Dokumenty do sprawdzenia przed przelewem bankowym
Stwórz pięciozakładkowy pakiet płatności dla dostawcy, który przypisuje właścicieli, zasady aktualności danych oraz procedurę zatwierdzania wyjątków dla dokumentów tożsamości, umowy, faktury i danych bankowych.
Zacznij od chińskiej nazwy prawnej lub USCC. Potwierdź pasującą firmę przed otwarciem jej profilu.
Dział rozliczeń z dostawcami nie powinien być zmuszony do odtwarzania relacji z dostawcą na podstawie wątku e-mailowego, gdy oczekuje się na realizację przelewu. Powinien otrzymać jeden kompletny pakiet dokumentów, który wskazuje, komu dokonywana jest płatność, dlaczego kwota jest należna, jakie dokumenty ją potwierdzają, kto zweryfikował każdy fakt oraz które wyjątki pozostają nierozstrzygnięte.
Umieść decyzję na jednej stronie tytułowej
Strona tytułowa pakietu nie jest szóstym dokumentem potwierdzającym. Jest to strona uzgadniająca, która zapobiega porównywaniu przez recenzentów jednego załącznika na raz i zapominaniu o powiązaniach między nimi.
Referencja płatności i identyfikator dostawcy
Oficjalna chińska nazwa prawna i USCC
Strona umowy / wystawca faktury / beneficjent bankowy
Referencje do zamówienia zakupu lub umowy / faktury / etapu realizacji
Kwota, waluta, termin płatności, kraj banku i cel płatności
Istniejące lub zmienione dane bankowe
Osoba przygotowująca, osoba zatwierdzająca ze strony handlowej, osoba zatwierdzająca ze strony finansowej oraz właściciel wyjątku
Nie należy umieszczać trzech różnych podmiotów w jednym polu „nazwa dostawcy”. Jeśli sprzedawca w umowie, wystawca faktury lub beneficjent różnią się, należy wymienić każdego w osobnej linii i wskazać dokument wyjaśniający tę relację. Puste pole jest widoczne; ukryte założenie – nie.
Zakładka 1: dowody tożsamości
Dołącz dated wynik rejestru spółek z dokładną chińską nazwą prawną, numerem USCC, statusem i źródłem. Aktualna licencja biznesowa może wspierać dokumentację, ale nie powinna być jedynym bieżącym sprawdzeniem. Miary rejestracji spółek 2025, dostępne poprzez organ regulacji rynku w Chongqing, wymieniają nazwę i numer USCC wśród pól zawartych na licencji przedsiębiorstwa. Nie czynią one jednak licencji dowodem istnienia konta bankowego ani tej konkretnej faktury.
Strona usługi rejestracji SAMR opisuje ogólnokrajowe informacje o spółkach dostępne w publicznym systemie rejestracyjnym. Dział zakupów lub onboardingu dostawców odpowiada za tę zakładkę; dział rozliczeń z dostawcami sprawdza, czy nazwa prawna i numer USCC są takie same jak na stronie tytułowej. Skorzystaj z przewodnika ChinaValidate Company Search , gdy wymagane jest świeże wyszukanie.
Zakładka 2: zobowiązanie handlowe
Dołącz podpisaną umowę lub przyjęte zamówienie zakupu, odpowiednią aneks oraz klauzulę lub harmonogram, na podstawie którego kwota stała się należna. Recenzent powinien móc zlokalizować towary lub usługi, ilość, cenę, walutę, etap płatności i stronę kontraktową bez przeszukiwania skrzynki odbiorczej.
Jeśli płatność zależy od etapu realizacji, dodaj dowody będące w posiadaniu osoby, która go obserwowała: zatwierdzenie próbki, podpis produkcji, wynik inspekcji, dokument wysyłkowy lub akceptację usługi. Dział finansowy potwierdza obecność i zatwierdzenie dowodów; nie certyfikuje jakości produktu na podstawie pliku PDF. Dział zakupów odpowiada za fakty umowne, natomiast operacje, inżynieria lub kontrola jakości odpowiadają za etap realizacji.
Zakładka 3: wniosek transakcyjny
Dołącz pro forma lub fakturę handlową dostawcy albo uzgodniony wniosek o płatność dla tej transakcji. Powinien on identyfikować wystawcę, nabywcę, towary lub usługi, referencję do zamówienia zakupu lub umowy, kwotę, walutę, warunki płatności oraz datę dokumentu. Chińska faktura VAT z Chin kontynentalnych to inny dokument podatkowy; nie oznaczaj pakietu płatności zagranicznej jako niekompletnego jedynie dlatego, że wniosek przedwysyłkowy nie jest fakturą fapiao.
Dział rozliczeń z dostawcami odpowiada za arytmetykę i zgodność dokumentów. Porównuje wniosek z umową i etapem realizacji, sprawdza pod kątem zduplikowanych numerów faktur oraz odnotowuje wszelkie kredyty, rabaty, wcześniejsze zaliczki lub częściowe płatności. Jeśli wystawca nie jest sprzedawcą z umowy, przenieś różnicę do zakładki 5, zamiast pisać „ta sama grupa” w komentarzu. glosariusz wystawcy faktury utrzymuje tę rolę oddzieloną od beneficjenta.
Zakładka 4: instrukcja bankowa i niezależne potwierdzenie
Nazwę beneficjenta, numer konta, nazwę banku i kraj, dane SWIFT lub kod rozliczeniowy, referencję płatności oraz źródło zlecenia należy przechowywać łącznie. Należy porównać te dane ze zatwierdzonym rejestrem dostawców oraz z poprzednią udaną płatnością, jeśli taka istnieje. Faktura stanowi roszczenie o płatność; nie powinna być jedynym źródłem wykorzystywanym do uwierzytelnienia zmiany konta.
W przypadku nowego konta lub jakiejkolwiek zmiany należy dodać zapis rozmowy zwrotnej: datę i godzinę, osobę, z którą nawiązano kontakt, użyty numer lub kanał komunikacji, sposób wcześniejszej weryfikacji tego kontaktu, potwierdzenie starych danych, potwierdzenie nowych danych oraz pracownika, który przeprowadził kontrolę. Rząd Wielkiej Brytanii wytyczne dotyczące przekierowania płatności zaleca stosowanie procedur dotyczących zaufanych kontaktów i zatwierdzania, podczas gdy jej wytyczne dotyczące oszustw fakturkowych radzi nie korzystać z danych kontaktowych zawartych w wiadomości dotyczącej zmiany danych bankowych.
Dział skarbu odpowiada za końcowe pola płatnicze i realizację transakcji. Kupujący może również potrzebować przeprowadzenia standardowej kontroli sankcyjnej, kontroli eksportu lub zgodności z przepisami bankowymi; niniejszy zestaw dokumentów nie zastępuje tych kontroli. W przypadku uzasadnienia powiązania podmiotu z kontem należy skorzystać z procesu weryfikacji beneficjenta.
Zakładka 5: jeden wyraźny wyjątek, właściciel i termin ważności
Strona wyjątku jest wymagana, gdy zweryfikowany dostawca, strona umowy, wystawca faktury lub beneficjent nie są zgodni; gdy wymagany dokument jest niedostępny; lub gdy upłynął okres ważności polityki. Powinna ona zawierać dokładne różnice, wyjaśnienie handlowe, niezależne dowody, pozostałe ryzyko, kontrolę kompensującą, autoryzowanego aprobanta oraz termin ważności.
„Zatwierdzony dostawca” nie jest powodem przyznania wyjątku. Nie jest nim również list potwierdzający relację wysłany w tej samej wiadomości e-mail co nowe dane bankowe. Przykłady silniejszych dowodów obejmują podpisaną klauzulę płatniczą między trzema stronami, aktualny zapis relacji wewnątrzgrupowej, aneks do umowy wskazujący stronę pobierającą płatności oraz niezależne potwierdzenie poprzez kontrolowany kontakt. Działy prawny, zgodności, podatkowy lub skarbu mogą być odpowiedzialne za podjęcie decyzji w zależności od rodzaju różnicy.
Stosuj aktualność opartą na zdarzeniach, a nie jeden arbitralny okres
- Dowody dotyczące firmy: ustal okienko czasowe polityki oparte na ryzyku, a następnie dokonuj częstszych aktualizacji po zmianie nazwy prawnej, statusu, adresu, własności, danych kontaktowych lub w przypadku sporu. „Sprawdzono w zeszłym roku” nie jest aktualną zasadą.
- Umowa i kamień milowy: wykorzystaj wersję i zdarzenie dla tej płatności. Wcześniejsze zamówienie nie może uzasadniać nowej kwoty bez aneksu.
- Faktura lub wniosek: powiąż go z tą kwotą i sprawdź, czy nie został już opłacony lub zastąpiony.
- Zlecenie bankowe: traktuj każdą zmianę jako nowe zdarzenie uwierzytelniające, nawet jeśli stare konto było z powodzeniem używane przez lata.
- Wyjątek: określ jego ważność w zależności od transakcji, kwoty, daty lub określonego warunku. Nie dopuszczaj, aby jednorazowa zgoda stała się trwałą zasadą w rejestrze dostawców.
Polityka może przewidywać 30, 90 lub 180 dni dla różnych kontroli firmowych, ale liczby te są wewnętrznymi ustawieniami ryzyka, a nie chińskimi okresami ważności prawnej. Zapisz użytą wersję polityki, aby późniejszy audyt mógł odtworzyć decyzję.
Przygotuj zestaw dokumentów w ciągu dwóch dni
- T-2 dni roboczych: dział zakupów otwiera referencję płatności, blokuje identyfikator dostawcy i dołącza dowody tożsamości oraz umowy.
- T-1: właściciel kamienia milowego podpisuje zdarzenie; dział należności (AP) dopasowuje wniosek, kwotę, walutę i wystawcę; każda rozbieżność otrzymuje wyznaczonego właściciela.
- T-0: dział skarbu sprawdza dane bankowe względem kontrolowanych rejestrów, przeprowadza ewentualną niezależną rozmowę zwrotną i weryfikuje autoryzację dwuosobową.
- Po zwolnieniu: zapisz potwierdzenie bankowe, datę wartości, finalnych aprobatów oraz wszelkie wiadomości o odrzuceniu lub zwrocie w tym samym zestawie dokumentów.
Taka kolejność zapobiega sytuacji, w której osoba wprowadzająca płatność staje się jedyną osobą, która zebrała, zmieniła, zatwierdziła i zrealizowała tę płatność. Operacyjne kontrole w ostatniej chwili pozostają w ramach Kontroli przelewów dla dostawcy z Chin; niniejszy artykuł definiuje dowody przekazywane do tego procesu.
Zwolnij, wstrzymaj lub odrzuć zestaw dokumentów
Zwolnij gdy zobowiązanie jest wymagalne, kwota i waluta są uzgodnione, łańcuch podmiotów jest zrozumiały, zlecenia bankowe są uwierzytelnione, a wymagane aprobaty są obecne. Wstrzymaj gdy brakuje dowodów, ale wyznaczony właściciel może uzupełnić je przed upływem terminu. Odrzuć lub eskaluj gdy nie można uwierzytelnić zmiany konta, dokument wydaje się sfałszowany, płatność nie ma podstawy umownej lub żadna osoba z odpowiednimi uprawnieniami nie akceptuje wyjątku.
Załóżmy, że fikcyjny dostawca wysyła fakturę HX-2048 w znanej wątkowi e-mailowym w dniu 16:40, żąda płatności tego samego dnia i przedstawia nowego beneficjenta z Hongkongu. Karty 1 do 3 maja nadal muszą być kompletne. Karta 4 nie przechodzi weryfikacji, ponieważ nowe konto nie posiada niezależnie pozyskanego potwierdzenia, a karta 5 nie zawiera zatwierdzonej relacji poboru płatności. Prawidłowym rezultatem jest wstrzymanie, a nie „95% kompletne”. Zestaw dokumentów dokładnie pokazuje, co muszą uzyskać działy zakupów i skarbu.
Zachowaj plik, którego potrzebowałby inny recenzent
Przechowuj oryginalną wiadomość, załączniki w formacie natywnym, odpowiednie nagłówki (jeśli są dostępne), wcześniejsze i nowe instrukcje bankowe, notatkę z rozmowy telefonicznej, zdarzenia zatwierdzenia, dowody wyjątków oraz ostateczne potwierdzenie przelewu. Ogranicz dostęp do poufnych danych bankowych wyłącznie do pracowników, którzy ich potrzebują. Rząd Wielkiej Brytanii wytyczne dotyczące oszustw w handlu międzynarodowym traktuje również weryfikację partnerów i oryginalne dowody rejestracji jako część zapobiegania oszustwom handlowym.
Pakiet dokumentacji powinien odpowiadać na cztery pytania bez odwoływania się do ustnych relacji: co było należne, w ramach jakiego stosunku prawnego, na jakie zweryfikowane konto oraz kto zaakceptował ewentualną pozostałą różnicę. Przechowuj dłuższą historię dostawcy w plik zatwierdzenia dostawcy; ten pakiet zwolnienia płatności powinien być zwięzły, dotyczyć konkretnej transakcji i uniemożliwiać zatwierdzenie, gdy wymagana karta jest pusta.