Các tài liệu cần kiểm tra trước khi chuyển tiền

Bộ phận phải trả không nên phải tái thiết lập mối quan hệ với nhà cung cấp từ một chuỗi email trong khi chờ chuyển tiền. Họ nên nhận được một gói giải phóng duy nhất cho biết ai đang được thanh toán, lý do số tiền phải trả, các tài liệu hỗ trợ, ai đã kiểm tra từng sự thật và trường hợp ngoại lệ nào vẫn còn mở.

Đặt quyết định trên một trang bìa

Trang bìa của gói tài liệu không phải là một tài liệu hỗ trợ thứ sáu. Đó là trang đối chiếu giúp ngăn ngừa việc người xem so sánh từng tệp đính kèm một cách riêng lẻ và bỏ qua mối quan hệ giữa chúng.

Tham chiếu thanh toán và mã nhà cung cấp
Tên pháp lý Trung Quốc và USCC
Bên ký hợp đồng / bên phát hành hóa đơn / người thụ hưởng ngân hàng
Tham chiếu PO hoặc hợp đồng / hóa đơn / mốc thời gian
Số tiền, tiền tệ, ngày đến hạn, quốc gia ngân hàng và mục đích thanh toán
Chi tiết ngân hàng hiện có hoặc đã thay đổi
Người chuẩn bị, người phê duyệt thương mại, người phê duyệt tài chính và người chịu trách nhiệm xử lý ngoại lệ

Không bắt buộc ba thực thể khác nhau vào chung một trường “tên nhà cung cấp”. Nếu người bán theo hợp đồng, bên phát hành hóa đơn hoặc người thụ hưởng khác nhau, hãy hiển thị từng bên trên một dòng riêng và trỏ đến tài liệu giải thích mối quan hệ. Một trường trống là dễ thấy; một giả định ẩn thì không.

Tab 1: bằng chứng về danh tính

Bao gồm kết quả ghi chép công ty có ngày tháng với đúng tên pháp lý Trung Quốc, USCC, tình trạng và nguồn. Giấy phép kinh doanh hiện tại có thể hỗ trợ hồ sơ, nhưng không nên là biện pháp kiểm tra hiện tại duy nhất. Các biện pháp đăng ký công ty 2025, có sẵn thông qua Cơ quan quản lý thị trường Trùng Khánh, liệt kê tên và USCC trong số các trường được mang trên giấy phép công ty. Chúng không biến giấy phép thành bằng chứng về tài khoản ngân hàng hoặc hóa đơn này.

Trang dịch vụ đăng ký SAMR mô tả thông tin công ty quốc gia có sẵn thông qua hệ thống đăng ký công khai. Bộ phận mua sắm hoặc tuyển dụng nhà cung cấp chịu trách nhiệm cho tab này; bộ phận phải trả kiểm tra xem tên pháp lý và USCC của họ có khớp với các giá trị sử dụng trên trang bìa hay không. Sử dụng Hướng dẫn tìm kiếm công ty ChinaValidate khi cần tra cứu mới.

Tab 2: nghĩa vụ thương mại

Bao gồm hợp đồng đã ký kết hoặc đơn đặt hàng đã được chấp nhận, bất kỳ sửa đổi nào liên quan, và điều khoản hoặc phụ lục quy định việc thanh toán số tiền này. Người xem phải có thể xác định được hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, giá, loại tiền, giai đoạn thanh toán và bên ký kết mà không cần tìm kiếm trong hộp thư đến.

Nếu việc thanh toán phụ thuộc vào một mốc tiến độ, hãy thêm bằng chứng do người giám sát nắm giữ: phê duyệt mẫu, biên bản nghiệm thu sản xuất, kết quả kiểm tra, chứng từ vận chuyển hoặc biên bản nghiệm thu dịch vụ. Bộ phận Tài chính xác nhận rằng bằng chứng đã có mặt và được phê duyệt; bộ phận này không chứng nhận chất lượng sản phẩm từ một tệp PDF. Bộ phận Mua sắm chịu trách nhiệm về các sự thực của hợp đồng, trong khi bộ phận Vận hành, Kỹ thuật hoặc Chất lượng chịu trách nhiệm về các mốc tiến độ.

Tab 3: yêu cầu giao dịch

Bao gồm hóa đơn dự tính hoặc hóa đơn thương mại của nhà cung cấp, hoặc yêu cầu thanh toán đã thỏa thuận cho giao dịch. Tài liệu này phải nêu rõ người phát hành, người mua, hàng hóa hoặc dịch vụ, tham chiếu đơn đặt hàng (PO) hoặc hợp đồng, số tiền, loại tiền, điều khoản thanh toán và ngày lập tài liệu. Hóa đơn thuế Giá trị gia tăng (VAT) của Trung Quốc đại lục là một loại tài liệu thuế khác; không đánh dấu gói thanh toán ra nước ngoài là thiếu sót chỉ vì yêu cầu trước khi giao hàng không phải là fapiao.

Bộ phận Phải trả chịu trách nhiệm về việc đối khớp số học và tài liệu. Bộ phận này so sánh yêu cầu với hợp đồng và cột mốc, kiểm tra các số hóa đơn trùng lặp, và ghi nhận bất kỳ khoản tín dụng, chiết khấu, tiền đặt cọc trước hoặc thanh toán từng phần nào. Nếu bên phát hành không phải là bên bán trong hợp đồng, hãy chuyển khoản chênh lệch sang Tab 5 thay vì ghi chú “cùng nhóm”. từ điển giải thích về người phát hành hóa đơn giữ vai trò này tách biệt với bên thụ hưởng.

Tab 4: hướng dẫn ngân hàng và xác nhận độc lập

Giữ tên bên thụ hưởng, số tài khoản, tên ngân hàng và quốc gia, dữ liệu SWIFT hoặc mã định tuyến, tham chiếu thanh toán và nguồn gốc của hướng dẫn ở cùng một nơi. So sánh các chi tiết đó với danh mục nhà cung cấp đã được phê duyệt và giao dịch thành công trước đó (nếu có). Hóa đơn là một yêu cầu thanh toán; nó không nên là nguồn duy nhất được sử dụng để xác thực một tài khoản đã thay đổi.

Đối với tài khoản mới hoặc bất kỳ thay đổi nào, hãy thêm hồ sơ gọi lại: ngày và giờ, người được liên hệ, số điện thoại hoặc kênh đã sử dụng, cách thức liên lạc đó đã được biết đến như thế nào, chi tiết cũ đã được xác nhận, chi tiết mới đã được xác nhận và nhân viên đã thực hiện việc kiểm tra. Chính phủ Anh hướng dẫn về gian lận thanh toán khuyến nghị một liên hệ đáng tin cậy và quy trình phê duyệt, trong khi hướng dẫn về gian lận hóa đơn nói rằng không nên sử dụng thông tin liên lạc có trong tin nhắn thay đổi ngân hàng.

Kho bạc chịu trách nhiệm về các trường thanh toán cuối cùng và việc thực thi. Người mua cũng có thể cần tuân thủ quy trình kiểm tra trừng phạt, kiểm soát xuất khẩu hoặc tuân thủ ngân hàng thông thường của mình; gói tài liệu này không thay thế các biện pháp kiểm soát đó. Đối với lý luận giữa thực thể và tài khoản, hãy sử dụng quy trình kiểm tra bên thụ hưởng.

Tab 5: một ngoại lệ rõ ràng, chủ sở hữu và thời hạn hết hiệu lực

Trang ngoại lệ là bắt buộc khi nhà cung cấp đã được xác minh, bên hợp đồng, người phát hành hóa đơn hoặc bên thụ hưởng không khớp; khi một tài liệu bắt buộc không có sẵn; hoặc khi tính cập nhật của chính sách đã hết hạn. Trang này phải nêu rõ sự khác biệt chính xác, giải thích thương mại, bằng chứng độc lập, mức độ phơi nhiễm còn lại, biện pháp kiểm soát bù đắp, người phê duyệt có thẩm quyền và thời hạn hết hiệu lực.

“Nhà cung cấp đã được phê duyệt” không phải là lý do cho ngoại lệ. Tương tự, thư quan hệ gửi trong cùng email với thông tin ngân hàng mới cũng không được chấp nhận. Các ví dụ về bằng chứng mạnh mẽ hơn bao gồm: điều khoản thanh toán ba bên đã ký kết, hồ sơ quan hệ nội bộ công ty hiện tại, sửa đổi hợp đồng nêu rõ bên nhận tiền, và xác nhận độc lập thông qua một liên hệ được kiểm soát. Pháp chế, Tuân thủ, Thuế hoặc Kho bạc có thể cần chịu trách nhiệm đưa ra quyết định tùy thuộc vào sự khác biệt.

Sử dụng tính cập nhật dựa trên sự kiện, không phải một độ tuổi tùy ý

• Bằng chứng của công ty: đặt cửa sổ chính sách dựa trên rủi ro, sau đó làm mới sớm hơn sau khi có thay đổi về tên pháp lý, trạng thái, địa chỉ, quyền sở hữu, thông tin liên hệ hoặc tranh chấp. “Đã kiểm tra năm ngoái” không phải là quy tắc hiện hành.
• Hợp đồng và mốc tiến độ: sử dụng phiên bản và sự kiện cho lần thanh toán này. Một PO trước đó không thể hỗ trợ một số tiền mới nếu không có sửa đổi.
• Hóa đơn hoặc yêu cầu: liên kết nó với số tiền này và kiểm tra xem nó đã được thanh toán hoặc bị thay thế hay chưa.
• Hướng dẫn ngân hàng: coi bất kỳ thay đổi nào là một sự kiện xác thực mới, ngay cả khi tài khoản cũ đã được sử dụng thành công trong nhiều năm.
• Ngoại lệ: hết hạn theo giao dịch, số tiền, ngày hoặc điều kiện nêu rõ. Không để một lần phê duyệt dùng một lần trở thành quy tắc vĩnh viễn cho nhà cung cấp trong danh mục chính.

Chính sách có thể chọn 30, 90 hoặc 180 ngày cho các khoản kiểm tra của công ty khác nhau, nhưng những con số này là cài đặt rủi ro nội bộ, không phải thời hạn hiệu lực pháp lý của Trung Quốc. Ghi lại phiên bản chính sách đã sử dụng để cuộc kiểm toán sau này có thể tái tạo quyết định đó.

Xây dựng gói hồ sơ trong hai ngày

1. Ngày T-2 làm việc: mua hàng mở tham chiếu thanh toán, khóa ID nhà cung cấp và đính kèm bằng chứng về danh tính và hợp đồng.
2. Ngày T-1: chủ sở hữu cột mốc ký vào sự kiện; kế toán phải trả (AP) đối chiếu yêu cầu, số tiền, đơn vị tiền tệ và bên phát hành; mọi chênh lệch đều phải có chủ sở hữu chịu trách nhiệm.
3. Ngày T-0: kho bạc kiểm tra thông tin ngân hàng đối với hồ sơ được kiểm soát, hoàn tất bất kỳ cuộc gọi lại độc lập nào và xác minh ủy quyền bởi hai người.
4. Sau khi giải phóng: lưu xác nhận ngân hàng, ngày giá trị, người phê duyệt cuối cùng và bất kỳ thông báo từ chối hoặc trả lại nào trong cùng một gói hồ sơ.

Trật tự này ngăn người nhập thanh toán trở thành người duy nhất lắp ráp, thay đổi, phê duyệt và thực hiện nó. Các bước kiểm tra cuối giờ hoạt động vẫn nằm trong Các bước kiểm tra chuyển tiền điện tử cho Nhà cung cấp Trung Quốc; bài viết này xác định bằng chứng được đưa vào quy trình đó.

Giải phóng, giữ lại hoặc từ chối gói hồ sơ

Giải phóng khi nghĩa vụ đến hạn, số tiền và đơn vị tiền tệ khớp nhau, chuỗi thực thể được hiểu rõ, hướng dẫn ngân hàng đã được xác thực và các phê duyệt bắt buộc đã có. Giữ lại khi thiếu bằng chứng nhưng một chủ sở hữu được chỉ định có thể khắc phục trước thời hạn. Từ chối hoặc nâng cấp khi không thể xác thực thay đổi tài khoản, tài liệu xuất hiện bị giả mạo, thanh toán không có cơ sở hợp đồng hoặc không ai có thẩm quyền chấp nhận ngoại lệ.

Giả sử một nhà cung cấp hư cấu gửi hóa đơn HX-2048 từ một chuỗi email quen thuộc tại 16:40, yêu cầu thanh toán trong ngày và giới thiệu người thụ hưởng mới ở Hồng Kông. Các tab 1 đến 3 có thể vẫn đầy đủ. Tab 4 thất bại vì tài khoản mới không có xác nhận được thu thập độc lập, và Tab 5 không có quan hệ thu hồi đã được phê duyệt. Kết quả đúng là giữ lại, chứ không phải “95% đầy đủ.” Gói hồ sơ hiển thị chính xác những gì bộ phận mua hàng và kho bạc phải thu thập.

Bảo toàn tệp dữ liệu mà người xem lại cần

Lưu tin nhắn gốc, tệp đính kèm gốc, các tiêu đề liên quan khi có sẵn, hướng dẫn ngân hàng trước và mới, ghi chú gọi lại, sự kiện phê duyệt, bằng chứng ngoại lệ và xác nhận chuyển tiền cuối cùng. Hạn chế dữ liệu ngân hàng nhạy cảm đối với nhân viên cần tiếp cận. Chính phủ Anh hướng dẫn gian lận thương mại quốc tế cũng xử lý việc thẩm định đối tác và bằng chứng thành lập ban đầu như một phần của công tác ngăn ngừa gian lận thương mại.

Bộ hồ sơ này cần trả lời bốn câu hỏi mà không cần sử dụng lịch sử miệng: số tiền nợ là bao nhiêu, thuộc quan hệ pháp lý nào, tài khoản đã được xác thực nào, và ai đã chấp nhận bất kỳ chênh lệch còn lại nào. Giữ lại lịch sử nhà cung cấp dài hơn trong hồ sơ phê duyệt nhà cung cấp; giữ cho bộ hồ sơ giải ngân này gọn nhẹ, cụ thể theo giao dịch và không thể được phê duyệt khi một tab bắt buộc đang trống một cách âm thầm.