Havale Öncesinde Kontrol Edilmesi Gereken Belgeler

Borçlar muhasebesi, havale beklerken tedarikçi ilişkisini e-posta zincirlerinden yeniden kurgulamak zorunda kalmamalıdır. Kime ödeme yapıldığını, tutarın neden tahakkuk ettiğini, hangi belgelerin bunu desteklediğini, her bir gerçeği kimin kontrol ettiğini ve hangi istisnanın hala açık olduğunu gösteren tek bir onay paketi almalıdır.

Kararı tek bir kapak sayfasında toplayın

Paket kapağı altıncı bir destekleyici belge değildir. İnceleyenlerin ekleri tek tek karşılaştırıp aralarındaki ilişkiyi unutmalarını önleyen mutabakat sayfasıdır.

Ödeme referansı ve tedarikçi kimliği
Çince yasal unvan ve USCC
Sözleşme tarafı / fatura düzenleyicisi / banka lehdarı
Satın alma siparişi veya sözleşme / fatura / kilometre taşı referansları
Tutar, para birimi, vade tarihi, banka ülkesi ve ödeme amacı
Mevcut veya değişen banka bilgileri
Hazırlayan, ticari onay veren, finans onay veren ve istisna sorumlusu

Üç farklı tüzel kişiliği tek bir “tedarikçi adı” alanına sığdırmaya çalışmayın. Sözleşmeyi yapan satıcı, fatura düzenleyicisi veya lehdar farklıysa, her birini kendi satırında gösterin ve ilişkiyi açıklayan belgeye atıfta bulunun. Boş bir alan görünürdür; gizli bir varsayım ise görünmez.

Sekme 1: kimlik kanıtı

Tam Çince yasal unvanı, USCC’yi, şirketin durumunu ve kaynağı içeren tarihli şirket kayıt sorgusu sonucunu ekleyin. Güncel bir işletme ruhsatı dosyayı destekleyebilir; ancak tek güncel kontrolünüz bu olmamalıdır. 2025 tarihli şirket tescil düzenlemelerine Chongqing Piyasa Düzenleme İdaresinin sitesinden ulaşılabilir. Bu düzenlemeler, şirket ruhsatında yer alan bilgiler arasında şirket unvanını ve USCC’yi sayar. Ancak ruhsatı, bir banka hesabının veya bu faturanın kanıtı hâline getirmez.

SAMR tescil hizmetleri sayfası, kamuya açık tescil sistemi üzerinden erişilebilen ulusal şirket bilgilerini açıklar. Bu sekmeden satın alma veya tedarikçi kabul süreci sorumludur; borçlar muhasebesi, yasal unvan ve USCC’nin kapak sayfasında kullanılan değerlerle aynı olduğunu kontrol eder. Yeni bir sorgulama gerektiğinde ChinaValidate Şirket Arama kılavuzu kullanılmalıdır.

Sekme 2: ticari yükümlülük

İmzalanmış sözleşmeyi veya kabul edilmiş satın alma siparişini, ilgili değişikliği ve bu tutarın tahakkuk etmesini sağlayan madde veya eki ekleyin. İnceleyen kişi, gelen kutusunda arama yapmadan mal veya hizmeti, miktarı, fiyatı, para birimini, ödeme aşamasını ve sözleşmeyi imzalayan tüzel kişiyi bulabilmelidir.

Ödeme bir kilometre taşına bağlıysa, bunu gözlemleyen kişinin sorumlu olduğu birimin sağladığı kanıtı ekleyin: numune onayı, üretim imzası, denetim sonucu, sevkiyat belgesi veya hizmet kabulü. Finans, kanıtın mevcut ve onaylı olduğunu teyit eder; bir PDF’den ürün kalitesini sertifikalandırmaz. Sözleşme gerçeklerinin sorumluluğu satın almaya aitken, kilometre taşının sorumluluğu operasyon, mühendislik veya kalite birimlerine aittir.

Sekme 3: işlem talebi

Tedarikçinin pro forma veya ticari faturasını ya da işlem için anlaşmalı ödeme talebini ekleyin. Belge; düzenleyiciyi, alıcıyı, mal veya hizmeti, satın alma siparişi veya sözleşme referansını, tutarı, para birimini, ödeme şartını ve belge tarihini tanımlamalıdır. Çin Anakarası KDV faturası farklı bir vergi belgesidir; sevkiyat öncesi talep bir fapiao olmadığı için yurt dışı ödeme paketini eksik olarak işaretlemeyin.

Borçlar muhasebesi aritmetik ve belge eşleştirmesinden sorumludur. Talebi sözleşme ve kilometre taşı ile karşılaştırır, yinelenen fatura numaralarını kontrol eder ve herhangi bir kredi, indirim, önceki avans veya kısmi ödemeyi kaydeder. Düzenleyici, sözleşmedeki satıcı değilse farkı Sekme 5’e taşıyın; bir yorumda “aynı grup” yazmakla yetinmeyin. fatura-düzenleyicisi sözlüğü bu rolü lehardardan ayrı tutar.

Sekme 4: banka talimatı ve bağımsız teyit

Lehdar adı, hesap numarası, banka adı ve ülkesi, SWIFT veya yönlendirme verileri, ödeme referansı ve talimatın kaynağını birlikte saklayın. Bu ayrıntıları onaylı tedarikçi ana verileriyle ve varsa önceki başarılı ödemeyle karşılaştırın. Fatura bir ödeme talebidir; değişen bir hesabı doğrulamak için tek kaynak olmamalıdır.

Yeni bir hesap veya herhangi bir değişiklik için geri arama kaydını ekleyin: tarih ve saat, ulaşılan kişi, kullanılan numara veya kanal, bu iletişim bilgisinin daha önce nasıl bilindiği, eski bilgilerin teyidi, yeni bilgilerin teyidi ve kontrolü gerçekleştiren çalışan. Birleşik Krallık hükümeti ödeme-saptırma rehberi güvenilir bir iletişim noktası ve imza prosedürlerini önerirken, fatura-dolandırıcılığı rehberi banka değişikliği mesajında yer alan iletişim bilgilerinin kullanılmaması gerektiğini belirtir.

Nihai ödeme alanlarının ve uygulamanın sorumluluğu hazinededir. Alıcının normal yaptırımlar, ihracat kontrolü veya banka uyumluluğu incelemesine de ihtiyacı olabilir; bu paket söz konusu kontrollerin yerine geçmez. Tüzel kişilikten hesaba ilişkin gerekçelendirme için lehdar-kontrolü iş akışı kullanılmalıdır.

Sekme 5: tek bir açık istisna, sahibi ve sona erme tarihi

Doğrulanmış tedarikçi, sözleşme tarafı, fatura düzenleyici veya lehdar uyuşmadığında; gerekli bir belge mevcut olmadığında; veya politika güncelliği süresi dolduğunda bir istisna sayfası gereklidir. Bu sayfada tam fark, ticari açıklama, bağımsız kanıt, kalan maruziyet, telafi edici kontrol, yetkili onaylayan kişi ve geçerlilik süresi sonu belirtilmelidir.

“Onaylı tedarikçi” bir istisna nedeni değildir. Yeni banka bilgileriyle aynı e-postada gönderilen bir ilişki mektubu da istisna nedeni değildir. Daha güçlü kanıt örnekleri arasında imzalanmış üç taraflı ödeme hükmü, güncel şirketler arası ilişki kaydı, tahsilat yapan tarafı belirten bir sözleşme değişikliği ve kontrollü bir iletişim kanalı üzerinden alınan bağımsız teyit yer alır. Farka bağlı olarak kararı Hukuk, Uyum, Vergi veya Hazine birimlerinden biri sahiplenmek zorunda kalabilir.

Tek bir keyfi yaş sınırı yerine olaya dayalı güncellik kullanın

• Şirket kanıtı: riske dayalı bir politika penceresi belirleyin; ardından yasal unvan, statü, adres, mülkiyet, iletişim veya uyuşmazlık değişikliği durumunda daha erken yenileme yapın. “Geçen yıl kontrol edildi” ifadesi geçerli bir kural değildir.
• Sözleşme ve milestone: bu ödeme için sürüm ve olayı kullanın. Önceki bir satın alma siparişi, ek sözleşme değişikliği olmadan yeni bir tutarı destekleyemez.
• Fatura veya talep: bunu ilgili tutarla eşleştirin ve daha önce ödenmemiş veya geçerliliğini yitirmemiş olduğunu kontrol edin.
• Banka talimatı: eski hesap yıllarca başarıyla kullanılmış olsa bile, herhangi bir değişikliği yeni bir kimlik doğrulama olayı olarak değerlendirin.
• İstisna: onayı işlem, tutar, tarih veya belirtilen koşula göre sınırlayın. Tek seferlik bir onayın kalıcı bir tedarikçi ana veri kuralına dönüşmesine izin vermeyin.

Bir politika, farklı şirket kontrolleri için 30, 90 veya 180 gün seçebilir; ancak bu sayılar iç risk ayarlarıdır, Çin yasal geçerlilik süreleri değildir. Daha sonraki bir denetimin kararı yeniden üretebilmesi için kullanılan politika sürümünü kaydedin.

Paketi iki gün içinde oluşturun

1. T-2 iş günü: satın alma birimi ödeme referansını açar, tedarikçi kimliğini kilitler ve kimlik ile sözleşme kanıtlarını ekler.
2. T-1: milestone sahibi olayı imzalar; AP talebi, tutarı, para birimini ve düzenleyiciyi eşleştirir; herhangi bir fark için sorumlu kişi atanır.
3. T-0: Treasury birimi banka bilgilerini kontrollü kayıtlarla karşılaştırır, gerekli bağımsız geri aramayı tamamlar ve iki kişilik yetkilendirmeyi doğrular.
4. Onaydan sonra: banka teydini, valör tarihini, nihai onaylayanları ve varsa reddetme veya iade mesajını aynı pakete kaydedin.

Bu sıra, ödemeyi giren kişinin onu hazırlayan, değiştiren, onaylayan ve uygulayan tek kişi olmasını engeller. Operasyonel son dakika kontrolleri Çin Tedarikçisi İçin Havale Kontrolleri başlıklı yazıda yer alır; bu makale ise o sürece teslim edilen kanıtları tanımlar.

Paketi serbest bırakın, bekletin veya reddedin

Serbest Bırak: Yükümlülük vadesi geldiğinde, tutar ve para birimi mutabakat sağladığında, varlık zinciri anlaşıldığında, banka talimatları kimlik doğrulamasından geçtiğinde ve gerekli onaylar mevcut olduğunda paketi serbest bırakın. Beklet: Kanıt eksikse ancak adı belirtilen bir sahibi bunu son tarihten önce tamamlayabilecekse paketi bekletin. Reddet veya Üst Yönetime Aktar: Bir hesap değişikliği kimlik doğrulamasından geçemediğinde, bir belge değiştirilmiş göründüğünde, ödemenin sözleşmesel bir dayanağı olmadığında veya yetkili hiç kimse istisnayı kabul etmediğinde paketi reddedin veya üst yönetime aktarın.

Kurgusal bir tedarikçinin HX-2048 numaralı faturayı saat 16:40’ta tanıdık bir e-posta yazışması üzerinden gönderdiğini, aynı gün ödeme istediğini ve Hong Kong’da yeni bir lehtar bildirdiğini varsayalım. 1’den 3’e kadar olan bölümler hâlâ eksiksiz olabilir. Yeni hesap için bağımsız bir kaynaktan teyit bulunmadığından 4. bölüm kontrolden geçemez; 5. bölümde de onaylanmış bir tahsilat ilişkisi yoktur. Doğru karar bekletmektir; “%95 tamamlandı” demek değildir. Dosya, satın alma ve hazine birimlerinin tam olarak neyi temin etmesi gerektiğini gösterir.

Başka bir inceleyicinin ihtiyaç duyacağı dosyayı koruyun

Orijinal mesajı, orijinal ekleri, mevcut olduğunda ilgili üstbilgileri, önceki ve yeni banka talimatlarını, geri arama notunu, onay kayıtlarını, istisna kanıtlarını ve nihai havale teydini saklayın. Hassas bankacılık verilerine yalnızca ihtiyacı olan personel erişebilmelidir. Birleşik Krallık hükümetinin uluslararası ticaret dolandırıcılığı rehberi de iş ortağı incelemesini ve orijinal kuruluş kanıtlarını ticaret dolandırıcılığı önlemenin bir parçası olarak ele alır.

Paket, sözlü aktarıma gerek kalmadan dört soruyu yanıtlamalıdır: Ne borç ödeniyor? Hangi yasal ilişki kapsamında? Kimliği doğrulanmış hangi hesaba? Ve kalan herhangi bir farkı kim kabul ediyor? Daha kapsamlı tedarikçi geçmişini tedarikçi onay dosyasında tutun; bu serbest bırakma paketini kompakt, işleme özel ve gerekli bir sekme eksikken onaylanamayacak şekilde hazırlayın.