송금 전 확인해야 할 문서

어카운츠 페이eble(미지급금) 담당자는 송금이 대기 중일 때 이메일 스레드에서 공급업체 관계를 재구성할 필요가 없습니다. 누구에게, 왜 금액이 지급되어야 하는지, 이를 뒷받침하는 문서, 각 사실을 확인한 사람, 아직 미해결된 예외가 무엇인지 보여주는 하나의 지급 해제 패킷을 받아야 합니다.

결정을 한 장의 표지에 담으세요

패킷 커버는 여섯 번째 지원 문서가 아닙니다. 검토자가 첨부 파일을 하나씩 비교하며 서로 간의 연관성을 잊어버리는 것을 방지하는 조정 페이지입니다.

지급 참조 번호 및 벤더 ID
법인 중국어 명칭 및 USCC
계약 당사자 / 송장 발행자 / 은행 수취인
PO 또는 계약 / 송장 / 마일스톤 참조
금액, 통화, 만기일, 은행 국가 및 지급 목적
기존 또는 변경된 은행 세부 정보
준비자, 상업 승인자, 재무 승인자 및 예외 소유자

세 가지 다른 실체를 하나의 '공급업체 이름' 필드에 강제로 넣지 마세요. 계약 판매자, 송장 발행자 또는 수취인이 다를 경우 각각을 별도의 줄에 표시하고 관계를 설명하는 문서를 가리키세요. 빈 필드는 눈에 띄지만 숨겨진 가정은 그렇지 않습니다.

탭 1: 신원 증거

정확한 중국어 법인 명칭, USCC, 상태 및 출처를 포함한 날짜가 명시된 회사 기록 결과를 포함하세요. 현재 영업 허가서는 파일을 보완할 수 있지만 유일한 최신 확인 수단이어서는 안 됩니다. 2025 기업 등록 측정 기준은 충칭 시장 규제 당국을 통해 이용 가능합니다., 영업 허가서에 기재된 필드 중 이름과 USCC를 나열합니다. 이들은 허가서가 은행 계좌나 이 송장의 증거가 됨을 의미하지 않습니다.

SAMR 등록 서비스 페이지 는 공공 등록 시스템을 통해 이용할 수 있는 전국 기업 정보를 설명합니다. 조달 또는 벤더 온보딩 팀이 이 탭을 관리하며, AP는 커버 시트에 사용된 법적 명칭과 USCC가 동일한 값인지 확인합니다. ChinaValidate Company Search 가이드 새로운 조회가 필요할 때 사용하세요.

2 탭: 상업적 의무

실행된 계약서 또는 승인된 구매 주문서, 관련 수정 사항, 그리고 이 금액의 지급을 규정하는 조항 또는 일정을 포함하십시오. 검토자는 우편함을 검색하지 않고도 재화 또는 서비스, 수량, 가격, 통화, 지급 단계 및 계약 당사자를 확인할 수 있어야 합니다.

지급이 마일스톤에 의존하는 경우, 이를 확인한 당사자가 보유한 증거(샘플 승인, 생산 검수 완료, 검사 결과, 선적 서류 또는 서비스 인수)를 추가하십시오. 재무부는 해당 증거가 존재하고 승인되었음을 확인하지만, PDF 파일에서 제품 품질을 인증하지는 않습니다. 계약 사실은 조달 부서가 담당하며, 마일스톤은 운영, 엔지니어링 또는 품질 부서에서 담당합니다.

3 탭: 거래 요청

공급업체의 프로포마 인보이스 또는 상업용 인보이스, 또는 거래에 대해 합의된 지급 요청서를 포함하십시오. 발행자, 구매자, 재화 또는 서비스, PO 또는 계약 참조 번호, 금액, 통화, 지급 조건 및 문서 날짜를 명시해야 합니다. 중국 본토 VAT 인보이스는 다른 세금 문서이므로, 선적 전 요청서가 파피아오(fapiao)가 아니라는 이유로 해외 지급 패킷을 불완전하다고 표시해서는 안 됩니다.

AP(매출채무)는 산술 계산과 문서 일치 여부를 담당합니다. 요청서를 계약 및 마일스톤과 비교하고, 중복 인보이스 번호를 확인하며, 크레딧, 할인, 이전 입금 또는 부분 지급 사항을 기록합니다. 발행자가 계약상 판매자가 아닌 경우, 주석에 '동일 그룹'이라고 적기보다는 5 탭으로 차액을 이동하십시오. 인보이스 발행자 용어집 이 역할을 수익자와 분리하여 유지합니다.

4 탭: 은행 지시 및 독립적 확인

수익자 이름, 계좌 번호, 은행명 및 국가, SWIFT 또는 라우팅 데이터, 지급 참조 번호 및 지시 출처를 함께 보관하십시오. 이러한 세부 사항은 승인된 벤더 마스터 데이터와 기존 성공적인 지급 내역(존재하는 경우)과 비교해야 합니다. 인보이스는 지급 청구서이며, 변경된 계좌를 인증하는 유일한 출처가 되어서는 안 됩니다.

새로운 계좌나 변경 사항이 있는 경우, 콜백 기록을 추가하십시오: 날짜 및 시간, 연결된 사람, 사용된 번호 또는 채널, 해당 연락처가 이미 어떻게 알려져 있었는지, 기존 세부 정보 확인 내용, 신규 세부 정보 확인 내용 및 검사를 수행한 직원. 영국 정부 지급 사기 방지 가이드라인 신뢰할 수 있는 연락처 및 승인 절차를 권장하며, 그 인보이스 사기 방지 가이드라인 은행 변경 메시지에 포함된 연락처 정보를 사용하지 말라고 명시합니다.

자금 관리(Treasury)는 최종 지급 필드와 실행을 담당합니다. 구매자는 또한 일반적인 제재, 수출 통제 또는 은행 준수 검토가 필요할 수 있으며, 이 패킷은 이러한 통제를 대체하지 않습니다. 당사자-계좌 간 관계 추론을 위해 수익자 확인 워크플로우를 사용하십시오.

5 탭: 명시적 예외 1건, 책임자 및 만료일

검증된 공급업체, 계약 당사자, 인보이스 발행자 또는 수익자가 일치하지 않을 때, 필수 문서가 없을 때, 또는 정책 유효 기간이 만료되었을 때는 예외 페이지가 필요합니다. 정확한 차이점, 상업적 설명, 독립적 증거, 잔여 노출 위험, 보완적 통제 조치, 승인 권한자 및 만료일을 명시해야 합니다.

'승인된 공급업체' 상태는 예외 사유가 아닙니다. 새 은행 세부 정보가 포함된 이메일과 함께 발송된 관계 증명서 역시 예외 사유가 될 수 없습니다. 더 강력한 증거의 예로는 실행된 삼자 지급 조항, 최신 사내 관계 기록, 수령인을 명시한 계약 수정서, 통제된 경로를 통한 독립적 확인 등이 있습니다. 차이점에 따라 법무, 준수, 세무 또는 자금 관리 부서 중 하나가 결정을 담당해야 할 수 있습니다.

임의적인 경과 시간 대신 이벤트 기반 유효성 사용

• 회사 증거: 위험 기반 정책 창을 설정한 후, 법인명, 상태, 주소, 소유권, 연락처 또는 분쟁 변경 발생 시 더 빠르게 갱신하십시오. '작년 점검 완료'는 현재 유효한 규칙이 아닙니다.
• 계약 및 마일스톤: 이번 지급에 해당하는 버전과 이벤트를 사용하십시오. 수정 사항 없이 이전 PO로 새로운 금액을 지원할 수 없습니다.
• 인보이스 또는 요청서: 해당 금액과 연결하고, 이미 지급되었거나 대체되지 않았는지 확인하십시오.
• 은행 지시: 오래전부터 성공적으로 사용된 계정이라도 변경 사항이 발생하면 새로운 인증 이벤트로 간주합니다.
• 예외: 거래, 금액, 날짜 또는 명시된 조건에 따라 만료시킵니다. 일회성 승인이 영구적인 공급업체 마스터 규칙이 되지 않도록 하십시오.

정책은 회사별 확인을 위해 30, 90 또는 180일을 선택할 수 있지만, 이러한 숫자는 내부 리스크 설정일 뿐 중국법의 유효 기간이 아닙니다. 나중에 감사 시 결정을 재현할 수 있도록 사용한 정책 버전을 기록하십시오.

패킷을 이틀에 걸쳐 구성합니다

1. T-2 영업일: 조달 담당자가 결제 참조를 열고 공급업체 ID를 잠그며 신원 및 계약 증거를 첨부합니다.
2. T-1: 마일스톤 소유자가 이벤트를 서명하면 AP는 요청, 금액, 통화 및 발행자를 일치시키고, 모든 차이는 소유자에게 배정됩니다.
3. T-0: 재무팀은 은행 세부 정보를 통제된 기록과 대조하여 확인하고, 독립적인 콜백을 완료하며, 2인 승인 절차를 검증합니다.
4. 출력 후: 은행 확인서, 가치 일자, 최종 승인자 및 모든 거부 또는 반송 메시지를 동일한 패킷에 저장합니다.

이 순서는 결제 입력자가 조립, 변경, 승인 및 실행을 수행한 유일한 사람이 되는 것을 방지합니다. 운영상의 마지막 순간 점검은 다음에 남아 있습니다. 중국 공급업체에 대한 송금 확인; 본 기사는 해당 프로세스에 제출되는 증거를 정의합니다.

패킷 출력, 보류 또는 거부

출력 채무가 만기되고 금액과 통화가 조정되며, 엔티티 체인이 이해되고, 은행 지침이 인증되며, 필요한 승인이 존재할 때 수행합니다. 보류 증거가 누락되었지만 지정된 소유자가 마감일까지 이를 해결할 수 있을 때 수행합니다. 거부 또는 보고 계정 변경을 인증할 수 없거나, 문서가 변조된 것으로 보이거나, 결제에 계약적 근거가 없거나, 권한 있는 자가 예외를 수용하지 않을 때 수행합니다.

가상의 공급업체가invoice를 보내온다고 가정해 봅시다. HX-2048 16:40의 친숙한 이메일 스레드에서, 당일 결제를 요청하고 새로운 홍콩 수취인을 소개합니다. 탭 1부터 5월 3일까지 여전히 완전해야 합니다. 탭 4는 새 계좌에 독립적으로 확보된 확인서가 없어 실패하고, 탭 5에는 승인된 수령 관계가 없습니다. 올바른 결과는 보류, “95% 완료”가 아닙니다. 패킷은 조달팀과 재무팀이 반드시 확보해야 할 사항을 정확히 보여줍니다.

다른 검토자가 필요로 할 파일을 보존합니다

원본 메시지, 네이티브 첨부 파일, 가능한 경우 관련 헤더, 이전 및 신규 은행 지침, 콜백 노트, 승인 이벤트, 예외 증거 및 최종 전송 확인서를 저장합니다. 민감한 은행 데이터는 필요한 직원에게만 제한합니다. 영국 정부 국제 무역 사기 가이드라인 또한 파트너 검증 및 최초 설립 증빙을 거래 사기 예방의 일환으로 처리합니다.

패킷은 구술 역사 없이 다음 네 가지 질문에 답해야 합니다: 얼마가 채무였는지, 어떤 법적 관계에 속하는지, 어느 인증된 계좌인지, 그리고 잔여 차액을 누가 승인했는지. 더 긴 공급업체 이력을 공급업체 승인 파일에보관하고, 이 릴리스 패킷을 간결하게, 거래 특화적으로 유지하며, 필수 탭이 조용히 비어 있는 동안에는 승인할 수 없도록 하십시오.