den Verkäufer identifizieren. Verwenden Sie seinen chinesischen rechtlichen Namen und seine Unternehmenskennung in der Unternehmenssuche, wenn Sie den Aussteller prüfen möchten. Suchen Sie nicht den ausländischen Käufer als vermeintlichen chinesischen Lieferanten.
Ein übereinstimmender Rechnungsdatensatz beantwortet nicht jede Frage. Er belegt weder zufriedenstellende Warenqualität noch die Einhaltung der Auslagenrichtlinie oder einen bestimmten Steuerabzug im Heimatland. Halten Sie die tatsächlich erfolgreiche Prüfung fest und leiten Sie offene Buchhaltungsfragen an die zuständige Person weiter.
Weicht das ausstellende Unternehmen vom erwarteten Verkäufer ab, bitten Sie um Erklärung der Beziehung und des konkreten Geschäfts. Plattformmarke, Shopname und rechtlicher Unternehmensname können verschieden sein, doch die Abweichung muss nachvollziehbar bleiben. Bewahren Sie die Originalnamen sichtbar auf, bis sie geklärt ist.
Eine nachvollziehbare Übergabe
Übergeben Sie einen kompakten Satz: Originalrechnung, Bestellreferenz, mitgeteilte Käuferdaten und relevante Erläuterungen des Ausstellers. Fügen Sie gegebenenfalls das Prüfergebnis hinzu. Eine kurze englische Notiz kann den chinesischen Beleg erklären, ohne dessen Felder zu verändern.
Trennen Sie bestätigte Tatsachen von offenen Punkten. „Der Käufername stimmt mit unserem ausländischen Unternehmen überein; der Verkäufer erklärt die leere Steuerkennung; die Rechnungsprüfung ergab einen passenden Datensatz“ ist hilfreicher als „Alles ist gültig“. Treffen Sie jede Aussage nur mit entsprechender Grundlage.
Steht eine Korrektur aus, nennen Sie das genaue Problem und behalten Sie die Originaldatei. So erkennt die Buchhaltung, ob ein Schreibfehler, ein ungeklärter Aussteller oder die falsche Belegkategorie den Vorgang verzögert. Eine erneute Unternehmenssuche korrigiert keinen Käufernamen; dafür ist der Aussteller zuständig.
Die Anfrage ist abgeschlossen, wenn der Beleg den vorgesehenen Einkauf beschreibt, die Unternehmensangaben geklärt sind und die Buchhaltung die benötigten Originalnachweise besitzt. Mit dem Käufer zu beginnen verhindert meist mehr Verwirrung als der Versuch, ein ausländisches Unternehmen in ein chinesisches Steuerfeld einzupassen.