वायर ट्रांसफर से पहले जाँचने योग्य दस्तावेज़

देय खाते विभाग को वायर ट्रांसफर की प्रतीक्षा करते समय ईमेल थ्रेड से आपूर्तिकर्ता संबंध को पुनः बनाने के लिए मजबूर नहीं होना चाहिए। इसे एक रिलीज़ पैकेट प्राप्त करना चाहिए जो दिखाता हो कि किसे भुगतान किया जा रहा है, राशि क्यों देय है, कौन से दस्तावेज़ इसका समर्थन करते हैं, किसने प्रत्येक तथ्य की जाँच की और कौन सा अपवाद अभी भी खुला है।

निर्णय को एक कवर शीट पर रखें

पैकेट कवर छठा समर्थन दस्तावेज़ नहीं है। यह मिलान पृष्ठ है जो समीक्षकों को एक बार में एक अटैचमेंट की तुलना करने और उनके बीच के संबंध को भूलने से रोकता है।

भुगतान संदर्भ और विक्रेता आईडी
कानूनी चीनी नाम और USCC
अनुबंध पक्ष / चालान जारीकर्ता / बैंक लाभार्थी
PO या अनुबंध / चालान / मीलस्टोन संदर्भ
राशि, मुद्रा, देय तिथि, बैंक देश और भुगतान उद्देश्य
मौजूदा या बदले हुए बैंक विवरण
तैयार करने वाला, व्यावसायिक अनुमोदक, वित्त अनुमोदक और अपवाद स्वामी

तीन अलग-अलग इकाइयों को एक "आपूर्तिकर्ता नाम" फ़ील्ड में भरने के लिए मजबूर न करें। यदि अनुबंध विक्रेता, चालान जारीकर्ता या लाभार्थी अलग-अलग हैं, तो प्रत्येक को अपनी अलग पंक्ति में दिखाएं और उस दस्तावेज़ की ओर इशारा करें जो संबंध की व्याख्या करता है। एक खाली फ़ील्ड दृश्यमान होता है; एक छिपी हुई धारणा नहीं।

टैब 1: पहचान साक्ष्य

सटीक चीनी कानूनी नाम, USCC, स्थिति और स्रोत के साथ दिनांकित कंपनी-रिकॉर्ड परिणाम शामिल करें। एक वर्तमान व्यवसाय लाइसेंस फ़ाइल का समर्थन कर सकता है, लेकिन इसे एकमात्र वर्तमान जाँच नहीं होना चाहिए। 2025 कंपनी-पंजीकरण माप, जो के माध्यम से उपलब्ध हैं, चोंगकिंग बाजार-विनियमन प्राधिकरण, कंपनी लाइसेंस पर ले जाए गए फ़ील्ड्स में नाम और USCC को सूचीबद्ध करते हैं। वे लाइसेंस को बैंक खाते या इस चालान के साक्ष्य के रूप में नहीं बनाते।

एसएएमआर पंजीकरण सेवा पृष्ठ सार्वजनिक पंजीकरण प्रणाली के माध्यम से उपलब्ध राष्ट्रीय कंपनी जानकारी का वर्णन करता है। इस टैब का स्वामित्व खरीद या विक्रेता ऑनबोर्डिंग के पास है; AP जाँचता है कि इसका कानूनी नाम और USCC कवर पर उपयोग किए गए समान मान हैं। का उपयोग करें ChinaValidate कंपनी खोज गाइड जब ताजा लुकअप की आवश्यकता हो।

टैब 2: व्यावसायिक दायित्व

निष्पादित अनुबंध या स्वीकृत खरीद आदेश, संबंधित संशोधन और वह खंड या अनुसूची शामिल करें जिसके कारण यह राशि देय है। समीक्षक को इनबॉक्स में खोजे बिना वस्तु या सेवा, मात्रा, मूल्य, मुद्रा, भुगतान चरण और अनुबंध इकाई को खोजने में सक्षम होना चाहिए।

यदि भुगतान किसी मीलस्टोन पर निर्भर करता है, तो उस व्यक्ति द्वारा स्वामित्व वाले साक्ष्य को जोड़ें जिसने इसका अवलोकन किया: नमूना अनुमोदन, उत्पादन साइन-ऑफ, निरीक्षण परिणाम, शिपिंग दस्तावेज़ या सेवा स्वीकृति। वित्त पुष्टि करता है कि साक्ष्य मौजूद और अनुमोदित है; यह PDF से उत्पाद गुणवत्ता को प्रमाणित नहीं करता। खरीद अनुबंध तथ्यों का स्वामी होती है, जबकि संचालन, इंजीनियरिंग या गुणवत्ता मीलस्टोन का स्वामी होती है।

टैब 3: लेनदेन अनुरोध

आपूर्तिकर्ता का प्रोफॉर्मा या व्यावसायिक चालान, अथवा लेनदेन के लिए सहमत भुगतान अनुरोध शामिल करें। इसमें जारीकर्ता, खरीदार, वस्तु या सेवा, खरीद आदेश या अनुबंध संदर्भ, राशि, मुद्रा, भुगतान शर्त और दस्तावेज़ की तिथि स्पष्ट रूप से दर्शाई जानी चाहिए। मुख्यभूमि चीन का वैट चालान एक भिन्न कर दस्तावेज़ है; केवल इसलिए कि पूर्व-शिपमेंट अनुरोध फापियाओ नहीं है, विदेशी भुगतान पैकेट को अपूर्ण न चिह्नित करें।

एपी अंकगणितीय सटीकता और दस्तावेज़ मिलान के लिए उत्तरदायी है। यह अनुरोध की तुलना अनुबंध और मीलस्टोन से करता है, डुप्लिकेट चालान संख्याओं की जाँच करता है तथा किसी भी क्रेडिट, छूट, पिछली जमा राशि या आंशिक भुगतान को रिकॉर्ड करता है। यदि जारीकर्ता अनुबंध विक्रेता नहीं है, तो अंतर को टैब 5 में स्थानांतरित करें, न कि किसी टिप्पणी में 'समूह समान' लिखें। यह चालान-जारीकर्ता शब्दावली इस भूमिका को लाभार्थी से अलग रखता है।

टैब 4: बैंक निर्देश और स्वतंत्र पुष्टि

लाभार्थी का नाम, खाता संख्या, बैंक का नाम और देश, SWIFT या रूटिंग डेटा, भुगतान संदर्भ और निर्देश के स्रोत को एक साथ रखें। यदि मौजूद हो, तो इन विवरणों की तुलना अनुमोदित विक्रेता मास्टर और पिछले सफल भुगतान से करें। चालान एक भुगतान दावा है; इसे बदले गए खाते को प्रमाणित करने के लिए एकमात्र स्रोत नहीं बनाया जाना चाहिए।

नए खाते या किसी भी बदलाव के लिए, कॉलबैक रिकॉर्ड जोड़ें: तारीख और समय, संपर्क किया गया व्यक्ति, उपयोग किया गया नंबर या चैनल, उस संपर्क को पहले से कैसे जाना जाता था, पुराने विवरणों की पुष्टि, नए विवरणों की पुष्टि और जाँच करने वाले कर्मचारी का नाम। यूके सरकार भुगतान मोड़ने संबंधी मार्गदर्शन एक विश्वसनीय संपर्क और साइन-ऑफ प्रक्रियाओं की सिफारिश करता है, जबकि इसका चालान धोखाधड़ी संबंधी मार्गदर्शन कहता है कि बैंक-परिवर्तन संदेश में शामिल संपर्क विवरणों का उपयोग न करें।

अंतिम भुगतान फ़ील्ड और निष्पादन का स्वामित्व ट्रेजरी के पास होता है। खरीदार को अपने सामान्य प्रतिबंध, निर्यात नियंत्रण या बैंक अनुपालन समीक्षा की भी आवश्यकता हो सकती है; यह पैकेट उन नियंत्रणों का स्थान नहीं लेता है। इकाई-से-खाता तर्क के लिए, उपयोग करें लाभार्थी जाँच वर्कफ़्लो।

टैब 5: एक स्पष्ट अपवाद, स्वामी और समाप्ति

जब सत्यापित आपूर्तिकर्ता, अनुबंध पक्ष, चालान जारीकर्ता या लाभार्थी मेल नहीं खाते; जब कोई आवश्यक दस्तावेज़ उपलब्ध नहीं होता; या जब नीति की ताजगी समाप्त हो जाती है, तो एक अपवाद पृष्ठ आवश्यक होता है। इसमें सटीक अंतर, व्यावसायिक स्पष्टीकरण, स्वतंत्र साक्ष्य, शेष जोखिम, क्षतिपूर्ति नियंत्रण, अधिकृत अनुमोदक और समाप्ति तिथि दर्ज होनी चाहिए।

“अनुमोदित आपूर्तिकर्ता” कोई अपवाद कारण नहीं है। न ही वह संबंध पत्र जो नए बैंक विवरणों के साथ उसी ईमेल में भेजा गया हो। मजबूत साक्ष्यों के उदाहरणों में एक निष्पादित त्रि-पक्षीय भुगतान खंड, एक वर्तमान अंतर-कंपनी संबंध रिकॉर्ड, संग्रह पक्ष का नाम दर्शाने वाला अनुबंध संशोधन और एक नियंत्रित संपर्क के माध्यम से स्वतंत्र पुष्टि शामिल हैं। अंतर के आधार पर कानूनी, अनुपालन, कर या ट्रेजरी टीम को निर्णय का स्वामित्व लेने की आवश्यकता हो सकती है।

घटना-आधारित ताजगी का उपयोग करें, न कि कोई एक मनमाना आयु सीमा

• कंपनी साक्ष्य: जोखिम-आधारित नीति विंडो निर्धारित करें, फिर कानूनी नाम, स्थिति, पता, स्वामित्व, संपर्क या विवाद में बदलाव के बाद जल्दी ताजा करें। “पिछले साल जाँच की गई” कोई वर्तमान नियम नहीं है।
• अनुबंध और मील का पत्थर: इस भुगतान के लिए संस्करण और घटना का उपयोग करें। संशोधन के बिना एक पूर्ववर्ती खरीद आदेश नई राशि का समर्थन नहीं कर सकता।
• चालान या अनुरोध: इसे इस राशि से जोड़ें और जाँच करें कि इसे पहले से भुगतान नहीं किया गया है या यह बदला नहीं गया है।
• बैंक निर्देश: किसी भी बदलाव को एक नई प्रमाणीकरण घटना मानें, भले ही पुराने खाते का सफलतापूर्वक वर्षों से उपयोग किया गया हो।
• अपवाद: इसे लेनदेन, राशि, तारीख या बताई गई शर्त के अनुसार समाप्त करें। एक बार की मंजूरी को स्थायी विक्रेता-मास्टर नियम न बनने दें।

एक नीति विभिन्न कंपनी जाँचों के लिए 30, 90 या 180 दिन चुन सकती है, लेकिन ये संख्याएँ आंतरिक जोखिम सेटिंग्स हैं, न कि चीनी कानूनी वैधता अवधि। बाद के ऑडिट में निर्णय को पुनः उत्पन्न करने के लिए उपयोग की गई नीति संस्करण को रिकॉर्ड करें।

पैकेट को दो दिनों में तैयार करें

1. T-2 कार्य दिवस: प्रोक्योरमेंट भुगतान संदर्भ खोलता है, विक्रेता आईडी को लॉक करता है और पहचान तथा अनुबंध साक्ष्य संलग्न करता है।
2. T-1: मील के पत्थर का स्वामी घटना पर हस्ताक्षर करता है; एपी अनुरोध, राशि, मुद्रा और जारीकर्ता का मिलान करता है; किसी भी अंतर को एक स्वामी सौंपा जाता है।
3. T-0: ट्रेजरी नियंत्रित रिकॉर्ड के खिलाफ बैंक विवरणों की जाँच करता है, किसी भी स्वतंत्र कॉलबैक को पूरा करता है और दो-व्यक्ति प्राधिकरण को सत्यापित करता है।
4. रिलीज़ के बाद: बैंक पुष्टि, मूल्य तिथि, अंतिम अनुमोदकों और किसी भी अस्वीकृति या वापसी संदेश को उसी पैकेट में सहेजें।

यह क्रम भुगतान दर्ज करने वाले व्यक्ति को इसके assembling, बदलने, अनुमोदन और निष्पादन करने वाले एकमात्र व्यक्ति बनने से रोकता है। परिचालन अंतिम क्षण की जाँचें अभी भी चीन आपूर्तिकर्ता के लिए वायर ट्रांसफर जाँचमें बनी रहती हैं; यह लेख उस प्रक्रिया में सौंपे गए साक्ष्य को परिभाषित करता है।

पैकेट को रिलीज़ करें, होल्ड करें या अस्वीकार करें

रिलीज़ जब दायित्व देय हो, राशि और मुद्रा का मिलान हो, इकाई श्रृंखला समझ में आती हो, बैंक निर्देश प्रमाणित हों और आवश्यक अनुमोदन मौजूद हों। होल्ड जब साक्ष्य अनुपलब्ध हो लेकिन एक नामित स्वामी इसे समय सीमा से पहले बंद कर सकता हो। अस्वीकार करें या ऊपर भेजें जब खाता बदलाव को प्रमाणित नहीं किया जा सकता, कोई दस्तावेज़ बदला हुआ प्रतीत होता है, भुगतान का कोई अनुबंधात्मक आधार नहीं है, या अधिकार रखने वाला कोई भी व्यक्ति अपवाद को स्वीकार नहीं करता।

मान लीजिए कि एक काल्पनिक आपूर्तिकर्ता चालान भेजता है HX-2048 16:40 पर एक परिचित ईमेल थ्रेड से, समान-दिन भुगतान की मांग करता है और एक नए हांगकांग लाभार्थी को पेश करता है। टैब 1 से 3 मई अभी भी पूर्ण होने चाहिए। टैब 4 विफल हो जाता है क्योंकि नए खाते की कोई स्वतंत्र रूप से प्राप्त पुष्टि नहीं है, और टैब 5 में कोई अनुमोदित संग्रह संबंध नहीं है। सही परिणाम है होल्ड, न कि “95% पूर्ण。” पैकेट स्पष्ट रूप से दिखाता है कि प्रोक्योरमेंट और ट्रेजरी को क्या प्राप्त करना चाहिए।

उस फ़ाइल को सुरक्षित रखें जिसकी किसी अन्य समीक्षक को आवश्यकता होगी

मूल संदेश, नेटिव अटैचमेंट, प्रासंगिक हेडर (जब उपलब्ध हों), पूर्व और नई बैंक निर्देशिकाएँ, कॉलबैक नोट, अनुमोदन घटनाएँ, अपवाद साक्ष्य और अंतिम ट्रांसफर पुष्टि को सुरक्षित रखें। संवेदनशील बैंकिंग डेटा की पहुँच केवल उन कर्मचारियों तक सीमित रखें जिन्हें इसकी आवश्यकता है। यूके सरकार अंतरराष्ट्रीय व्यापार धोखाधड़ी मार्गदर्शन व्यापार-धोखाधड़ी रोकथाम का हिस्सा मानते हुए पार्टनर वेटिंग और मूल निगमीकरण साक्ष्य को भी शामिल करता है।

पैकेट को मौखिक इतिहास के बिना चार प्रश्नों का उत्तर देना चाहिए: क्या देय था, किस कानूनी संबंध के लिए, किस प्रमाणित खाते के लिए, और शेष अंतर को किसने स्वीकार किया। लंबे आपूर्तिकर्ता इतिहास को आपूर्तिकर्ता-अनुमोदन फ़ाइलमें रखें; इस रिलीज़ पैकेट को संक्षिप्त, लेन-देन-विशिष्ट रखें और इसे ऐसे बनाएं कि जब कोई आवश्यक टैब चुपचाप खाली हो तो इसे अनुमोदित करना असंभव हो।