Документы для проверки перед банковским переводом

Отдел расчетов с поставщиками не должен восстанавливать историю взаимоотношений с поставщиком по переписке в электронной почте, пока ожидает проведения банковского перевода. Он должен получать один комплект документов, в котором указано, кому производится оплата, почему сумма подлежит уплате, какие документы это подтверждают, кто проверил каждый факт и какое исключение еще открыто.

Разместите решение на одном титульном листе

Титульный лист комплекта не является шестым подтверждающим документом. Это страница сверки, которая предотвращает ситуацию, когда проверяющие сравнивают одно приложение за другим и забывают о взаимосвязи между ними.

Ссылка на платеж и идентификатор поставщика
Юридическое название на китайском языке и USCC
Сторона контракта / эмитент счета-фактуры / выгодоприобретатель банка
Ссылки на заказ или контракт / счет-фактуру / этапы работ
Сумма, валюта, дата платежа, страна банка и назначение платежа
Действующие или измененные банковские реквизиты
Подготовитель, коммерческий согласователь, финансовый согласователь и владелец исключения

Не принуждайте три разных субъекта к помещению в одно поле «Название поставщика». Если продавец по контракту, эмитент счета-фактуры или выгодоприобретатель отличаются, укажите каждый на отдельной строке и укажите документ, объясняющий связь. Пустое поле заметно; скрытое предположение — нет.

Вкладка 1: доказательства личности

Включите результат с датой из корпоративных записей, содержащий точное юридическое название на китайском языке, USCC, статус и источник. Текущее свидетельство о регистрации бизнеса может служить дополнением к файлу, но не должно быть единственным текущим контролем. Меры 2025 по регистрации компании, доступные через орган регулирования рынка Чунцина, перечисляет название и USCC среди полей, указанных в свидетельстве о регистрации компании. Они не делают свидетельство доказательством наличия банковского счета или данного счета-фактуры.

Сайт регистрационной службы SAMR описывает национальную информацию о компаниях, доступную через публичную регистрационную систему. За эту вкладку отвечает отдел закупок или онбординг поставщиков; отдел расчетов с поставщиками проверяет, что юридическое название и USCC совпадают со значениями, указанными на титульном листе. Используйте руководство ChinaValidate Company Search при необходимости свежей проверки.

Вкладка 2: коммерческое обязательство

Включите подписанный договор или утвержденный заказ на покупку, соответствующее дополнение и пункт или приложение, определяющие возникновение обязательства по оплате. Проверщик должен иметь возможность найти информацию о товаре или услуге, количестве, цене, валюте, стадии оплаты и контрагенте без необходимости поиска в почтовом ящике.

Если оплата зависит от достижения этапа (milestone), добавьте доказательства, находящиеся у лица, которое их зафиксировало: образец с утверждением, подпись о завершении производства, результат инспекции, отгрузочные документы или акт приема-передачи услуг. Финансовый отдел подтверждает наличие и одобрение доказательств; он не удостоверяет качество продукта на основе PDF-файла. Контрактами владеет закупка, а этапами — операционный блок, инженерия или контроль качества.

Вкладка 3: запрос на транзакцию

Включите проформу поставщика или коммерческий счет-фактуру, либо согласованный запрос на оплату для данной транзакции. В нем должны быть указаны эмитент, покупатель, товар или услуга, ссылка на заказ или договор, сумма, валюта, условия оплаты и дата документа. Китайский счет-фактура VAT материкового Китая является отдельным налоговым документом; не следует считать пакет для зарубежной оплаты неполным только потому, что предоплатный запрос не является фапиао.

Отдел кредиторской задолженности отвечает за арифметическую проверку и сверку документов. Он сопоставляет заявку с договором и этапами выполнения работ, проверяет наличие дублирующихся номеров счетов-фактур и фиксирует любые кредитовые ноты, скидки, ранее внесенные депозиты или частичные платежи. Если эмитент не является продавцом по договору, перенесите разницу на вкладку 5, а не пишите «одна группа» в комментарии. глоссарий эмитентов счетов-фактур отделяет эту роль от бенефициара.

Вкладка 4: банковская инструкция и независимое подтверждение

Храните вместе наименование бенефициара, номер счета, название банка и страну, данные SWIFT или маршрутизации, ссылку на платеж и источник инструкции. Сравните эти данные с утвержденной мастер-картой поставщика и предыдущим успешным платежом, если таковой существует. Счет-фактура является требованием об оплате; она не должна быть единственным источником для аутентификации измененных реквизитов счета.

Для нового счета или любых изменений добавьте запись обратного звонка: дату и время, контактное лицо, использованный номер или канал, способ подтверждения того, что этот контакт уже известен, подтвержденные старые реквизиты, подтвержденные новые реквизиты и сотрудника, выполнившего проверку. UK government рекомендации по предотвращению мошенничества при переводе платежей рекомендуют доверенное контактное лицо и процедуры согласования, тогда как его рекомендации по борьбе с мошенничеством со счетами-фактурами говорят не использовать контактные данные, содержащиеся в сообщении об изменении банковских реквизитов.

Казначейство владеет финальными полями платежа и его исполнением. Покупателю также может потребоваться стандартная проверка на санкции, экспортный контроль или соответствие требованиям банка; данный пакет не заменяет эти контрольные механизмы. Для обоснования соответствия сущности счету используйте рабочий процесс проверки бенефициара.

Вкладка 5: одно явное исключение, владелец и срок действия

Страница исключения требуется, когда проверенный поставщик, сторона договора, эмитент счета-фактуры или бенефициар не совпадают; когда отсутствует требуемый документ; или когда истек срок актуальности политики. В ней следует указать точную разницу, коммерческое объяснение, независимые доказательства, оставшуюся экспозицию, компенсирующий контроль, уполномоченного аппрувера и срок действия.

«Утвержденный поставщик» не является причиной для исключения. То же самое относится к письму о родстве, отправленному в том же электронном письме, что и новые банковские реквизиты. Примеры более надежных доказательств включают подписанное трехстороннее условие о платеже, текущую запись о внутрикорпоративных отношениях, дополнение к договору, называющее сторону получения средств, и независимое подтверждение через контролируемый контакт. Юридический отдел, комплаенс, налоговый орган или казначейство могут владеть решением в зависимости от характера расхождения.

Используйте обновление, привязанное к событиям, а не произвольный возраст

• Доказательства компании: установите окно политики на основе риска, затем обновляйте данные раньше после изменения юридического имени, статуса, адреса, собственности, контакта или возникновения спора. «Проверено в прошлом году» не является действующим правилом.
• Договор и этап: используйте версию и событие, относящиеся к данному платежу. Более ранний заказ не может поддерживать новую сумму без дополнения.
• Счет-фактура или запрос: привяжите его к данной сумме и проверьте, что он еще не был оплачен или заменен.
• Банковская инструкция: рассматривать любое изменение как новое событие аутентификации, даже если старый аккаунт успешно использовался в течение многих лет.
• Исключение: аннулировать его по транзакции, сумме, дате или указанному условию. Не позволяйте однократному согласию стать постоянным правилом для поставщика в мастер-данных.

Политика может устанавливать 30, 90 или 180 дней для проверок различных компаний, но эти числа являются внутренними настройками риска, а не периодами юридической силы согласно китайскому законодательству. Записывайте версию политики, которая использовалась, чтобы последующий аудит мог воспроизвести решение.

Формирование пакета занимает два дня

1. T-2 рабочих дней: отдел закупок открывает ссылку на платеж, блокирует идентификатор поставщика и прикрепляет доказательства личности и контракта.
2. T-1: владелец этапа подписывает событие; отдел расчетов (AP) сверяет запрос, сумму, валюту и эмитента; любые расхождения получают назначенного владельца.
3. T-0: казначейство проверяет банковские реквизиты по контролируемым записям, завершает любую независимую обратную связь и подтверждает двухуровневую авторизацию.
4. После выпуска: сохраните банковское подтверждение, дату стоимости, финальных утверждающих лиц и любое сообщение об отклонении или возврате в том же пакете.

Этот порядок предотвращает ситуацию, при которой лицо, вводящее платеж, становится единственным лицом, которое собрало, изменило, утвердило и исполнило его. Операционные проверки в последний момент остаются в Проверки для перевода по телеграфу поставщику из Китая, эта статья определяет доказательства, передаваемые в этот процесс.

Выпуск, удержание или отклонение пакета

Выпуск когда обязательство наступило, сумма и валюта совпадают, цепочка юридических лиц понятна, банковские инструкции аутентифицированы и необходимые утверждения присутствуют. Удержание когда отсутствуют доказательства, но назначенный владелец может закрыть их до истечения срока. Отклонение или передача на эскалацию когда изменение счета не может быть аутентифицировано, документ выглядит измененным, платеж не имеет договорной основы или никто с полномочиями не принимает исключение.

Предположим, что вымышленный поставщик отправляет счет-фактуру HX-2048 из знакомой ветки электронной почты на 16:40, просит оплату в тот же день и представляет нового бенефициара из Гонконга. Вкладки 1–3 могут быть все еще заполнены. Вкладка 4 не проходит, потому что новый счет не имеет независимо полученного подтверждения, а вкладка 5 не имеет утвержденной связи для получения средств. Правильным результатом является удержание, а не «95% завершено». Пакет показывает точно, что закупкам и казначейству необходимо получить.

Сохраните файл так, чтобы он был нужен другому ревизору

Храните оригинальное сообщение, родные вложения, соответствующие заголовки (при наличии), предыдущие и новые банковские инструкции, заметку о обратной связи, события утверждений, доказательства исключений и финальное подтверждение перевода. Ограничьте доступ к чувствительным банковским данным сотрудникам, которым это необходимо. Правительство Великобритании методические указания по борьбе с мошенничеством в международной торговле также рассматривает проверку контрагентов и первоначальные доказательства регистрации компании как часть предотвращения торговых мошенничеств.

Пакет документов должен отвечать на четыре вопроса без устных свидетельств: что было задолжено, какому правовому отношению, какому аутентифицированному счету и кто принял любую оставшуюся разницу. Сохраняйте более длинную историю поставщика в файле утверждения поставщика, сделайте этот пакет выпуска компактным, специфичным для транзакции и невозможным для утверждения, пока необходимая вкладка молча пуста.