ฟาเพี่ยวสำหรับบริษัทต่างประเทศ

ภาพปก: ภาพประกอบเอกสารใบกำกับภาษีและของใช้เดินทางที่สร้างด้วย AI ไม่ใช่ใบกำกับภาษีจริง

หลังซื้อสินค้าหรือบริการในจีน ฝ่ายบัญชีขอใบกำกับภาษีในนามบริษัท ผู้ขายจึงขอชื่อผู้ซื้อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษี บริษัทของคุณมีชื่อจดทะเบียนและเลขภาษีในประเทศของตน แต่ไม่มีรหัสเครดิตสังคมแบบรวมของจีน การขอเอกสารจึงติดอยู่ที่ช่องซึ่งดูเหมือนบังคับกรอก

ลูกค้าต่างประเทศไม่ได้จำเป็นต้องมีรหัสบริษัทจีนเสมอไปจึงจะรับฟาเพี่ยวได้ หน่วยงานภาษีเซี่ยงไฮ้อธิบายว่า ลูกค้าต่างประเทศสามารถเว้นช่องเลขประจำตัวผู้ซื้อได้ ขั้นตอนที่ควรทำต่อคือระบุให้ชัดว่าใครเป็นผู้ซื้อ ต้องการเอกสารชนิดใด และผู้ขายจะบันทึกข้อมูลลูกค้ารายนั้นอย่างไร

คู่มือนี้กล่าวถึงเอกสารที่ธุรกิจในจีนแผ่นดินใหญ่ออกให้ โดยติดตามคำขอของบริษัทต่างประเทศตั้งแต่ข้อความแรกจนถึงการส่งไฟล์ให้ฝ่ายบัญชี ฟาเพี่ยว ใบกำกับสินค้าเพื่อการส่งออก และหลักฐานเบิกค่าใช้จ่ายของพนักงานอาจมีหน้าที่ต่างกัน จึงควรกำหนดวัตถุประสงค์ก่อนกรอกแบบฟอร์ม

เริ่มจากผู้ซื้อ

ลองเทียบสามกรณี: บริษัทต่างประเทศซื้อบริการจากธุรกิจจีนโดยตรง พนักงานของบริษัทซื้อสินค้าระหว่างเดินทางไปจีน และบริษัทย่อยในจีนซื้ออุปกรณ์สำนักงาน ทั้งสามอาจอยู่ในกลุ่มเดียวกัน แต่ไม่ได้หมายความว่าผู้ซื้อหรือข้อมูลบนใบกำกับภาษีจะเหมือนกัน

สอบถามผู้รับผิดชอบการซื้อว่าต้องระบุชื่อนิติบุคคลใด ใช้ชื่อทางกฎหมายเต็มรูปแบบและสะกดตามเอกสารของนิติบุคคลนั้น ชื่อพนักงาน ชื่อโครงการ และแบรนด์ของกลุ่มเป็นคนละข้อมูล อย่าเลือกชื่อบริษัทย่อยในจีนเพียงเพราะเลขภาษีของบริษัทนั้นช่วยให้ส่งแบบฟอร์มออนไลน์ได้ง่ายขึ้น

สถานการณ์การซื้อ	ข้อมูลที่ต้องยืนยัน
บริษัทต่างประเทศทำสัญญาโดยตรง	ชื่อทางกฎหมายที่ถูกต้อง วิธีบันทึกลูกค้าต่างประเทศของผู้ขาย และประเภทเอกสารที่ต้องการ
พนักงานชำระเงินแทนบริษัท	หลักเกณฑ์เบิกค่าใช้จ่ายของนายจ้าง และผู้ซื้อที่แท้จริงซึ่งต้องปรากฏในเอกสาร
บริษัทย่อยในจีนแผ่นดินใหญ่สั่งซื้อ	ชื่อจดทะเบียนของบริษัทย่อยนั้นและข้อมูลประจำตัวผู้ซื้อที่เกี่ยวข้อง

เก็บข้อสรุปนี้ไว้กับคำสั่งซื้อ หากเปลี่ยนคู่สัญญา ให้ตกลงกับผู้ขายก่อนขอใบกำกับภาษีในชื่ออื่น การปรับเอกสารเพื่อความสะดวกภายหลังไม่ควรปิดบังว่าใครซื้อสินค้าหรือบริการจริง

ช่องเลขภาษีของผู้ซื้อ

คำว่า 发票抬头 หมายถึงชื่อที่ต้องระบุบนใบกำกับภาษี ส่วน 纳税人识别号 หมายถึงเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ทั้งสองเป็นคนละช่อง การแจ้งชื่อบริษัทไม่ได้หมายความว่าบริษัทนั้นต้องมีเลขภาษีจีนด้วย

แนวทางของเซี่ยงไฮ้แยกข้อกำหนดทั่วไปสำหรับผู้ซื้อที่เป็นบริษัทออกจากกรณีลูกค้าต่างประเทศ และระบุชัดว่ากรณีหลังเว้นเลขประจำตัวผู้ซื้อได้ ข้อนี้อธิบายการกรอกใบกำกับภาษี ไม่ได้หมายความว่าแบบฟอร์มชำระเงินของผู้ขายทุกรายจะมีตัวเลือกลูกค้าต่างประเทศเหมือนกัน

หากเว็บไซต์บังคับกรอกรหัสจีนตามจำนวนหลักที่กำหนด ให้ติดต่อฝ่ายออกใบกำกับภาษีของผู้ขาย อธิบายว่าผู้ซื้อจดทะเบียนต่างประเทศและไม่มี USCC ของจีน แล้วถามวิธีบันทึกผู้ซื้อในระบบของผู้ขาย อย่ากรอกเลขศูนย์ รหัสของซัพพลายเออร์ หรือเลขของบริษัทจีนที่ไม่เกี่ยวข้องเพียงเพื่อผ่านการตรวจสอบช่องกรอก

เลขภาษีจากประเทศของคุณอาจยังมีประโยชน์ต่อฐานข้อมูลลูกค้าของผู้ขาย หากผู้ขายขอ ให้แจ้งประเทศและวัตถุประสงค์กำกับ พร้อมแยกจากเลขประจำตัวของจีนอย่างชัดเจน อย่าแปลงเป็นรหัส 18 ตัว หรือคิดว่าทุกช่องที่ชื่อว่า “เลขภาษี” จะรองรับรูปแบบของทุกประเทศ

ผู้ขายอาจขอให้ยืนยันชื่อบริษัทภาษาอังกฤษหรือที่อยู่สำหรับส่งใบกำกับภาษี ตอบเฉพาะข้อมูลที่ร้องขอ และใช้รายละเอียดผู้ซื้อให้ตรงกันตลอด หากพนักงานเป็นผู้ติดต่อ ให้แยกว่าข้อมูลใดเป็นของบริษัทและข้อมูลใดเป็นของบุคคลติดต่อ

เลือกเอกสารให้ตรงงาน

สำหรับสินค้าที่ขนส่งข้ามแดน ให้สอบถามตัวแทนออกของหรือผู้จัดเตรียมการขนส่งว่าต้องใช้เอกสารการค้าใด แนวทางใบกำกับสินค้าของหน่วยงานการค้าระหว่างประเทศสหรัฐฯอธิบายบทบาทด้านศุลกากรและการตรวจข้อกำหนดของประเทศปลายทาง ฟาเพี่ยวจีนไม่ได้ใช้แทนเอกสารขนส่งดังกล่าวได้ทุกกรณี

สำหรับการซื้อในจีน ฝ่ายบัญชีอาจต้องการใบกำกับภาษีของผู้ขายควบคู่กับคำสั่งซื้อและหลักฐานชำระเงิน ควรบอกให้ชัดว่าเอกสารที่ต้องการคืออะไร คำขอเพียง “ส่ง invoice ให้ด้วย” อาจทำให้ได้รับใบเสนอราคา ใบรับเงิน หรือใบกำกับสินค้า ทั้งที่เพื่อนร่วมงานต้องการฟาเพี่ยว

หากมีผู้ขอใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มแบบพิเศษโดยเฉพาะ ให้ยืนยันวัตถุประสงค์และผู้ซื้อก่อนส่งคำขอต่อ บริษัทแม่ต่างประเทศ บริษัทย่อยในจีน และพนักงานใช้แทนกันไม่ได้ คู่มือใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มแบบทั่วไปและแบบพิเศษอธิบายประเภทเอกสาร การเลือกประเภทไม่ได้ทำให้เกิดสิทธิหักหรือขอคืนภาษีโดยอัตโนมัติ

ระบุคำสั่งซื้อ ผู้ซื้อ และวัตถุประสงค์ของเอกสารให้ครบ แล้วให้ผู้ออกอธิบายรูปแบบที่ออกได้โดยชอบสำหรับธุรกรรมนั้น หากฝ่ายบัญชีต้องการใบกำกับสินค้าภาษาอังกฤษเพิ่มเติม ให้ขอแยกต่างหาก แทนการให้ผู้ขายเปลี่ยนต้นฉบับเอกสารภาษีจีน

ตัวอย่างข้อความติดต่อ

ตัวอย่างนี้ใช้กับบริษัทต่างประเทศที่ซื้อจากธุรกิจจีนแผ่นดินใหญ่โดยตรง แทนที่ข้อความในวงเล็บและตัดส่วนที่ไม่เกี่ยวข้องออก เป็นตัวอย่างการสื่อสาร ไม่ใช่แบบคำขอทางการหรือข้อกำหนดว่าการซื้อจากต่างประเทศทุกครั้งต้องใช้ใบกำกับภาษีแบบเดียวกัน

กรุณายืนยันการออกเอกสารสำหรับคำสั่งซื้อ [เลขอ้างอิง] ผู้ซื้อคือ [ชื่อทางกฎหมายเต็มของบริษัทต่างประเทศ] ซึ่งจดทะเบียนใน [ประเทศ] บริษัทนี้ไม่มีรหัสเครดิตสังคมแบบรวมของจีน เราต้องการ [เอกสารที่ต้องการ] สำหรับ [วัตถุประสงค์] กรุณาระบุข้อมูลผู้ซื้อที่ต้องใช้ บริษัทที่จะออกเอกสาร และวิธีรับไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ต้นฉบับ หากแบบฟอร์มบังคับระบุเลขภาษีจีน กรุณาแนะนำวิธีบันทึกลูกค้าต่างประเทศ

แนบคำยืนยันคำสั่งซื้อหากช่วยให้ผู้ขายค้นหาธุรกรรมได้ ไม่จำเป็นต้องส่งหนังสือเดินทางเต็มเล่ม รายการเดินบัญชี หรือแฟ้มบริษัทที่ไม่เกี่ยวข้องเมื่อชื่อและเลขคำสั่งซื้อก็เพียงพอ หากต้องการหลักฐานเพิ่ม ให้ถามว่าต้องใช้ข้อมูลใดและส่งผ่านช่องทางบริการที่ผู้ขายใช้อยู่

ก่อนยอมรับเอกสารทดแทนหรือการแก้ไข ให้เทียบชื่อผู้ซื้อที่เสนอใหม่กับคำสั่งเดิม การสะกดผิดเล็กน้อยกับการเปลี่ยนเป็นนิติบุคคลอื่นต้องจัดการต่างกัน ให้ผู้ออกแก้เอกสารของตน อย่าแก้ PDF เองแล้วถือว่าไฟล์ที่แก้เป็นใบกำกับภาษีที่ออกอย่างถูกต้อง

รับไฟล์ให้ครบ

ขอไฟล์ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ต้นฉบับเมื่อมีให้ ภาพหน้าจอจากแอปข้อความอาจตัดชื่อเอกสาร ข้อมูลผู้ซื้อ หรือยอดรวม และอาจถูกบีบอัดจนอ่านเลขประจำตัวไม่ชัด เก็บไฟล์แนบต้นฉบับไว้ และใช้สำเนาแยกสำหรับจดหมายเหตุหรือแปล

วิธีส่งเอกสารต่างกันตามผู้ออก เช่น คู่มือฟาเพี่ยวดิจิทัลของ AWS Chinaกล่าวถึงไฟล์ PDF และ XML รวมถึงช่องข้อมูลที่ลดลง นั่นเป็นวิธีของผู้ออกรายนี้ ไม่ใช่คำรับรองว่าทุกร้านจะส่งรูปแบบเดียวกันหรือใช้หน้าดาวน์โหลดแบบเดียวกัน

อีเมลส่งเอกสารกับใบกำกับภาษีมีหน้าที่ต่างกัน อีเมลช่วยบอกที่มาของไฟล์ แต่ชื่อบริษัทบนใบกำกับภาษีคือผู้ขายที่เอกสารระบุ เก็บข้อความไว้กับไฟล์หากมีคำอธิบายเลขคำสั่งซื้อหรือการแก้ไข

หากไฟล์มีชื่อบริษัทภาษาจีน ให้คงชื่อเดิมทุกตัวอักษร เพิ่มคำอ่านหรือคำแปลภาษาอังกฤษข้างต้นฉบับแทนการแทนที่ ชื่อแบรนด์ที่แปลแล้วอาจสะดวกในการสนทนา แต่ใช้ค้นทะเบียนบริษัทแล้วไม่พบธุรกิจนั้น

ตรวจเอกสารและผู้ออก

อ่านส่วนผู้ซื้อก่อนเพื่อยืนยันว่าเป็นของบริษัทและธุรกรรมที่ต้องการ จากนั้นอ่านส่วนผู้ขายแยกกัน เลขประจำตัวผู้ซื้อ เลขประจำตัวผู้ขาย และเลขใบกำกับภาษีเป็นคนละค่า หากสับสน อาจตรวจผิดบริษัทหรือผิดเอกสาร

1. เทียบกับการซื้อ ตรวจชื่อผู้ซื้อ รายการสินค้าหรือบริการ วันที่ สกุลเงิน และยอดรวมกับคำสั่งซื้อที่เกี่ยวข้อง การชำระครั้งเดียวที่ครอบคลุมหลายรายการอาจต้องมีหลายเอกสาร
2. ตรวจใบกำกับภาษีที่เครื่องมือรองรับ ใช้ ChinaValidate Invoice Verification โดยกรอกข้อมูลตามประเภทใบกำกับภาษี คู่มือการตรวจสอบใบกำกับภาษีจีนอธิบายงานนี้โดยเฉพาะ
3. ระบุตัวผู้ขาย นำชื่อทางกฎหมายภาษาจีนและเลขบริษัทของผู้ขายไปใช้ใน Company Search เมื่อต้องการตรวจธุรกิจที่ออกเอกสาร อย่านำผู้ซื้อต่างประเทศไปค้นราวกับเป็นซัพพลายเออร์จีน

การพบข้อมูลใบกำกับภาษีที่ตรงกันไม่ได้ตอบทุกเรื่อง ไม่ได้รับรองคุณภาพสินค้า การผ่านนโยบายเบิกค่าใช้จ่ายของนายจ้าง หรือสิทธิหักภาษีในประเทศของคุณ บันทึกว่าตรวจสิ่งใดสำเร็จจริง แล้วส่งคำถามทางบัญชีที่เหลือให้ผู้รับผิดชอบ

หากบริษัทผู้ออกต่างจากผู้ขายที่คาดไว้ ให้ขอคำอธิบายความสัมพันธ์และเหตุผลของธุรกรรมนั้น แบรนด์แพลตฟอร์ม ชื่อร้าน และชื่อทางกฎหมายอาจต่างกันได้ แต่ควรทราบเหตุผล เก็บชื่อเดิมไว้ให้เห็นจนกว่าจะชี้แจงได้

ส่งต่อให้บัญชีใช้งานได้

เตรียมชุดเอกสารกระชับ ได้แก่ ต้นฉบับ เลขคำสั่งซื้อ ข้อมูลผู้ซื้อที่แจ้ง และคำอธิบายจากผู้ออก ถ้าตรวจสอบแล้วให้แนบผลด้วย บันทึกภาษาอังกฤษสั้น ๆ ช่วยอธิบายเอกสารจีนโดยไม่เปลี่ยนช่องข้อมูลเดิม

แยกข้อเท็จจริงที่ยืนยันแล้วออกจากประเด็นที่ยังค้าง เช่น “ชื่อผู้ซื้อตรงกับบริษัทต่างประเทศของเรา ผู้ขายอธิบายเหตุที่เว้นช่องเลขภาษี และการตรวจสอบพบข้อมูลใบกำกับภาษีตรงกัน” มีประโยชน์กว่า “ทุกอย่างใช้ได้” แต่ละข้อความต้องมีหลักฐานรองรับจริง

หากกำลังรอแก้ไข ให้ระบุจุดที่ผิดและเก็บไฟล์เดิมไว้ ฝ่ายบัญชีจะทราบว่าล่าช้าเพราะสะกดชื่อผิด ยังระบุผู้ออกไม่ได้ หรือได้รับเอกสารผิดประเภท การค้นบริษัทซ้ำไม่ทำให้ชื่อผู้ซื้อที่ผิดถูกต้องขึ้น ผู้ออกต้องจัดการใบกำกับภาษีของตน

คำขอจบลงเมื่อเอกสารระบุการซื้อที่ต้องการ ข้อมูลบริษัทชัดเจน และฝ่ายบัญชีมีหลักฐานต้นฉบับครบ การเริ่มจากผู้ซื้อช่วยลดความสับสนได้มากกว่าการพยายามยัดข้อมูลบริษัทต่างประเทศลงในช่องเลขภาษีจีน