विदेशी कंपनियों के लिए फ़ाप्याओ
विदेशी कंपनी के लिए चीनी फ़ाप्याओ माँगने, खरीदार का सही विवरण देने और चालान व जारी करने वाली कंपनी की जाँच करने की जानकारी।
चीनी कानूनी नाम या USCC से शुरू करें। अपनी प्रोफ़ाइल खोलने से पहले मिलान वाली कंपनी की पुष्टि करें।
कवर: बिल से जुड़े कागज़ों और यात्रा के सामान का AI से बनाया गया चित्र; यह असली चालान नहीं है।
चीन में खरीदारी के बाद आपकी लेखा टीम कंपनी के नाम पर चालान माँगती है। विक्रेता चालान पर लिखने के लिए नाम और कर संख्या पूछता है। आपकी कंपनी का अपने देश में पंजीकृत नाम और कर पहचान संख्या है, लेकिन चीन का यूनिफ़ाइड सोशल क्रेडिट कोड नहीं है। बातचीत ऐसे फ़ील्ड पर अटक जाती है जिसे भरना अनिवार्य लगता है।
फ़ाप्याओ पाने के लिए विदेशी ग्राहक के पास हर हाल में चीनी कंपनी कोड होना ज़रूरी नहीं है। शंघाई का कर प्राधिकरण स्पष्ट करता है कि विदेशी ग्राहकों के लिए खरीदार की पहचान संख्या छोड़ी जा सकती है। अगला उपयोगी कदम वास्तविक खरीदार, ज़रूरी दस्तावेज़ और उस ग्राहक का विवरण दर्ज करने के विक्रेता के तरीके को स्पष्ट करना है।
यह मार्गदर्शिका मुख्यभूमि चीन के कारोबारों द्वारा जारी दस्तावेज़ों के बारे में है। इसमें विदेशी कंपनी के पहले अनुरोध से लेकर लेखा टीम को फ़ाइल सौंपने तक की प्रक्रिया है। चीनी कर चालान, निर्यात का वाणिज्यिक चालान और कर्मचारी के खर्च का प्रमाण अलग उद्देश्यों के काम आ सकते हैं। फ़ॉर्म भरने से पहले अपना उद्देश्य तय करें।
पहले खरीदार तय करें
तीन खरीदों की तुलना करें: कोई विदेशी कंपनी मुख्यभूमि चीन के कारोबार से सीधे सेवा लेती है; उसका कर्मचारी चीन की यात्रा में सामान खरीदता है; और उसकी चीनी सहायक कंपनी कार्यालय का उपकरण खरीदती है। तीनों का संबंध एक ही अंतरराष्ट्रीय समूह से हो सकता है, लेकिन खरीदार और चालान के विवरण अपने-आप समान नहीं हो जाते।
खरीद के प्रभारी से पूछें कि किस कानूनी इकाई का नाम आना चाहिए। उसी इकाई का पूरा कानूनी नाम, उसके रिकॉर्ड वाली वर्तनी में इस्तेमाल करें। कर्मचारी का नाम, परियोजना का नाम और समूह का ब्रांड अलग जानकारी हैं। केवल इसलिए चीनी सहायक कंपनी को न चुनें कि उसकी कर संख्या से ऑनलाइन फ़ॉर्म भरना आसान हो जाएगा।
| खरीद की स्थिति | क्या स्पष्ट करना है |
|---|---|
| विदेशी कंपनी सीधे अनुबंध करती है | उसका सही कानूनी नाम, विदेशी ग्राहक को दर्ज करने का विक्रेता का तरीका और ज़रूरी दस्तावेज़। |
| कर्मचारी कंपनी की ओर से भुगतान करता है | नियोक्ता के खर्च नियम और दस्तावेज़ पर आने वाला वास्तविक खरीदार। |
| मुख्यभूमि चीन की सहायक कंपनी ऑर्डर देती है | उस सहायक कंपनी का अपना पंजीकृत नाम और लागू खरीदार पहचान विवरण। |
यह निर्णय ऑर्डर के साथ रखें। अनुबंध की पक्षकार इकाई बदलती है तो किसी दूसरे नाम पर चालान माँगने से पहले विक्रेता से बदलाव स्पष्ट करें। बाद में कागज़ी काम आसान बनाने का अनुरोध यह न छिपाए कि वस्तु या सेवा वास्तव में किसने खरीदी थी।
खरीदार की कर संख्या
चीनी लेबल 发票抬头 का अर्थ चालान पर लिखा जाने वाला नाम है। 纳税人识别号 करदाता की पहचान संख्या है। ये अलग फ़ील्ड हैं। कंपनी का नाम देने का अर्थ यह नहीं कि उसके पास चीनी कर संख्या भी है।
शंघाई का स्पष्टीकरण कंपनी खरीदारों के सामान्य नियम और विदेशी ग्राहकों की स्थिति में अंतर करता है। विदेशी ग्राहक के लिए खरीदार की पहचान संख्या स्पष्ट रूप से खाली छोड़ी जा सकती है। यह चालान के फ़ील्ड का नियम समझाता है; इससे हर खुदरा वेबसाइट पर विदेशी ग्राहक का एक जैसा विकल्प मिलने की गारंटी नहीं होती।
वेबसाइट निश्चित लंबाई का चीनी कोड माँगे तो विक्रेता की चालान सहायता टीम से संपर्क करें। बताएं कि खरीदार विदेश में पंजीकृत है और उसके पास चीनी USCC नहीं है। पूछें कि उनके चालान जारी करने के तरीके में ऐसे खरीदार को कैसे दर्ज किया जाता है। फ़ॉर्म पार करने के लिए शून्य, आपूर्तिकर्ता का कोड या किसी असंबंधित चीनी कंपनी की संख्या न भरें।
आपके देश की कर संख्या विक्रेता के ग्राहक रिकॉर्ड के लिए फिर भी उपयोगी हो सकती है। माँगे जाने पर देश और उद्देश्य के साथ दें तथा चीनी पहचान संख्या से साफ़ अलग रखें। उसे 18-अक्षर वाले कोड में न बदलें और यह न मानें कि “कर संख्या” वाला हर फ़ील्ड सभी देशों का प्रारूप स्वीकार करता है।
विक्रेता कंपनी का अंग्रेज़ी नाम पक्का करने या चालान भेजने का पता देने को कह सकता है। वही जानकारी दें जो माँगी गई है और पूरे समय खरीदार का एक ही विवरण रखें। कर्मचारी पत्राचार कर रहा हो तो स्पष्ट करें कि कौन-सा विवरण कंपनी का है और कौन-सा संपर्क व्यक्ति का।
काम के अनुसार दस्तावेज़ चुनें
सीमा पार भेजे जाने वाले माल के लिए सीमा शुल्क प्रतिनिधि या शिपमेंट तैयार करने वाले व्यक्ति से ज़रूरी व्यापार दस्तावेज़ पूछें। अमेरिकी अंतरराष्ट्रीय व्यापार प्रशासन की वाणिज्यिक चालान संबंधी मार्गदर्शिका सीमा शुल्क में उसकी भूमिका और गंतव्य देश की शर्तें जाँचने की आवश्यकता बताती है। चीनी फ़ाप्याओ हर स्थिति में उस शिपमेंट दस्तावेज़ का विकल्प नहीं है।
चीन के भीतर खरीद के लिए लेखा टीम ऑर्डर और भुगतान प्रमाण के साथ विक्रेता का कर चालान माँग सकती है। यह आवश्यकता स्पष्ट लिखें। केवल “invoice भेजें” कहने पर कोटेशन, भुगतान रसीद या वाणिज्यिक चालान मिल सकता है, जबकि सहकर्मी फ़ाप्याओ की अपेक्षा कर रहा हो।
यदि विशेष VAT चालान माँगा गया है, तो अनुरोध आगे भेजने से पहले उसका उद्देश्य और खरीदार स्पष्ट करें। विदेशी मूल कंपनी, चीन की सहायक कंपनी और कर्मचारी एक-दूसरे की जगह नहीं रखे जा सकते। हमारी साधारण और विशेष VAT चालान की मार्गदर्शिका इन श्रेणियों को समझाती है। श्रेणी चुनने भर से कर कटौती या वापसी का अधिकार नहीं मिल जाता।
अनुरोध व्यावहारिक रखें: ऑर्डर, खरीदार और दस्तावेज़ का उद्देश्य बताएं। जारीकर्ता समझाए कि उस लेनदेन के लिए कौन-सा वैध प्रारूप उपलब्ध है। लेखा टीम को अलग से अंग्रेज़ी वाणिज्यिक चालान चाहिए तो उसे अलग माँगें, मूल चीनी कर दस्तावेज़ बदलने को न कहें।
अनुरोध का नमूना
यह उदाहरण मुख्यभूमि चीन के कारोबार से सीधे खरीदने वाली विदेशी कंपनी के लिए है। कोष्ठकों में अपना विवरण भरें और गैरज़रूरी हिस्सा हटा दें। यह पत्राचार का नमूना है, आधिकारिक आवेदन फ़ॉर्म या हर विदेशी खरीद पर एक जैसा चालान लेने का नियम नहीं।
कृपया ऑर्डर [संदर्भ संख्या] के चालान की व्यवस्था स्पष्ट करें। खरीदार [विदेशी कंपनी का पूरा कानूनी नाम] है, जो [देश] में पंजीकृत है। इस कंपनी के पास चीन का यूनिफ़ाइड सोशल क्रेडिट कोड नहीं है। हमें [उद्देश्य] के लिए [ज़रूरी दस्तावेज़] चाहिए। कृपया बताएं कि खरीदार का कौन-सा विवरण चाहिए, कौन-सी कंपनी चालान जारी करेगी और मूल इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइल कैसे मिलेगी। यदि आपके फ़ॉर्म में चीनी कर संख्या अनिवार्य है, तो विदेशी ग्राहक दर्ज करने का तरीका बताएं।
लेनदेन खोजने में मदद मिले तो संबंधित ऑर्डर पुष्टि संलग्न करें। जहाँ नाम और ऑर्डर संख्या पर्याप्त हों, वहाँ पूरा पासपोर्ट, बैंक स्टेटमेंट या असंबंधित कंपनी फ़ाइल न भेजें। अतिरिक्त प्रमाण माँगा जाए तो पूछें कि ठीक कौन-सी जानकारी चाहिए और विक्रेता के स्थापित सहायता माध्यम का उपयोग करें।
बदला हुआ या संशोधित दस्तावेज़ स्वीकार करने से पहले प्रस्तावित खरीदार नाम को अपने मूल निर्देश से मिलाएं। मामूली वर्तनी की गलती और बिल्कुल दूसरी कानूनी इकाई में बदलाव अलग मुद्दे हैं। जारीकर्ता से दस्तावेज़ सही कराएं; PDF खुद बदलकर उसे जारी किया गया चालान न मानें।
पूरी फ़ाइल प्राप्त करें
उपलब्ध हो तो मूल इलेक्ट्रॉनिक चालान माँगें। मैसेजिंग ऐप का स्क्रीनशॉट शीर्षक, खरीदार का हिस्सा या पूरा कुल योग काट सकता है। वह इतना संकुचित भी हो सकता है कि पहचान संख्या भरोसे से पढ़ना कठिन हो। मूल संलग्न फ़ाइल सुरक्षित रखें और टिप्पणी या अनुवाद के लिए अलग प्रति लें।
इलेक्ट्रॉनिक चालान भेजने का तरीका जारीकर्ता के अनुसार बदलता है। उदाहरण के लिए AWS China की डिजिटल फ़ाप्याओ मार्गदर्शिका PDF और XML फ़ाइलों तथा सरल किए गए फ़ील्ड का उल्लेख करती है। ये उस जारीकर्ता की व्यवस्थाएं हैं, सभी कारोबारों के समान फ़ॉर्मैट या डाउनलोड स्क्रीन इस्तेमाल करने का आश्वासन नहीं।
फ़ाइल भेजने वाला ईमेल और चालान अलग काम करते हैं। ईमेल से संलग्न फ़ाइल का स्रोत समझने में मदद मिलती है, जबकि चालान पर कंपनी का नाम उस पर बताए गए विक्रेता की पहचान करता है। संदेश में ऑर्डर संख्या या संशोधन का स्पष्टीकरण हो तो उसे फ़ाइल के साथ रखें।
फ़ाइल में कंपनी के चीनी नाम हों तो उन्हें बिल्कुल वैसा ही रखें। मूल नाम हटाने के बजाय उसके साथ अंग्रेज़ी रूप जोड़ें। अनूदित ब्रांड नाम बातचीत में सुविधाजनक हो सकता है, लेकिन कंपनी पंजीकरण खोज में उस कारोबार की पहचान न कर पाए।
चालान और जारीकर्ता जाँचें
पहले खरीदार का हिस्सा पढ़कर सुनिश्चित करें कि चालान आपकी कंपनी और लेनदेन का है। फिर विक्रेता का हिस्सा अलग पढ़ें। खरीदार पहचान संख्या, विक्रेता पहचान संख्या और चालान संख्या अलग हैं। इन्हें मिलाने पर अगली जाँच गलत कंपनी या दस्तावेज़ की हो सकती है।
- खरीद से मिलान करें। खरीदार का नाम, वस्तु या सेवा का विवरण, तारीख, मुद्रा और कुल राशि संबंधित ऑर्डर से मिलाएं। एक भुगतान में कई खरीद शामिल हों तो एक से अधिक दस्तावेज़ की ज़रूरत हो सकती है।
- समर्थित कर चालान सत्यापित करें। ChinaValidate Invoice Verification में उस चालान प्रकार के लिए माँगे गए फ़ील्ड दें। VAT चालान सत्यापन मार्गदर्शिका इस अलग जाँच को समझाती है।
- विक्रेता पहचानें। जारी करने वाले कारोबार की जाँच के लिए विक्रेता का चीनी कानूनी नाम और कंपनी पहचान संख्या Company Search में डालें। विदेशी खरीदार को मुख्यभूमि चीन का आपूर्तिकर्ता समझकर न खोजें।
चालान रिकॉर्ड का मिलान हर सवाल का उत्तर नहीं देता। इससे सामान की गुणवत्ता, नियोक्ता की खर्च नीति का पालन या आपके देश में किसी कर कटौती की पात्रता साबित नहीं होती। जो जाँच वास्तव में सफल हुई उसे दर्ज करें और बाकी लेखा प्रश्न संबंधित व्यक्ति को भेजें।
चालान जारी करने वाली कंपनी अपेक्षित विक्रेता से अलग हो तो उनका संबंध और इस लेनदेन में उसकी वजह पूछें। प्लेटफ़ॉर्म ब्रांड, दुकान का नाम और कानूनी कंपनी नाम अलग हो सकते हैं, लेकिन अंतर समझना चाहिए। मामला स्पष्ट होने तक मूल नाम दिखाई देते रहने दें।
लेखा टीम को उपयोगी रिकॉर्ड दें
छोटा-सा दस्तावेज़ समूह भेजें: मूल चालान, ऑर्डर संख्या, दिया गया खरीदार विवरण और जारीकर्ता का स्पष्टीकरण। सत्यापन किया हो तो उसका परिणाम जोड़ें। अंग्रेज़ी में छोटा नोट चीनी दस्तावेज़ के मूल फ़ील्ड बदले बिना उसका अर्थ समझा सकता है।
पक्के तथ्यों और खुले प्रश्नों को अलग रखें। उदाहरण के लिए, “खरीदार का नाम हमारी विदेशी कंपनी से मेल खाता है; विक्रेता ने खाली कर संख्या फ़ील्ड का कारण बताया है; सत्यापन में मिलता हुआ रिकॉर्ड मिला” कहना “सब कुछ वैध है” से अधिक उपयोगी है। हर दावा तभी करें जब उसका प्रमाण हो।
संशोधन लंबित हो तो सटीक समस्या बताएं और मूल फ़ाइल रखें। लेखा टीम समझ सकेगी कि देरी वर्तनी की गलती, अज्ञात जारीकर्ता या गलत दस्तावेज़ प्रकार के कारण है। बार-बार कंपनी खोजने से खरीदार का गलत नाम ठीक नहीं होगा; चालान जारी करने वाले कारोबार को कार्रवाई करनी होगी।
अनुरोध तब पूरा होता है जब दस्तावेज़ सही खरीद को दर्शाता हो, कंपनी विवरण स्पष्ट हों और लेखा टीम के पास ज़रूरी मूल प्रमाण हों। शुरुआत में खरीदार तय करना, विदेशी कंपनी को जबरन चीनी कर संख्या वाले फ़ील्ड में फिट करने से कहीं अधिक भ्रम रोकता है।