Yabancı Şirketler İçin Fapiao

Kapak: Fatura evrakları ve seyahat eşyalarını gösteren, yapay zekâyla üretilmiş bir illüstrasyondur; gerçek bir fatura değildir.

Çin'de yapılan bir alışverişin ardından muhasebe ekibiniz şirket adına fatura ister. Satıcı da fatura unvanını ve vergi numarasını sorar. Şirketinizin kendi ülkesinde kayıtlı bir unvanı ve vergi numarası vardır, ancak Çin Birleşik Sosyal Kredi Kodu yoktur. Süreç, zorunlu görünen bir alanda tıkanır.

Yabancı bir müşterinin fapiao alabilmesi için her durumda Çin şirket koduna sahip olması gerekmez. Şanghay vergi idaresi, yabancı müşteriler için alıcı kimlik numarasının boş bırakılabileceğini açıklar. Sonraki adım gerçek alıcıyı, gereken belgeyi ve satıcının bu müşteriyi nasıl kaydedeceğini netleştirmektir.

Bu rehber, Çin ana karasındaki işletmelerin düzenlediği belgeleri ele alır. Yabancı bir şirketin talebini ilk mesajdan muhasebeye teslim edilen dosyaya kadar izler. Çin vergi faturası, ihracatta kullanılan ticari fatura ve çalışanın gider belgesi farklı amaçlara hizmet edebilir. Formu doldurmadan önce hangi ihtiyacı karşılayacağınızı belirleyin.

Önce alıcıyı belirleyin

Üç alışverişi karşılaştırın: Yabancı şirket Çin'deki bir işletmeden doğrudan hizmet alır; çalışanı Çin ziyareti sırasında ürün satın alır; Çin'deki bağlı şirketi ofis ekipmanı sipariş eder. Üçü de aynı uluslararası grupla ilgili olabilir, ancak alıcı ve fatura bilgileri kendiliğinden aynı olmaz.

Satın almadan sorumlu kişiye hangi tüzel kişinin yazılacağını sorun. O kuruluşun tam yasal unvanını, kendi kayıtlarındaki yazımıyla kullanın. Çalışanın adı, proje adı ve grubun markası farklı bilgilerdir. Çin'deki bağlı şirketi sırf vergi numarası çevrim içi formu göndermeyi kolaylaştırıyor diye seçmeyin.

Satın alma durumu	Netleştirilecek bilgi
Sözleşmeyi yabancı şirket doğrudan yapar	Doğru yasal unvanı, satıcının yabancı müşteri kayıt yöntemi ve gereken belge.
Çalışan şirket adına ödeme yapar	İşverenin gider kuralları ve belgede gösterilecek gerçek alıcı.
Siparişi Çin ana karasındaki bağlı şirket verir	Bu şirketin kendi kayıtlı unvanı ve ilgili alıcı kimlik bilgileri.

Bu yanıtı sipariş kaydıyla birlikte saklayın. Sözleşmenin tarafı değişirse başka bir unvanla fatura istemeden önce durumu satıcıyla çözün. Sonradan evrakı kolaylaştırmak amacıyla yapılan talep, mal veya hizmeti gerçekte kimin satın aldığını gizlememelidir.

Alıcının vergi numarası

Çince 发票抬头, faturaya yazılacak ad veya unvanı ifade eder. 纳税人识别号 ise vergi mükellefi kimlik numarasıdır. Bunlar ayrı alanlardır. Şirket unvanını bildirmeniz, Çin vergi numaranız da olduğu anlamına gelmez.

Şanghay'ın açıklaması, şirket alıcılara ilişkin genel kuralı yabancı müşterilere uygulanan işlemden ayırır. Yabancı müşteriler için alıcı kimlik alanının boş bırakılmasına açıkça izin verir. Bu açıklama fatura alanıyla ilgilidir; her mağazanın ödeme formunda aynı yabancı müşteri seçeneğinin bulunduğunu garanti etmez.

Site belirli uzunlukta bir Çin kodunu zorunlu tutuyorsa satıcının fatura birimine başvurun. Alıcının yurt dışında kayıtlı olduğunu ve Çin USCC'si bulunmadığını açıklayın. Fatura düzenleme süreçlerinde bu alıcıyı nasıl kaydettiklerini sorun. Doğrulamayı geçmek için sıfırlar, tedarikçinin kodu veya ilgisiz bir Çin şirketinin numarasını yazmayın.

Kendi ülkenizdeki vergi numarası satıcının müşteri kayıtları için yine de gerekli olabilir. İstendiğinde numarayı ülkesi ve kullanım amacıyla birlikte verin; Çin kimlik numarasından açıkça ayırın. Numarayı 18 karakterlik bir koda dönüştürmeyin ve “vergi numarası” adlı her alanın bütün ülkelerin biçimini kabul ettiğini varsaymayın.

Satıcı şirketin İngilizce unvanını doğrulamanızı veya faturanın gönderileceği adresi isteyebilir. Sorulan bilgiye yanıt verin ve süreç boyunca aynı alıcı ayrıntılarını kullanın. Yazışmayı bir çalışan yürütüyorsa şirkete ait bilgilerle irtibat kişisinin bilgilerini ayırın.

İhtiyaca uygun belge

Sınır aşan mal sevkiyatında gümrük müşavirine veya sevkiyatı hazırlayan kişiye gereken ticari belgeleri sorun. ABD Uluslararası Ticaret İdaresinin ticari fatura rehberi, belgenin gümrükteki rolünü ve varış ülkesinin şartlarını kontrol etme gereğini açıklar. Çin fapiao'su bu sevkiyat belgesinin her durumda yerine geçmez.

Çin'de yapılan alışverişlerde muhasebe, sipariş ve ödeme kanıtıyla birlikte satıcının vergi faturasını isteyebilir. Bu ihtiyacı açıkça yazın. Yalnızca “invoice gönderin” demek, ekip arkadaşınız fapiao beklerken teklif, ödeme makbuzu veya ticari fatura gelmesine neden olabilir.

Özellikle özel KDV faturası isteniyorsa talebi iletmeden önce gerekçesini ve hangi alıcı için istendiğini doğrulayın. Yabancı ana şirket, Çin'deki bağlı şirket ve çalışan birbirinin yerine geçmez. Normal ve özel KDV faturaları rehberimiz belge türlerini açıklar; bir türün seçilmesi tek başına vergi indirim veya iade hakkı oluşturmaz.

Talebinizi somut tutun: Siparişi, alıcıyı ve belgenin kullanım amacını belirtin. Düzenleyen işletme, bu işlem için yasal olarak sunabileceği biçimi açıklasın. Muhasebe ekibiniz ayrıca İngilizce ticari fatura istiyorsa Çin vergi belgesinin aslını değiştirtmek yerine onu ayrı isteyin.

Uyarlanabilir talep metni

Aşağıdaki örnek, Çin ana karasındaki bir işletmeden doğrudan alışveriş yapan yabancı şirket içindir. Köşeli parantezleri doldurun ve ilgisiz bölümleri çıkarın. Bu bir yazışma örneğidir; resmî başvuru formu veya her yabancı alışveriş için aynı faturayı zorunlu kılan bir kural değildir.

[Sipariş numarası] için fatura düzenleme sürecini teyit etmenizi rica ederiz. Alıcı, [ülke] ülkesinde kayıtlı [yabancı şirketin tam yasal unvanı] şirketidir. Şirketin Çin Birleşik Sosyal Kredi Kodu yoktur. [Amaç] için [istenen belge] gerekmektedir. Gerekli alıcı bilgilerini, faturayı düzenleyecek şirketi ve orijinal elektronik dosyayı nasıl alacağımızı bildirir misiniz? Formunuz Çin vergi numarası gerektiriyorsa yabancı müşteriyi nasıl kaydettiğinizi açıklamanızı rica ederiz.

Satıcının işlemi bulmasına yardımcı olacaksa ilgili sipariş onayını ekleyin. Unvan ve sipariş numarası yeterliyken pasaportun tamamını, banka hesap dökümünü veya ilgisiz şirket dosyalarını göndermeyin. Ek kanıt gerekiyorsa hangi bilginin istendiğini sorun ve satıcının bilinen destek kanalını kullanın.

Yeni belgeyi veya düzeltmeyi kabul etmeden önce önerilen alıcı unvanını ilk talebinizle karşılaştırın. Küçük bir yazım hatasıyla tamamen başka bir tüzel kişiye geçiş farklı şekilde ele alınmalıdır. Belgeyi düzenleyenin düzeltmesini isteyin; PDF'yi kendiniz değiştirip düzenlenmiş fatura gibi kullanmayın.

Dosyanın tamamını alın

Varsa elektronik faturanın orijinalini isteyin. Mesajlaşma uygulamasından alınan ekran görüntüsü başlığı, alıcı alanını veya toplam tutarı kesebilir. Sıkıştırma, kimlik numarasını güvenle okumayı da zorlaştırabilir. Orijinal eki saklayın; not ve çeviri için ayrı kopya kullanın.

Elektronik faturanın teslimi düzenleyene göre değişir. Örneğin AWS China'nın dijital fapiao rehberi PDF ve XML dosyalarını ve sadeleştirilmiş alanları anlatır. Bunlar o düzenleyenin uygulamalarıdır; bütün satıcıların aynı biçimleri veya indirme ekranını kullandığı anlamına gelmez.

Gönderim e-postası ile fatura da farklı amaçlara hizmet eder. E-posta ekin kaynağını anlamaya yardımcı olurken faturadaki şirket unvanı, belirtilen satıcıyı gösterir. Mesaj sipariş numarasını veya düzeltmeyi açıklıyorsa dosyayla birlikte saklayın.

Dosyada Çince şirket unvanları varsa aynen koruyun. Orijinali değiştirmek yerine yanına İngilizce karşılığını ekleyin. Çevrilmiş marka adı konuşmada pratik olabilir, ancak şirket sicilinde işletmeyi bulmaya yetmeyebilir.

Faturayı ve düzenleyeni kontrol edin

Faturanın şirketiniz ve işleminizle ilgili olduğunu doğrulamak için önce alıcı bölümünü okuyun. Sonra satıcı bölümünü ayrı inceleyin. Alıcı kimliği, satıcı kimliği ve fatura numarası farklı değerlerdir; karıştırılmaları kontrolü yanlış şirkete veya belgeye yönlendirebilir.

1. Satın almayla karşılaştırın. Alıcı unvanını, mal veya hizmet açıklamasını, tarihi, para birimini ve toplamı ilgili siparişle karşılaştırın. Birkaç alışverişi kapsayan tek ödeme için birden fazla belge gerekebilir.
2. Desteklenen vergi faturasını doğrulayın. ChinaValidate Invoice Verification aracında fatura türü için istenen alanları kullanın. KDV faturası doğrulama rehberi bu ayrı işlemi açıklar.
3. Satıcıyı belirleyin. Faturayı düzenleyen işletmeyi araştırmak için satıcının Çince yasal unvanını ve şirket kimliğini Company Search aracına aktarın. Yabancı alıcıyı Çin'deki tedarikçiymiş gibi aramayın.

Eşleşen bir fatura kaydı her soruyu çözmez. Malların iyi olduğunu, giderin işveren politikasına uyduğunu veya ülkenizde belirli bir vergi indiriminin mümkün olduğunu göstermez. Gerçekte hangi kontrolün başarılı olduğunu kaydedin ve kalan muhasebe sorusunu ilgili kişiye iletin.

Faturayı düzenleyen şirket beklediğiniz satıcıdan farklıysa aralarındaki ilişkiyi ve bu işlemdeki gerekçesini sorun. Platform markası, mağaza adı ve yasal şirket unvanı farklı olabilir; önemli olan bu farkı anlamaktır. Konu çözülene kadar orijinal unvanları görünür tutun.

Muhasebeye kullanılabilir kayıt verin

Kısa bir dosya paketi hazırlayın: Orijinal fatura, sipariş numarası, verdiğiniz alıcı bilgileri ve düzenleyenin açıklamaları. Kontrol yaptıysanız sonucunu ekleyin. Kısa bir İngilizce not, Çin belgesinin orijinal alanlarını değiştirmeden içeriğini açıklayabilir.

Doğrulanmış olgularla açık konuları ayırın. Örneğin “Alıcı unvanı yabancı şirketimizle eşleşiyor; satıcı vergi numarası alanının neden boş olduğunu açıkladı; fatura kontrolü eşleşen bir kayıt döndürdü” ifadesi, “Her şey geçerli” demekten daha kullanışlıdır. Her ifadeyi yalnızca onu destekleyen kanıtınız varsa kullanın.

Düzeltme bekleniyorsa sorunu açıkça belirtin ve orijinal dosyayı saklayın. Muhasebe böylece gecikmenin yazım hatasından mı, kimliği belirlenemeyen düzenleyenden mi yoksa yanlış belge türünden mi kaynaklandığını görebilir. Şirketi tekrar aramak yanlış alıcı unvanını düzeltmez; faturayı düzenleyen işletme işlem yapmalıdır.

Belge hedeflenen satın almayı gösterdiğinde, şirket bilgileri anlaşıldığında ve muhasebe gereken orijinal kanıtlara ulaştığında talep tamamlanır. Önce alıcıyı belirlemek, yabancı şirketi zorla Çin vergi numarası alanına sığdırmaya çalışmaktan daha fazla karışıklığı önler.