Документи для перевірки перед банківським переказом
Створіть пакет документів для оплати постачальнику з п’ятьма вкладками, де визначено відповідальних осіб, правила актуальності даних та порядок затвердження винятків для підтвердження ідентичності, договору, рахунка-фактури та банківських реквізитів.
Почніть з китайської юридичної назви або USCC. Підтвердьте відповідність компанії, перш ніж відкривати її профіль.
Відділу кредиторської заборгованості не слід відновлювати історію взаємин із постачальником за листуванням в електронній пошті, поки очікується банківський переказ. Він має отримати єдиний пакет документів на оплату, у якому зазначено, кому здійснюється виплата, чому сума є заборгованою, які документи її підтверджують, хто перевіряв кожен факт і які винятки залишаються неврегульованими.
Ухваліть рішення на одному титульному аркуші
Титульний аркуш пакета не є шостим підтверджувальним документом. Це сторінка звірки, яка запобігає ситуації, коли рецензенти порівнюють вкладення по одному й забувають про зв’язок між ними.
Платіжне посилання та ідентифікатор постачальника
Офіційна китайська назва та код USCC
Сторона договору / особа, що виставила рахунок-фактуру / одержувач коштів у банку
Посилання на замовлення на закупівлю або договір / рахунок-фактуру / етап виконання
Сума, валюта, дата платежу, країна банку та мета платежу
Наявні або змінені банківські реквізити
Особа, що підготувала, комерційний затверджувач, фінансовий затверджувач та особа, відповідальна за виняток
Не змушуйте три різні суб’єкти поміщатися в одне поле «назва постачальника». Якщо продавець за договором, особа, що виставила рахунок-фактуру, або одержувач коштів відрізняються, вкажіть кожного окремим рядком і посилайтеся на документ, який пояснює цей зв’язок. Порожнє поле помітне; приховане припущення — ні.
Вкладка 1: підтвердження ідентичності
Додайте результат перевірки реєстраційних даних компанії з датою, що містить точну офіційну китайську назву, код USCC, статус і джерело. Чинна ліцензія на ведення бізнесу може доповнювати файл, але не повинна бути єдиною актуальною перевіркою. Заходи реєстрації компанії 2025, доступні через орган ринкового регулювання Чунціна, включають назву та код USCC серед полів, зазначених у ліцензії компанії. Вони не роблять ліцензію підтвердженням банківського рахунку або цього рахунка-фактури.
Сторінка реєстраційних послуг Державного управління з регулювання ринку описано національну інформацію про компанії, доступну через публічну систему реєстрації. За цю вкладку відповідає відділ закупівель або онбордингу постачальників; відділ кредиторської заборгованості перевіряє, чи офіційна назва та код USCC збігаються зі значеннями на титульному аркуші. Використовуйте посібник із пошуку компаній ChinaValidate , коли потрібна свіжа перевірка.
Вкладка 2: комерційне зобов’язання
Додайте підписаний договір або прийняте замовлення на закупівлю, відповідну зміну та пункт або додаток, на підставі якого ця сума є заборгованою. Рецензент має мати змогу знайти товар або послугу, кількість, ціну, валюту, етап оплати та сторону договору без пошуку в поштовій скриньці.
Якщо оплата залежить від етапу виконання, додайте підтвердження, за яке відповідає особа, що його зафіксувала: затвердження зразка, підписання виробництва, результат інспекції, транспортний документ або акт приймання послуг. Фінансовий відділ підтверджує наявність і затвердження таких доказів; він не сертифікує якість продукції за PDF-файлом. Відділ закупівель відповідає за факти договору, тоді як операційний відділ, інженерія або контроль якості відповідають за етап виконання.
Вкладка 3: платіжна вимога
Додайте проформу або комерційний рахунок-фактуру постачальника, або погоджений платіжний запит для цієї транзакції. У ньому мають бути зазначені особа, що виставила документ, покупець, товар або послуга, посилання на замовлення на закупівлю або договір, сума, валюта, умови оплати та дата документа. Рахунок-фактура ПДВ материкового Китаю є іншим податковим документом; не позначайте пакет для міжнародної оплати як неповний лише тому, що запит перед відвантаженням не є фапяо.
Відділ кредиторської заборгованості відповідає за арифметику та звірку документів. Він порівнює запит із договором і етапом виконання, перевіряє наявність дублікатів номерів рахунків-фактур і фіксує будь-які кредити, знижки, попередні депозити або часткові платежі. Якщо особа, що виставила рахунок-фактуру, не є продавцем за договором, перенесіть розбіжність у вкладку 5, а не пишіть «та сама група» у коментарі. глосарій особи, що виставила рахунок-фактуру відокремлює цю роль від одержувача коштів.
Вкладка 4: банківська інструкція та незалежне підтвердження
Зберігайте разом ім’я одержувача, номер рахунку, назву банку та країну, дані SWIFT або маршрутизації, призначення платежу та джерело інструкції. Порівняйте ці дані з затвердженим реєстром постачальників і попереднім успішним платежем, якщо такий був. Рахунок-фактура є вимогою на оплату; він не повинен бути єдиним джерелом для підтвердження зміненого рахунку.
Для нового рахунку або будь-якої зміни додайте запис про зворотний дзвінок: дата й час, особа, з якою вдалося зв’язатися, номер або канал зв’язку, як цей контакт уже був відомий, підтвердження старих реквізитів, підтвердження нових реквізитів та працівник, який виконав перевірку. Уряд Великої Британії настанови щодо перенаправлення платежів рекомендує процедури залучення довірених контактів і затвердження, тоді як її настанови щодо шахрайства з рахунками-фактурами радять не використовувати контактні дані, містяться в повідомленні про зміну банківських реквізитів.
Казначейство відповідає за фінальні поля платежу та його виконання. Покупцю також може знадобитися стандартна перевірка санкцій, експортного контролю або банківської відповідності; цей пакет документів не замінює ці контрольні заходи. Для обґрунтування зв’язку між суб’єктом і рахунком використовуйте робочий процес перевірки одержувача.
Вкладка 5: один чіткий виняток, власник і строк дії
Сторінка винятку потрібна, коли перевірений постачальник, сторона договору, емітент рахунка-фактури або одержувач не узгоджуються; коли відсутній необхідний документ; або коли минув строк актуальності політики. Вона має містити точну різницю, комерційне пояснення, незалежні докази, залишковий ризик, компенсувальний контроль, уповноваженого затверджувача та строк дії.
«Затверджений постачальник» не є підставою для винятку. Нею також не є лист про стосунки, надісланий у тому самому електронному листі, що й нові банківські реквізити. Приклади сильніших доказів включають підписану тристоронню платіжну умову, актуальний запис про внутрішньогрупові стосунки, додаток до договору, що називає сторону стягнення, та незалежне підтвердження через контрольований контакт. Юридичний, комплаєнс, податковий або казначейський підрозділ може бути відповідальним за рішення залежно від характеру розбіжності.
Використовуйте актуальність, керовану подіями, а не довільний вік
- Докази щодо компанії: встановіть вікно політики на основі ризику, а потім оновлюйте дані швидше після зміни юридичної назви, статусу, адреси, власності, контакту або появи спору. «Перевірено минулого року» не є чинним правилом.
- Договір і етап: використовуйте версію та подію для цього платежу. Попереднє замовлення на закупівлю не може обґрунтовувати нову суму без додатка.
- Рахунок-фактура або запит: прив’яжіть його до цієї суми та переконайтеся, що він ще не оплачений або замінений.
- Банківська інструкція: розглядайте будь-яку зміну як нову подію автентифікації, навіть якщо старий рахунок успішно використовувався роками.
- Виняток: обмежте його дію транзакцією, сумою, датою або зазначеною умовою. Не дозволяйте одноразовому затвердженню стати постійним правилом у реєстрі постачальників.
Політика може встановлювати 30, 90 або 180 днів для різних перевірок компанії, але ці числа є внутрішніми налаштуваннями ризику, а не строками чинності згідно з китайським законодавством. Фіксуйте використану версію політики, щоб пізніший аудит міг відтворити рішення.
Формуйте пакет протягом двох днів
- T-2 робочих днів: закупівлі відкривають посилання на платіж, блокують ID постачальника та долучають докази ідентичності та договору.
- T-1: власник етапу підписує подію; бухгалтерія звіряє запит, суму, валюту та емітента; будь-яка розбіжність отримує відповідального власника.
- T-0: казначейство перевіряє банківські реквізити за контрольованими записами, завершує будь-який незалежний зворотний дзвінок і підтверджує авторизацію двома особами.
- Після випуску: збережіть банківське підтвердження, дату валютації, фінальних затверджувачів та будь-яке повідомлення про відмову або повернення в тому самому пакеті.
Цей порядок не дозволяє особі, яка вводить платіж, стати єдиною, хто зібрав, змінив, затвердив і виконав його. Операційні перевірки в останню мить залишаються в Перевірках грошових переказів для постачальника з Китаю; ця стаття визначає докази, що передаються в цей процес.
Випустіть, утримайте або відхиліть пакет
Випустити коли зобов’язання термінове, сума та валюта звірені, ланцюжок суб’єктів зрозумілий, банківські інструкції автентифіковані та наявні необхідні затвердження. Утримати коли докази відсутні, але названий власник може усунути недолік до дедлайну. Відхилити або ескалувати коли зміну рахунку не можна автентифікувати, документ виглядає зміненим, платіж не має договірної основи або ніхто з повноваженнями не приймає виняток.
Припустімо, що вигаданий постачальник надсилає рахунок-фактуру HX-2048 зі знайомого листа електронної пошти о 16:40, просить оплатити того ж дня та представляє нового одержувача в Гонконгу. Вкладки 1 до 3 травня все одно мають бути заповнені. Вкладка 4 не проходить, бо новий рахунок не має незалежно отриманого підтвердження, а у вкладці 5 немає затверджених стосунків стягнення. Правильним результатом є утримання, а не «95% завершено». Пакет чітко показує, що саме мають отримати закупівлі та казначейство.
Збережіть файл, який знадобиться іншому рецензенту
Зберігайте оригінальне повідомлення, вкладення у нативному форматі, відповідні заголовки (за наявності), попередні та нові банківські інструкції, нотатку про дзвінок, події затвердження, докази виняткових ситуацій і фінальне підтвердження переказу. Обмежте доступ до чутливих банківських даних лише для співробітників, яким вони необхідні. Уряд Великої Британії настанови щодо запобігання шахрайству в міжнародній торгівлі також розглядає перевірку партнерів і оригінальні докази реєстрації компанії як частину заходів із запобігання торговому шахрайству.
Пакет документів має давати відповідь на чотири запитання без усних пояснень: що було заборговано, у межах яких правових відносин, на який автентифікований рахунок і хто прийняв будь-яку залишкову різницю. Зберігайте детальну історію постачальника у файлі затвердження постачальника; тримайте цей пакет для випуску платежу компактним, прив’язаним до конкретної транзакції й таким, щоб його неможливо було затвердити, якщо потрібна вкладка виявиться порожньою без видимого повідомлення.