Kiểm tra chuyển khoản ngân hàng cho nhà cung cấp Trung Quốc

Trước khi đồng hồ bắt đầu: Khóa đường cơ sở

Tạo một gói thanh toán đã được phê duyệt kèm theo phiên bản hoặc dấu thời gian. Gói này phải nêu rõ tên nhà cung cấp Trung Quốc, bên ký kết hợp đồng, bên xuất hóa đơn, người thụ hưởng, số tài khoản, ngân hàng, mã SWIFT hoặc BIC, quốc gia của ngân hàng, loại tiền tệ, số tiền, tham chiếu hóa đơn hoặc đơn đặt hàng, và những người phê duyệt. xem xét người thụ hưởng phải đã giải thích bất kỳ bên thụ hưởng thứ ba nào.

Một khi gói dữ liệu bước vào giai đoạn giải ngân, không ghi đè lên nó bằng một tệp đính kèm email mới. Một số tài khoản, người thụ hưởng, quốc gia ngân hàng hoặc số điện thoại mới sẽ bắt đầu một quy trình xem xét thay đổi riêng biệt. IC3 mô tả lừa đảo chiếm đoạt quyền kiểm soát email doanh nghiệp là một phương thức gian lận chuyển khoản có thể hoạt động thông qua một tài khoản doanh nghiệp thực sự bị xâm nhập, chứ không chỉ qua các tin nhắn rõ ràng là giả mạo. Đọc hướng dẫn của IC3.

Quy trình giải ngân 10 phút

T-10: Xác định khoản thanh toán và hồ sơ nguồn

Ghi lại phiên bản gói dữ liệu, số hóa đơn, giai đoạn thanh toán, số tiền, loại tiền tệ và người yêu cầu giải ngân. Xác minh rằng khoản thanh toán thuộc về đơn đặt hàng này và mốc này. Nếu bộ phận tài chính không thể tìm thấy hồ sơ nguồn đã được phê duyệt, thì quá trình đếm ngược sẽ không bắt đầu.

T-8: So sánh từng dòng thông tin người thụ hưởng

So sánh hồ sơ đã khóa với hướng dẫn thanh toán và màn hình ngân hàng. Đọc kỹ tên người thụ hưởng, số tài khoản đầy đủ hoặc IBAN (nếu áp dụng), tên ngân hàng, mã SWIFT hoặc BIC, quốc gia của ngân hàng, số tiền, loại tiền tệ và tham chiếu thanh toán. So sánh từng ký tự thay vì dựa vào tên trông quen thuộc. Hướng dẫn cũng phải nêu rõ phí ngân hàng có tuân theo hợp đồng hay lệnh mua hàng.

Đây là quá trình so sánh ba chiều: đường cơ sở đã phê duyệt, tài liệu của nhà cung cấp và dữ liệu nhập vào ngân hàng. Kết quả từ sổ đăng ký có thể xác định một công ty, nhưng không tự chứng minh được quyền sở hữu tài khoản ngân hàng.

T-6: Thực hiện cuộc gọi xác minh độc lập

Luôn sử dụng cuộc gọi xác minh cho người thụ hưởng mới hoặc đã thay đổi và bất cứ khi nào chính sách thanh toán của tổ chức yêu cầu. Gọi đến một số điện thoại từ hồ sơ nhà cung cấp đã được phê duyệt trước đó, một hợp đồng đã được xác minh trước đó hoặc một nguồn khác được thiết lập độc lập. Không sử dụng số điện thoại, liên kết họp hoặc tài khoản nhắn tin được giới thiệu trong yêu cầu thay đổi.

Yêu cầu người liên hệ quen thuộc nêu rõ người thụ hưởng, số tài khoản kết thúc, ngân hàng, loại tiền tệ và hóa đơn thay vì chỉ đồng ý với các chi tiết được đọc cho họ nghe. Ghi lại tên người liên hệ, nguồn số điện thoại, thời gian và kết quả. IC3 khuyến nghị sử dụng kênh thứ hai cho các thay đổi thông tin tài khoản. Hướng dẫn của Cảnh sát Hồng Kông cũng khuyên nên xác nhận ngoài email và một quy trình thanh toán xác minh kép.

T-4: Tách biệt yêu cầu, xem xét và giải ngân

Chủ sở hữu thương mại xác nhận lý do khoản thanh toán đến hạn. Người xem xét so sánh gói dữ liệu và giải quyết các ngoại lệ. Người phát hành nhập hoặc ủy quyền lệnh chuyển tiền. Một người có thể chuẩn bị dữ liệu, nhưng một người chịu trách nhiệm thứ hai nên kiểm tra người thụ hưởng cuối cùng và số tiền trước khi phát hành. Đối với một nhóm nhỏ, người xem xét đó có thể là chủ sở hữu hoặc bộ phận kiểm soát tài chính bên ngoài; sự kiểm soát là sự chú ý độc lập, không phải là một chức danh công việc cụ thể.

Người xem xét không nên phê duyệt một thay đổi mà họ đã yêu cầu, chỉnh sửa chi tiết ngân hàng trong khi xem xét chúng, hoặc dựa vào “quản lý đã biết” mà không có quyết định được ghi lại.

T-2: đọc lại mục nhập ngân hàng đối với bản ghi đã đóng băng

Sau khi nhập dữ liệu, hãy dừng gõ và thực hiện việc đọc lại sạch sẽ. Kiểm tra người thụ hưởng, tài khoản, mã ngân hàng, quốc gia, số tiền, tiền tệ, tùy chọn phí và tham chiếu thanh toán từ màn hình ngân hàng đối với gói dữ liệu đã đóng băng. Không chỉ so sánh màn hình ngân hàng với email mới nhất. Nếu ngân hàng đưa ra cảnh báo về người thụ hưởng hoặc cắt ngắn một trường quan trọng, hãy tạm dừng và hỏi ngân hàng cách giải quyết nó.

T-0: phát hành và bảo quản bằng chứng

Ghi lại ai là người đã phát hành lệnh chuyển tiền, xác nhận của ngân hàng hoặc tham chiếu giao dịch, thời gian, số tiền và người thụ hưởng. Lưu trữ gói dữ liệu đã được phê duyệt, ghi chú gọi lại, bằng chứng nhập cuối cùng vào ngân hàng và bất kỳ phê duyệt ngoại lệ nào cùng nhau. Không gửi qua email toàn bộ bản ghi ngân hàng chưa che giấu rộng rãi hơn mức cho phép bởi chính sách bảo mật của công ty.

Các điều kiện dừng khiến quy trình bắt đầu lại

• Tài khoản, người thụ hưởng, ngân hàng, quốc gia, tiền tệ hoặc kênh thanh toán đã thay đổi sau khi phê duyệt.
• Cuộc gọi lại chỉ đến một số mới, người đó từ chối nêu rõ chi tiết, hoặc câu trả lời mâu thuẫn với gói dữ liệu.
• Mục nhập ngân hàng nêu tên một cá nhân hoặc công ty không liên quan trong khi bản ghi đã phê duyệt nêu tên nhà cung cấp.
• Số tiền, hóa đơn, giai đoạn ký cược hoặc tham chiếu hợp đồng không khớp.
• Người yêu cầu đề nghị bộ phận tài chính bỏ qua người xem xét, chia nhỏ lệnh chuyển tiền, che giấu khoản thanh toán hoặc phát hành trong khi vẫn còn ngoại lệ chưa được giải quyết.
• Một tin nhắn đến từ tên miền giống hệt hoặc kênh bình thường thay đổi vào thời điểm thanh toán.

Những điều kiện này không chứng minh gian lận. Chúng có nghĩa là khoản thanh toán đã được phê duyệt đã thay đổi. Sách tay chống gian lận bằng tiếng Trung do Trung tâm Chống Gian lận Quốc gia và các đối tác chính phủ xuất bản mô tả những kẻ tấn công giám sát thư thương mại và thay thế tài khoản thu nợ vào đúng thời điểm. Xem sách tay chính thức. Một thông báo của Bộ Thương mại mô tả cùng một mẫu thất bại liên quan đến các địa chỉ email tương tự, hướng dẫn ngân hàng thay đổi và không có xác nhận qua điện thoại. Đọc thông báo rủi ro thương mại.

Bản ghi phát hành một trang

Giữ bản ghi đủ tính thực tế để người xem xét khác có thể tái tạo quyết định:

1. Thanh toán: nhà cung cấp, đơn đặt hàng, hóa đơn, giai đoạn, số tiền, tiền tệ và ngày đến hạn.
2. Cơ sở: phiên bản hồ sơ người thụ hưởng và ngày được phê duyệt lần cuối.
3. So sánh: các trường đã khớp và bất kỳ trường nào bị che khuất mà ngân hàng không hiển thị.
4. Gọi lại: kích hoạt, liên hệ đã biết, nguồn số, thời gian và chi tiết đã nêu.
5. Vai trò: người yêu cầu, người xem xét, người chuẩn bị và người phát hành.
6. Ngoại lệ: sự khác biệt chính xác, bằng chứng hỗ trợ, chủ sở hữu quyết định và ngày hết hạn.
7. Phát hành: tham chiếu ngân hàng, dấu thời gian và vị trí lưu trữ của gói bằng chứng.

“Được nhà cung cấp xác nhận” không phải là ghi chú hữu ích. “Đã gọi số từ hợp đồng 2025 đã ký; trưởng bộ phận kế toán cho biết người thụ hưởng kết thúc bằng 4821 và hóa đơn CV-104; chữ ký viết tắt của người kiểm tra và thời gian đã được ghi lại” có thể xem xét lại sau này.

Nếu mối lo ngại xuất hiện sau khi phát hành

Liên hệ ngay với ngân hàng gửi qua số điện thoại chính thức của họ và báo cáo giao dịch chuyển tiền bị nghi ngờ lừa đảo. Hỏi xem các bước thu hồi, hoàn tác, miễn trừ trách nhiệm, bồi thường hoặc liên hệ ngân hàng thụ hưởng nào đang khả dụng; kết quả sẽ khác nhau và việc khôi phục không được đảm bảo. IC3 và Anh quốc hướng dẫn thanh toán doanh nghiệp NCSC cả hai đều nhấn mạnh việc liên hệ ngân hàng kịp thời. FTC cũng khuyên người gửi qua kênh chuyển khoản ngân hàng nên báo cáo giao dịch và hỏi liệu việc hoàn tác có khả thi hay không. Xem lại các bước xử lý sự cố của FTC.

Đồng thời, thông báo cho chủ sở hữu an ninh hoặc CNTT của tổ chức, bảo quản email và tiêu đề, dừng các thanh toán liên quan và tuân thủ các quy trình báo cáo và pháp lý địa phương. Không chờ người gửi email bị nghi vấn trả lời. Bản phản hồi thay đổi chi tiết ngân hàng bao gồm chuỗi sự cố đầy đủ hơn.

Những gì bước kiểm tra cuối cùng không thay thế

Giao thức này không thể thiết lập tính hợp pháp của nhà cung cấp, sự phù hợp của sản phẩm, tình trạng sẵn sàng giao hàng, tính ràng buộc của hợp đồng hoặc sức khỏe tài chính. Giải quyết những câu hỏi đó trước cửa sổ thanh toán. Sử dụng cổng công ty trước khi thanh toán để xác minh danh tính và tình trạng công ty hiện tại, hướng dẫn về dấu hiệu cảnh báo đỏ của nhà cung cấp cho các tín hiệu cảnh báo chưa được giải quyết, và đánh giá tiền đặt cọc cho các điều kiện thương mại của thanh toán đầu tiên.

Nếu tên pháp lý Trung Quốc hoặc USCC hiện tại vẫn chưa rõ, xác định công ty trước khi bộ phận tài chính bắt đầu đếm ngược. Bước kiểm tra phát hành trong mười phút bảo vệ một khoản thanh toán đã được phê duyệt khỏi việc thay thế vào phút chót; nó không thể biến một giao dịch chưa được xác minh thành một giao dịch đã được phê duyệt.

Bài viết này mô tả một mô hình kiểm soát thanh toán nội bộ. Đây không phải là lời khuyên về ngân hàng, sự cố mạng, pháp lý, kế toán, trừng phạt, chống rửa tiền hoặc khôi phục.