Fapiao cho doanh nghiệp nước ngoài

Ảnh bìa do AI tạo, minh họa giấy tờ hóa đơn và đồ dùng du lịch; không phải hóa đơn thật.

Sau một giao dịch mua hàng tại Trung Quốc, bộ phận kế toán yêu cầu hóa đơn đứng tên công ty. Người bán hỏi tên xuất hóa đơn và mã số thuế. Công ty của bạn có tên pháp lý và mã số thuế tại nước sở tại, nhưng không có Mã tín dụng xã hội thống nhất của Trung Quốc. Quy trình bị kẹt ở một ô có vẻ bắt buộc.

Khách hàng nước ngoài không nhất thiết phải có mã doanh nghiệp Trung Quốc để nhận fapiao. Cơ quan thuế Thượng Hải giải thích rằng khách hàng nước ngoài có thể không ghi mã định danh thuế của bên mua. Việc cần làm tiếp theo là xác định người mua thực tế, loại chứng từ cần nhận và cách người bán ghi nhận khách hàng đó.

Bài viết này nói về chứng từ do doanh nghiệp tại Trung Quốc đại lục phát hành. Nội dung đi từ yêu cầu ban đầu của công ty nước ngoài đến bộ hồ sơ bàn giao cho kế toán. Fapiao, hóa đơn thương mại xuất khẩu và chứng từ thanh toán chi phí của nhân viên có thể phục vụ những mục đích khác nhau; hãy xác định mục đích trước khi điền biểu mẫu.

Xác định bên mua trước

Hãy xét ba trường hợp: công ty nước ngoài mua dịch vụ trực tiếp từ một doanh nghiệp Trung Quốc; nhân viên trả tiền hàng trong chuyến công tác tại Trung Quốc; công ty con tại Trung Quốc mua thiết bị văn phòng. Cả ba có thể thuộc cùng một tập đoàn, nhưng không mặc nhiên có cùng bên mua hoặc thông tin xuất hóa đơn.

Hỏi người phụ trách mua hàng pháp nhân nào phải được ghi trên chứng từ. Dùng tên pháp lý đầy đủ đúng với hồ sơ của pháp nhân đó. Tên nhân viên, tên dự án và thương hiệu tập đoàn là những thông tin khác nhau. Đừng chọn công ty con tại Trung Quốc chỉ vì mã số thuế của họ giúp gửi biểu mẫu dễ hơn.

Tình huống mua hàng	Nội dung cần làm rõ
Công ty nước ngoài trực tiếp ký hợp đồng	Tên pháp lý chính xác, cách người bán ghi nhận khách hàng nước ngoài và chứng từ cần thiết.
Nhân viên thanh toán thay công ty	Yêu cầu hoàn trả chi phí của công ty và bên mua thực tế cần ghi trên chứng từ.
Công ty con tại Trung Quốc đại lục đặt hàng	Tên đăng ký và thông tin định danh áp dụng cho chính công ty con đó.

Lưu nội dung xác nhận cùng đơn hàng. Nếu bên ký hợp đồng thay đổi, hãy giải quyết với người bán trước khi yêu cầu xuất sang tên khác. Việc thay đổi giấy tờ cho thuận tiện về sau không được che khuất bên thực sự mua hàng hóa hoặc dịch vụ.

Ô mã số thuế bên mua

Nhãn tiếng Trung 发票抬头 chỉ tên được ghi trên hóa đơn. 纳税人识别号 là mã định danh người nộp thuế. Đây là hai ô riêng biệt. Cung cấp được tên công ty không đồng nghĩa với việc có mã số thuế Trung Quốc.

Hướng dẫn của Thượng Hải phân biệt quy định thông thường dành cho doanh nghiệp mua hàng với khách hàng nước ngoài, và cho phép nhóm sau bỏ trống mã định danh bên mua. Nội dung này áp dụng cho trường thông tin trên hóa đơn, không bảo đảm mọi biểu mẫu của cửa hàng đều có cùng lựa chọn dành cho khách hàng nước ngoài.

Nếu website bắt buộc nhập mã Trung Quốc có độ dài cố định, hãy liên hệ bộ phận xuất hóa đơn. Nói rõ bên mua đăng ký ở nước ngoài và không có USCC Trung Quốc, rồi hỏi cách ghi nhận trong quy trình phát hành. Đừng nhập dãy số 0, mã của nhà cung cấp hoặc mã một công ty Trung Quốc không liên quan chỉ để vượt kiểm tra.

Mã số thuế tại nước sở tại vẫn có thể cần cho hồ sơ khách hàng của người bán. Khi được yêu cầu, cung cấp kèm quốc gia và mục đích sử dụng, đồng thời phân biệt rõ với mã Trung Quốc. Không biến nó thành mã 18 ký tự hoặc cho rằng ô mang tên “mã số thuế” chấp nhận mọi định dạng quốc gia.

Người bán cũng có thể yêu cầu xác nhận tên tiếng Anh của công ty hoặc địa chỉ gửi hóa đơn. Trả lời đúng nội dung được hỏi và giữ thông tin bên mua nhất quán. Nếu nhân viên phụ trách trao đổi, cần tách dữ liệu doanh nghiệp khỏi thông tin người liên hệ.

Chọn đúng chứng từ

Đối với hàng hóa qua biên giới, hãy hỏi đại lý hải quan hoặc người phụ trách vận chuyển cần những chứng từ thương mại nào. Hướng dẫn về hóa đơn thương mại của International Trade Administration Hoa Kỳ giải thích vai trò thông quan và việc kiểm tra yêu cầu tại nước đến. Fapiao của Trung Quốc không thay thế được chứng từ vận chuyển này trong mọi trường hợp.

Với giao dịch mua tại Trung Quốc, kế toán có thể cần hóa đơn thuế của người bán cùng đơn hàng và bằng chứng thanh toán. Hãy nói rõ nhu cầu đó. Một yêu cầu chung chung “gửi invoice” có thể nhận lại báo giá, biên nhận hoặc hóa đơn thương mại, trong khi đồng nghiệp thực ra cần fapiao.

Nếu được yêu cầu cụ thể loại hóa đơn VAT chuyên dụng, hãy xác nhận lý do và bên mua trước khi chuyển yêu cầu cho người bán. Công ty mẹ ở nước ngoài, công ty con tại Trung Quốc và nhân viên không phải những bên nhận có thể thay thế cho nhau. Bài so sánh hóa đơn thông thường và chuyên dụng giải thích các loại; việc chọn một loại không tự chứng minh quyền khấu trừ hay hoàn thuế.

Yêu cầu nên cụ thể: nêu đơn hàng, bên mua và mục đích chứng từ. Để bên phát hành giải thích hình thức hợp pháp phù hợp với giao dịch. Nếu kế toán cần thêm hóa đơn thương mại bằng tiếng Anh, hãy yêu cầu riêng thay vì sửa chứng từ thuế tiếng Trung gốc.

Mẫu nội dung yêu cầu

Ví dụ dưới đây dành cho công ty nước ngoài mua trực tiếp từ doanh nghiệp Trung Quốc đại lục. Thay nội dung trong ngoặc và bỏ phần không liên quan. Đây là gợi ý trao đổi, không phải biểu mẫu chính thức hay quy định mọi giao dịch nước ngoài phải nhận cùng một loại hóa đơn.

Vui lòng xác nhận việc xuất hóa đơn cho đơn hàng [mã tham chiếu]. Bên mua là [tên pháp lý đầy đủ], đăng ký tại [quốc gia]. Công ty không có Mã tín dụng xã hội thống nhất Trung Quốc. Chúng tôi cần [chứng từ] cho [mục đích]. Vui lòng cho biết thông tin bên mua cần cung cấp, công ty sẽ phát hành và cách nhận tệp điện tử gốc. Nếu biểu mẫu bắt buộc mã số thuế Trung Quốc, xin hướng dẫn cách ghi nhận khách hàng nước ngoài.

Đính kèm xác nhận đơn hàng nếu giúp người bán tìm đúng giao dịch. Không gửi toàn bộ hộ chiếu, sao kê ngân hàng hay hồ sơ công ty không liên quan khi tên và mã đơn đã đủ. Nếu cần thêm chứng cứ, hỏi rõ thông tin nào cần thiết rồi gửi qua kênh hỗ trợ quen dùng của người bán.

Trước khi đồng ý thay thế hoặc sửa hóa đơn, so sánh tên bên mua dự kiến với yêu cầu ban đầu. Lỗi chính tả nhỏ và đổi sang pháp nhân khác cần cách xử lý khác nhau. Hãy để bên phát hành sửa chứng từ; không tự chỉnh PDF rồi coi bản đã sửa là hóa đơn được phát hành.

Nhận tệp đầy đủ

Yêu cầu bản điện tử gốc nếu có. Ảnh chụp qua ứng dụng nhắn tin có thể mất tiêu đề, phần bên mua hoặc tổng tiền, hoặc bị nén khiến mã số không đọc được. Giữ tệp đính kèm gốc và dùng bản sao riêng để ghi chú hay dịch.

Cách gửi hóa đơn điện tử khác nhau giữa các bên phát hành. Một ví dụ thực tế là hướng dẫn fapiao số hóa của AWS Trung Quốc, mô tả tệp PDF, XML và các trường được tinh giản. Đây là cách làm của bên phát hành đó, không phải cam kết mọi cửa hàng đều gửi cùng định dạng hay dùng cùng màn hình tải xuống.

Email gửi kèm và hóa đơn cũng có vai trò riêng. Email giúp lần theo nguồn tệp, còn tên trên hóa đơn xác định bên bán được ghi trong chứng từ. Giữ email cùng tệp khi nó giải thích mã đơn hàng hoặc nội dung sửa đổi.

Giữ nguyên chính xác tên công ty bằng tiếng Trung trong tệp. Nếu cần, thêm cách đọc bằng tiếng Anh bên cạnh thay vì thay thế. Tên thương hiệu đã dịch có thể tiện trao đổi nhưng chưa chắc xác định được doanh nghiệp khi tra cứu đăng ký.

Kiểm tra hóa đơn và bên phát hành

Đọc phần bên mua trước để xác nhận hóa đơn thuộc công ty và giao dịch của bạn, rồi xem riêng phần bên bán. Mã bên mua, mã bên bán và số hóa đơn là các giá trị khác nhau. Nhầm chúng có thể dẫn đến kiểm tra sai công ty hoặc chứng từ.

1. Đối chiếu giao dịch.So sánh tên bên mua, hàng hóa hoặc dịch vụ, ngày, tiền tệ và tổng tiền với đơn hàng. Một khoản thanh toán cho nhiều giao dịch có thể cần nhiều chứng từ.
2. Tra cứu hóa đơn thuế được hỗ trợ.Dùng ChinaValidate Invoice Verification với các trường được yêu cầu cho đúng loại hóa đơn. Hướng dẫn tra cứu hóa đơn VAT giải thích nhiệm vụ này.
3. Xác định người bán.Dùng tên pháp lý tiếng Trung và mã doanh nghiệp của bên bán trong tra cứu doanh nghiệp khi cần tìm hiểu bên phát hành. Không tra người mua nước ngoài như thể họ là nhà cung cấp Trung Quốc đại lục.

Kết quả khớp với hồ sơ hóa đơn không giải quyết mọi vấn đề. Nó không chứng minh chất lượng hàng hóa, việc đáp ứng chính sách hoàn trả chi phí của công ty hay quyền được khấu trừ tại nước sở tại. Ghi lại kiểm tra thực sự thành công và chuyển vấn đề kế toán còn lại cho người phụ trách.

Nếu công ty phát hành khác bên bán dự kiến, yêu cầu giải thích quan hệ và căn cứ gắn với giao dịch. Thương hiệu nền tảng, tên cửa hàng và tên pháp lý có thể khác nhau, nhưng cần hiểu được sự khác biệt. Giữ nguyên các tên gốc cho đến khi làm rõ.

Bàn giao hồ sơ dùng được

Gửi bộ hồ sơ gọn gồm hóa đơn gốc, mã đơn hàng, thông tin bên mua đã cung cấp và giải thích cần thiết của bên phát hành. Nếu đã tra cứu, đính kèm kết quả. Một ghi chú ngắn bằng tiếng Anh có thể giải thích chứng từ Trung Quốc mà không thay đổi trường gốc.

Tách biệt sự việc đã xác nhận với điểm còn bỏ ngỏ. Chẳng hạn, “Tên bên mua khớp công ty nước ngoài của chúng tôi; người bán giải thích vì sao ô mã thuế trống; tra cứu trả về hồ sơ khớp” hữu ích hơn “Tất cả đều hợp lệ”. Chỉ nêu từng ý khi có bằng chứng.

Nếu đang chờ sửa, ghi rõ vấn đề và giữ tệp gốc. Kế toán sẽ biết vướng mắc là lỗi tên, bên phát hành chưa xác định hay sai loại chứng từ. Tra cứu doanh nghiệp nhiều lần không sửa được tên bên mua; bên phát hành phải xử lý hóa đơn của mình.

Yêu cầu hoàn tất khi chứng từ thể hiện đúng giao dịch, thông tin doanh nghiệp được hiểu rõ và kế toán có bản gốc cần thiết. Xác định bên mua ngay từ đầu thường tránh được nhiều rắc rối hơn việc cố nhét công ty nước ngoài vào ô mã số thuế Trung Quốc.